警備業におすすめの勤怠管理システム12選｜課題やメリットを解説

警備業は直行直帰が多く、タイムカードや電話対応による勤怠管理には課題があります。本記事では警備業の勤怠管理における課題と、勤怠管理システムを導入するメリット・注意点について解説し、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

目次

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1. 警備業における勤怠管理の課題とは
2. 従来の勤怠管理方法の問題点
3. 警備業向け勤怠管理システムを使うメリット
4. 警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点
5. 警備業におすすめの勤怠管理システム12選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

警備業における勤怠管理の課題とは

警備業における勤怠管理は、多くの課題を抱えています。警備員が様々な現場で勤務するため、出勤先の変更や交代勤務への柔軟な対応も求められます。以下、警備業における勤怠管理の課題について解説しています。

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タイムカードによる打刻が難しい

警備業における勤怠管理の課題の1つは、タイムカード打刻導入の難しさです。警備員は主に夜間や交代勤務で働くため、通常の勤務形態とは異なります。そのため、従来のタイムカードシステムでは、正確な出勤や退勤時間を記録することが困難です。

これによって、労働時間の正確な把握や給与計算の精度が低下する可能性があります。それに伴い、適切な労働環境や休息時間の確保が難しく、警備員の健康や労働条件に影響を与える可能性もあります。

管制業務の負担

警備業における勤怠管理の課題の1つは、管理業務にかかる負担です。具体的な負担としては、警備員の出勤状況の確認や勤怠データの集計、シフトの変更や休暇の管理、給与計算などがあります。

これらの業務は人手や時間を要し、ミスや漏れが生じやすい業務です。また、データの保管とセキュリティ管理も大きな負担となります。

コストの負担

警備業における勤怠管理の課題の1つは、コストの負担です。例えば、人材確保に関連するコストが挙げられます。警備会社が適切な勤怠管理を行うためには、経験豊富な管理者や、スタッフを雇用する必要があります。

人材確保・運用にかかる費用は、企業の規模や要件によって異なりますが、適切な予算計画やコスト効率の考慮が重要です。

人材配置が困難

勤務場所や稼働人数が目まぐるしく変わる場合、適切な人材配置がとても困難です。契約先からの希望に応えながら誰をどこに派遣するかを常に考えなければならず、調整業務の負担が非常に大きいです。

また、リアルタイムで誰が派遣可能なのか把握するのが難しく、当日欠勤が発生した際に始業時刻に間に合う代理を見つけるのに時間がかかります。始業時刻に代理を派遣ができない場合、企業としての信頼を失い、今後の取引にも関わります。

従来の勤怠管理方法の問題点

従来の勤怠管理では、ヒューマンエラーやデータの誤りが発生しやすく、正確な勤務時間の把握が難しいです。ここでは、従来の勤怠管理方法の問題点について解説します。

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電話連絡による勤怠管理の場合

従来の勤怠管理方法の1つに、電話連絡による勤怠管理があります。これは、従業員が出勤や退勤の連絡を電話で行う方法です。

電話連絡による勤怠管理では、従業員が個別に連絡をする必要があります。これにより、従業員数が多い場合や、複数の現場に分散している際は、多くの時間と手間がかかるデメリットがあります。また、連絡ミスや確認漏れなどのミスが発生するリスクも高まります。

タイムカードや紙面による勤怠管理の場合

従来の勤怠管理方法の1つに、タイムカードや紙面による勤怠管理があります。しかし、この方法では、従業員による不正打刻や勤怠データの改ざんが発生するリスクがあります。また、出退勤時間を意図的に操作する可能性もあります。

これらの問題点は正確な勤怠管理を妨げるだけでなく、労働時間や給与の適正な計算にも影響を及ぼす可能性があります。

警備業向け勤怠管理システムを使うメリット

警備業において、正確な勤怠管理と効率の向上を実現するためには、警備業向けの勤怠管理システムの活用がおすすめです。ここでは、勤怠管理システムのメリットについて解説します。

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上下番に対応できる

警備業向けの勤怠管理システムのメリットとして、上下番に対応できる点が挙げられます。システム上で事前に設定されたシフトパターンに基づいて、従業員の上下番を自動的に記録し、勤務時間や出勤日数を正確に把握できます。

これにより、管理者は手作業でのシフト表作成や、勤怠データの集計作業をせずに、時間と手間を削減できます。また、従業員も自身の勤務スケジュールを確認できるため、勤務の予定や変更が明確になり、混乱やミスのリスクが低減されます。

スマホ・タブレット打刻が可能

勤怠管理システムでスマホや、タブレットでの打刻が可能になることは、警備業にとって大きなメリットになります。従業員は自身のスマホ・タブレットからWebやアプリ経由でいつでもどこでも打刻できるため、柔軟な勤怠管理が実現します。

外出先や現場での勤怠記録が容易になり、勤怠データの正確性が向上します。また、GPS機能を活用することで、従業員の位置情報も記録できます。これにより、勤怠データと位置情報を紐づけて管理できるため、出勤先の確認や勤務地の正確な把握が可能となります。

シフト管理がしやすい

警備業向け勤怠管理システムのメリットの一つに、シフト管理がしやすい点があります。システムでは、スケジュールを作成・編集できるため、柔軟なシフト調整が可能です。人員配置の変更や、代替要員の追加などに迅速に対応できます。

また、従業員は自身のシフト情報をシステムから確認できるため、勤務スケジュールに関する情報共有が円滑に行われます。さらに、勤怠管理システムとの連携により、シフトと勤怠データを一元管理できるため、勤務時間や休暇の管理が正確に行われます。

勤怠管理システムでスマホや、タブレットでの打刻が可能になることは、警備業にとって大きなメリットになります。従業員は自身のスマホ・タブレットからWebやアプリ経由でいつでもどこでも打刻できるため、柔軟な勤怠管理が実現します。

急な欠勤に迅速な対応ができる

勤怠管理システムはリアルタイムの稼働状況を確認できるため、急な欠勤にも素早く対応できます。クラウドシステムの場合、稼働していない警備員を瞬時に洗い出せるため、代わりに派遣できるかの打診をしやすく、警備時間に穴をあけにくいです。

警備の穴は契約先からの信頼を大きく損なうため、今後の取引を円満に続けていくためにも急なシフト変更への対応のスピード感は重要です。

給与管理の負担が軽減される

警備業向け勤怠管理システムには、給与管理の負担が軽減されるメリットがあります。勤怠管理システムは、正確な勤務時間や残業時間を自動的に計算し、給与計算に反映するため、手作業による給与計算のミスや漏れが少なくなります。

また、法定労働時間や、休日勤務手当などの法律や規則に基づいた計算がシステムで自動的に行われるため、コンプライアンスを確保しやすくなります。さらに、給与明細や勤怠データの一元管理が可能なため、給与計算や給与支払いにかかる時間と手間が削減されます。

警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点

警備業向け勤怠管理システムを導入する際には、いくつか注意点があります。まず、人員配置管理機能が必要です。警備業では、複数の警備員を複数の場所に配置するため、システム上で人員の配置や、交代を管理できる機能が必要です。

また、勤怠管理が可能な地点管理機能も有用です。これにより、複数の現場や施設を効率的に管理し、勤怠データを一元化することができます。さらに、基幹システムや給与計算システムなどの他システムを利用している場合は、連携機能の柔軟さも必要です。

以上の機能を備えた勤怠管理システムを導入することで、警備業の特性に合わせた効果的な勤怠管理が実現できます。

警備業におすすめの勤怠管理システム12選

ここからは、警備業におすすめの勤怠管理システム12選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」に注目しましょう。これらのポイントに注目し、自社のニーズに合った効果的なシステムを選ぶことができます。適切なシステムを導入して、勤怠管理の正確性と効率性を高めましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

警備業における勤怠管理の課題として、タイムカードや電話連絡では不正打刻やデータの改ざんが起こりやすく、管理業務やコストの負担も大きい点があります。そこで、勤怠管理システムの導入には大きなメリットがあります。

勤怠管理システムは、シフト管理や給与計算の負担軽減、また、人員配置の最適化など警備業特有のニーズにも対応できます。勤怠管理システムの導入により、業務効率と管理の正確性が向上し、スムーズな業務運営が実現できます。