製造業におすすめの経費精算システム9選｜選び方のポイントも解説

製造業には独自の経理項目があり、経費精算の業務が複雑です。また、ペーパーレス化が遅れているという課題もあります。経費精算システムを活用して負担を軽減し、効率化を図りましょう。この記事では、製造業におすすめの経費精算システムや選び方のポイントを解説します。

目次

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1. 製造業における経費精算の課題
2. 製造業で経費精算システムを導入するメリット
3. 製造業向け経費精算システムの選定ポイント
4. 製造業におすすめの経費精算システム9選
5. その他の経費精算システムの選び方
6. まとめ

製造業における経費精算の課題

製造業では、業界特有の経理項目が多く、経費精算の業務が複雑化しやすい課題を抱えています。

例えば、原材料費や生産設備のメンテナンス費、労働者の特殊手当など、製造業特有の経費項目が多く仕訳が複雑です。この複雑さが原因で、経費精算の業務に多くの時間と労力がかかり、従業員の負担が大きくなります。

また、多くの製造業者が依然として紙ベースで経費精算を行っており、紛失やミスの原因になりがちです。これらの課題が、製造業における経費精算業務の効率化を妨げています。

製造業で経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムとは、企業内で発生する経費に関する申請、チェック、承認などの工程を効率化するためのシステムです。このシステムを製造業に導入することで、いくつかの大きなメリットがあります。

ここからは、製造業で経費精算システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

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経費精算業務の負担を軽減できる

経費精算システムを導入することで、現場従業員や経理担当者の負担が大幅に軽減されます。従来、紙の書類を使った手作業で行われ、経費の申請から承認まで、多くの手間がかかっていました。

しかし、経費精算システムを導入すれば、これらの作業がデジタル化され、申請から承認までを迅速に行えます。従業員は現場から直接経費を申請でき、経理担当者はワンクリックで承認作業を済ませられるため、業務が効率化されます。

さらに、申請内容の確認が容易になるため、ミスや不正の発生を防ぎ、全体の業務をよりスムーズに進めることが可能になります。

ペーパーレス化を推進できる

経費精算システムを導入することで、ペーパーレス化が推進されます。従来の紙ベースの経費精算は、書類の管理や保存、伝達に多くの手間がかかります。また、紙の書類は紛失や誤記入のリスクが高く、これが原因で経費精算のミスやトラブルが生じる場合があります。

しかし、経費精算システムではすべてのデータがデジタルで管理され、紙の書類が不要になります。その結果、書類の管理が簡単になり、紛失や誤記入のリスクも大幅に減少するでしょう。

的確な経営判断が可能になる

経費精算システムには分析機能が搭載されており、経費支出を可視化できます。この機能により、経費の流れやトレンドをリアルタイムで把握できるため、より的確な経営判断が行えるでしょう。

例えば、どのプロジェクトにどれだけの経費がかかっているのか、どの部門が予算を超過しているのかなどが一目で分かるため、迅速に対応策を講じられます。

さらに、こうしたデータに基づいて無駄な支出を抑えたり、リソースの最適化を図ったりできるため、経費管理の精度が向上します。

生産性が向上する

経費精算システムを導入することで、経理業務の負担が軽減されるため、企業全体の生産性が向上します。

従来の経費精算では、申請書の記入、承認、データ入力などに多くの時間と労力がかかっていましたが、それらにかける時間が削減され、その分のリソースを他の業務に振り向けられます。

例えば、経費の処理が自動化されることで、従業員はより生産的な業務に集中できるようになります。その結果、経理担当者は本来の業務に集中でき、従業員も経費精算に時間を取られず、より生産的な業務に専念できるようになるでしょう。

製造業向け経費精算システムの選定ポイント

製造業では、経費精算システムを選定する際、製造業特有の複雑な経費項目やモバイルデバイスからの操作、さらには多言語対応や外貨の処理など、さまざまなニーズに応じたシステムを選ぶことで、業務全体の効率化が期待できます。

以下では、製造業向け経費精算システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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製造業向けの経費項目があるか

製造業には独自の経費項目が多く存在するため、これらに対応した経費精算システムを選びましょう。例えば、直接材料費や間接材料費など、製造に必要な材料費は「材料」の勘定科目として管理されます。 

また、食費補助や経験者手当、満了金など、製造業ならではの手当も考慮しなければなりません。こうした製造業特有の項目に対応できるシステムを選ぶことで、経費精算がより正確に行えるようになります。

モバイルデバイスから申請・承認できるか

製造業では現場で働く従業員が多く、オフィスに常駐していない場合が多々あります。そのため、モバイルデバイスから経費の申請や承認ができるシステムがおすすめです。モバイル対応のシステムであれば、現場から直接経費申請を行えます。

また、責任者も現場にいながら承認作業を行えるため、業務が停滞することなく進められる点でも利便性が高いといえます。このように、モバイルデバイスに対応した経費精算システムを利用することで、業務の効率化が図れ、従業員の負担も軽減されます。

多言語や外貨に対応しているか

製造業には海外拠点を持つ企業や、外国人従業員が働く企業が少なくありません。このような場合、多言語対応や外貨の処理が可能な経費精算システムを選ぶことが重要です。多言語対応であれば、外国人従業員も言語の壁を感じることなく経費申請を行えます。

また、外貨対応があるシステムなら、海外出張などで発生する外貨建ての経費精算もスムーズに処理できます。このように、多言語や外貨に対応した経費精算システムでは、国際的な業務がスムーズに進行するでしょう。

製造業におすすめの経費精算システム9選

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際には、製造業特有のニーズだけでなく、他の重要な要素も考慮することが大切です。まず、自社の規模や予算に合ったシステムを選ぶことが必要です。

大規模な企業には、複雑な機能や大人数での利用に耐えられるシステムが必要ですが、中小企業では、シンプルで使いやすく、コストパフォーマンスに優れたものが適しています。

また、必要とする機能が搭載されているかどうか、さらに電子帳簿保存法に対応しているかも確認すべきです。セキュリティが万全であること、サポート体制が充実していること、お試し期間があることなども比較ポイントとなります。

これらの点を総合的に検討し、自社に最適なシステムを選定しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 自社の状況に合った機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティは万全か
2. サポート体制は充実しているか
3. お試し期間があるか

まとめ

製造業には独自の経理項目があり、経費精算業務が複雑になりがちです。また、ペーパーレス化が遅れている企業も多く、業務の効率化が課題となっています。経費精算システムを導入することで、こうした負担を軽減し、効率化を図れます。

経費精算システムを選ぶ際は、製造業に特化しているか、モバイル対応しているか、多言語や外貨に対応しているかなどを確認することが重要です。経費精算システムを活用して、業務の効率化を図りましょう。