派遣社員向けおすすめ勤怠管理システム9選｜派遣先・元の管理項目とは

派遣社員の勤怠管理は、派遣先と派遣元によって異なります。本記事では、派遣社員の勤怠管理における勤怠管理項目を、派遣先・派遣元別に紹介し、課題についても解説します。派遣社員向けのおすすめ勤怠管理システムの紹介や、導入のメリットも解説します。

目次

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1. 派遣社員の勤怠管理における注意点
2. 派遣社員の勤怠管理における課題
3. 派遣対応の勤怠管理システムを導入するメリット
4. 派遣社員におすすめの勤怠管理システム9選
5. その他の勤怠管理システムの選び方
6. まとめ

派遣社員の勤怠管理における注意点

一般社員と異なり、派遣社員の勤怠管理は派遣元・派遣先の両方が行なわなければなりません。また、派遣社員のタイムカードは一定期間保存する義務がある点にも留意しておきましょう。

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派遣社員の正しい勤怠管理とは

派遣社員の勤怠管理は、派遣先と派遣元の両方が協力して行う必要があります。派遣社員は派遣元に属するものの、派遣先の指揮命令系統下で労働します。

つまり、派遣社員は2つの団体の管理下に置かれるため、その勤怠管理は両方が行なわなければなりません。なお、派遣先と派遣元では、担当する勤怠管理の範囲が異なります。

参考：労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律｜e-Gov法令検索

派遣先の主な勤怠管理項目

派遣先が行うべき勤怠管理の範囲は、労働時間の管理・休憩時間・安全衛生管理です。派遣先は、主に派遣社員の現場管理を行うと考えてよいでしょう。

労働時間の管理

派遣先の企業は、派遣社員の労働時間を管理する義務があります。

1. 出退勤時間の記録
2. 時間外労働時間・深夜労働時間の算出

労働時間の管理は、客観的な方法で行うのがルールです。たとえば紙の出勤簿は誰でも簡単に書き換えられるため、客観的な記録にはあたりません。最近は出退勤時間の客観的な記録のために、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

時間外労働時間の管理も、派遣元の重要な義務です。過剰な残業が発生している場合は、担当業務を調整するなどして改善しなければなりません。また、正確な給与支払いのために、1分単位で残業時間を把握する必要もあります。

派遣社員の場合、労使協定（36協定）は派遣元と結びます。労使協定に違反しないよう、派遣先の企業は、派遣社員と派遣元が結んでいる労使協定の内容を把握する必要があります。

参考：３６協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省

適正な休憩時間の取得

派遣社員には一般社員と同様に、労働時間に応じてとるべき休憩時間が決まっています。

1. 6時間以上の勤務：45分
2. 8時間以上の勤務：1時間

派遣先は、派遣社員が所定の休憩時間をとっているかどうか、適切に管理する必要があります。もし休憩時間を取れていない場合は、仕事量を調整するなどの改善が必要です。

安全衛生管理

派遣先は、派遣社員が危険なく業務に就けるよう、快適で安全な職場を担保する義務があります。たとえば派遣先が派遣社員に、契約内容に含まれていないような危険な業務は強要できません。

あるいはパワハラ・セクハラの防止、作業現場での事故防止対策なども派遣先が負うべき責任です。派遣社員が使える休憩室の整備なども、派遣先の安全衛生管理の範囲に含まれます。

派遣元の主な勤怠管理項目

派遣元は派遣社員の直接の雇用主です。そのため、賃金支払い・年次有給休暇の管理・災害補償などといった労務管理の面から勤怠管理を行う必要があります。

賃金の支払い

派遣社員に賃金を支払うのは派遣元です。所定労働時間分はもちろん、時間外労働分の賃金も適正に支払わなければなりません。適正な賃金支払いのためにも、時間外労働時間を含めた労働時間を確実に把握しましょう。

時間外労働や深夜労働の賃金は所定比率で割増されます。当然ながら、派遣元はこの比率に則った賃金の計算・支払いが必要です。

2023年3月以降から適用されている時間外労働・深夜労働分の賃金の割増率は次の通りです。

1. 時間外労働・深夜労働：25％以上
2. 休日労働：35％以上
3. 時間外労働かつ深夜労働（25％＋25％）：50％以上
4. 休日労働かつ深夜労働（35％＋25％）：60％以上
5. 月60時間を超える時間外労働：50％以上
6. 月60時間を超える時間外労働かつ深夜労働：75％以上

年次有給休暇の付与・管理

年次有給休暇は派遣社員にも付与されます。派遣社員の年次有給休暇の付与・管理の責任は派遣元が負わなければなりません。

年次有給休暇を取得できるのは、雇用6ヶ月以上かつ算定期間8割以上の出勤実績がある労働者です。また、年10日以上の有給休暇がある従業員には、年間で5日以上の取得が義務づけられました。取得が所定日数に達していない場合、派遣元には罰則が科されます。

なお、派遣元には「年次有給休暇管理簿」の作成・3年間の保管が義務づけられている点にも留意しておきましょう。年次有給休暇管理簿は、従業員ごとに作成しなければなりません。

災害補償

派遣社員の労災補償は派遣元の義務です。具体的には、派遣元は派遣社員に対し、労災保険の適用が必要です。

万が一、派遣社員が派遣先で事故に遭遇した場合、労災責任は派遣元・派遣先の両方が負うのが一般的です。派遣元は派遣先に対し、事故原因の究明や労働環境の改善なども要請しなければなりません。

派遣社員のタイムカード保管義務について

労働基準法第109条において、使用者には、法定三帳簿の5年間の保存が義務づけられています。法定三帳簿とは労働者名簿・賃金台帳・出勤簿です。タイムカードが出勤簿にあたるため、派遣元と派遣先が協力してタイムカードの保管を行わなければなりません。

タイムカードの保管を怠った場合、労基法違反として罰則が科されます。たとえば派遣契約の期間満了に伴い、派遣先が自社で保管していたタイムカードをすぐに破棄した場合、違法とみなされるおそれがあります。

ところで、勤怠管理にタイムカードを利用しない企業もあります。この場合は、派遣元・派遣先企業の管理台帳に、派遣社員の労働時間・労働日数を記載する必要があります。この管理台帳にも5年間の保管義務が発生します。

なお、5年間の保管期間の起算点は、契約社員の場合、派遣契約期間の終了日です。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

勤怠管理にタイムカードを使用しない場合

勤怠管理にタイムカードを使用しない場合は、管理台帳へ記録が必要です。派遣社員の労働時間と労働日数を派遣元・派遣先双方の管理台帳へ記録します。

この管理台帳は、タイムカード同様5年間の保管が義務付けられています。「自社はタイムカード使用していないから」と勘違いしていると罰則が科されるため、正しい管理をしましょう。

参考：労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律｜e-Gov法令検索

派遣社員の勤怠管理における課題

派遣社員は一般社員と比べて勤怠管理が難しいとされています。主な理由として、リアルタイムな勤務状況の把握・勤怠データの共有の困難さが挙げられます。

今回は、派遣社員の勤怠管理に関して、派遣元が抱える課題を解説します。

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勤怠状況のリアルタイム把握が難しい

派遣社員は基本的に派遣先に直行直帰し、かつ労働時間の管理は原則として派遣元が行います。そのため派遣元は、派遣社員の勤怠状況をリアルタイムで把握するのが困難になっています。

たとえば所定の始業時間に出勤したか・所定時間の休憩を取っているか・残業していないかなどは、派遣社員や派遣先から報告を受けるまでわかりません。リアルタイムで勤怠状況を把握できないことには、次のようなデメリットがあります。

1. 正確な給与計算ができない
2. 派遣先でサービス残業を強要されてもすぐに気づけない
3. 派遣先ごとに勤怠状況に差が出るため、派遣社員間で不平等が生じる

勤怠データを一括管理できない

派遣元には、派遣社員の勤怠データ管理が困難というデメリットがあります。派遣社員はさまざまな派遣先に出向き、それぞれの勤怠管理は派遣先が行うためです。

出勤簿の提出日や勤怠管理方法は派遣先によって異なるため、派遣元には、異なる形式のデータがバラバラの日に集まることになります。それに伴い、派遣元には次のようなデメリットが伴います。

1. 集計に手間・時間がかかる
2. 集計ミスなどの人為的ミスのリスクがある

派遣元と派遣先で勤怠管理方法が異なる

勤怠管理方法は各企業によって異なり、派遣元と派遣先もそれは同様です。派遣元と派遣先で勤怠管理方法が異なる場合、派遣元は、受け取ったデータをそのまま給与計算などに使えないおそれがあります。この不便さは次のようなデメリットにもつながります。

この不便さは次のようなデメリットにもつながります。

1. 集計に手間・時間がかかる
2. 集計・計算ミスのリスクがある

派遣対応の勤怠管理システムを導入するメリット

働き方改革が進む現在、派遣社員にも正社員と同様に厳格な勤怠管理が求められています。しかし従来の勤怠管理方法では、派遣社員の労働状況に対応しきれないことも少なくありません。

そこで注目を集めているのが、派遣社員対応の勤怠管理システムです。派遣社員対応の勤怠管理システムを導入するメリットについて紹介していきます。

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派遣先・派遣元共通のメリット

派遣社員対応の勤怠管理システムの導入は、派遣先・派遣元・派遣社員それぞれにメリットをもたらします。派遣元・派遣先に共通するメリットと、派遣先・派遣元・派遣社員それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

派遣元と派遣先で管理を一括化

派遣先・派遣元で同じ勤怠管理システムを運用することで、派遣社員の情報を一括管理できます。たとえば従来の勤怠管理方法では、労働時間の管理は派遣先が行い、そのデータを元に派遣元が賃金計算するというやり方しかできませんでした。

勤怠管理方法は企業によって異なるため、派遣先から受け取ったデータがそのまま使えるとは限らず、派遣先・派遣元の間での情報共有にもコストがかかります。

派遣先と派遣元で同じ勤怠管理システムを採用すれば、派遣社員に関するデータが一カ所に集積されます。システムへのアクセスは双方自由にできるため、情報共有のコストを減らせます。

また、同じ勤怠管理システムを導入することで、派遣先・派遣元の勤怠管理のルールも統一できます。データを焼き直す必要がなく、そのまま給与計算などが可能になる点は大きなメリットです。

勤怠管理の効率化やミスの防止

派遣社員対応の勤怠管理システムの導入は、派遣先・派遣元の双方にとって、勤怠管理の効率化というメリットがあります。

たとえば従来の勤怠管理方法であるタイムカードの場合は、月末に派遣先がタイムカードを回収します。それを受け取った派遣元が数値をパソコンに入力し、労働時間を算出して、そこから賃金計算する…という工程数の多いものでした。

勤怠管理システムを導入すれば、出退勤時間・時間外労働時間・休憩時間などは、打刻と同時にシステムに登録されます。また、勤怠管理システムの多くは給与計算システムと連携可能なため、経理担当者の事務負担は大きく軽減されるでしょう。

勤怠管理にかかるコスト削減

勤怠管理の効率化に伴い、経理やシフト作成にかかるコストを削減できます。集計・入力が自動で行われることで経理業務時間を短縮できるため、経理担当の人数を減らして多忙な他部署の人員を補充するなど、最適な配置が可能です。
また、タイムカードを使用している場合、カード自体にかかるコストも削減できます。消耗品や人件費のカットは簡単にできるものではないため、勤怠管理にかかるコスト削減は企業にとって大きなメリットといえます。

派遣社員のフォローがしやすい

勤怠管理システムの導入により、派遣社員のフォローがしやすくなります。従来の勤怠管理方法では、派遣元が派遣社員の勤務状況を知るには、派遣先から報告を受ける必要があります。そのため、派遣社員の急な欠勤時などにすぐに対応できませんでした。

従来の勤怠管理方法では、派遣元が派遣社員の勤務状況を知るには、派遣先から報告を受ける必要があります。そのため、派遣社員の急な欠勤時などにすぐに対応できないことも少なくありませんでした。

勤怠管理システムを導入すれば、派遣先での勤務状況をリアルタイムで把握できるため、出勤トラブルがあったときでも派遣元が即座に対応できます。

また、派遣先にとっては、派遣社員の労働時間などが契約内容に違反しそうな場合、途中でフォローを入れやすくなります。たとえば時間外労働が超過しそうな場合は、業務量を見直すなどの対応を取りやすいでしょう。

派遣先のメリット

派遣先は勤怠管理システムの導入によって生産性の向上を期待できます。派遣社員の勤務状況の管理を自動化することで、勤怠管理に費やしていたコストを大幅に削減できるためです。

たとえば派遣社員が申請した勤怠情報の承認や、派遣元との情報共有などは、勤怠管理システムが自動で行ってくれます。勤怠管理に費やしていた時間を派遣社員の教育などにあてれば、企業全体の生産性・収益アップが見込めるでしょう。

派遣元のメリット

派遣元には、派遣社員の勤務状況をリアルタイムで把握できるというメリットがあります。労働時間の算出も自動で行われるため、従来のように、派遣先から受け取ったデータを集計して入力するといったプロセスも省略できるでしょう。

また、派遣社員の不正打刻や打刻ミスを防げる点も、派遣元にとっては大きなメリットです。派遣社員が打刻ミスや不正打刻を行っていた場合、正しい勤務時間を把握できず、正確な給与計算ができなくなります。

一方、勤怠管理システムの多くは、入退室時間やゲートの通過時間から出退勤時間を自動で記録します。タイムカードのような不正打刻・打刻漏れなどの確率は格段に減るため、正しい賃金計算を行えるようになるでしょう。

派遣社員のメリット

派遣社員は一度の打刻で派遣先・派遣元に出退勤情報を送信できるようになります。従来の勤怠管理方法の場合、勤務先で打刻し、派遣元にメールや電話orオフィスに戻って、再度出退勤時間を報告するという二度手間が発生しがちでした。

派遣先・派遣元が共通の勤怠管理システムを導入すれば、派遣先での打刻情報がそのまま派遣元に登録されます。また、勤怠管理システムは出退勤時間から時間外労働時間も自動で算出するため、派遣社員が自ら時間外労働時間の計算をしなくて済む点もメリットです。

また、Webや勤怠管理アプリから自身で打刻する場合でもタイムカード管理ほどの手間はかからないため、スムーズな出退勤ができるのも利点です。

派遣社員におすすめの勤怠管理システム9選

ここからは、派遣社員におすすめの勤怠管理システム9選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

派遣社員対応の勤怠管理システムを選ぶ際は、派遣先・派遣元とのデータ共有の可否や賃金計算システムとの連動性が重要なポイントとなります。その他にも、次のようなポイントに注目してみてください。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

派遣社員の勤怠管理には、リアルタイムの勤務状況の把握・データの一括管理の困難さや派遣先と派遣元で勤怠管理の方法が異なるといった課題を抱えていました。

勤怠管理システムを導入すれば、派遣先と派遣元で同一の情報を共有できるため、勤務状況の即時把握が可能になります。出退勤時間の承認・集計や賃金計算を自動化できるため、業務の効率化や人為的ミスを防止できる点も大きなメリットです。

派遣社員本人にとっても、勤怠管理システムの導入には打刻を簡略化できるというメリットがあります。派遣社員の適正な勤怠管理はもちろん、業務の効率化・人為的ミス防止の観点からも、派遣社員対応の勤怠管理システムの導入がおすすめです。