運送業におすすめの勤怠管理システム10選｜トラック運転手や物流業の勤怠管理に

運送業の勤怠管理の課題として、物流業界ならではの勤務形態の複雑さやドライバーの正確な勤務時間を把握する難しさ・働き方改革による法改正への対応などが挙げられます。本記事では、運送業におすすめの勤怠管理システムを紹介。Excelやタイムカードなしで勤怠管理できるので、ぜひ参考にしてください。

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目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 運送業におすすめの勤怠管理システム
3. 運送業での勤怠管理の課題
4. 運送業の勤怠管理システムのメリット
5. 運送業の勤怠管理システムの注意点

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理を行う人事担当者や経営者の方にとって、自社に最適な勤怠管理システムを判断するのは容易ではありません。勤怠管理は企業運営において極めて重要な業務であり、正確かつ効率的に行うことが求められます。

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

運送業におすすめの勤怠管理システム

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、中小企業におすすめの勤怠管理システムを紹介します。資料請求と合わせてぜひ活用してください。

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運送業での勤怠管理の課題

運送業での勤怠管理の課題としては、ドライバーの正確な勤怠管理や不正打刻の防止などが挙げられます。課題を解決できなければ、正確な勤怠管理を行うのは難しいでしょう。以下で、運送業での勤怠管理の課題を詳しく解説します。

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ドライバーの正確な勤怠管理

1つ目の課題として、ドライバーの正確な勤怠管理が挙げられます。ドライバーの勤怠管理が正確に行われないと、労務費の不正が発生したり、事故のリスクが高まったりするケースがあるでしょう。また、ドライバーのモチベーションが低下することも考えられます。

勤怠管理システムの導入やデジタコとの連携、ドライバーとの密なコミュニケーションにより正しい勤怠管理を行いましょう。ドライバーは仕事の環境上、正確な勤怠管理がしにくい傾向にあるため、しっかりと対策を行うことが大切です。

不正打刻の防止

ドライバーの不正打刻とは、ドライバーが勤務時間を偽って打刻することです。「出勤時間を遅らせて打刻する」「退勤時間を早めて打刻する」「休憩時間を取らずに打刻する」「休日出勤をせずに打刻する」などがあり、正確な給与計算ができなくなります。

ドライバーの不正打刻は、企業にとって大きな損失につながります。例えば、不正打刻により労務費が不正に支給される場合があります。また、不正打刻により、ドライバーの疲労が蓄積され、事故のリスクが高まることも考えられます。

ドライバーの不正打刻を防止するためには、勤怠管理システムの導入やデジタコとの連携が大切です。不正打刻による大きなトラブルを防ぐためにも、しっかりと対策を施しましょう。

労働時間や給与計算の集計ミス

ドライバーの勤怠管理の課題としては、労働時間や給与計算の集計ミスも挙げられます。データを正しく集計していない場合には、ミスが生じるケースもあるでしょう。労働者への賃金未払いや労働基準法違反などの問題が発生する前に体制を整えることが大切です。

労働時間や給与計算のデータを正しく記録するほか、データを定期的に確認するようにしましょう。正確に記録するためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。仮にミスがあった場合には、差額の給与支払いなどの対処を速やかに行ってください。

法改正への対応

運送業の勤怠管理の課題としては、法改正への対応も挙げられます。2024年4月には「働き方改革関連法」が施行されるため、法律にあわせた対応をしなければなりません。法改正に伴い、運送業については、長時間労働の是正を行う必要があります。

残業は月100時間未満、2～6ヶ月平均を80時間以内とする規制がかかるため、長時間労働の多い運送業は勤怠管理の見直しをせざるを得ません。正確な管理ができなければ法改正に伴う対処もできないため、勤怠管理システムなどを導入して管理を徹底しましょう。

2024年問題は、運送業だけでなくすべての企業が直面する問題です。できるだけ早めの対応を心がけましょう。

参考：時間外労働の上限規制の適用猶予事業・業務｜厚生労働省

運送業の勤怠管理システムのメリット

運送業の勤怠管理システムのメリットとしては、正確な勤怠管理を行えることやドライバーの位置を把握できる点などが挙げられます。また、不正打刻の防止にも繋がるため、企業にとってはメリットが大きいでしょう。以下で詳しい内容を解説します。

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正確な勤務時間を把握できる

勤怠管理システムを導入すると、正確な勤務時間を把握できるようになります。運送業はドライバーの勤怠管理が非常に重要になるため、勤怠管理システムを導入して正確に把握しましょう。休憩時間なども含めて管理することが重要です。

勤怠管理システムでは、出勤・退勤時間を管理できるだけでなく、休憩時間や有給休暇なども細かく設定することができます。自社に適した設定に変更しながら、勤怠管理を進められるのが大きなメリットです。

トラック運転手をはじめ運送業は車内で休憩を取るケースも多いため、あらかじめ設定をした上でシステムを運用していきましょう。

ドライバーの位置を把握できる

運送業はドライバーが各地をまわっているため、現在地を把握するのはなかなか難しいでしょう。勤怠管理システムを使えば、ドライバーの位置を正確に把握できます。勤怠管理システムでドライバーの位置を把握する方法としては、GPSを使うのがおすすめです。

GPS端末を車両に搭載することで、ドライバーの位置をリアルタイムで把握できます。GPS端末にはGPS機能のほか、速度計やGセンサーなどの機能が搭載されているものもあり、ドライバーの安全運転管理にも役立たせることが可能です。

また、勤怠管理システムとデジタコを連携させる方法もあります。デジタコとは、車両の位置情報や運転時間などを記録する装置です。勤怠管理システムと連携させれば、ドライバーの勤務時間や休憩時間などを正確に記録することができるでしょう。

不正打刻を防止できる

生体認証機能を使えば、不正打刻の防止にも繋がるでしょう。勤怠管理システムの生体認証機能とは、指紋認証や顔認証などの生体情報を用いて、従業員の勤怠を管理する機能です。生体認証機能には不正打刻の防止のほか、セキュリティの向上などのメリットもあります。

特に不正打刻の防止には効果的で、従業員は指紋や顔などの生体情報でしか打刻できないため、不正打刻ができません。代わりに打刻するなどの行為ができなくなるため、より正確な勤怠管理が行えるようになります。

ドライバーの業務を削減できる

勤怠管理システムを導入することで、ドライバーはタイムカードの記入・タイムカードの提出・上司への勤怠報告・残業申請・給与計算の確認などの業務を削減できます。システムの導入により、ドライバーは業務を削減し、運転業務に集中することが可能です。

日報の記入や提出、上司への報告や申請は大きな手間となるケースもあります。スマホ対応など便利なシステムの導入によって負担が軽減できれば、労働環境の改善やモチベーションの向上も考えられるでしょう。

集計作業を効率化できる

ドライバーの労働時間は不規則なケースが多く、集計作業に手間がかかることも多いです。勤怠管理システムを導入すれば自動で正確に集計してくれるため、効率よく給与計算や残業代の計算ができるようになります。

また、タイムカードや手入力ではミスが起こりがちですが、勤怠管理システムを使えばミスなく作業を進められるでしょう。残業代の計算ミスによる未払いやトラブルを未然に防げるのも大きなメリットです。

適切な労務管理ができる

勤怠管理システムで集計した勤怠データをもとに分析すれば、適切な労務管理が可能になります。時間外労働の多いドライバーの共通点を見つけることで、ルートや運送量の見直しができます。

道路が混みやすい時間帯や曜日を把握できれば、適切な労務管理が行えるだけでなく、業務の効率化も狙えます。

労働基準法に適切に対応できる

長すぎる残業や少なすぎる休憩は、労働基準法に引っかかる可能性があります。労働基準法は、労働者の労働条件を守るための法律です。労働基準法に違反すると、労働者に対して罰金や労働基準監督署からの指導を受ける場合があります。

ドライバーは正確な労働時間を把握しにくいため、勤怠管理システムなどで管理しない限りは、労働基準法に適切に対応するのはなかなか難しいでしょう。勤怠管理システムを導入することで正確な労働時間を把握し、労働基準法を遵守しつつ適切に対応できます。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

給与計算のミスを減らすことができる

給与計算は人の手で行うケースもありますが、どうしても人為的ミスが生じてしまいます。しかし、勤怠管理システムを導入すれば給与計算の些細なミスを防ぐこともできるでしょう。給与システムと連携すれば、正確な労働時間を把握しつつ給与計算も行えます。

また、給与計算のミスの防止だけでなく効率化や正確性の向上も期待できます。給与計算の担当者の負担を減らすことで給与計算のコスト削減にも繋がるでしょう。月末などに残業をしていた担当者も、システムを導入すれば短い時間で作業が完了します。

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運送業の勤怠管理システムの注意点

運送業において勤怠管理システムは非常に便利なシステムであり、企業側にも従業員側にも大きなメリットがあります。しかし、注意しなければならない点もあるため、以下を参考にしながら慎重に導入を検討しましょう。

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GPS機能に抵抗を持たれる可能性がある

GPS機能を搭載した勤怠管理システムを導入する場合、「常に監視されている感覚になる」と抵抗を感じる従業員が出る可能性があります。

GPS機能の有無に関わらず強引なシステム導入は混乱や反感を招きやすいため、必要性を事前に説明し、従業員からの納得を得ましょう。

管理者へ研修の必要がある

システムを導入する際には、管理者への研修が必要です。今までエクセルなどで管理を行っていた場合には、管理方法や集計方法の違いなどを伝え、研修を行った上で運用をスタートさせましょう。

また、管理者だけでなくドライバーへの周知も必須です。導入時の混乱を防ぐため、使い方などを説明する場を設けましょう。

操作性が難しいものや多機能すぎるものは注意

勤怠管理システムには豊富な種類がありますが、操作が難しいものや多機能すぎるものは注意が必要です。操作が難しいと従業員や管理者が使いこなせず、余計に手間や時間がかかってしまうこともあります。

多機能なものは費用が高額な傾向にあり、全ての機能をしっかり使いこなせなければ、費用対効果が大きく下がってしまうでしょう。必要な機能を見極め、自社に合ったものを導入することが大切です。

システム連携やオプション機能に注意

現在、使用している給与システムなどがある場合には、連携可能かどうか必ず確認してください。連携できない場合には、勤怠管理や給与計算が上手く進まなくなってしまいます。自社で使っているシステムに対応しているかどうか、あらかじめチェックしましょう。

また、オプション機能については別途費用が発生するケースが多くあります。本当に必要な機能かどうか見極めた上で検討してください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、従業員や担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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まとめ

勤怠管理システムは運送業における勤怠管理の課題を解決し、正確に勤務時間を把握できる便利なシステムです。さまざまな機能が備わったシステムがあるため、自社の業務形態やドライバーの使いやすさにあわせたものを選んで導入を検討してみましょう。
現在、エクセルなどでの管理で集計作業やシフト作成を負担に感じており、勤怠管理システムの導入を検討している企業の担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしながら自社にあったシステムを選んでみてください。

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