学校向けおすすめ勤怠管理システム8選(全12選)を徹底比較｜正確な出退勤の管理に

教育現場では、教員の長時間労働を改善するために、さまざまな取り組みがなされています。本記事では、教員の勤怠管理の重要性と、勤怠管理の課題について解説し、学校現場におすすめの勤怠管理システムを紹介します。出退勤の管理や、年休計算など正確な勤怠管理のために、システムの導入を進めましょう。

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目次

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1. 学校などの教育現場に勤怠管理システムが必要な理由
2. 学校・教育現場におすすめの勤怠管理システム8選
3. 勤怠管理システムとは
4. 教育現場における勤怠管理の課題
5. Excelや手書きによる勤怠管理の限界・課題
6. 学校に勤怠管理システムを導入するメリット
7. 勤怠管理システムの選び方
8. その他のおすすめ勤怠管理システム
9. まとめ

学校などの教育現場に勤怠管理システムが必要な理由

学校教員の業務は授業の準備・実施に始まり、各種行事の準備と実施・課外活動の指導や引率・生徒対応・保護者対応・PTA対応・会議・テストの準備と採点…と実に多岐に渡ります。それに伴って、教員は長時間労働が常態化しているのが現状です。

2021年に行われた「学校現場の働き方改革に関する意識調査」では、教員の勤務時間は平均11時間という結果が出ました。週休日での出勤も多く、総合的にみても、教員の労働時間は厚生労働省が定める過労死ラインを大きく上回っています。

長時間労働は身体と心に大きなダメージを与えます。実際に、働き過ぎによる心身の病気で長期休職や過労死に追い込まれる教員は少なくありません。結果、働き手が減って他の教員に負担がかかり、長時間労働が加速するという悪循環もみられます。

学校における深刻な長時間労働を是正する第一歩となるのが、適切な勤怠管理です。学校現場では点呼や目視などで勤怠管理を行っているところも多く、各教員の実働時間を把握しきれていないのが現状です。

労働時間を把握できなければ、働きすぎかどうかを客観的に判断できません。教員の働き過ぎを防止するためにも、学校現場における適切な勤怠管理は重要です。

学校・教育現場におすすめの勤怠管理システム8選

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を正確に記録・管理できるソフトウェアです。主な機能として、出退勤の打刻や記録・休暇の申請や管理・残業計算・シフト管理などが含まれます。

従来の勤怠管理は、タイムカードや紙の勤務表・Excelなど手作業によるものが一般的でした。しかし、近年ではコロナによるテレワークの普及や働き方改革の促進により、多様化した働き方に対応できる正確で柔軟な勤怠管理システムが求められるようになりました。

※ 出典：総務省 情報流通行政局情報通信政策課情報通信経済室『デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究の請負』

実際にテレワークなどの多様な働き方に対応するため、多くの企業で勤怠管理システムの導入が進んでいます。総務省が公表した調査*によると、2020年度に勤怠管理ソリューションを導入している企業は29.6%と、前年度よりも1.6%上昇し、今後も上昇する見込みです。

教育現場における勤怠管理の課題

教育現場は一般的な企業に比べて、勤怠管理がしにくい傾向があります。原因として、不規則な勤務のため勤務状況が把握しにくい・自己申告制である・長時間労働が黙認されやすい点が指摘されています。

教育現場における勤怠管理の課題を具体的にご紹介していきます。

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勤務状況を把握しにくい

教育現場における勤怠管理の大きな課題として、教員の勤務状況の把握の困難さが挙げられます。その理由として、不適切な勤怠管理・時間外労働の頻発が挙げられます。

学校での勤怠管理は目視・点呼などといった、従来の方法が採られていることが多いのが実情です。これらは、管理者がその場にいなければ成り立たない勤怠管理方法です。

一方で、教員は、授業の他に部活動の指導・各種行事の準備などで、放課後の勤務・休日出勤があることも少なくありません。退勤はするものの、データを持ち帰って自宅で仕事する教員も多くいます。

つまり教育現場は、管理者在りきの勤怠管理を採用しているにもかかわらず、管理者不在の場所での勤務が多いのです。結果として、教員の正確な労働時間の把握が難しくなっています。

申告内容の信ぴょう性が低い

勤怠管理を自己申告制にしている教育現場も多いです。代表的なのは紙の出勤簿・タイムカードなどです。

自己申告制の勤怠管理システムは、客観的な信ぴょう性に欠けます。学校側が強要して退勤処理をさせた後、時間外労働を強いる可能性があるためです。いわゆるサービス残業です。業務量の多い教員が自発的にサービス残業をするケースも少なくありません。

教員にサービス残業が起こりやすい理由の1つに、給特法が挙げられます。給特法とは、簡単にいえば、公立学校の教員に対し、時間外労働に対する賃金を支払わないことを定めています。代わりに、教職調整額として給料月額の4％が支払われます。

実際は過労死ラインを上回るほどの時間外労働が発生していますが、それらに対する報酬はなく、教員の多くは長時間のサービス残業を強いられています。つまり、教員には残業はサービスでするものという認識が根強くあるのです。

サービス残業が常態化すれば、正確な出退勤時間を報告すべきという意識は弱くなります。つまり強要・自発にかかわらず、教員の出退勤時間の虚偽申告へのハードルは低いといえます。このハードルの低さが、自己申告制の勤怠報告の信ぴょう性の低さにつながります。

長時間労働を見過ごしがち

教員は放課後勤務・休日勤務・在宅業務が多いため、長時間労働になりやすい傾向があります。一方で、適切な勤怠管理システムを採用していないことから、学校側が長時間労働を把握できていないケースも少なくありません。

結果として、慢性的な長時間労働に従事する教員が増えています。過酷な長時間労働は教員の心身の健康を損なうため、教育の質の低下を招きます。

長時間労働が労災・精神疾患・過労死に発展すれば、教員自身の心身の健康・命を損なうだけでなく、ただでさえ人手不足気味の学校現場が重要な働き手を失うこともあり得ます。

教員不足は教育現場の円滑な運用が難しくなるだけでなく、他の教員への負担の増大につながります。つまり、さらなる長時間労働の発生という悪循環に陥りやすくなります。

担当者の業務負担が大きい

教員の業務は実に多岐にわたります。たとえば部活動顧問を掛け持ちしている教員は、放課後や休日の指導・引率などの頻度が増えます。担任を受け持つ教員であれば、自クラス生徒の対応・家庭訪問・配布用書類の作成などもしなければなりません。

また、近年は多様化する社会の価値感に対応するために、新しい学校教育も求められています。たとえば英語教育のほか、キャリア教育・情報モラル教育が代表的です。教員は、手探りで教育法を確立していかなければなりません。

具体的な業務量は個人によって異なりますが、一般的に教員の業務量は他の業種と比べても多いといえます。こなすべき業務量が多くなれば、必然的に長時間労働に陥りやすくなります。

Excelや手書きによる勤怠管理の限界・課題

多くの学校現場で採用されているのはExcelなどのスプレッドシート・手書きの紙の出勤簿を使った勤怠管理です。これらは手軽に運用でき、かつ導入コストが安いというメリットがあります。

一方で、従来の勤怠管理方法には課題も多く存在します。たとえば多様化する雇用形態への対応の難しさ・複雑な勤務時間の把握が困難・不正申告が代表的です。

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多様な雇用形態への対応

教員の雇用形態も多様化しています。教師の比率を見ると、正社員にあたる常任講師のほか、いわゆるパート・契約社員扱いになる非常勤講師や臨時講師の割合は決して少なくありません。

常任・非常勤講師では勤務時間・給与形態が異なります。一方、Excelや紙の出勤簿を使った勤怠管理は、常任講師にあわせていることがほとんどです。そのため、常任講師以外の勤務状況への対応が難しいのが現状です。

勤務時間の複雑さ

教員の勤務時間は、一般的な企業ほど一定ではありません。教員の勤務時間は部活動・学校行事などに大きく左右され、放課後勤務や休日出勤が発生しやすいためです。非常勤の教員の場合は、授業がある午後だけ出勤…といったケースも少なくありません。

Excelや紙の出勤簿は、締め日に担当者が回収し、出退勤時間から実働時間を算出します。

よって勤務時間が複雑な職場では、必然的に出退勤時間の集計が難しくなります。計算ミスなどのリスクも高くなるでしょう。

勤務場所の違い

教員の勤務場所は学校だけでなありません。たとえば校外活動や部活動の引率がある場合は、学校外でも勤務します。

一方、Excelや紙の出勤簿は学校に設置されていることがほとんどです。つまり学校外で勤務する場合は、出退勤時の記録ができません。

後日に自己申告すれば問題ありませんが、その手間がかかります。さらに、後日申告できない場合・忘れた場合は、その時間の労働はなかったことになります。

打刻漏れ・不正

打刻とは、タイムカードを読み取り機器に通して出退勤時間を記録する方法です。Excelや紙の出勤簿に出退勤時間を記載するのも、広い意味で打刻に含まれます。

打刻は自己申告制であるため、不正申告や代理打刻が起こりやすいのが難点です。たとえば遅刻しそうなときに、同僚に頼んで打刻してもらうケースが代表的です。

単純に打刻を忘れる場合もあります。特に教員は突発的に生徒・保護者対応が入ることが多く、打刻まで意識が向かない…ということもあるでしょう。

残業上限への意識が薄くなりがち

Excelや紙の出勤簿は、残業時間の上限への意識が薄くなるという課題を抱えています。「今月どれくらい働いているか」というリアルタイムでの把握が難しいためです。

Excelや紙の出勤簿は月末の締め日に回収され、そこから労働時間の算出が行われます。つまり「残業時間が多かった」と把握できるのは、締め日以降のことなのです。

もしリアルタイムで労働時間を計測できていれば、残業時間が超過しそうな場合、あらかじめ管理者側から教員に注意できます。月末以降しか結果が分からないExcelや紙の出勤簿ではそれも難しいため、長時間労働を毎月繰り返してしまいがちです。

学校向けおすすめ勤怠管理システム8選

学校に勤怠管理システムを導入するメリット

近年は正確な労働時間の把握のために、勤怠管理システムを導入する学校も増えています。学校現場への勤怠管理システムの導入には、多様な打刻方法や雇用形態への対応を叶える・適切な残業時間の管理といった多くのメリットを期待できます。

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複数の打刻方法

複数の打刻方法に対応した勤怠管理システムは、場所を問わずに打刻できる点が大きなメリットです。

たとえば一般的な勤怠管理システムは、ICカードを専用リーダーにかざすという打刻方法を採っています。ICカードでの読み取り機器は学校に設置されているため、学校外での勤務の場合には打刻ができません。

ICカードに加え、スマートフォンを使って打刻が可能なシステムならば、学校外で勤務する場合でも、場所を問わずにリアルタイムでの打刻が可能です。校外学習・部活動などでの遠征が多い学校でも、教員の正確な労働時間の把握が可能となります。

多様な雇用形態・勤務形態への対応

教員は大きく分けて常勤講師と非常勤講師がおり、それぞれ勤務時間や給与計算方法が異なります。Excelや紙の勤怠管理の場合、締め日に回収して、各勤務形態に合った給与計算などを行なわなければなりません。

勤怠管理システムでは、出退勤時間から自動的に労働時間を算出します。勤務形態・雇用形態にあわせて給与計算できるものも多いため、月々の集計作業に伴う負担を大きく軽減できるでしょう。

適切な残業時間の管理

学校現場に勤怠管理システムを導入することで、残業時間を適切に管理しやすくなります。各教員の日々の労働状況をリアルタイムで把握できるようになるためです。

長時間労働時間の教員には残業を減らすように促すことで、労働時間を削減できるでしょう。残業時間の削減は、教員のライフワークバランスや心身の健康を守るために必要です。

ライフワークバランスの改善・心身の健康維持は教員のモチベーションの向上、ひいては質の高い指導が可能になります。教員の質の向上は、学校全体の教育の質の向上につながるでしょう。

担当者の業務負担軽減

勤怠管理システムの導入は、労働時間の集計や給与計算の担当者の負担を軽減できます。各教員の打刻の承認・労働時間の算出・給与計算などを自動で行ってくれるためです。集計ミス・賃金計算ミスなどの人為的ミスを減らせる点もメリットです。

勤怠管理システムの選び方

学校向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、打刻方法の種類・変形労働時間制への対応などを備えているかどうかがポイントです。さらに、次のようなポイントにも注目してみてください。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

勤怠管理システムを適切に運用するには、自校の状況に対応できるシステムを選ぶ必要があります。各システムのメリット・デメリットを比較しながら検討してみましょう。

学校向けおすすめ勤怠管理システム8選

その他のおすすめ勤怠管理システム

まとめ

働き方改革が進むいま、長時間労働が蔓延化している教育現場における適切な労働時間の把握は急務です。教員は勤務時間や雇用形態が多様であるため、従来の勤怠方法では対応しきれない部分も少なくありません。
近年は学校現場に特化した勤怠管理システムも数々登場しています。教員の残業時間の管理や多様な勤務形態に対応するためにも、ぜひ導入をご検討ください。

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