小規模企業におすすめの勤怠管理システム9選(全15選)を比較！無料ソフトや導入シェアランキングも

小規模法人や中小企業の勤怠管理はどうしてるだろう…そう考える人事担当者の方は少なくありません。本記事では小規模法人におすすめの勤怠管理システムを徹底比較。零細企業や個人事業主におすすめの勤怠ソフトや、無料で使える勤怠管理ソフトもご紹介。導入シェアの高い人気の勤怠管理システムランキングも解説します。

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勤怠管理を行う人事担当者や経営者の方にとって、自社に最適な勤怠管理システムを判断するのは容易ではありません。勤怠管理は企業運営において極めて重要な業務であり、正確かつ効率的に行うことが求められます。

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 小規模企業向けおすすめ勤怠管理システム9選
3. 小規模企業における勤怠管理の課題
4. 小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
5. 勤怠管理システムの選び方
6. 業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング
7. 勤怠管理をさらに効率化！関連サービスはこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

小規模企業向けおすすめ勤怠管理システム9選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、おすすめ勤怠管理システムを紹介します。資料請求と合わせてぜひ活用してください。

人事労務もカバーできる｜小規模企業向け勤怠管理システム4選

人事労務もカバーできる勤怠管理システム一覧表

	特徴	費用	無料 トライアル
	直感的な操作性で 初心者でも簡単に使える	初期費用＋ 月額300円×利用者数	30日間 無料資料請求はこちら
	低コストで人事労務全体を カバーしたい企業に	初期費用0円 月額300円×利用者数	なし
	必要な機能を必要なだけ 選びたい企業に	初期費用0円 月額200円〜	30日間
	幅広い業種や勤務形態に対応	初期費用0円 月額2,980円〜	1ヶ月間

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勤怠管理に特化｜小規模法人向け勤怠管理システム5選

勤怠管理に特化した勤怠管理システム一覧表

	特徴	費用	無料 トライアル
	従業員30名までなら 無料で使える	初期費用0円 月額0円〜(利用者数30名まで)	60日間 無料資料請求はこちら
	豊富な打刻方法で 業種や雇用形態を問わず使える	初期費用0円 月額300円×利用者数	30日間
	従業員30名までなら 無料で使える	初期費用0円 月額100円×利用者数	30日間
	万全のサポート体制で 初心者でも手軽に導入できる	初期費用0円 月額300円×利用者数	30日間
	視認性の高いUIで 勤務状況が一目でわかる	初期費用0円 月額200円×利用者数	最大 2ヶ月

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小規模企業向けおすすめ勤怠管理システム比較一覧表

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を正確に記録・管理できるソフトウェアです。主な機能として、出退勤の打刻や記録・休暇の申請や管理・残業計算・シフト管理などが含まれます。

従来の勤怠管理は、タイムカードや紙の勤務表・Excelなど手作業によるものが一般的でした。しかし、近年ではコロナによるテレワークの普及や働き方改革の促進により、多様化した働き方に対応できる正確で柔軟な勤怠管理システムが求められるようになりました。

※ 出典：総務省 情報流通行政局情報通信政策課情報通信経済室『デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究の請負』

実際にテレワークなどの多様な働き方に対応するため、多くの企業で勤怠管理システムの導入が進んでいます。総務省が公表した調査*によると、2020年度に勤怠管理ソリューションを導入している企業は29.6%と、前年度よりも1.6%上昇し、今後も上昇する見込みです。

小規模企業における勤怠管理の課題

小規模企業における勤怠管理は、従業員数が少ないために、簡易的な方法で行われることが多いです。しかし、従来の手作業での管理では、時間と手間がかかり、正確性やデータの保全に課題があります。ここでは、小規模企業における勤怠管理の課題について解説します。

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勤怠管理の属人化と業務負担

小規模企業における勤怠管理の課題は、少人数での運営による勤怠管理の属人化と業務負担です。属人化した業務体系だと、勤怠管理が特定の担当者に集中しているため、その担当者1人に対する業務負担が大きくなります。

また、勤怠管理者が退職した場合には、引継ぎに大きな工数がかかり、引継ぎ者への負担も大きくなります。

法令遵守への対応

小規模企業における勤怠管理の課題として、法令遵守への対応が挙げられます。企業は、労働基準法や労働契約法などの、法令に基づいた適切な管理が求められます。しかし、手作業の勤怠管理では、正確な記録や集計が難しい場合があります。

そして、勤怠管理が大変だからと放置していると、後々の大きな企業の存続リスクにも発展するため、法令遵守への対応は疎かにしてはいけません。

人為的なミス・不正リスク

小規模企業における勤怠管理の課題として、人為的なミスや不正リスクがあります。手動での勤怠管理では、ヒューマンエラーによる勤怠データの誤りや漏れが発生しやすく、正確な労働時間の把握や、給与計算の正確性が損なわれます。

また、勤怠に関する不正行為や、本人以外によるタイムカードの不正利用も問題となります。これらの課題は、従業員の不満やトラブルの原因となり、企業の信頼性や労働環境にも悪影響を及ぼす可能性があります。

企業変化に対応できるか

小規模企業における勤怠管理の課題の1つは、企業の変化に対応する能力です。例えば、今後の成長や変化が見込まれる中小企業では、従業員数や業務内容がよく変動することがあります。

しかし、手動の勤怠管理では、変化に迅速に対応することが難しく、従業員の勤怠情報の追加や変更が煩雑になる可能性があります。よって、勤怠管理は、企業の成長や変化に合わせた柔軟な管理業務が求められます。

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小規模企業が勤怠管理システムを導入するメリット

現代の小規模企業にとって、効率的な勤怠管理は重要な課題です。勤怠管理システムの導入により、多くのメリットが得られます。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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手間が減る・低コスト

小規模企業が勤怠管理システムを導入すると、勤怠に関する業務の手間が減り、低コスト化が実現します。例えば、従業員の出退勤や、休暇申請などの情報を自動的に集計・記録できるため、手作業による勤怠管理の手間や、ミスが大幅に削減されます。

さらに、最近ではクラウド型の勤怠管理システムが増えており、月額の利用料金や初期費用の負担が少ないことから、低料金でシステムが利用できます。よって、導入費用が低コストになることで、小規模企業でも比較的システムの導入がしやすくなっています。

また、一度の買い切りで長期間利用できる勤怠管理システムもあり、システムの運用に際して追加費用がかからず、継続的なコスト削減が期待できます。これにより、小規模企業でも手軽に効率的な勤怠管理を実現することができます。

業務の属人化が解消される

従来の手作業による勤怠管理では、特定のスタッフが業務を担当し、その知識や経験が1人に集中してしまう傾向がありました。しかし、勤怠管理システムを導入することで、情報が一元化され、複数の人がアクセスできるようになります。

これにより、従業員の出退勤データや休暇情報が透明化され、業務の属人化が解消されます。また、急な早退や休暇申請に関しても、従業員同士のやり取りを減らし、業務の効率化を図ることができます。

法改正に自動で対応できる

小規模企業が勤怠管理システムを導入すると、法改正に自動で対応できるメリットがあります。勤怠管理システムは、法令や労働基準法などの規制を反映した機能を備えており、法改正があった場合にも、システムが自動的なアップデートによって対応します。

法改正の度に内容を精査し、遵守に向けた対応をするのは非常に大変です。しかし、勤怠管理システムの導入で、法改正に対応するための手間やリスクを最小限に抑えながら、効率的かつ正確な勤怠管理を実現できます。

企業変化に対応できる

小規模企業が勤怠管理システムを導入するメリットとして、企業の成長や変化にスムーズに対応できることが挙げられます。システムは、柔軟な設定やカスタマイズが可能であり、従業員数の増減や、業務の変化に応じて勤務パターンやシフトを簡単に調整できます。

さらに、企業成長に伴う組織の変更や、新たな業務ニーズにも対応できるため、組織の拡大や変革を円滑に進めることができます。ただし、多機能なシステムはその分コスト面でも高いことがあるため、システム選びにはくれぐれも注意してください。

小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

小規模企業にとって、新たなシステムの導入は費用の面で大きな負担となります。そこで、勤怠管理システムを選ぶ際にも、いくつかの注意点を確認しておきましょう。

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導入後の費用を算出する

勤怠管理システムは無料で開始できるものもありますが、一定の期間を超えると有料に切り替わるものがほとんどです。そこで、導入後の費用はどれくらいかかるのか、年間を通してどれくらいの負担があるのかを、導入前に算出しましょう。

勤怠管理システムは非常に便利なものですが、その分運用には費用もかかります。企業の運営に関わる想定外の費用負担とならないためにも、さまざまな勤怠管理システムを比較検討することが大切です。

企業規模・予算に合った機能を選ぶ

勤怠管理システムといっても、サービスによって搭載している機能は違います。基本的には、高機能であればあるほど、そのカスタマイズにかかる費用は高くなります。

よって、自社の企業規模や予算に見合った機能を選び、本当に必要なのはどれなのかを明確化しましょう。機能の中には、あったら便利でも、深く考えたら自社には必要ない機能も多くあるはずです。小規模企業であるほど、この点は注視するようにしましょう。

従業員が使いやすくて継続できるか

勤怠管理システムが使いやすいかは、運用する上で非常に大事な部分です。特に、小規模企業は、システム関連における専門性が高い従業員を保有している可能性が低く、トラブルが起きた際、大きな業務支障が起きてしまいます。

つまり、従業員が使いやすくて継続しやすいかを視野に入れながら、サポート体制も最低限備えているシステムを選ぶことをおすすめします。また、少ない従業員から担当者を選ぶ際も、なるべく負担のかからない選び方・運用方法を考えましょう。

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの勤怠情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

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法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、使いやすさやわかりやすさなどの操作性は、従業員や担当者にとって重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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勤怠管理システムの導入費用・相場

勤怠管理システムの費用相場は、システムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

	初期費用	運用費用
オンプレミス型	300,000円～1,500,000円程度	300,000円〜350,000万円/月
クラウド型	0～500,000円程度	200円から10,000円/月 （従業員1人あたり）

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、300,000円～1,500,000円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。運用費も月額300,000円〜350,000万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～500,000円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、場合によっては費用が高額になるケースもあります。

機能の自由度も低い傾向にあるため、初期費用だけでなく導入費用も加味した上で検討しましょう。

業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング

ここでは、株式会社PIGNUSが行った調査結果*を元に、業界シェアの高い勤怠管理システムをランキング形式で紹介します。勤怠管理システムを検討する際に、ぜひ役立ててください。

※株式会社PIGNUS「クラウド勤怠管理システム市場シェア調査」

※出典元：FitGap

1位：ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠はシンプルなUIと画面表示で誰でも簡単に勤怠管理が行えます。勤務実績や申請等を一覧で確認できるため、従業員の未打刻や遅刻・早退・申請の承認漏れに対して迅速に対応できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.8%はジンジャー勤怠を利用しています。個人事業主や中小企業・大企業の利用率も高く、企業規模を問わず幅広く利用できる人気の勤怠管理システムです。

▶️ 調査結果の内訳はこちら

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シリーズ累計登録社数 18,000社！ 無料!!資料を無料ダウンロード

2位：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理システムは、シリーズ累計導入実績25万社を超える勤怠管理システムです。出勤管理やシフト管理など4つの機能から自由にカスタマイズして利用できるほか、無料プランも提供しているので、企業規模や勤務形態を問わず利用できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.5%はジョブカン勤怠管理を利用しています。中でも中堅企業の利用率が高く、シリーズ連携やSlack連携など豊富な連携機能でバックオフィス全体をサポートできるため、法人向けの勤怠管理システムとして特におすすめです。

3位：TimeProシリーズ

「TimePro-VG」や「CYBER XEED」「CLOUZA」など複数の勤怠管理システムを展開するTimeProシリーズは、企業規模や費用に合わせて複数のラインナップから選択できるのが特徴です。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の8.3%はTimeProシリーズを利用しています。TimeProシリーズは特に大企業や中堅企業など法人での利用率が高く、正社員やパート・アルバイトなどの雇用形態や、変形労働時間制・フレックス勤務などの複雑な就業管理にも対応しています。

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まとめ

小規模企業における勤怠管理には、いくつかの課題が存在します。まず、手作業の管理による手間や、ミスが発生しやすい点が挙げられます。また、属人化が進み、引き継ぎに工数がかかる場合もあり、法改正や労働規制の変更に対応するのも難しいのが大きな課題です。

勤怠管理システムを選ぶ際には、価格や機能だけでなく、シェア率も重要です。シェア率が高いシステムは、多くの企業で利用されているため、信頼性や安定性が高い傾向があります。そのため、選ぶ際にはシェア率も確認し、信頼性の高いシステムを選びましょう。

勤怠管理システムの導入は、業務担当の工数を削減するだけでなく、組織全体の生産性向上につながります。自社のニーズに合致したシステムを導入し、効率的な勤怠管理を実現させましょう。

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