運送業に最適な勤怠管理システム10選｜メリットや選び方を解説
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- 運送業での勤怠管理の課題は、物流業界特有の長時間労働や勤務形態の複雑さである
- 勤怠管理システムのメリットは、ドライバーの勤務時間や位置情報の把握ができること
- 勤怠管理システムを選ぶ際は、スマホ打刻やGPS機能が搭載されているか確認する
運送業の勤怠管理の課題は、物流業界ならではの勤務形態の複雑さやドライバーの正確な勤務時間を把握する難しさ・働き方改革による法改正への対応などが挙げられます。本記事では、運送業での勤怠管理の課題を解決できる、勤怠管理システムの選び方やメリットを解説しています。
運送業での勤怠管理の課題
運送業での勤怠管理の課題としては、ドライバーの正確な勤怠管理や不正打刻の防止などが挙げられます。課題を解決できなければ、正確な勤怠管理を行うのは難しいでしょう。以下で、運送業での勤怠管理の課題を詳しく解説します。
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運送業での勤怠管理の課題
ドライバーの正確な勤怠管理
1つ目の課題として、ドライバーの正確な勤怠管理が挙げられます。ドライバーの勤怠管理が正確に行われないと、労務費の不正が発生したり、事故のリスクが高まったりするケースがあるでしょう。また、ドライバーのモチベーションが低下することも考えられます。
勤怠管理システムの導入やデジタコとの連携、ドライバーとの密なコミュニケーションにより正しい勤怠管理を行いましょう。ドライバーは仕事の環境上、正確な勤怠管理がしにくい傾向にあるため、しっかりと対策を行うことが大切です。
不正打刻の防止
ドライバーの不正打刻とは、ドライバーが勤務時間を偽って打刻することです。「出勤時間を遅らせて打刻する」「退勤時間を早めて打刻する」「休憩時間を取らずに打刻する」「休日出勤をせずに打刻する」などがあり、正確な給与計算ができなくなります。
ドライバーの不正打刻は、企業にとって大きな損失につながります。例えば、不正打刻により労務費が不正に支給される場合があります。また、不正打刻により、ドライバーの疲労が蓄積され、事故のリスクが高まることも考えられます。
ドライバーの不正打刻を防止するためには、勤怠管理システムの導入やデジタコとの連携が大切です。不正打刻による大きなトラブルを防ぐためにも、しっかりと対策を施しましょう。
労働時間や給与計算の集計ミス
ドライバーの勤怠管理の課題としては、労働時間や給与計算の集計ミスも挙げられます。データを正しく集計していない場合には、ミスが生じるケースもあるでしょう。労働者への賃金未払いや労働基準法違反などの問題が発生する前に体制を整えることが大切です。
労働時間や給与計算のデータを正しく記録するほか、データを定期的に確認するようにしましょう。正確に記録するためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。仮にミスがあった場合には、差額の給与支払いなどの対処を速やかに行ってください。
法改正への対応
運送業の勤怠管理の課題としては、法改正への対応も挙げられます。2024年4月には「働き方改革関連法」が施行されるため、法律にあわせた対応をしなければなりません。法改正に伴い、運送業については、長時間労働の是正を行う必要があります。
残業は月100時間未満、2～6ヶ月平均を80時間以内とする規制がかかるため、長時間労働の多い運送業は勤怠管理の見直しをせざるを得ません。正確な管理ができなければ法改正に伴う対処もできないため、勤怠管理システムなどを導入して管理を徹底しましょう。
2024年問題は、運送業だけでなくすべての企業が直面する問題です。できるだけ早めの対応を心がけましょう。
運送業の勤怠管理システムのメリット
運送業の勤怠管理システムのメリットとしては、正確な勤怠管理を行えることやドライバーの位置を把握できる点などが挙げられます。また、不正打刻の防止にも繋がるため、企業にとってはメリットが大きいでしょう。以下で詳しい内容を解説します。
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運送業の勤怠管理システムのメリット
正確な勤務時間を把握できる
勤怠管理システムを導入すると、正確な勤務時間を把握できるようになります。運送業はドライバーの勤怠管理が非常に重要になるため、勤怠管理システムを導入して正確に把握しましょう。休憩時間なども含めて管理することが重要です。
勤怠管理システムでは、出勤・退勤時間を管理できるだけでなく、休憩時間や有給休暇なども細かく設定することができます。自社に適した設定に変更しながら、勤怠管理を進められるのが大きなメリットです。
トラック運転手をはじめ運送業は車内で休憩を取るケースも多いため、あらかじめ設定をした上でシステムを運用していきましょう。
ドライバーの位置を把握できる
運送業はドライバーが各地をまわっているため、現在地を把握するのはなかなか難しいでしょう。勤怠管理システムを使えば、ドライバーの位置を正確に把握できます。勤怠管理システムでドライバーの位置を把握する方法としては、GPSを使うのがおすすめです。
GPS端末を車両に搭載することで、ドライバーの位置をリアルタイムで把握できます。GPS端末にはGPS機能のほか、速度計やGセンサーなどの機能が搭載されているものもあり、ドライバーの安全運転管理にも役立たせることが可能です。
また、勤怠管理システムとデジタコを連携させる方法もあります。デジタコとは、車両の位置情報や運転時間などを記録する装置です。勤怠管理システムと連携させれば、ドライバーの勤務時間や休憩時間などを正確に記録することができるでしょう。
不正打刻を防止できる
生体認証機能を使えば、不正打刻の防止にも繋がるでしょう。勤怠管理システムの生体認証機能とは、指紋認証や顔認証などの生体情報を用いて、従業員の勤怠を管理する機能です。生体認証機能には不正打刻の防止のほか、セキュリティの向上などのメリットもあります。
特に不正打刻の防止には効果的で、従業員は指紋や顔などの生体情報でしか打刻できないため、不正打刻ができません。代わりに打刻するなどの行為ができなくなるため、より正確な勤怠管理が行えるようになります。
ドライバーの業務を削減できる
勤怠管理システムを導入することで、ドライバーはタイムカードの記入・タイムカードの提出・上司への勤怠報告・残業申請・給与計算の確認などの業務を削減できます。システムの導入により、ドライバーは業務を削減し、運転業務に集中することが可能です。
日報の記入や提出、上司への報告や申請は大きな手間となるケースもあります。スマホ対応など便利なシステムの導入によって負担が軽減できれば、労働環境の改善やモチベーションの向上も考えられるでしょう。
集計作業を効率化できる
ドライバーの労働時間は不規則なケースが多く、集計作業に手間がかかることも多いです。勤怠管理システムを導入すれば自動で正確に集計してくれるため、効率よく給与計算や残業代の計算ができるようになります。
また、タイムカードや手入力ではミスが起こりがちですが、勤怠管理システムを使えばミスなく作業を進められるでしょう。残業代の計算ミスによる未払いやトラブルを未然に防げるのも大きなメリットです。
適切な労務管理ができる
勤怠管理システムで集計した勤怠データをもとに分析すれば、適切な労務管理が可能になります。時間外労働の多いドライバーの共通点を見つけることで、ルートや運送量の見直しができます。
道路が混みやすい時間帯や曜日を把握できれば、適切な労務管理が行えるだけでなく、業務の効率化も狙えます。
労働基準法に適切に対応できる
長すぎる残業や少なすぎる休憩は、労働基準法に引っかかる可能性があります。労働基準法は、労働者の労働条件を守るための法律です。労働基準法に違反すると、労働者に対して罰金や労働基準監督署からの指導を受ける場合があります。
ドライバーは正確な労働時間を把握しにくいため、勤怠管理システムなどで管理しない限りは、労働基準法に適切に対応するのはなかなか難しいでしょう。勤怠管理システムを導入することで正確な労働時間を把握し、労働基準法を遵守しつつ適切に対応できます。
給与計算のミスを減らすことができる
給与計算は人の手で行うケースもありますが、どうしても人為的ミスが生じてしまいます。しかし、勤怠管理システムを導入すれば給与計算の些細なミスを防ぐこともできるでしょう。給与システムと連携すれば、正確な労働時間を把握しつつ給与計算も行えます。
また、給与計算のミスの防止だけでなく効率化や正確性の向上も期待できます。給与計算の担当者の負担を減らすことで給与計算のコスト削減にも繋がるでしょう。月末などに残業をしていた担当者も、システムを導入すれば短い時間で作業が完了します。
運送業の勤怠管理システムの注意点
運送業において勤怠管理システムは非常に便利なシステムであり、企業側にも従業員側にも大きなメリットがあります。しかし、注意しなければならない点もあるため、以下を参考にしながら慎重に導入を検討しましょう。
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運送業の勤怠管理システムの注意点
GPS機能に抵抗を持たれる可能性がある
GPS機能を搭載した勤怠管理システムを導入する場合、「常に監視されている感覚になる」と抵抗を感じる従業員が出る可能性があります。
GPS機能の有無に関わらず強引なシステム導入は混乱や反感を招きやすいため、必要性を事前に説明し、従業員からの納得を得ましょう。
管理者へ研修の必要がある
システムを導入する際には、管理者への研修が必要です。今までエクセルなどで管理を行っていた場合には、管理方法や集計方法の違いなどを伝え、研修を行った上で運用をスタートさせましょう。
また、管理者だけでなくドライバーへの周知も必須です。導入時の混乱を防ぐため、使い方などを説明する場を設けましょう。
操作性が難しいものや多機能すぎるものは注意
勤怠管理システムには豊富な種類がありますが、操作が難しいものや多機能すぎるものは注意が必要です。操作が難しいと従業員や管理者が使いこなせず、余計に手間や時間がかかってしまうこともあります。
多機能なものは費用が高額な傾向にあり、全ての機能をしっかり使いこなせなければ、費用対効果が大きく下がってしまうでしょう。必要な機能を見極め、自社に合ったものを導入することが大切です。
システム連携やオプション機能に注意
現在、使用している給与システムなどがある場合には、連携可能かどうか必ず確認してください。連携できない場合には、勤怠管理や給与計算が上手く進まなくなってしまいます。自社で使っているシステムに対応しているかどうか、あらかじめチェックしましょう。
また、オプション機能については別途費用が発生するケースが多くあります。本当に必要な機能かどうか見極めた上で検討してください。
運送業におすすめの勤怠管理システム10選
ここからは、運送業におすすめの勤怠管理システム10選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
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運送業におすすめの勤怠管理システム10選
運送業におすすめの勤怠管理システム6選
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ここがおすすめ！
- 4種類のプランがあり、自社にあった勤怠ルールや人数から最適なプランを選べる
- 使える機能が多く、申請から給与計算まで無駄なく把握・管理できる
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ここが少し気になる…
- 対応端末がiOSアプリのみで「Android」には対応していない
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ここがおすすめ！
- 小規模法人や中小企業向けのシンプルな機能を不自由なく使える
- 1時間1分単位での時間休取得が可能
- GPSの勤怠管理に対応し直行直帰やテレワークでの打刻にも
- 給与計算もできるfreee人事労務と連携することで人事労務全般がカバーできる
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ここが少し気になる…
- 低コストで導入できるが初期設定に手間がかかる
- 連携できるサービスが少ない
料金の詳細や利用イメージは
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ここがおすすめ！
- 20種類の豊富な打刻方法と5カ国の言語・タイムゾーン対応で就業形態を問わず使える
- シンプルなUIと機能性で従業員への教育コストがかからない
- アラート機能や自動通知機能で労基法違反を防げる
- 残業などの時間外労働や休日勤務の把握がしやすい
- サポート体制やサービスが手厚く、企業や担当者に合わせたサポート体制を作れる
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ここが少し気になる…
- 起動の速さや操作性はPCのスペックに左右される
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ここがおすすめ！
- 初期費用0円かつ1名あたりの費用が安く、無駄がないシンプルな機能
- スマホやタブレットから打刻ができ、出張・外回り先でも対応可能
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ここが少し気になる…
- 費用が安くシンプルな分管理画面はPCのみで、カスタマイズやweb明細機能には対応していない
株式会社ミナジン
ミナジン勤怠管理
IPOを目指してるが導入に時間を割けない企業におすすめ
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ここがおすすめ！
- システムの初期設定は全て代行するため、人員不足だけど新規導入がある場合に便利
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ここが少し気になる…
- メール・電話・チャット・個別ミーティングなどサポートが手厚い
- 詳しい機能や金額を知る為には問い合わせをしなければならない
料金の詳細や利用イメージは
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ここがおすすめ！
- プランが豊富で「出勤管理・シフト管理・休暇申請管理・工数管理」の4つの機能から組み合わせて選べるカスタマイズ性の高さ
- 「工数管理機能」を備えており、自社にあった納期の把握と共有の簡素化ができる
- Slack対応で打刻と合わせて始業や就業のタイミングを把握できる
- 医療機関の業種に特化した打刻方法を搭載
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ここが少し気になる…
- 打刻ミスの修正は管理者側で行う必要がある
- シフト変更の管理が難しい
運送業の勤務形態に対応した勤怠管理システム4選
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ここがおすすめ！
- 初期設定から定着まで電話・チャット・WEBなどでサポート
- 24時間365日お問い合わせ可能
- スマホアプリ対応で場所を問わず簡単に打刻ができる
- 月末の締め日に見直すだけで簡単に勤怠管理ができる
- 個人だけでなくチーム全体の勤怠管理ができる
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ここが少し気になる…
- スマホアプリだと申請や修正画面がわかりにくい
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GOOD
ここがおすすめ！
- 企業の就業形態にに合わせて柔軟な勤怠管理が可能
- 複数の拠点からアクセスしても操作の遅延が少ない
- 勤務時間の過不足や残休暇数などがひと目で把握出来る
- 導入後も万全のサポート体制で、トラブルが起きた際の対応もスムーズ
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ここが少し気になる…
- 拠点ごとの管理がわかりづらい
- スマホやタブレットでの操作は不向き
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ここがおすすめ！
- 環境構築はマスタ設定のみのため、短期間で素早い運用ができる
- 固定勤務・フレックス勤務・時給勤務に対応し、社員ごとに勤務パターンの設定が行える
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ここが少し気になる…
- 英語表示切替機能・プロジェクト工数管理機能はオプション扱いとなる
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ここがおすすめ！
- 利用人数の制限がなく、複雑な就業ルールでも実現できる柔軟性・カスタマイズ性がある
- 専任のコンサルタントがつき、導入までのヒアリングや初期設定も丁寧に行える
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ここが少し気になる…
- 料金設定の記載がなく、問い合わせをしないと分からない
その他の勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には、以下のようなポイントに注目しましょう。
【重要なポイント3つ】
- 自社の企業規模・勤務形態と合っているか
- モバイル端末など自社に最適な打刻方法か
- GPS機能など必要な機能が搭載されているか
【その他の比較ポイント】
- 複数言語に対応しているか
- 担当者・従業員が使いやすいか
- 料金体系を確認
- サポート体制が充実しているか
- 無料トライアルがあるか
- 法改正に対応できるか
- 他システムと連携できるか
自社の企業規模や勤務形態に合っているかどうか確認するのはもちろん、モバイル端末などで使えるかどうかも重要なポイントです。また、ドライバーの正確な位置を把握したい場合にはGPS機能にも注目して選びましょう。
勤怠管理システムを選ぶ際は、費用や料金形態などを必ず確認し、トライアルのあるものを選ぶのがおすすめです。実際に従業員や管理者が使用した上で、使いやすいシステムの導入を検討してみてください。その他、上記の点に注意して自社に合うものを選びましょう。
まとめ
勤怠管理システムは運送業における勤怠管理の課題を解決し、正確に勤務時間を把握できる便利なシステムです。さまざまな機能が備わったシステムがあるため、自社の業務形態やドライバーの使いやすさにあわせたものを選んで導入を検討してみましょう。
現在、エクセルなどでの管理で集計作業やシフト作成を負担に感じており、勤怠管理システムの導入を検討している企業の担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしながら自社にあったシステムを選んでみてください。
