介護業におすすめの勤怠管理システム10選｜訪問介護など複雑な勤怠管理にも

介護・福祉業界においては、施設ごとに介護サービスの形態が異なり、従業員の働き方も多岐に渡るため勤怠管理が複雑になります。本記事では、介護業界における勤怠管理の課題や勤怠管理システムを導入するメリットなどを解説し、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選

勤怠管理を行う人事担当者や経営者の方にとって、自社に最適な勤怠管理システムを判断するのは容易ではありません。勤怠管理は企業運営において極めて重要な業務であり、正確かつ効率的に行うことが求められます。

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選
3. 介護・福祉業界向け勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. 介護・福祉業界における勤怠管理の課題
5. 介護・福祉業界でExcelでの勤怠管理が難しい理由
6. 介護・福祉業界に勤怠管理システムを導入するメリット
7. 勤怠管理システムの選び方
8. 勤怠業務を効率化！関連サービスはこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、おすすめ勤怠管理システム10選を紹介します。給与計算のタイプや目的別に紹介しているので、資料請求と合わせて是非活用してください。

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介護・福祉業界向け勤怠管理システムおすすめ比較一覧表

介護・福祉業界における勤怠管理の課題

介護・福祉業界は、施設内外にさまざまな職種を抱えているため、働き方も多種多様です。働く時間も、シフト制や夜勤制などを伴っている職種が多く、管理する側にとっては非常に煩雑で困難な状況となっています。

ここでは、介護・福祉業界における勤怠管理の課題についてまとめています。具体的にどのような課題があるのかを知り、課題を解消するにはどのような対応が必要かを考えるヒントにしてください。

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集計・シフト表作成にかかる業務負担

介護・福祉業界には職種が多く、勤務スタイルもさまざまです。そのため、事務や管理者が全職員の労働状況を把握するのは難しく、業務負担も大きいです。特に介護施設は、2交代や3交代制のシフトを、職種や働き手の雇用体系を考慮し、作成しなければなりません。

つまり、月のシフト表の作成に時間がかかり、本来の業務に支障をきたす場合もあります。また、勤務時間の集計をいちからExcelなどにデータ入力しなければならない場合、事務の負担も大きく、人為的なミスを発生させやすいです。

勤怠状況の把握の難しさ

勤務状況も一律ではないため、各個人がどのような状況で働いているのかを管理しにくいです。たとえば、医師や看護師が常駐していない施設では、昼夜を問わず急な呼び出しや電話対応が発生します。そのため、その都度オンコール手当の支給が必要です。

また、日勤・準夜勤・夜勤や短時間勤務、フレックス制など、複数の勤務形態があるため、個々の勤怠状況の把握が難しいです。さらに、介護の仕事は残業が発生しやすく、オーバーワークになりがちなため、現時点で誰がどのくらい働いているかを把握するのも困難です。

兼務が多く給与計算が複雑

少人数で運営している場合、ケアマネージャーが介護職員としても勤務しているといった兼務が多く、給与計算が複雑になりがちです。

ケアマネージャーと介護職員の時給を別で設定すると、1人に対して2つの時給で計算しなければならない上に、それぞれの勤務時間を正確に把握する必要があります。残業が発生するとさらに計算が複雑化し、計算ミスも起こりやすくなります。

残業時間・有給休暇の管理が難しい

人手不足の施設では本来の稼働時間内に業務を終了させることが難しく、残業や休日出勤が常態化している場合もあります。集計が上がるのは翌月になるため、オーバーワークの常態がリアルタイムで把握できず、すぐに対策が取れない状況です。

有給休暇の消化が難しい上にオーバーワークで職員の疲労回復が不十分となり、モチベーションや業務効率の低下も懸念されています。ストレス過多による仕事の質の低下など、問題点は多く解決も難しいため、離職率が上がる傾向にあります。

訪問介護における勤怠管理について

ヘルパーをはじめとする訪問系の業務では、残業や急な呼び出しにより直行直帰が多く、タイムカードの打刻ができないケースが多々あります。この場合、後日手書きの報告書を提出しますが、結果として、勤務時間の整合性が把握しにくい状況となります。

また、労働時間の集計をリアルタイムで行えないため、誰がどのくらい働いているのかが分かりにくいという問題もあります。業務内容もその都度変化があるため、次月の予測も立てにくく、管理が難しい状況です。

介護・福祉業界でExcelでの勤怠管理が難しい理由

従来の勤怠管理では、タイムカードに打刻された時間を月末にまとめてExcelに入力し、データ化していました。しかし、打刻漏れやミスなどの確認や勤務時間の集計には時間がかかるため、月の稼働状況を把握するのが次月を過ぎ、シフト管理にも影響を及ぼします。

また、残業や突発的な業務の遂行は、後日まとめて手書きの報告書で行われることが多く、集計が後回しになることがほとんどです。第三者の勤務時間の把握が難しく、改ざんのリスクもあるため、正確性に欠けるといった問題もあります。

介護・福祉業界に勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理の難しい介護・福祉業界において、勤怠管理システムを導入するメリットを紹介します。複雑な勤務形態に対応でき、事務作業を簡素化してくれる便利な勤怠管理システムを導入して、業務の効率アップに役立てましょう。

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業務を効率化できる

介護の業務は、介護保険法により人員の配置などにさまざまなルールが設けられています。そのため、勤務時間を考慮しながら、配置人数や職員同士の相性、個々の就業スタイルなどを頭に入れてシフトを組まなくてはいけません。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、職員の職種や就業スタイルに応じたシフト表を短時間で作成可能です。勤務時間もリアルタイムでデータとして活用できるため、自動計算機能が付いていれば、個々の労働時間もすぐに把握でき、業務を効率化できます。

また、電子データのみで解決するため、タイムカードや要望書などの紙媒体が不要となり、コスト削減が可能です。また、シフト作成に必要な工数も大幅に減らせ、他の業務にとりかかれるため、業務進行の助けにもなります。

労働時間を正確に把握できる

訪問介護には移動時間があり、連続して利用者宅を訪問する場合も多いです。特に直行直帰で就業する場合は、事務所でタイムカードの打刻ができません。そのため、後日手書きでの報告書で申請することが多く、勤務時間の正確な把握が難しいです。

また、介護施設では人手不足などにより残業が当たり前に発生していることも多く、オーバーワークになりがちです。従来の勤怠管理システムでは、月途中などで就業時間を確認することが難しいため、法改正に基づく就業時間を超えてしまう場合もあります。

勤怠管理システムを導入すると、タイムカードの打刻時間の確認やExcelへの入力が不要となります。各職員が端末を使用して入力した勤務時間を自動計算してくれるため、月途中の勤務状況をリアルタイムで正確に確認でき、出勤簿の信頼性も増します。

複雑な勤務形態でも管理しやすい

介護・福祉業界では、1人が複数の勤務形態に就いている場合もあります。たとえば、社会福祉士と介護福祉士の仕事を兼務する場合、時給や手当、就業時間がまったく異なるため、勤怠データを分けなければいけません。

シフト制や日勤・夜勤の時給や手当、働き方の違いによる給与の違いなど、さまざまなパターンを考慮して勤怠データを管理するのは大変困難です。

しかし、勤怠管理システムを利用すれば、あらかじめ職種による時給や手当、個人の就業時間の違いなどを設定できます。システム上のルールを理解して勤怠時間を入力すれば、さまざまな設定を考慮して自動計算してくれるため、複雑な勤務形態でも管理しやすいです。

人的ミスや不正を防げる

勤怠管理システムを導入すれば、勤務時間の打刻や集計の際に起こりうる人的ミスや不正を防げます。たとえば、スマホやタブレットを利用して勤怠時間を入力できれば、利用者宅についた時点での入力が可能なため、勤務時間の正確な時間を入力できます。

代理人のタイムカード打刻や報告書の記入漏れ、記入ミスを防止できます。また、これまで行っていたタイムカードの集計も、勤怠管理システムの自動計算機能があれば不要になるため、事務職のタイプミスや計算間違いなどの人的ミスも防げるようになります。

法改正に対応できる

法改正があった際に素早く対応できるのも、勤怠管理システムを使用するメリットです。使用するシステムによって差はありますが、多くのシステムが法改正にあわせてバージョンアップを行うため、自分たちで1から法改正に取り掛かる必要はありません。

日頃から残業が起きやすい介護業界において法改正対応は、一時的だとしても大きな負担です。システムを利用していることでこの負担が軽減され、法改正対応が容易になります。

介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、従業員や担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システム10選

まとめ

2019年4月に始まった「働き方改革関連法」の施行により、残業時間や勤務時間のインターバルの見直し、有給休暇取得の義務化などが行われています。しかし、介護業界では、職種や勤務体系の多様性により、思うように改革が進んでいません。

従来の紙やExcelを使用した勤怠管理では、情報の改ざんも容易に行われやすいため、データの信頼性が問われます。また、データ起こしには大変な工数がかかり、主に管理者や事務方の大変な労力を使います。

勤怠管理システムを導入することにより、管理者や事務方のシフト作成や集計に関わる工数を大幅に削減できます。また、従業員による報告書の手間も省き、業務の効率アップも可能です。勤怠管理システムをうまく使って、職員の勤務状況をうまく管理しましょう。

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