コールセンターに最適な勤怠管理システム11選｜メリットや選び方を解説

コールセンターは24時間体制で稼働していることが多く、正社員・アルバイト・パートと雇用形態も複数あり、早番・遅番・コアタイムなど勤務形態も多数あることで勤怠管理が煩雑になりがちです。本記事では、コールセンターでの勤怠管理システムの選び方やメリットを解説します。

目次

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1. コールセンターの勤怠管理の課題
2. コールセンター向け勤怠管理システムのメリット
3. コールセンター向け勤怠管理システムの注意点
4. コールセンターにおすすめの勤怠管理システム11選
5. コールセンターにおすすめの勤怠管理システム比較一覧表
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

コールセンターの勤怠管理の課題

コールセンターにおける勤怠管理には、いくつかの課題が存在します。コールセンターでの効果的な勤怠管理を実現するためには、適切なシステムの選定と運用ルールの策定が重要です。ここでは、コールセンターにおける勤怠管理の課題を3つ解説します。

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雇用形態や勤務形態が多数あり管理が複雑

コールセンターでの勤怠管理における課題の1つは、多様な雇用形態や勤務形態が存在し、その管理が複雑化することです。例えば、正社員・契約社員・パートタイムスタッフ・アルバイトなどの異なる雇用形態があります。

また、早番、遅番、コアタイムなどの勤務形態もあります。これらの異なる雇用形態や、勤務形態により、勤務時間や休日の管理が煩雑になります。さらに、一人ひとりのシフト調整や勤務時間の記録、残業時間の管理など、個別に対応する必要があります。

シフト作成の工数が多い

コールセンターでの勤怠管理の課題として、シフト作成の工数が多いことが挙げられます。雇用形態や勤務形態によってシフトを作成する必要があり、それぞれのスタッフの希望や制約を考慮しなければなりません。

雇用形態ごとに勤怠ルールが異なることもあり、勤務形態もさまざまです。それにプラスして各スタッフの希望を反映させるには、多くの手間と時間がかかります。

シフト作成の課題

コールセンターのシフト作成に関する課題は、複数ある上に複雑です。代表的な課題を以下にまとめました。

1. 繁忙期・閑散期が予測しにくい
2. オペレーターが少ないと問い合わせ対応が間に合わず、多いと人件費の無駄になる
3. 座席表を毎日作らなければならない
4. シフト漏れが起きやすく、従業員の離職が多い

コールセンターは扱っている商材や受付内容によって繁忙期・閑散期の時期が大きく異なり、ベストな人材配置が難しいです。そのため、必要以上のオペレーターを配置して人件費を無駄にすることも多く、結果的に運営が厳しくなる可能性もあります。

リアルタイムでの勤務状況の把握が難しい

コールセンターでの勤怠管理では、リアルタイムでの勤務状況の把握が難しいことも課題の1つです。派遣社員のシフト管理は派遣会社と連携しているため、オペレーター全員の勤務状況を把握するのは困難です。

また、月末の集計が完了するまで正確な勤務状況を把握できないため、残業時間の管理が難しいことも課題です。

コールセンター向け勤怠管理システムのメリット

コールセンターでの勤怠管理システムの導入にはさまざまなメリットがあります。システムを導入することで、正確かつ効率的な勤怠管理を実現できます。ここでは、システムを導入するメリットについて解説します。

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正確な勤務時間をリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムを導入すると、正確な勤務時間のリアルタイムな把握が可能です。システム上では、スタッフの出勤や退勤時間、休憩時間などが自動的に記録され、管理者はリアルタイムでそれらの情報を把握することができます。

この機能により、従業員の勤務時間が正確に把握されるため、適切な労働時間や休憩時間の管理が可能となります。

多様な雇用形態に対応できる

勤怠管理システムの導入には、多様な雇用形態に対応できるメリットがあります。例えば、正社員、パートタイマー、派遣社員など、さまざまな雇用形態のスタッフが混在している場合でも、システム上で雇用形態に合わせた勤務パターンや、契約条件を設定できます。

また、各雇用形態に適用される労働基準法や、労働契約の要件をシステム上で設定すれば自動的に適用されるため、法令遵守がより正確に行われます。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

多様な勤務形態に対応できる

勤怠管理システム導入のメリットとして、多様な勤務形態に対応できる利点もあります。例えば、早番、遅番、コアタイムなど、異なる勤務形態を採用している場合でも、システム上でそれぞれの勤務パターンを柔軟に設定できます。

また、勤務形態ごとの残業手当や、休日勤務手当の計算、法定休日の設定などが正確に行われ、報酬の適正な管理も実現します。

シフト作成の工数を効率化できる

勤怠管理システムの導入によるメリットの一つは、シフト作成の工数を効率化できる点です。特に、コールセンターやコンタクトセンターでは、ワークフォースマネジメント（WFM）と呼ばれる機能がこの効果を発揮します。

 WFMは、需要予測やスキルマッチング、労働法規制の遵守などを考慮しながら自動的に最適なシフト表を作成する機能です。過去のデータや予測モデルを活用して、必要なオペレーターの数やスキルを予測し、それに基づいて最適なシフトを作成します。

 WFM機能により、コールセンターのシフト作成者は、効率的にシフト表を作成することができ、シフト作成の工数が大幅に削減され、時間と労力を節約することができます。

シフト変更の対応漏れをなくせる

シフト変更をシステムで申請できるため、対応漏れをなくすことができます。紙での申請は従業員を多く抱えているコールセンターほど紛失しやすく、対応漏れが常習化しているケースも少なくありません。

また、メールでの申請は、上長がメールを見ただけで対応し忘れる可能性もあります。こうした対応漏れはスタッフの離職につながります。確実に対応できるシステムでのシフト管理は、スタッフの定着につながります。

企業に合った打刻方法を選べる

勤怠管理システム導入によるメリットとして、企業に合った打刻方法を選べる点もあります。具体的な例として、PCやICカードなどが挙げられます。

PCを利用する場合は、デスクでの作業との連携がスムーズになります。ICカードを使用する場合は、迅速で正確な打刻が可能です。企業によって異なる業務環境や、ニーズに合わせて適切な打刻方法を選ぶことで、正確な勤怠データの収集が可能になります。

給与計算が効率化できる

勤怠管理システムの導入によるメリットは、給与計算の効率化も挙げられます。勤怠管理システムと給与管理システムを連携させることで、従業員の勤務時間や、休暇情報が自動的に給与計算システムに反映されます。

これにより、手動でのデータ入力や計算作業が不要となり、人為的なミスや時間の浪費を防ぐことができます。

コールセンター向け勤怠管理システムの注意点

コールセンターで勤怠管理システムを導入する際は、いくつかの注意点に留意する必要があります。コールセンターの特性や、要件に合った適切な勤怠管理システムを検討しましょう。以下は、システムを導入する際の注意点を解説しています。

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管理者や従業員への研修が必要

勤怠管理システムを導入する際の注意点として、管理者や従業員への研修が必要です。システムの操作方法やデータ入力の手順、報告書の作成などを正確に理解し、適切に活用するためには研修が欠かせません。

研修を通じて、システムの機能や利点を説明し、実際の業務にどのように活かせるかを具体的に示すことで、従業員の理解度や操作スキルの向上が見込めます。

また、管理者にはシステムの運用方法やレポートの解析方法などのトレーニングを行い、正確なデータ管理と効果的な業績分析が行えるようにする必要があります。研修を通じてシステムの活用能力を高め、スムーズな運用とデータの有効活用をすることが重要です。

操作が難しいものや多機能すぎるものは注意

勤怠管理システムを導入する際の注意点として、操作が難しいものや多機能すぎるものに注意が必要です。複雑な操作や、使い方の理解に時間や手間がかかると、従業員の負担が増えるだけでなく、正確なデータ入力や、業務の効率化が難しくなる可能性があります。

また、過度に多機能なシステムは、必要のない機能が混在し、使い勝手が悪くなることもあります。適切なシステムの選定を行い、操作が直感的で使いやすいシンプルなインターフェースを持つ勤怠管理システムを選びましょう。

システム連携は別途料金が発生する場合がある

コールセンターの勤怠管理システムを導入する際の注意点として、システム連携に関する追加料金が発生する場合があります。例えば、給与管理システムやCRMシステムとの連携を希望する場合、別途費用がかかることがあります。

システム連携によって得られるメリットは大きいですが、その追加機能や連携オプションには費用が発生する場合があるので、事前に確認しておきましょう。

コールセンターにおすすめの勤怠管理システム11選

コールセンターにおすすめの勤怠管理システム比較一覧表

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」に注目して、導入を検討することをおすすめします。これらのポイントをチェックし、自社に最適な勤怠管理システムを選び、勤怠管理の正確性と効率性を向上させましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか
6. 給与管理システムと連携できるか

まとめ

現在、コールセンターでの雇用形態の多様性により、勤怠の集計作業やシフト作成が負担となっている企業が多いかと思います。そんな場合には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムを活用することで、雇用形態の異なるスタッフや複雑なシフトパターンに対応できます。集計作業やシフト作成の効率化に加え、正確な勤務時間の把握や給与計算の効率化も期待できます。

勤怠管理システムの導入により、コールセンターの業務効率を向上させ、従業員と企業の両方にメリットをもたらすことができます。