TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算とは、電子帳簿保存法に対応した完全ペーパーレス経費精算システムです。スマホでどこでも経費精算が完了し、スムーズに承認フローを回せます。本記事では、TOKIUM経費精算の特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

目次

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1. TOKIUM経費精算とは
2. TOKIUM経費精算の特徴
3. TOKIUM経費精算の主な機能
4. TOKIUM経費精算を導入するメリット
5. TOKIUM経費精算の口コミ・評価
6. TOKIUM経費精算の料金体系
7. TOKIUM経費精算を導入する際の注意点
8. まとめ

TOKIUM経費精算とは

TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応した完全ペーパーレスな経費精算システムです。このシステムを利用することで、スマートフォンからどこでも簡単に経費精算ができ、承認フローもスムーズに進行します。

本記事では、TOKIUM経費精算の特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

TOKIUM経費精算の特徴

TOKIUM経費精算には、どこでも経費精算できたり、ペーパーレス化を促進できたりなどの特徴があります。以下では、それらの特徴について詳しく解説します。

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スマホアプリでどこでも経費精算が完了

TOKIUM経費精算の特徴の一つは、スマートフォンアプリを使用して、どこでも経費精算が完了できる点です。経費申請から承認まで、移動中や出張先など場所を問わずに手続きが行えます。

スマートフォンを使っていつでもどこでも簡単に経費を申請でき、同時に承認もスムーズに行えるため、迅速な承認フローが実現します。この特徴により、従業員は業務の合間や外出先で手軽に経費処理ができ、効率的な業務遂行が可能です。

高いデータ化精度でペーパーレス化を促進

TOKIUM経費精算は、オペレーターとAI-OCR（光学文字認識）の力を組み合わせ、高いデータ化精度でペーパーレス化を促進できます。AI-OCRは高度な技術を駆使して、領収書や請求書などの文書を読み取り、データに変換します。

オペレーターがAI-OCRの結果を確認し、必要な修正を行うことで、非常に高い精度でデータ化を達成します。この高いデータ化精度により、手作業によるエラーが大幅に減少し、経理業務の正確性が向上します。

また、紙の書類をデジタルデータに変換することで、ペーパーレス化が進み、経理の業務負担を軽減します。

申請者・承認者・経理部すべての業務を軽減

TOKIUM経費精算は、経費精算業務に関わる申請者、承認者、経理担当者の業務負担を軽減し、業務効率を大幅に改善します。申請者はスマホで領収書を撮影するだけで、データ化と申請が自動で完了し、経費申請書の煩雑な作成が不要です。

承認者は簡単なタップで承認が可能で、入力ミスの確認や捺印作業が不要です。金額のチェックもシステムが行い、手間を大幅に削減します。

経理部は、専用ポストへの領収書の投函で紙作業が終了し、原本突合やファイリングの手間が軽減されます。これにより、経理業務がスムーズで効率的に進行します。

TOKIUM経費精算の主な機能

TOKIUM経費精算には、交通費精算や領収書画像の自動データ化などの経費精算に便利な機能が備わっています。ここからは、それらの機能について詳しく解説します。

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交通費精算

TOKIUM経費精算の交通費精算機能は、専用アプリでSuicaやPASMOなどの交通系ICカードをかざすだけで、乗車履歴を自動取得し、経費を登録できます。モバイルSuicaとの自動連携も可能で、手軽な操作で経費を管理できます。

また、乗換案内の駅すぱあとと連携しており、該当経路を入力するだけで自動的に交通費が算出され、適正ルートのチェックが簡単に行えます。そのため、手入力を大幅に削減でき、乗車履歴やICカードの明細取得がスムーズに行えます。

領収書画像の自動データ化

TOKIUM経費精算の領収書画像の自動データ化機能は、領収書をスマホで撮影するだけで、高い精度でデータ化が実現されます。

この高い精度は、専任のオペレーター2名が採用するベリファイ入力方式によるもので、他社の一般的なOCRでは難しい手書きの領収書や海外の領収書まで確実に対応できます。

ユーザーは領収書の撮影だけでなく、データ化された内容を手動で入力する手間を省くことができ、業務の効率向上が期待できます。この機能により、ユーザーは煩わしい作業から解放され、より正確な経費精算ができます。

電子帳簿保存法対応

電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存する方法について規定した法律です。TOKIUM経費精算はこの法律に完全対応し、国税関連書類をクラウドで効率的に管理できるシステムです。

領収書などあらゆる取引関係書類を電子化し、一元管理が可能です。システムはJIIMA認証を受けており、検索要件を満たすデータ保存ができ、領収書は専用アプリから簡単に撮影してタイムスタンプが自動付与されます。

アラート機能も充実しており、法的要件を満たすための手続きがスムーズに行えます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

出張精算

TOKIUM経費精算の出張精算機能は、出張規定に基づいた日当や手当の自動算出が可能です。これにより、手間のかかる計算作業が不要となり、申請・承認が簡単に行えます。

システムには事前申請機能や仮払い機能、規定違反チェック機能などが備わっており、これらの機能を活用することで、煩雑な出張費の精算業務を効率的に進めることができます。さらに、海外出張時にも外貨対応が可能で、出張に関する経費処理が円滑に行えます。

規定違反のアラート

TOKIUM経費精算の規定違反のアラート機能は、領収書の添付漏れや交際費の参加者情報、重複申請、申請期間の妥当性など、ミスが発生しやすい状況に対して、事前に設定した条件により自動的にアラートを発信します。

たとえば、二重申請が発生した場合や申請期間が不正確な場合など、これらの条件に当てはまるとアラートが点灯します。この機能により、申請前にエラーに気づくことができ、申請ミスや差し戻しの手間を大幅に削減できます。

アラートは自動的に発生するため、ユーザーは注意が必要な事項を見落とす心配が少なく、効率的で正確な経費申請が可能です。

多段階の承認ワークフロー機能

TOKIUM経費精算の多段階の承認ワークフロー機能は、ユーザーが事前に登録した条件に基づき、申請時に自動的に適切な承認フローに分岐します。これにより、ユーザーはどのフローを選ぶかの手間を省くことができます。

承認時は、画面上で1タップで承認・否認が可能で、すべての作業が電子上で完結します。また、ユーザーはワークフローを自在にカスタマイズでき、異なるプロジェクトや部署において異なる承認方法を設定できます。

たとえば、プロジェクトごとに異なる承認者を指定し、特定の条件が満たされた場合に自動的に分岐させることが可能です。この機能により、組織のニーズに合わせた柔軟なワークフロー設定ができ、業務の最適化が容易になります。

経費申請書内でのチャット機能

TOKIUM経費精算の経費申請書内でのチャット機能は、申請者と承認者が申請に紐づいた形でコメントのやり取りを行える特長があります。これにより、申請書の内容が不明瞭な場合でも、簡単に確認できます。

また、このやり取りは後続の承認者も確認でき、最終的な承認・否認の判断に役立ちます。通知機能はアプリやWebだけでなく、メールでも確認可能です。

さらに、不備があっても、申請者と承認者は申請に関連したコメントを通じてコミュニケーションを図り、効率的に問題を解決できるため、スムーズな業務遂行が期待できます。

TOKIUM経費精算を導入するメリット

TOKIUM経費精算を導入することで、大幅な工数削減や業務の属人化の解消などのメリットがあります。以下では、そのメリットに注目して詳しく解説します。

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外部サービス連携で手入力が不要になる

TOKIUM経費精算を導入することで、クレジットカード明細など、多岐にわたる外部サービスとの連携により手入力が不要になります。

このシステムは、各種クレジットカードや法人カードとの自動連携が可能で、クレジットカードの明細データを自動的に取り込み、それを経費登録に利用できます。

また、手動入力に伴うミスやエラーが減少し、正確な経費情報が得られるため、申請ミスの削減にもつながります。

大幅な工数削減と業務の属人化が解消

TOKIUM経費精算では、上長の出社が不要となり、大幅な工数削減と業務の属人化が実現します。スマホで領収書を撮るだけで経費申請が可能で、出社が不要なため時間を節約できます。

従来の手続きと比較して、上長の判子が不要で電子的な承認が可能となり、紙の動きがなくなります。申請ボタンを押すだけで業務が完了し、迅速で効率的な業務遂行が可能です。

申請者は好きなタイミングで経費を申請でき、業務のスムーズな流れが確立されます。これにより、業務の属人化が解消され、全体の作業効率が向上します。

作業負担の軽減で他の業務に専念できる

TOKIUM経費精算の導入により、業務効率が向上し、作業負担の軽減が可能です。以前は社員が経費精算処理に時間を割いていましたが、TOKIUM経費精算の導入により、この作業は派遣社員に担当させ、社員はチェックといった役割分担が可能です。

その結果、経費精算処理にかかる負担が軽減され、他の業務に専念する余裕が生まれます。たとえば、業務マニュアルや各種資料の作成など、以前は時間が足りなくて行えなかった仕事に時間を充てられます。

TOKIUM経費精算の導入により、業務の効率化が進み、組織全体で作業に専念できる環境が整います。

領収書の件数ベースで課金される体系

TOKIUM経費精算は、領収書の件数ベースで課金される従量課金制度を採用しています。これには大きなメリットがあります。領収書の件数ベースでの課金体系は、実際に利用した分だけ課金されるため、無駄な費用が発生しません。

たとえば、月に発生する経費が少ない場合は、少ない領収書の分だけ課金され、コストを最小限に抑えることができます。逆に経費が多い月にはそれに応じて課金され、柔軟に対応できます。

この料金体系により、利用者は必要なサービスを効果的かつ経済的に利用でき、予算の範囲内で経費精算サービスを活用できるでしょう。

要件に合わせてスマホアプリを選択可能

TOKIUM経費精算の利点は、スマホアプリの使用が必須ではなく、個人の要件に合わせて選択できることです。スマホの所有者であっても、アプリのインストールが必須ではありません。

経費の発生頻度や種類によっては、専用アプリをインストールせずに、社内の端末から申請することも可能です。たとえば、経費が発生しづらい人やスマホを利用しない方々にとっては、会社の端末からの申請が簡便であり、柔軟な利用ができます。

これにより、従業員それぞれの利便性や適用範囲に合わせて効率的な経費精算ができます。

手厚いサポート窓口で対応してくれる

TOKIUM経費精算を導入するメリットは、手厚いサポート窓口が用意されており、全社員がその対象となることです。経理だけでなく、全社員が利用可能なサポート窓口が存在します。

これにより、新しいシステムの使い方に疑問が生じた際やトラブルが発生した時に、経理への問い合わせを減らすことができます。全社員がチャットやメールを通じて簡単に問い合わせできるため、迅速で効果的なサポートが提供されます。

たとえば、CSVファイルのフォーマットの設定や取引先の送付先変更に関する案内も手厚くサポートしてくれます。これにより、導入時のトラブルや不明点に対するユーザーのサポートが確保され、円滑なシステムの運用が期待できます。

TOKIUM経費精算の口コミ・評価

TOKIUM経費精算の利用者からは、「直感的でわかりやすいレイアウトとデザイン」という口コミが多く見られます。ユーザーフレンドリーなインターフェースが採用されており、操作が直感的であることが好評です。

また、「精算時の時間を短縮し精算漏れも減った」といった評価もあります。TOKIUM経費精算は効率的なワークフローを提供し、経費の処理時間を短縮することができるため、業務の効率向上に繋がっています。

同時に、精算漏れのリスクを低減させる機能も利用者に評価されています。

TOKIUM経費精算の料金体系

TOKIUM経費精算は従量課金制を採用しており、領収書の件数ベースでの課金が行われます。この料金体系において、追加料金なしで何名でも利用できるのが特徴です。基本利用料は1万円からとなっており、この基本利用料に追加料金が発生することはありません。

エンタープライズプランでは、通常よりも高いセキュリティ水準と豊富な機能が提供されています。そのため、セキュリティや機能の要求が高い企業でも、基本利用料をベースにした従量課金制度を利用できることが強みです。

プラン	ビジネスプラン	エンタープライズプラン
月額費用	10,000円～	100,000円～
料金体系	初期費用＋基本利用料1万円～＋従量課金制

参考：料金体系

TOKIUM経費精算を導入する際の注意点

TOKIUM経費精算を導入する際の注意点は、スマホ端末レンタルがオプションであることと、申し込み後の運用開始に1〜2ヶ月の期間がかかる点です。

システムを利用するにはスマートフォンが必要で、自社で用意するか、提供されるレンタルサービスを利用するかを検討する必要があります。また、導入には組織内での調整やカスタマイズが必要であり、トレーニングや試験運用も行われます。

この期間を予め考慮し、組織内での移行プランを検討することが大切です。

まとめ

TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に準拠した完全なペーパーレスの経費精算システムです。このシステムを利用すると、スマートフォンを使っていつでもどこでも手軽に経費を処理でき、申請や承認もスムーズに進めることができます。

煩雑な経費の管理や処理に悩む企業や組織にとって、TOKIUM経費精算は使いやすさと効率性の両方を備えた特長があります。

経費処理に関する手間を最小限に抑え、ユーザーが手軽で迅速に業務を行えるように設計されています。企業や組織がスマートな経費管理を追求する際に、TOKIUM経費精算は頼りになる選択肢となるでしょう。