変更時におすすめの勤怠管理システム12選｜導入手順や注意点も解説

勤怠管理システムを導入すると、従来のアナログでは回避が難しい人為的ミスを減らせる上に、業務を効率化できるメリットがあります。本記事では、勤怠管理システムに変更する場合のメリットや、導入・運用のポイントの他、勤怠管理システムの選び方についても解説します。

変更時におすすめの勤怠管理システム12選

勤怠管理を行う人事担当者や経営者の方にとって、自社に最適な勤怠管理システムを判断するのは容易ではありません。勤怠管理は企業運営において極めて重要な業務であり、正確かつ効率的に行うことが求められます。

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 変更時におすすめの勤怠管理システム12選
3. 勤怠管理システムの導入が必要な理由
4. 勤怠管理システムを導入するメリット
5. 勤怠管理システムを導入する際の注意点
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. 勤怠管理をさらに効率化！関連サービスはこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

変更時におすすめの勤怠管理システム12選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、おすすめ勤怠管理システム10選を紹介します。給与計算のタイプや目的別に紹介しているので、資料請求と合わせて是非活用してください。

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中小企業向け勤怠管理システム4選

大企業向け勤怠管理システム4選

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勤怠管理システムの導入が必要な理由

近年のビジネス環境では、正確な勤怠管理がますます重要となっており、勤怠管理システムの必要性が高まっています。ここでは、従来のアナログ管理の課題と、労働基準法の面から勤怠管理システムの必要性について解説します。

アナログ管理ではカバーできない面がある

従来のアナログな勤怠管理方法では、正確な勤怠管理が難しいです。アナログ管理では出勤・退勤の時刻や勤務時間の記録が煩雑で、手作業による集計やミスのリスクが高くなります。

また、従業員の出入りが多い場合や、テレワークの増加などにも対応できません。このような課題から、近年では、勤怠管理システムを導入する企業が増えており、タイムカード廃止が進んでいます。

労働基準法に反する可能性がある

労働基準法には、労働者の勤務時間や休憩時間、休日の取り扱いなどの規定があります。アナログな勤怠管理では、これらの法律に適合するか確認が難しく、法的リスクが高まります。

勤怠管理システムの導入により、労働基準法に沿った正確な勤務時間の記録や、休憩時間の管理が可能となります。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

勤怠管理システムを導入するメリット

現代の企業において、効率的な労働時間の管理は重要です。勤怠管理システムの導入には多くのメリットがあります。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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勤怠管理業務を効率化できる

勤怠管理システムの導入により、勤怠管理業務を効率化することができます。アナログの勤怠修正は時間と手間がかかり、ミスも発生しやすいですが、システムは勤怠データの自動集計や残業時間の自動計算など、多くの作業が自動化され、人的ミスや手間を削減できます。

また、勤怠修正の必要がある際も、修正履歴も記録されるため、法的リスクを避けられます。システムの導入は、管理者の業務負担が軽減され、時間と労力を節約することができます。

勤務状況をリアルタイムに確認できる

勤怠管理システムの導入により、勤務状況をリアルタイムに確認することができます。例えば、専用のアプリを使用することで、従業員の出勤・退勤情報や休憩時間、残業時間などをリアルタイムで把握することができます。

これにより、管理者はいつでもどこからでも従業員の勤務状況を把握し、適切な判断や調整が可能です。また、従業員自身も自身の勤務データを確認することができ、勤務時間や残業時間の把握が容易になります。

テレワークや直行直帰に対応できる

勤怠管理システムを導入することで、テレワークや直行直帰でも正確な勤怠管理ができます。アナログ管理では本当にどの時間に稼働していたかを確認できないため、本人からの申告を信じるほかありません。

ですが、勤怠管理システムを使用すれば出先でも打刻が行えるため、正確な勤怠管理が可能になります。GPSで打刻時の位置情報を取得できるシステムを使用すれば、さらに正確な勤怠管理ができます。

法令遵守を徹底できる

勤怠管理システムの導入により、法令遵守を徹底することができます。システムは労働基準法や、労働契約法などの労働関連法令に基づいて設定されており、勤務時間や休憩時間の適正な管理をサポートします。

従業員の出勤・退勤情報や勤務時間などが正確に記録され、法定労働時間や残業時間、休日出勤などが適切に管理されます。また、勤怠データの自動集計や報告書の作成機能も備えており、労働基準監督署などへの報告や労働時間の証拠提出も容易になります。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

不正を予防できる

勤怠管理システムの導入により、不正を予防することができます。従業員がICカードや専用アプリを使用して打刻することで、打刻忘れや入力ミスを防ぐことができます。システムは正確な時刻情報を記録し、勤務時間や休憩時間を自動的に集計します。

これにより、従業員の勤務状況や労働時間が透明化され、不正な行為や時間外労働の適正管理が可能となります。また、システムは異常な打刻や、時間外労働の自動検知機能も備えており、不正行為の早期発見や是正にも貢献します。

変更時におすすめの勤怠管理システム12選

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、システム導入の注意点について解説します。これらの注意点を踏まえ、勤怠管理システムの円滑な導入と効果的な運用を実現しましょう。

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導入作業に負荷がある

勤怠管理システムを導入する際の注意点の1つは、導入作業に伴う負荷です。システムの導入には、マスタデータの設定、従業員情報の登録、勤務ルールの設定など、複数の作業が必要です。

導入作業には、作業量やスケジュールを適切に見積り実行しましょう。負荷を最小限に抑えるためには、導入前の十分な準備とスムーズな移行計画が重要です。

就業規則に対応しきれない場合がある

勤怠管理システムを導入する際の注意点の一つは、就業規則に対応しきれない場合があることです。各企業の就業規則には、勤務時間や休憩時間の規定、特殊なシフトパターンなどが含まれています。

しかし、導入する勤怠管理システムが全ての規則に柔軟に対応できない場合があります。そのため、システム導入前に従業員の就業規則を確認し、システムが規則に適合するか検討することが重要です。

機能不足があると不正が起きやすい

勤怠管理システムを導入しても機能不足があると、正確な勤怠管理が行えません。とくに打刻修正の有無や履歴が確認できないものは、不正が起きやすいです。

勤怠打刻忘れによる勤怠修正なのか、それとも不正修正なのか判断ができないため、短期アルバイトを多く採用する企業は打刻に関する機能をよく確認し、不正ができないシステムを選びましょう。

勤怠管理システムの運用を簡単にする方法

ここでは、勤怠管理システムの運用を簡単にするための方法について解説します。まず、従業員に対してシステムの使い方や、操作方法のトレーニングを行います。それにより、従業員はシステムをスムーズに利用できるようになります。

また、システムの利便性を高めるために、モバイルアプリなどを活用します。これにより、従業員は自分の勤務時間の確認や申請、修正などを手軽に行えます。

さらに、自動化機能を活用して、勤怠データの集計やレポート作成を効率化します。これにより、管理者は時間と手間を削減し、正確な勤怠情報に基づいた給与計算や労働時間の分析が容易になります。

勤怠管理システムの運用を優先した業務フローにする

勤怠管理を効率的に行うには、勤怠管理システムを優先した業務フローにすることが重要です。従来のアナログな勤怠管理方法に固執するといくつかのリスクが生じます。

例えば、手作業でのデータ入力や紙ベースの管理では、ヒューマンエラーやデータの不整合が発生しやすく、正確な勤怠データの把握が難しくなります。また、労働基準法に適合するかの確認作業も煩雑で法的リスクが高まります。

勤怠管理システムの運用を優先することで、これらのリスクを軽減し、正確かつ効率的な勤怠管理を実現することができます。

勤怠管理システムを乗り換える際の注意点

勤怠管理システムの乗り換えをスムーズに行うためには、適切な選び方が大切です。まず、現在の業務ニーズに合った機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。要件や目的に合致し、カスタマイズや拡張が可能な柔軟性を持つシステムを選びましょう。

また、使いやすさや、操作性も確認しておきましょう。直感的で分かりやすいインターフェースや、簡単な操作手順を持つシステムを選ぶことで、導入作業がスムーズに進みます。

システム選びが完了したら、操作マニュアルやFAQを用意しましょう。今までのシステムとの違いを明確にすることで、従業員の混乱を防げます。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、従業員や担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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まとめ

勤怠管理システムの導入には多くのメリットがあります。まず、正確な勤務時間の記録が自動的に行われ、勤怠管理の正確性と効率性が向上します。また、労働法令の遵守も容易になります。

システムの運用をスムーズにするために、業務ニーズに合致し、使いやすく柔軟性のあるシステムを選びましょう。導入後は、従業員へのトレーニングや情報共有が重要です。また、システムの利便性を高めるためにモバイルアプリなど、新しい機能を有効活用しましょう。

これらの要素を考慮し、継続的な改善を行うことで、効果的でスムーズな勤怠管理システムの運用が実現できます。勤怠管理システムを効果的に活用し、組織全体の生産性向上に繋げましょう。

変更時におすすめの勤怠管理システム12選

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