変更時におすすめの勤怠管理システム10選｜注意点や導入のコツも解説
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- 勤怠管理システムを導入するとアナログ管理ではカバーできないこともできるようになる
- 勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化といったメリットがある
- 勤怠管理システムを優先とした業務フローにすることで、スムーズな運営ができる
勤怠管理システムを導入すると、従来のアナログでは回避が難しい人為的ミスを減らせる上に、業務を効率化できるメリットがあります。本記事では、勤怠管理システムに変更する場合のメリットや、導入・運用のポイントの他、勤怠管理システムの選び方についても解説します。
目次
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勤怠管理システムの導入が必要な理由
近年のビジネス環境では、正確な勤怠管理がますます重要となっており、勤怠管理システムの必要性が高まっています。ここでは、従来のアナログ管理の課題と、労働基準法の面から勤怠管理システムの必要性について解説します。
アナログ管理ではカバーできない面がある
従来のアナログな勤怠管理方法では、正確な勤怠管理が難しいです。アナログ管理では出勤・退勤の時刻や勤務時間の記録が煩雑で、手作業による集計やミスのリスクが高くなります。
また、従業員の出入りが多い場合や、テレワークの増加などにも対応できません。このような課題から、近年では、勤怠管理システムを導入する企業が増えており、タイムカード廃止が進んでいます。
労働基準法に反する可能性がある
労働基準法には、労働者の勤務時間や休憩時間、休日の取り扱いなどの規定があります。アナログな勤怠管理では、これらの法律に適合するか確認が難しく、法的リスクが高まります。
勤怠管理システムの導入により、労働基準法に沿った正確な勤務時間の記録や、休憩時間の管理が可能となります。
勤怠管理システムを導入するメリット
現代の企業において、効率的な労働時間の管理は重要です。勤怠管理システムの導入には多くのメリットがあります。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。
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勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理業務を効率化できる
勤怠管理システムの導入により、勤怠管理業務を効率化することができます。アナログの勤怠修正は時間と手間がかかり、ミスも発生しやすいですが、システムは勤怠データの自動集計や残業時間の自動計算など、多くの作業が自動化され、人的ミスや手間を削減できます。
また、勤怠修正の必要がある際も、修正履歴も記録されるため、法的リスクを避けられます。システムの導入は、管理者の業務負担が軽減され、時間と労力を節約することができます。
勤務状況をリアルタイムに確認できる
勤怠管理システムの導入により、勤務状況をリアルタイムに確認することができます。例えば、専用のアプリを使用することで、従業員の出勤・退勤情報や休憩時間、残業時間などをリアルタイムで把握することができます。
これにより、管理者はいつでもどこからでも従業員の勤務状況を把握し、適切な判断や調整が可能です。また、従業員自身も自身の勤務データを確認することができ、勤務時間や残業時間の把握が容易になります。
テレワークや直行直帰に対応できる
勤怠管理システムを導入することで、テレワークや直行直帰でも正確な勤怠管理ができます。アナログ管理では本当にどの時間に稼働していたかを確認できないため、本人からの申告を信じるほかありません。
ですが、勤怠管理システムを使用すれば出先でも打刻が行えるため、正確な勤怠管理が可能になります。GPSで打刻時の位置情報を取得できるシステムを使用すれば、さらに正確な勤怠管理ができます。
法令遵守を徹底できる
勤怠管理システムの導入により、法令遵守を徹底することができます。システムは労働基準法や、労働契約法などの労働関連法令に基づいて設定されており、勤務時間や休憩時間の適正な管理をサポートします。
従業員の出勤・退勤情報や勤務時間などが正確に記録され、法定労働時間や残業時間、休日出勤などが適切に管理されます。また、勤怠データの自動集計や報告書の作成機能も備えており、労働基準監督署などへの報告や労働時間の証拠提出も容易になります。
不正を予防できる
勤怠管理システムの導入により、不正を予防することができます。従業員がICカードや専用アプリを使用して打刻することで、打刻忘れや入力ミスを防ぐことができます。システムは正確な時刻情報を記録し、勤務時間や休憩時間を自動的に集計します。
これにより、従業員の勤務状況や労働時間が透明化され、不正な行為や時間外労働の適正管理が可能となります。また、システムは異常な打刻や、時間外労働の自動検知機能も備えており、不正行為の早期発見や是正にも貢献します。
勤怠管理システムを導入する際の注意点
勤怠管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、システム導入の注意点について解説します。これらの注意点を踏まえ、勤怠管理システムの円滑な導入と効果的な運用を実現しましょう。
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勤怠管理システムを導入する際の注意点
導入作業に負荷がある
勤怠管理システムを導入する際の注意点の1つは、導入作業に伴う負荷です。システムの導入には、マスタデータの設定、従業員情報の登録、勤務ルールの設定など、複数の作業が必要です。
導入作業には、作業量やスケジュールを適切に見積り実行しましょう。負荷を最小限に抑えるためには、導入前の十分な準備とスムーズな移行計画が重要です。
就業規則に対応しきれない場合がある
勤怠管理システムを導入する際の注意点の一つは、就業規則に対応しきれない場合があることです。各企業の就業規則には、勤務時間や休憩時間の規定、特殊なシフトパターンなどが含まれています。
しかし、導入する勤怠管理システムが全ての規則に柔軟に対応できない場合があります。そのため、システム導入前に従業員の就業規則を確認し、システムが規則に適合するか検討することが重要です。
機能不足があると不正が起きやすい
勤怠管理システムを導入しても機能不足があると、正確な勤怠管理が行えません。とくに打刻修正の有無や履歴が確認できないものは、不正が起きやすいです。
勤怠打刻忘れによる勤怠修正なのか、それとも不正修正なのか判断ができないため、短期アルバイトを多く採用する企業は打刻に関する機能をよく確認し、不正ができないシステムを選びましょう。
勤怠管理システムの運用を簡単にする方法
ここでは、勤怠管理システムの運用を簡単にするための方法について解説します。まず、従業員に対してシステムの使い方や、操作方法のトレーニングを行います。それにより、従業員はシステムをスムーズに利用できるようになります。
また、システムの利便性を高めるために、モバイルアプリなどを活用します。これにより、従業員は自分の勤務時間の確認や申請、修正などを手軽に行えます。
さらに、自動化機能を活用して、勤怠データの集計やレポート作成を効率化します。これにより、管理者は時間と手間を削減し、正確な勤怠情報に基づいた給与計算や労働時間の分析が容易になります。
勤怠管理システムの運用を優先した業務フローにする
勤怠管理を効率的に行うには、勤怠管理システムを優先した業務フローにすることが重要です。従来のアナログな勤怠管理方法に固執するといくつかのリスクが生じます。
例えば、手作業でのデータ入力や紙ベースの管理では、ヒューマンエラーやデータの不整合が発生しやすく、正確な勤怠データの把握が難しくなります。また、労働基準法に適合するかの確認作業も煩雑で法的リスクが高まります。
勤怠管理システムの運用を優先することで、これらのリスクを軽減し、正確かつ効率的な勤怠管理を実現することができます。
勤怠管理システムを乗り換える際の注意点
勤怠管理システムの乗り換えをスムーズに行うためには、適切な選び方が大切です。まず、現在の業務ニーズに合った機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。要件や目的に合致し、カスタマイズや拡張が可能な柔軟性を持つシステムを選びましょう。
また、使いやすさや、操作性も確認しておきましょう。直感的で分かりやすいインターフェースや、簡単な操作手順を持つシステムを選ぶことで、導入作業がスムーズに進みます。
システム選びが完了したら、操作マニュアルやFAQを用意しましょう。今までのシステムとの違いを明確にすることで、従業員の混乱を防げます。
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大企業向け勤怠管理システム4選
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- 給与計算もできるfreee人事労務と連携することで人事労務全般がカバーできる
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- 低コストで導入できるが初期設定に手間がかかる
- 連携できるサービスが少ない
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ここがおすすめ！
- 1名から100名以上まで使えて人数が増える程価格も安価になる
- 打刻の種類が豊富で、次世代顔認証から虹彩認証を駆使して不正を防げる
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ここが少し気になる…
- 安価で「ICタイムリコーダー」使えるが、5名以下しかいない場合は最低利用料金が1,500円かかる
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ここがおすすめ！
- 1名から大人数まで使えて、数によって料金設定が細かく設定されている
- 機能は必要最低限のみで、とりあえずすぐに導入たい際にも手軽で便利
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ここが少し気になる…
- 打刻やメッセージ機能だけでは足らない場合は別途他システムを導入する必要がある
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ここがおすすめ！
- スタンダードプランだけでも使える機能が多い
- 初期費用を抑えて短期間で導入ができ、必要があれば業務に寄り添った工数管理もつけられる
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ここが少し気になる…
- 最低利用人数が100名からと多く、社員数によっては利用できない
中小企業向け勤怠管理システム3選
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ここがおすすめ！
- 初期設定から定着まで電話・チャット・WEBなどでサポート
- 24時間365日お問い合わせ可能
- スマホアプリ対応で場所を問わず簡単に打刻ができる
- 月末の締め日に見直すだけで簡単に勤怠管理ができる
- 個人だけでなくチーム全体の勤怠管理ができる
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ここが少し気になる…
- スマホアプリだと申請や修正画面がわかりにくい
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ここがおすすめ！
- 5名から使えて無料トライアルも60日と長く、機能や使い心地をじっくり検討できる
- CSVやExcel出力だけでなく、サイボウズ社やコラボスタイル社との外部連携も充実
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ここが少し気になる…
- 最低5名の縛りがあり、最大料金の設定もないので人数によっては割高になる
株式会社ラキール
LaKeel HR
勤怠管理だけでなくスキル管理もしたい中堅企業におすすめ
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- 勤怠管理だけではなく人材のデータ管理や分析も行え、膨大なデータ量も一括でまとめられる
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- 中堅から大企業向けシステムのため、ベンチャーや中小企業では扱いにくい
個人事業主・小規模企業向け勤怠管理システム3選
株式会社 エーティ・プランニング
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最低人数なし・1名ごとの追加料金で小規模企業におすすめ
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- 各社にあわせたカスタマイズが行え、各端末で社外からの打刻・旅費申請が可能
- 初期費用を含めて価格が安く1名ごとに追加できるため、無駄な支払いが防げる
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ここが少し気になる…
- 安くて機能がシンプルだが、その他の連携機能面も少ない
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- 1名につき200円と安価でICカードやタブレットにも対応し、無料期間も60日と長く試せる
- 「駅すぱあと」と連携ができ、出張費用の管理と申請が行いやすい
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ここが少し気になる…
- 打刻完了までの反応やサポートの返信が遅い場合がある
料金の詳細や利用イメージは
「サービス詳細はこちら」をチェック！
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- 直感的な操作がしやすく管理側・従業員側ともに使いやすい
- マネーフォワードシリーズを利用している企業は連携が非常に楽
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ここが少し気になる…
- 申請画面がわかりにくい
- メールでの通知機能がなくホーム画面でしかアラートが出ない
その他の勤怠管理システムの選び方
ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントを掲載しています。「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」の2つの項目に分けてポイントをまとめていますので、参考にしてください。
【重要なポイント3つ】
- 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
- 自社に最適な打刻方法か
- 必要な機能が搭載されているか
【その他の比較ポイント】
- 複数言語に対応しているか
- 担当者・従業員が使いやすいか
- 料金体系を確認
- サポート体制が充実しているか
- 無料トライアルがあるか
まとめ
勤怠管理システムの導入には多くのメリットがあります。まず、正確な勤務時間の記録が自動的に行われ、勤怠管理の正確性と効率性が向上します。また、労働法令の遵守も容易になります。
システムの運用をスムーズにするために、業務ニーズに合致し、使いやすく柔軟性のあるシステムを選びましょう。導入後は、従業員へのトレーニングや情報共有が重要です。また、システムの利便性を高めるためにモバイルアプリなど、新しい機能を有効活用しましょう。
これらの要素を考慮し、継続的な改善を行うことで、効果的でスムーズな勤怠管理システムの運用が実現できます。勤怠管理システムを効果的に活用し、組織全体の生産性向上に繋げましょう。
