ホテル業界におすすめの勤怠管理システム9選！シフト管理や従業員の労務管理に

ホテルや宿泊業ではフロントやレストラン・清掃などの多様な職種によって勤怠管理が複雑化しやすいです。本記事では、ホテル業界におすすめの勤怠管理システムを徹底比較。宿泊業の勤怠管理の課題や、従業員のシフト管理や労務管理も合わせて行える勤怠管理ソフトも紹介します。

ホテル業界向け勤怠管理システムおすすめ9選

勤怠管理を行う人事担当者や経営者の方にとって、自社に最適な勤怠管理システムを判断するのは容易ではありません。勤怠管理は企業運営において極めて重要な業務であり、正確かつ効率的に行うことが求められます。

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. ホテル・宿泊業界向け勤怠管理システムおすすめ9選
3. ホテル・宿泊業界向け勤怠管理システム比較一覧表
4. ホテル・宿泊業の勤怠管理の課題
5. ホテル・宿泊業で勤怠管理システムを導入するメリット
6. ホテル・宿泊業での勤怠管理システムの注意点
7. 勤怠管理システムの選び方
8. 業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング
9. 勤怠業務を効率化！関連サービスはこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

ホテル・宿泊業界向け勤怠管理システムおすすめ9選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、ホテルや宿泊業界におすすめの勤怠管理システム9選を紹介します。資料請求と合わせて自社に最適なサービスを選びましょう。

ホテル・宿泊業界向け勤怠管理システム比較一覧表

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を正確に記録・管理できるソフトウェアです。主な機能として、出退勤の打刻や記録・休暇の申請や管理・残業計算・シフト管理などが含まれます。

従来の勤怠管理は、タイムカードや紙の勤務表・Excelなど手作業によるものが一般的でした。しかし、近年ではコロナによるテレワークの普及や働き方改革の促進により、多様化した働き方に対応できる正確で柔軟な勤怠管理システムが求められるようになりました。

※ 出典：総務省 情報流通行政局情報通信政策課情報通信経済室『デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究の請負』

実際にテレワークなどの多様な働き方に対応するため、多くの企業で勤怠管理システムの導入が進んでいます。総務省が公表した調査*によると、2020年度に勤怠管理ソリューションを導入している企業は29.6%と、前年度よりも1.6%上昇し、今後も上昇する見込みです。

ホテル・宿泊業の勤怠管理の課題

ホテル・宿泊業界は、職種ごとに異なる勤務形態や不規則的な勤務体系になることから、多くの課題を抱えており、勤怠管理の担当者が負担に感じることも多いでしょう。ここでは、ホテル・宿泊業の勤怠管理の課題を詳しく説明します。

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職種ごとに勤務形態が異なる

ホテルには様々な職種の従業員が在籍しており、それぞれ勤務形態が異なります。例えば、受付やシェフ、清掃員など、職種によって勤務時間や出勤回数が異なります。なお、ホテルの規模が大きいほど、従業員の職種が増えて勤務形態の管理業務も増えるでしょう。

これら全ての職種を一括で管理する場合、それぞれのシフト表を作成するなど、管理が複雑になり、管理担当者の負担が大きくなります。

シフトが24時間体制である

ホテルは利用客に合わせた勤務体制のため、シフト制で24時間稼働する職種もあります。勤務が日をまたぐ場合の勤務時間の扱いは、労働基準法に定められており、勤務日時と勤務時間の管理が複雑になります。

例えば、24時間勤務明けの当日は休日の扱いにならなかったり、始業開始の日付が代わる夜勤から日勤へ連続勤務させたりすることは違法となります。このように、法令違反を起こさないためには、シフト管理にも細心の注意が必要です。

シフト変更や時給変更が頻繁

ホテル業界では、シフト変更や時給変更が頻繁に発生することで、正確な勤怠管理に時間がかかるという課題があります。ホテルには、正社員やパート・アルバイト、派遣社員など様々な雇用形態の従業員が在籍しているため、時給や稼働時間も様々です。

よって、職種によって賃金を分けて精算しなければならず、人的なミスの発生も考えられるでしょう。また、従業員の昇給がある度に時給の変更が必要であり、従業員の欠勤によりシフト変更を求められると、その旨も含めて管理しなければなりません。

正確な労働時間を把握しづらい

ホテル勤務では、稼働状況によって系列のホテルへの移動や応援勤務が発生することもあります。それが1カ月に複数回発生したり、1日に複数の異なる店舗で勤務したりすれば、正確な労働時間を把握しづらくなります。

そんな中でも、従業員一人ひとりの変則的な勤務状況をもとに、賃金の精算やシフト管理が必要です。しかし、正確な労働時間を把握できてないと長時間労働につながり、従業員の健康管理に支障が出たり、法令違反になったりする可能性があります。

このように、複雑な勤怠管理であっても内容のミスは許されないため、管理担当者の作業量が多く、プレッシャーも感じやすくなるでしょう。

ホテル・宿泊業で勤怠管理システムがおすすめな理由

勤怠管理に関して、多くの課題を抱えるホテル・宿泊業では、勤怠管理システムの利用がおすすめです。

その理由としては、いくつもの職種が混在しているホテルなどの現場では、従業員個々の勤怠管理を行うのが非常に困難ですが、勤怠管理システムを利用すれば、データの一元管理ができるからです。

例えば、1日の間に系列店へのヘルプで他店を行き来した場合でも、一人ひとりの正確な勤務時間を記録することができます。また、24時間体制にも対応可能であり、時給やシフトの変更にもシステムの活用で容易に対応が行えます。

さらに、現在使用している給与計算システムなどとの連携によって、一層管理業務を効率化させることができるため、ホテル・宿泊業でも勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

ホテル・宿泊業で勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理が複雑なホテル・宿泊業では、勤怠管理システムの導入で様々なメリットが得られます。ここでは、ホテルが勤怠管理システムを導入するメリットを解説します。

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正確な労働時間の把握ができる

勤怠管理システムにタイムカード機能があるものでは、正確な労働時間の把握が可能です。従業員の職種によって勤務形態や時給が変わる場合、人の手で管理していると人的ミスも発生しやすくなります。

それが、システムの導入により正確な労働時間を把握できることで、正しい賃金の支払いや法令を遵守した従業員の労働管理ができるでしょう。

勤務形態を一元管理できる

勤怠管理システムの導入により、複雑になりがちなホテルの勤務形態を一元で管理できるメリットがあります。また、従業員の情報を登録すれば、全ての職種を一括して管理できます。勤務形態をまとめて管理することで、集計にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。

24時間体制にも対応できる

個別の労働時間の管理に注意が必要な24時間体制でも、勤怠管理システムを利用することで、長時間労働の防止や正しい勤務日の設定に活用できます。これにより、健全な労働環境の確保と法令の遵守が可能です。

また、24時間体制の場合、欠員が出た際に補充する従業員も、直近の勤務時間により限定化されます。つまり、稼働できる従業員を把握しやすくなるため、臨機応変な対応がしやすくなります。

時給やシフトの変更に柔軟に対応できる

時給変更やシフト変更がシステム上で行えるため、変更点が生じた際に漏れなく対応できるメリットがあります。特に、アルバイトの時給は変動しやすいため、システムに登録しておくことで正確な給与計算につながります。

また、1人のシフト変更が生じると、他の従業員のシフトに影響するのがホテルのシフト管理の大変な部分です。その点、勤怠管理システムでは簡単な操作でシフトの組み直しができるため、急なシフトの変更でも柔軟に対応できます。

労働基準法などの改正にも対応できる

勤怠管理システムは、定期的なアップデートによって、労働基準法などの法令の改正に迅速に対応できます。手動で管理している場合は対応に時間がかかり、人的ミスの発生につながることもあるため、システム上で対応できるのは非常に画期的です。

労働基準法では、長時間労働防止のため、「1日8時間」「1週間を超えて働かせてはならない」と定められています。仮に、この基準を超える場合は、労使協定を締結した上で割増賃金を支払うことが必要です。

また、有給休暇を取得義務のある日数分取得しているか、といった管理もしなければなりません。法改正において、企業は常に改正点を認識しなければなりませんが、システムが自動的に改正に適用されれば、運用を変更する手間が省けます。

労働基準法は定期的に改正されるため、法令で義務付けられたことを守るためにも、迅速に法改正に対応することが大切です。

複数の打刻方法がある

勤怠管理システムには複数の打刻方法があるため、従業員の職種に最適な打刻方法が選択できるメリットがあります。打刻方法にはPCやICカード、スマートフォンでの打刻などがあります。

例えば、オフィスに立ち寄る必要のない職種は、ICカードの打刻を運用すれば更衣室にカードリーダーを設置し、カードをかざすことですぐに勤務開始となります。従業員が打刻のために早く来社する必要がなくなるため、打刻の負担を減らせます。

従業員の出退勤の手順に沿った打刻方法を選択することで、従業員の満足度の向上につながるでしょう。

他システムと連携できる

勤怠管理システムは、他システムとの連携によりさらに便利な使い方が可能です。例えば、給与管理システムと連携すれば給与の自動計算ができ、シフト管理システムと連携すれば労働時間を考慮した上でのシフト管理が可能です。

連携機能によって、勤怠管理の担当者の作業負担が減るため、より仕事への精度が上がり、他の業務に回す時間も確保できるメリットがあります。

ホテル・宿泊業での勤怠管理システムの注意点

勤怠管理システムを運用する際、何も知らず利用すると作業ミスやコストの無駄になることもあり、注意が必要です。ここでは、ホテル・宿泊業の勤怠管理システムの注意点を解説します。

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従業員への周知が必要

勤怠管理システムを導入する際は、従業員への周知が必要です。例えば、打刻方法や申請方法など、運用する上で従業員が把握しておくべきことはたくさんあるでしょう。

また、対象者が多い場合はその分教育に対する時間を要するため、従業員を集めてセミナー方式で行うことで、一気に周知が可能です。システムを利用する際、トラブルを未然に防ぐためにも、従業員への周知を徹底しましょう。

管理者への研修が必要

勤怠管理システムの機能を十分に発揮するためには、管理画面などをより効率的に操作するための管理者への研修が必要です。使用方法を正しく理解せずにシステムへ移行すると、使いこなせないばかりか、結果的に業務が滞る可能性も十分にあります。

よって、システムを検討する際、運用開始までの具体的なフローを計画して、スムーズに運用を開始できるよう準備が必要です。シミュレーションや研修をタイミングよく行い、運用開始の際に苦慮しないような対策が必要です。

操作性が難しいものや多機能すぎるものは注意

操作性が複雑で難しいものや多機能すぎるものは、注意が必要です。例えば、操作が難しいものは、慣れるまでに時間がかかったり、担当者の大きな業務負担になったりするため、逆に勤怠管理が大変になることがあります。

作業の効率化を目指してシステムを導入したのに、かえって作業に時間がかかっては、導入の意味がなくなってしまうでしょう。

また、多機能すぎるものは、自社が必要としない機能があるにもかかわらず、利用コストが高い傾向にあります。機能を使いこなせず持て余しては、コストが無駄になってしまうため、自社の課題やニーズを洗い出して、複数のサービスを比較検討をすることが大切です。

システム連携やオプション機能に注意

勤怠管理システムには、システム連携や追加できるオプション機能があります。例えば、給与計算システムやシフト管理システムなど、連携することでより効率的に運用できるシステムです。既存のシステムと連携可能かどうかも、注意して選ぶ必要があります。

また、オプションとして追加料金で機能をつけるか、もともと搭載されている機能かで、かかるコストも変化するでしょう。自社の予算や運用方針、必要な機能はしっかりと把握し、慎重に選定しましょう。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

クラウド型かオンプレミス型か提供形態で選ぶ

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの勤怠情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

ホテル・宿泊業界向け勤怠管理システムのおすすめ9選

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、使いやすさやわかりやすさなどの操作性は、従業員や担当者にとって重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

ホテル・宿泊業界向け勤怠管理システムのおすすめ9選

勤怠管理システムの導入費用・相場

勤怠管理システムの費用相場は、システムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

	初期費用	運用費用
オンプレミス型	300,000円～1,500,000円程度	300,000円〜350,000万円/月
クラウド型	0～500,000円程度	200円から10,000円/月 （従業員1人あたり）

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、300,000円～1,500,000円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。運用費も月額300,000円〜350,000万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～500,000円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、場合によっては費用が高額になるケースもあります。

機能の自由度も低い傾向にあるため、初期費用だけでなく導入費用も加味した上で検討しましょう。

業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング

ここでは、株式会社PIGNUSが行った調査結果*を元に、業界シェアの高い勤怠管理システムをランキング形式で紹介します。勤怠管理システムを検討する際に、ぜひ役立ててください。

※株式会社PIGNUS「クラウド勤怠管理システム市場シェア調査」

※出典元：FitGap

1位：ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠はシンプルなUIと画面表示で誰でも簡単に勤怠管理が行えます。勤務実績や申請等を一覧で確認できるため、従業員の未打刻や遅刻・早退・申請の承認漏れに対して迅速に対応できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.8%はジンジャー勤怠を利用しています。個人事業主や中小企業・大企業の利用率も高く、企業規模を問わず幅広く利用できる人気の勤怠管理システムです。

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2位：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理システムは、シリーズ累計導入実績25万社を超える勤怠管理システムです。出勤管理やシフト管理など4つの機能から自由にカスタマイズして利用できるほか、無料プランも提供しているので、企業規模や勤務形態を問わず利用できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.5%はジョブカン勤怠管理を利用しています。中でも中堅企業の利用率が高く、シリーズ連携やSlack連携など豊富な連携機能でバックオフィス全体をサポートできるため、法人向けの勤怠管理システムとして特におすすめです。

3位：TimeProシリーズ

「TimePro-VG」や「CYBER XEED」「CLOUZA」など複数の勤怠管理システムを展開するTimeProシリーズは、企業規模や費用に合わせて複数のラインナップから選択できるのが特徴です。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の8.3%はTimeProシリーズを利用しています。TimeProシリーズは特に大企業や中堅企業など法人での利用率が高く、正社員やパート・アルバイトなどの雇用形態や、変形労働時間制・フレックス勤務などの複雑な就業管理にも対応しています。

ホテル・宿泊業界向け勤怠管理システムのおすすめ9選

まとめ

ホテルには様々な職種や雇用形態、勤務形態の従業員が在籍しているため、勤怠管理が複雑です。また、勤務が24時間体制ということもあり、法令を遵守した正確な管理も求められます。担当者は細心の注意を払わなければならず、プレッシャーになりがちです。

現在、多様な職種の集計作業やシフト作成を負担に感じていても、コストや移行の手間を考えて勤怠管理システムの導入にためらっていることもあるかもしれません。しかし、注意点を理解して正しい運用方法を守れば、得られるメリットは大きいでしょう。

勤怠管理における負担の軽減を目指すものとして、勤怠管理システムの導入がおすすめです。この記事を参考に、自社に適切なシステムを選定し、従業員の勤務を正しく管理できる環境づくりを目指しましょう。

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