病院向けのおすすめ勤怠管理システム10選｜医療機関の課題も解説

病院・クリニックなどの医療機関では、複雑な勤務体系に加え、専門性による手当などがあるため、勤怠管理が複雑になります。本記事では、医療機関における勤怠管理の課題と勤怠管理システムの導入メリットを解説し、病院向けのおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

目次

開く

閉じる

1. 医療機関における勤怠管理の課題と注意点
2. 医療の2024年問題について
3. 病院に勤怠管理システムを導入するメリット
4. 病院におすすめの勤怠管理システム10選
5. その他の勤怠管理システムの選び方
6. 勤怠管理システムの導入で利用できる補助金・助成金
7. まとめ

医療機関における勤怠管理の課題と注意点

医療機関は医師・看護師・機械技師・事務スタッフなど、さまざまな職種の職員が24時間体制の中、幅広い勤務形態で働いています。そのため、雇用主は各職員の労働時間を正しく把握するのが難しいのが現状です。

　

また、把握が難しいことによって、不正打刻を見落としてしまったり、集計ミスが起きてしまったりするなど、注意点も数多くあります。ここでは、医療機関における勤怠管理の課題・注意点について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

集計や管理にかかる手間

医療機関では、医師・看護師など、さまざまな職種の職員が働いているだけでなく、24時間体制で夜勤・当直を含む2交代制・3交代制・変形労働時間制など、幅広い勤務形態で働いています。

勤怠管理方法は職種によって異なることに加え、日をまたぐ勤務や割増手当の計算をする必要があり、雇用主は給与計算が難しいといった課題があります。最終的にタイムカードのデータをExcelなどに転記してから必要な集計・分析作業を行なう地道な手作業となります。

これらの集計作業に多くの時間・人員を費やしてしまっている医療機関が多いのが現状です。

給与計算の複雑さ

医療機関では、医師・看護師だけでなく、機械技師・事務スタッフなど、幅広い専門職が勤務し、各職業で給与手当ての種類が異なります。また、24時間体制の医療機関の場合、夜勤などの割増手当の計算が必要です。

医師は常勤や非常勤、看護師は正社員・時短・パートなど、各職員によって勤務形態もさまざまなので、給与計算が複雑になっています。

労働状況の把握が難しい

医療機関の中には、複雑な勤務体制故に、融通が利きやすい手書きの日報を導入しているところも多いです。しかし、手書きの日報は、シフト表と合わせて確認すると集計作業に膨大な時間と人手を費やします。

さらに、自己申告制の日報のみでは、正確な残業時間・休憩時間まで把握するのは難しいため、不正打刻を見抜くのは非常に困難です。スタッフ同士で世間話をしているだけで残業代をもらうなど、労務管理において問題となる行為も見逃してしまいます。

また、手書き日報の場合、月締め処理をしなければ実際の労働状況を把握できないため、時間外労働の上限時間を超えた過重労働を見過ごすリスクもあります。患者の容態の急変や緊急の手術など、イレギュラーな勤務が発生しやすいことも勤怠管理を難しくさせています。

シフトや様式9の作成にかかる手間

入院の際に当てられた看護師数等によって、入院基本料を制定する届出書類を様式9と言います。この様式9の作成は、勤務時間の確認や計算ミスなどにより、医療機関における事務作業の中でも特に複雑で、膨大な時間と手間がかかります。

また、医療機関の宿直は週1回までといった法令上の制限があり、それを踏まえてシフトの作成が必要です。人事部は日勤・夜勤それぞれの時間数や、申し送り時間数など、さまざまな業務時間数を記録・計算する必要があります。

幅広い職種・勤務形態の従業員のシフトに加えて、様式9の作成業務もあり、医療機関の雇用主はアナログでの勤怠管理が難しいといった課題があります。

医療の2024年問題について

医療の2024年問題とは、2024年4月までに、医師・看護師などの医療従事者の働き方や労働環境を見直す働き（医師の働き方改革）のことです。

2019年に働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律が改正されました。具体的には、年次有給休暇の取得義務化・時間外労働の罰則化といった、労働基準法・労働安全衛生法・労働者派遣法などが改正されました。

しかし、過重労働が常習化していた医療業界では、すぐに適用することが難しく、5年の猶予が与えられる形となりました。その法律改正が医療業界に適用され始めるのが2024年4月です。

参考：働き方改革特設サイト｜厚生労働省

参考：医師の働き方改革｜厚生労働省

医師の働き方改革の概要

医師の働き方改革に伴った改正内容の概要は下記の通りです。

1. 勤務医の時間外労働の年間上限は960時間、月100時間未満
2. 上限を超える場合、都道府県の指定を受けることで年1860時間にできる
3. 勤務間インターバルの確保

この法改正に対応するためには、手書きの勤怠管理を廃止し、勤怠システムを用いた客観的な記録が必要です。システムによる勤怠管理ができていなければ、法律の厳守ができないことになります。

参考：医師の働き方改革の制度について｜日本医師会

病院に勤怠管理システムを導入するメリット

2024年の法改正に伴い、勤怠管理システムの導入が必要になりました。勤怠管理システムには、さまざまなメリットがあります。ここでは、病院に勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

打刻のしやすさ

勤怠管理システムを導入すると、スマホ・タブレット・ICカードから手軽に打刻することができます。複数のデバイスを連携利用できるので、病院施設の勤怠状況に合わせて打刻が可能です。

また、生体認証やビーコンを利用すれば、受信機の前を通るだけで簡単に打刻することができます。忙しい医師・看護師にとって煩わしさを軽減できるだけでなく、打刻忘れや不正打刻を防止することも可能です。

さらに、GPS機能を利用すれば、外出先でも打刻ができるので、訪問看護・研修などの労働時間を正確に把握することができます。以上のことから、従来の紙の方式と比較して打刻がしやすく、正確な勤務時間の把握や手軽さがメリットです。

集計の効率化

勤務管理システムを導入すると、複数拠点のある医療施設の場合でも、勤怠状況を自動で集計することができるので、集計の効率化が期待できます。タイムカードの回収も不要なため、集計時間や人員を大幅に削減することが可能です。

また、自動集計はデジタルデータとして入力し、システムによる自動集計・分析ができるので、手間を省けるだけでなく、従来の手入力と比較して集計ミスを軽減することができます。

労働時間の正確な把握・管理

勤怠管理システムを導入すると、各部署・職員の労働時間・残業時間をリアルタイムで正確に把握できます。タイムカードによる正確な記録が残るので、法律に準ずる勤怠管理が可能です。また、勤怠管理システム内で、正確な休暇管理や残業管理もできます。

さらに、残業超過を知らせてくれるアラート機能などもあるので、長時間労働の抑制が可能です。日報機能があれば、ワークフローによる申請・承認機能と組み合わせることで、宿日直の労働時間を正確に把握することができます。

シフト作成・様式9作成がしやすい

勤怠管理システムによって、シフト作成・様式9の作成がしやすいのもメリットです。休暇管理機能によって、職員と管理者との間で、有給休暇・代休・振休休暇など、さまざまな休暇の申請・承認ができます。

また、様式9の帳票出力に対応した勤怠管理システムは、勤務計画表に出力するだけで人員配置をシステムが自動で提供してくれるので、非常に便利です。

病院におすすめの勤怠管理システム10選

ここからは、病院におすすめの勤怠管理システム10選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムはさまざまなものがあり、医療機関向けのシステムを選ぶ必要があります。以下のようなポイントに注目して、最適な勤怠管理システムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

勤怠管理システムの導入で利用できる補助金・助成金

勤怠管理システムを導入する際、補助金や助成金の申請ができ、導入費用の負担を軽減させることができます。ここでは、勤怠管理システムを導入する際に使える補助金・助成金を紹介します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

IT導入補助金

IT導入補助金とは、自社課題とした、労働力の管理・業務の効率化や安定化をはかるために必要なITツールを導入するための資金の援助を目的とした補助金で、主に中小企業や小規模事業者を対象としたITツールやクラウドサービスの導入をサポートします。

勤怠管理システムが対象になるコースは「通常枠」で、さらに補助金の額や賃上げ目標などによってA類型とB類型に分けられます。補助金の金額は30〜450万円以下、補助率は対象経費の2分の1となっています。

参考：IT導入補助金2023

働き方改革推進支援助成金

厚生労働省が定めた5つの要件を満たした中小企業事業主が対象となる助成金で、労務管理や人材確保、業務の効率化といった業務に取り組むための設備投資に対して経費助成を行うことを目的としています。

勤怠管理システムの導入で利用できるコースは次の3つです。

1. 労働時間適正管理推進コース
2. 労働時間短縮・年休促進支援コース
3. 勤務間インターバル導入コース

それぞれ助成金の支給額や補助率は変わるため、見合ったコースを選ぶことで適切な助成を受けられます。

参考：働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）｜厚生労働省

まとめ

医療機関における、従来の紙やExcelによる勤怠管理は、費やす時間や人員の数が膨大で、正確な労働状況の把握が困難であることが課題でした。しかし、勤怠管理システムを導入することで、打刻を自動化でき、集計の不正やミスを抑制することができます。

勤怠管理システムによって、できること・できないことがあり、メリット・デメリットもさまざまです。用途や選び方をしっかり抑えて、医療機関に最適な勤怠管理システムを導入しましょう。