建設業におすすめの経費精算システム10選｜選び方のポイントも解説

建設業の経費精算は、仕訳方法が複雑でミスが起こりやすくなっています。効率化するには、建設業に適した経費精算システムが必要です。この記事では、建設業におすすめの経費精算システムや導入メリット、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 建設業における経費精算の課題とは
2. 建設業の課題は経費精算システムで解決
3. 建設業における経費精算システムの選定ポイント
4. 建設業におすすめの経費精算システム10選
5. その他の経費精算システムの選び方
6. まとめ

建設業における経費精算の課題とは

建設業における経費精算は、他の業種に比べて特有の課題が多いです。複雑な仕訳方法や現場特有の経費項目が絡むため、ミスが発生しやすく、精算業務の効率化が求められています。

また、現場作業が中心となるため、経費精算のためにわざわざ出社しなければならず、それに伴う手間やコストも大きな課題です。以下では、建設業における経費精算の課題について詳しく解説します。

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仕訳方法が複雑でミスが起こりやすい

建設業においては、独自の経費項目や科目が多く存在します。例えば、材料費や機械のレンタル費用、現場作業員の宿泊費など、通常の業務経費とは異なる仕訳が必要になります。

これらの項目を正確に管理し、適切に仕訳するのは容易ではなく、特に手入力で行っている場合には、ミスが発生しやすくなります。

どれだけ注意していても、作業量が多くなると見落としや入力ミスが生じ、結果として誤った経費計上がされることもあります。こうしたミスは後からの修正が難しく、業務全体に悪影響を与える可能性があります。

出社の手間・コストが発生している

建設業の現場では、経費精算のためにわざわざ事務所に戻る必要があるという問題もあります。現場で直接経費精算を行えないため、作業を中断して事務所へ戻り、そこで精算手続きを行うことになります。

これには無駄な時間がかかるため、効率が低下するだけでなく、交通費や移動の手間といったコストも発生します。特に遠方の現場や長期間にわたるプロジェクトでは、この出社の手間が大きな負担となり、結果として業務全体の生産性が低下してしまう可能性があります。

建設業の課題は経費精算システムで解決

建設業において、経費精算システムの導入は、業務効率を大幅に向上させるメリットがあります。経費精算システムとは、経費の申請やチェック、承認などを効率的に行うためのシステムで、手間のかかる経費精算業務をサポートし、スムーズに処理できます。

特に建設現場や移動中でも経費申請が可能なため、業務の中断を最小限に抑えつつ、リアルタイムでの処理が可能です。以下では、経費精算システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

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煩雑な精算業務も効率化できる

建設業では独自の仕訳方法が必要な場面が多く、その複雑さが原因でミスが起こりやすくなります。経費精算システムを導入することで、これらの複雑な仕訳作業を自動化し、正確な処理をサポートします。

例えば、システムが建設業特有の項目に対応していれば、手入力によるミスのリスクを大幅に減らせるでしょう。さらに、システム上で会社全体の経費の流れを一元管理できるため、経費の透明性が高まり、管理がしやすくなるというメリットもあります。

経費の見える化が進み、無駄なコストの削減や予算の適切な配分が可能になるため、経営全体の効率化にも繋がるでしょう。

経費精算のための出社が不要になる

経費精算システムを導入することで、現場で直接経費精算ができるようになり、わざわざ事務所に戻って精算手続きを行う必要がなくなります。

従来は、経費精算のためにわざわざ事務所に戻る必要がありましたが、経費精算システムを導入すれば、スマホやタブレット端末など手持ちのデバイスから現場で直接経費申請ができるようになります。

無駄な移動時間が削減されるため、業務効率が向上するだけでなく、出社の手間やコストも削減できます。

経費の申請漏れを防げる

クラウド型の経費精算システムを導入すれば、その日のうちに経費精算が完了するため、申請漏れや先延ばしを防げます。

従来の紙書類による精算では、書類の紛失や誤記入といったリスクもありますが、クラウド型システムを使えば、これらの問題を解消できます。スマホやパソコンからいつでもどこでも簡単に経費を申請できるため、その日のうちに精算が完了します。

経費の申請を後回しにすることがなくなり、申請漏れを確実に防げます。また、全てのデータがデジタル化されクラウド上に保存されるため、紙の書類を探したり管理したりする手間も省け、書類の紛失リスクもなくなります。

データを予算管理に活かせる

複数のプロジェクトや営業所からの経費データを一元化して可視化できるという点は、予算管理において非常に大きなメリットとなります。

経費精算システムを導入することで、各プロジェクトや営業所からの経費情報をリアルタイムで集約し、全体の予算状況を一目で把握できるようになります。

各プロジェクトのコストパフォーマンスを即座に確認できるため、予算が予定よりもオーバーしそうな場合には、早めに対応策を講じることが可能です。さらに、過去のデータを基にした予算の見直しや、将来のプロジェクトに向けた正確な予測も行いやすくなります。

建設業における経費精算システムの選定ポイント

建設業では、他の業種に比べて複雑な経費精算が求められるため、業務に適したシステムを選びましょう。適切に選定することで、業務の効率化やミスの削減が期待できます。

以下では、建設業における経費精算システムを選ぶ際に注目すべきポイントについて、詳しく解説していきます。この選定ポイントを押さえることで、経費精算業務をよりスムーズに行うためのシステム選びが可能になります。

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建設業独自の勘定科目があるか

建設業独自の勘定科目に対応しているか、または勘定科目をカスタマイズできるシステムを選ぶことが重要です。建設業独自の勘定科目に対応していないシステムを選んでしまうと、経費の仕訳が正確に行えず、後々大きなミスや問題を引き起こす可能性があります。

そのため、システムが建設業独自の勘定科目に対応しているか、あるいは必要に応じて勘定科目を柔軟にカスタマイズできるかを確認することが大切です。

カスタマイズ機能があれば、自社の特有の業務フローに合わせた設定が可能となり、システムの使い勝手がさらに向上します。このように、経費精算システムを選ぶ際には、業種に特化した対応力を持つシステムかどうかをしっかりと見極めましょう。

法改正に自動で対応できるか

法改正に自動で対応可能なシステムを選ぶことも重要です。建設業では、法令の改正や交通費などの運賃変更が頻繁に発生するケースがあり、これに適切に対応することが求められます。

例えば、税法の変更や新しい規制が導入されると、それに合わせて経費精算の方法や基準も変わる場合があります。自動でアップデートされるシステムを使用することで、これらの法令変更やルール改正に迅速に対応でき、最新の基準に従った経費精算が可能になります。

常に最新の法令に基づいた経費精算が行えるため、法令遵守の確実性が高まります。

会計ソフトと連携できるか

経費精算システムが会計ソフトと連携できるかどうかも重要なポイントです。建設業では仕訳が複雑で、さまざまな費用項目や経費処理が必要です。そのため、経費データを直接会計ソフトに反映できるシステムを導入すると、経理業務の効率が大幅に向上します。

会計ソフトと連携できるシステムでは、経費データが自動的に会計ソフトに転送されるため、手動でデータを入力する必要がなくなります。データの二重入力や入力ミスを防げるため、経理担当者の負担が軽減されます。

誰でも簡単に操作できるか

経費精算システムは、誰でも簡単に操作できることが重要です。特に、現場の従業員が頻繁に使うことを考えると、シンプルで扱いやすいシステムがおすすめです。

さらに、スマホでの操作性も重要なポイントです。現場ではデスクトップパソコンにアクセスできないことが多いため、スマホやタブレットから簡単に経費申請ができるシステムが非常に有用です。

スマホ対応のシステムであれば、現場の作業が終わった後にすぐに経費を申請でき、申請漏れや遅延を防げます。

建設業におすすめの経費精算システム10選

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際には、上記で説明したポイントに加えて、以下のようなポイントにも注目することがおすすめです。自社の規模と予算に合っているか、必要とする機能が搭載されているかどうかも確認すべきポイントです。

さらに、電子帳簿保存法に対応しているかも重要な要素です。法令に準拠した形でデータが保存可能なシステムであれば、安心して運用できます。これらの要素をしっかりと確認することで、自社に最適な経費精算システムを選ぶことができるでしょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティは万全か
2. 他言語や外貨に対応しているか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

建設業における経費精算は、その仕訳方法の複雑さや、わざわざ出社して行う手間とコストが課題となっています。こうした課題を解決するためには、建設業に特化した経費精算システムの導入が非常に効果的です。

経費精算システムを選ぶ際には、建設業独自の勘定科目への対応や、法改正に自動で対応できるかなど、様々なポイントをしっかり確認することが重要です。

経費精算システムを効果的に活用することで、建設業の経費精算業務が大幅に改善され、効率的に運用できるようになるでしょう。