学校向け勤怠管理システムおすすめ8選(全12選)を徹底比較！教師の正確な出退勤管理に

教育現場では、教員の長時間労働を改善するために、さまざまな取り組みがなされています。本記事では学校現場におすすめの勤怠管理システムを徹底比較。教員の勤怠管理の重要性や、教育現場における勤怠管理の課題なども解説します。出退勤の管理や、年休計算など正確な勤怠管理のためにシステムの導入を進めましょう。

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目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 学校などの教育現場におすすめの勤怠管理システム8選
3. 学校などの教育現場におすすめの勤怠管理システム比較一覧表
4. 教育現場における勤怠管理の課題
5. Excelや手書きによる勤怠管理の限界・課題
6. 学校に勤怠管理システムを導入するメリット
7. 勤怠管理システムの選び方
8. 業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング
9. 勤怠業務を効率化！関連サービスはこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

学校などの教育現場におすすめの勤怠管理システム8選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、おすすめ勤怠管理システム8選を紹介します。給与計算のタイプや目的別に紹介しているので、資料請求と合わせて是非活用してください。

人事労務もカバーできる勤怠管理システム5選

勤怠管理に特化した勤怠管理システム3選

学校などの教育現場におすすめの勤怠管理システム比較一覧表

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を正確に記録・管理できるソフトウェアです。主な機能として、出退勤の打刻や記録・休暇の申請や管理・残業計算・シフト管理などが含まれます。

従来の勤怠管理は、タイムカードや紙の勤務表・Excelなど手作業によるものが一般的でした。しかし、近年ではコロナによるテレワークの普及や働き方改革の促進により、多様化した働き方に対応できる正確で柔軟な勤怠管理システムが求められるようになりました。

※ 出典：総務省 情報流通行政局情報通信政策課情報通信経済室『デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究の請負』

実際にテレワークなどの多様な働き方に対応するため、多くの企業で勤怠管理システムの導入が進んでいます。総務省が公表した調査*によると、2020年度に勤怠管理ソリューションを導入している企業は29.6%と、前年度よりも1.6%上昇し、今後も上昇する見込みです。

学校などの教育現場に勤怠管理システムが必要な理由

学校教員の業務は授業の準備・実施に始まり、各種行事の準備と実施・課外活動の指導や引率・生徒対応・保護者対応・PTA対応・会議・テストの準備と採点…と実に多岐に渡ります。それに伴って、教員は長時間労働が常態化しているのが現状です。

2021年に行われた「学校現場の働き方改革に関する意識調査」では、教員の勤務時間は平均11時間という結果が出ました。週休日での出勤も多く、総合的にみても、教員の労働時間は厚生労働省が定める過労死ラインを大きく上回っています。

長時間労働は身体と心に大きなダメージを与えます。実際に、働き過ぎによる心身の病気で長期休職や過労死に追い込まれる教員は少なくありません。結果、働き手が減って他の教員に負担がかかり、長時間労働が加速するという悪循環もみられます。

学校における深刻な長時間労働を是正する第一歩となるのが、適切な勤怠管理です。学校現場では点呼や目視などで勤怠管理を行っているところも多く、各教員の実働時間を把握しきれていないのが現状です。

労働時間を把握できなければ、働きすぎかどうかを客観的に判断できません。教員の働き過ぎを防止するためにも、学校現場における適切な勤怠管理は重要です。

教育現場における勤怠管理の課題

教育現場は一般的な企業に比べて、勤怠管理がしにくい傾向があります。原因として、不規則な勤務のため勤務状況が把握しにくい・自己申告制である・長時間労働が黙認されやすい点が指摘されています。

教育現場における勤怠管理の課題を具体的にご紹介していきます。

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勤務状況を把握しにくい

教育現場における勤怠管理の大きな課題として、教員の勤務状況の把握の困難さが挙げられます。その理由として、不適切な勤怠管理・時間外労働の頻発が挙げられます。

学校での勤怠管理は目視・点呼などといった、従来の方法が採られていることが多いのが実情です。これらは、管理者がその場にいなければ成り立たない勤怠管理方法です。

一方で、教員は、授業の他に部活動の指導・各種行事の準備などで、放課後の勤務・休日出勤があることも少なくありません。退勤はするものの、データを持ち帰って自宅で仕事する教員も多くいます。

つまり教育現場は、管理者在りきの勤怠管理を採用しているにもかかわらず、管理者不在の場所での勤務が多いのです。結果として、教員の正確な労働時間の把握が難しくなっています。

申告内容の信ぴょう性が低い

勤怠管理を自己申告制にしている教育現場も多いです。代表的なのは紙の出勤簿・タイムカードなどです。

自己申告制の勤怠管理システムは、客観的な信ぴょう性に欠けます。学校側が強要して退勤処理をさせた後、時間外労働を強いる可能性があるためです。いわゆるサービス残業です。業務量の多い教員が自発的にサービス残業をするケースも少なくありません。

教員にサービス残業が起こりやすい理由の1つに、給特法が挙げられます。給特法とは、簡単にいえば、公立学校の教員に対し、時間外労働に対する賃金を支払わないことを定めています。代わりに、教職調整額として給料月額の4％が支払われます。

実際は過労死ラインを上回るほどの時間外労働が発生していますが、それらに対する報酬はなく、教員の多くは長時間のサービス残業を強いられています。つまり、教員には残業はサービスでするものという認識が根強くあるのです。

サービス残業が常態化すれば、正確な出退勤時間を報告すべきという意識は弱くなります。つまり強要・自発にかかわらず、教員の出退勤時間の虚偽申告へのハードルは低いといえます。このハードルの低さが、自己申告制の勤怠報告の信ぴょう性の低さにつながります。

長時間労働を見過ごしがち

教員は放課後勤務・休日勤務・在宅業務が多いため、長時間労働になりやすい傾向があります。一方で、適切な勤怠管理システムを採用していないことから、学校側が長時間労働を把握できていないケースも少なくありません。

結果として、慢性的な長時間労働に従事する教員が増えています。過酷な長時間労働は教員の心身の健康を損なうため、教育の質の低下を招きます。

長時間労働が労災・精神疾患・過労死に発展すれば、教員自身の心身の健康・命を損なうだけでなく、ただでさえ人手不足気味の学校現場が重要な働き手を失うこともあり得ます。

教員不足は教育現場の円滑な運用が難しくなるだけでなく、他の教員への負担の増大につながります。つまり、さらなる長時間労働の発生という悪循環に陥りやすくなります。

担当者の業務負担が大きい

教員の業務は実に多岐にわたります。たとえば部活動顧問を掛け持ちしている教員は、放課後や休日の指導・引率などの頻度が増えます。担任を受け持つ教員であれば、自クラス生徒の対応・家庭訪問・配布用書類の作成などもしなければなりません。

また、近年は多様化する社会の価値感に対応するために、新しい学校教育も求められています。たとえば英語教育のほか、キャリア教育・情報モラル教育が代表的です。教員は、手探りで教育法を確立していかなければなりません。

具体的な業務量は個人によって異なりますが、一般的に教員の業務量は他の業種と比べても多いといえます。こなすべき業務量が多くなれば、必然的に長時間労働に陥りやすくなります。

学校などの教育現場向けおすすめ勤怠管理システム

Excelや手書きによる勤怠管理の限界・課題

多くの学校現場で採用されているのはExcelなどのスプレッドシート・手書きの紙の出勤簿を使った勤怠管理です。これらは手軽に運用でき、かつ導入コストが安いというメリットがあります。

一方で、従来の勤怠管理方法には課題も多く存在します。たとえば多様化する雇用形態への対応の難しさ・複雑な勤務時間の把握が困難・不正申告が代表的です。

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多様な雇用形態への対応

教員の雇用形態も多様化しています。教師の比率を見ると、正社員にあたる常任講師のほか、いわゆるパート・契約社員扱いになる非常勤講師や臨時講師の割合は決して少なくありません。

常任・非常勤講師では勤務時間・給与形態が異なります。一方、Excelや紙の出勤簿を使った勤怠管理は、常任講師にあわせていることがほとんどです。そのため、常任講師以外の勤務状況への対応が難しいのが現状です。

勤務時間の複雑さ

教員の勤務時間は、一般的な企業ほど一定ではありません。教員の勤務時間は部活動・学校行事などに大きく左右され、放課後勤務や休日出勤が発生しやすいためです。非常勤の教員の場合は、授業がある午後だけ出勤…といったケースも少なくありません。

Excelや紙の出勤簿は、締め日に担当者が回収し、出退勤時間から実働時間を算出します。

よって勤務時間が複雑な職場では、必然的に出退勤時間の集計が難しくなります。計算ミスなどのリスクも高くなるでしょう。

勤務場所の違い

教員の勤務場所は学校だけでなありません。たとえば校外活動や部活動の引率がある場合は、学校外でも勤務します。

一方、Excelや紙の出勤簿は学校に設置されていることがほとんどです。つまり学校外で勤務する場合は、出退勤時の記録ができません。

後日に自己申告すれば問題ありませんが、その手間がかかります。さらに、後日申告できない場合・忘れた場合は、その時間の労働はなかったことになります。

打刻漏れ・不正

打刻とは、タイムカードを読み取り機器に通して出退勤時間を記録する方法です。Excelや紙の出勤簿に出退勤時間を記載するのも、広い意味で打刻に含まれます。

打刻は自己申告制であるため、不正申告や代理打刻が起こりやすいのが難点です。たとえば遅刻しそうなときに、同僚に頼んで打刻してもらうケースが代表的です。

単純に打刻を忘れる場合もあります。特に教員は突発的に生徒・保護者対応が入ることが多く、打刻まで意識が向かない…ということもあるでしょう。

残業上限への意識が薄くなりがち

Excelや紙の出勤簿は、残業時間の上限への意識が薄くなるという課題を抱えています。「今月どれくらい働いているか」というリアルタイムでの把握が難しいためです。

Excelや紙の出勤簿は月末の締め日に回収され、そこから労働時間の算出が行われます。つまり「残業時間が多かった」と把握できるのは、締め日以降のことなのです。

もしリアルタイムで労働時間を計測できていれば、残業時間が超過しそうな場合、あらかじめ管理者側から教員に注意できます。月末以降しか結果が分からないExcelや紙の出勤簿ではそれも難しいため、長時間労働を毎月繰り返してしまいがちです。

学校などの教育現場向けおすすめ勤怠管理システム

学校に勤怠管理システムを導入するメリット

近年は正確な労働時間の把握のために、勤怠管理システムを導入する学校も増えています。学校現場への勤怠管理システムの導入には、多様な打刻方法や雇用形態への対応を叶える・適切な残業時間の管理といった多くのメリットを期待できます。

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複数の打刻方法

複数の打刻方法に対応した勤怠管理システムは、場所を問わずに打刻できる点が大きなメリットです。

たとえば一般的な勤怠管理システムは、ICカードを専用リーダーにかざすという打刻方法を採っています。ICカードでの読み取り機器は学校に設置されているため、学校外での勤務の場合には打刻ができません。

ICカードに加え、スマートフォンを使って打刻が可能なシステムならば、学校外で勤務する場合でも、場所を問わずにリアルタイムでの打刻が可能です。校外学習・部活動などでの遠征が多い学校でも、教員の正確な労働時間の把握が可能となります。

多様な雇用形態・勤務形態への対応

教員は大きく分けて常勤講師と非常勤講師がおり、それぞれ勤務時間や給与計算方法が異なります。Excelや紙の勤怠管理の場合、締め日に回収して、各勤務形態に合った給与計算などを行なわなければなりません。

勤怠管理システムでは、出退勤時間から自動的に労働時間を算出します。勤務形態・雇用形態にあわせて給与計算できるものも多いため、月々の集計作業に伴う負担を大きく軽減できるでしょう。

適切な残業時間の管理

学校現場に勤怠管理システムを導入することで、残業時間を適切に管理しやすくなります。各教員の日々の労働状況をリアルタイムで把握できるようになるためです。

長時間労働時間の教員には残業を減らすように促すことで、労働時間を削減できるでしょう。残業時間の削減は、教員のライフワークバランスや心身の健康を守るために必要です。

ライフワークバランスの改善・心身の健康維持は教員のモチベーションの向上、ひいては質の高い指導が可能になります。教員の質の向上は、学校全体の教育の質の向上につながるでしょう。

担当者の業務負担軽減

勤怠管理システムの導入は、労働時間の集計や給与計算の担当者の負担を軽減できます。各教員の打刻の承認・労働時間の算出・給与計算などを自動で行ってくれるためです。集計ミス・賃金計算ミスなどの人為的ミスを減らせる点もメリットです。

学校などの教育現場向けおすすめ勤怠管理システム

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの勤怠情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

学校などの教育現場向けおすすめ勤怠管理システム

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、使いやすさやわかりやすさなどの操作性は、従業員や担当者にとって重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

学校などの教育現場向けおすすめ勤怠管理システム

勤怠管理システムの導入手順

実際に勤怠管理システムを導入する際に、どのような手順で進めていけばいいのかわからないという方もいるでしょう。ここでは具体的な導入手順を解説していきます。

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勤怠管理システムの導入目的を明確にする

勤怠管理システムを導入するための第一歩は、自社の課題・問題をどのような機能があれば解決できるかといった導入の目的を明確にすることです。目的が明確になれば、どのような商品を選んだらいいのかがわかり、導入までスムーズに進むことができます。

勤怠管理システムの導入形態を決めて導入する

勤怠管理システムの導入形態には、クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の3種類があります。自社の勤務形態・規模などを把握して、それに合った導入形態の製品を選ぶのがポイントです。

例えば、比較的規模の小さい会社や、従業員の出張・外出が多い会社にはクラウド型がおすすめです。一方で従業員の多い大企業や複雑な勤務形態のある会社であれば、カスタマイズ性の高いオンプレミス型がおすすめです。

勤怠管理システムの使用方法を従業員に周知する

せっかく勤怠管理システムを導入しても、システムを使いこなせなかったり、打刻漏れが起きたりする可能性があります。導入する際は従業員に目的・使い方をしっかり理解してもらうのが大切です。

システムの導入時には、運用開始の前に使用方法の研修を実施したり、マニュアルを作成したりするのがおすすめです。

テスト運用を行い自社に合うか・システムのサポート範囲を確認する

システムの導入後に、自社の勤務形態に合わない・使いにくいといったトラブルが起こらないように、無料トライアルで自社の勤務形態に合うか確認すると、失敗を防げます。

さらに、システム導入前から手厚いサポートがあるか、トラブルや問題点にどこまで対応してくれるかチェックするのもポイントです。導入前から丁寧にサポートしてくれる提供会社なら、安心して導入の手続きを進めることができます。

学校などの教育現場向けおすすめ勤怠管理システム

業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング

ここでは、株式会社PIGNUSが行った調査結果*を元に、業界シェアの高い勤怠管理システムをランキング形式で紹介します。勤怠管理システムを検討する際に、ぜひ役立ててください。

※株式会社PIGNUS「クラウド勤怠管理システム市場シェア調査」

※出典元：FitGap

1位：ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠はシンプルなUIと画面表示で誰でも簡単に勤怠管理が行えます。勤務実績や申請等を一覧で確認できるため、従業員の未打刻や遅刻・早退・申請の承認漏れに対して迅速に対応できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.8%はジンジャー勤怠を利用しています。個人事業主や中小企業・大企業の利用率も高く、企業規模を問わず幅広く利用できる人気の勤怠管理システムです。

▶️ 調査結果の内訳はこちら

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シリーズ累計登録社数 18,000社！ 無料!!資料を無料ダウンロード

2位：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理システムは、シリーズ累計導入実績25万社を超える勤怠管理システムです。出勤管理やシフト管理など4つの機能から自由にカスタマイズして利用できるほか、無料プランも提供しているので、企業規模や勤務形態を問わず利用できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.5%はジョブカン勤怠管理を利用しています。中でも中堅企業の利用率が高く、シリーズ連携やSlack連携など豊富な連携機能でバックオフィス全体をサポートできるため、法人向けの勤怠管理システムとして特におすすめです。

3位：TimeProシリーズ

「TimePro-VG」や「CYBER XEED」「CLOUZA」など複数の勤怠管理システムを展開するTimeProシリーズは、企業規模や費用に合わせて複数のラインナップから選択できるのが特徴です。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の8.3%はTimeProシリーズを利用しています。TimeProシリーズは特に大企業や中堅企業など法人での利用率が高く、正社員やパート・アルバイトなどの雇用形態や、変形労働時間制・フレックス勤務などの複雑な就業管理にも対応しています。

学校などの教育現場向けおすすめ勤怠管理システム

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まとめ

働き方改革が進むいま、長時間労働が蔓延化している教育現場における適切な労働時間の把握は急務です。教員は勤務時間や雇用形態が多様であるため、従来の勤怠方法では対応しきれない部分も少なくありません。
近年は学校現場に特化した勤怠管理システムも数々登場しています。教員の残業時間の管理や多様な勤務形態に対応するためにも、ぜひ導入をご検討ください。

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