病院におすすめの勤怠管理システム10選｜医師・医療機関の勤怠管理の課題も解説

病院・クリニックなどの医療機関では、複雑な勤務体系に加え、専門性による手当などがあるため、勤怠管理が複雑になります。本記事では、医療機関における勤怠管理の課題と勤怠管理システムの導入メリットを解説し、病院向けのおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

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目次

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1. 医療機関における勤怠管理の課題と注意点
2. 病院におすすめの勤怠管理システム10選
3. 病院におすすめの勤怠管理システム比較一覧表
4. 医療の2024年問題について
5. 勤怠管理システムの導入で利用できる補助金・助成金
6. 勤怠管理システムの選び方
7. 勤怠業務を効率化！関連サービスはこちら

医療機関における勤怠管理の課題と注意点

医療機関は医師・看護師・機械技師・事務スタッフなど、さまざまな職種の職員が24時間体制の中、幅広い勤務形態で働いています。そのため、雇用主は各職員の労働時間を正しく把握するのが難しいのが現状です。

また、把握が難しいことによって、不正打刻を見落としてしまったり、集計ミスが起きてしまったりするなど、注意点も数多くあります。ここでは、医療機関における勤怠管理の課題・注意点について解説します。

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集計や管理にかかる手間

医療機関では、医師・看護師など、さまざまな職種の職員が働いているだけでなく、24時間体制で夜勤・当直を含む2交代制・3交代制・変形労働時間制など、幅広い勤務形態で働いています。

勤怠管理方法は職種によって異なることに加え、日をまたぐ勤務や割増手当の計算をする必要があり、雇用主は給与計算が難しいといった課題があります。最終的にタイムカードのデータをExcelなどに転記してから必要な集計・分析作業を行なう地道な手作業となります。

これらの集計作業に多くの時間・人員を費やしてしまっている医療機関が多いのが現状です。

給与計算の複雑さ

医療機関では、医師・看護師だけでなく、機械技師・事務スタッフなど、幅広い専門職が勤務し、各職業で給与手当ての種類が異なります。また、24時間体制の医療機関の場合、夜勤などの割増手当の計算が必要です。

医師は常勤や非常勤、看護師は正社員・時短・パートなど、各職員によって勤務形態もさまざまなので、給与計算が複雑になっています。

労働状況の把握が難しい

医療機関の中には、複雑な勤務体制故に、融通が利きやすい手書きの日報を導入しているところも多いです。しかし、手書きの日報は、シフト表と合わせて確認すると集計作業に膨大な時間と人手を費やします。

さらに、自己申告制の日報のみでは、正確な残業時間・休憩時間まで把握するのは難しいため、不正打刻を見抜くのは非常に困難です。スタッフ同士で世間話をしているだけで残業代をもらうなど、労務管理において問題となる行為も見逃してしまいます。

また、手書き日報の場合、月締め処理をしなければ実際の労働状況を把握できないため、時間外労働の上限時間を超えた過重労働を見過ごすリスクもあります。患者の容態の急変や緊急の手術など、イレギュラーな勤務が発生しやすいことも勤怠管理を難しくさせています。

シフトや様式9の作成にかかる手間

入院の際に当てられた看護師数等によって、入院基本料を制定する届出書類を様式9と言います。この様式9の作成は、勤務時間の確認や計算ミスなどにより、医療機関における事務作業の中でも特に複雑で、膨大な時間と手間がかかります。

また、医療機関の宿直は週1回までといった法令上の制限があり、それを踏まえてシフトの作成が必要です。人事部は日勤・夜勤それぞれの時間数や、申し送り時間数など、さまざまな業務時間数を記録・計算する必要があります。

幅広い職種・勤務形態の従業員のシフトに加えて、様式9の作成業務もあり、医療機関の雇用主はアナログでの勤怠管理が難しいといった課題があります。

病院におすすめの勤怠管理システム10選

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

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病院におすすめの勤怠管理システム比較一覧表

医療の2024年問題について

医療の2024年問題とは、2024年4月までに、医師・看護師などの医療従事者の働き方や労働環境を見直す働き（医師の働き方改革）のことです。

2019年に働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律が改正されました。具体的には、年次有給休暇の取得義務化・時間外労働の罰則化といった、労働基準法・労働安全衛生法・労働者派遣法などが改正されました。

しかし、過重労働が常習化していた医療業界では、すぐに適用することが難しく、5年の猶予が与えられる形となりました。その法律改正が医療業界に適用され始めるのが2024年4月です。

参考：働き方改革特設サイト｜厚生労働省

参考：医師の働き方改革｜厚生労働省

医師の働き方改革の概要

医師の働き方改革に伴った改正内容の概要は下記の通りです。

1. 勤務医の時間外労働の年間上限は960時間、月100時間未満
2. 上限を超える場合、都道府県の指定を受けることで年1860時間にできる
3. 勤務間インターバルの確保

この法改正に対応するためには、手書きの勤怠管理を廃止し、勤怠システムを用いた客観的な記録が必要です。システムによる勤怠管理ができていなければ、法律の厳守ができないことになります。

参考：医師の働き方改革の制度について｜日本医師会

病院に勤怠管理システムを導入するメリット

2024年の法改正に伴い、勤怠管理システムの導入が必要になりました。勤怠管理システムには、さまざまなメリットがあります。ここでは、病院に勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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打刻のしやすさ

勤怠管理システムを導入すると、スマホ・タブレット・ICカードから手軽に打刻することができます。複数のデバイスを連携利用できるので、病院施設の勤怠状況に合わせて打刻が可能です。

また、生体認証やビーコンを利用すれば、受信機の前を通るだけで簡単に打刻することができます。忙しい医師・看護師にとって煩わしさを軽減できるだけでなく、打刻忘れや不正打刻を防止することも可能です。

さらに、GPS機能を利用すれば、外出先でも打刻ができるので、訪問看護・研修などの労働時間を正確に把握することができます。以上のことから、従来の紙の方式と比較して打刻がしやすく、正確な勤務時間の把握や手軽さがメリットです。

集計の効率化

勤務管理システムを導入すると、複数拠点のある医療施設の場合でも、勤怠状況を自動で集計することができるので、集計の効率化が期待できます。タイムカードの回収も不要なため、集計時間や人員を大幅に削減することが可能です。

また、自動集計はデジタルデータとして入力し、システムによる自動集計・分析ができるので、手間を省けるだけでなく、従来の手入力と比較して集計ミスを軽減することができます。

労働時間の正確な把握・管理

勤怠管理システムを導入すると、各部署・職員の労働時間・残業時間をリアルタイムで正確に把握できます。タイムカードによる正確な記録が残るので、法律に準ずる勤怠管理が可能です。また、勤怠管理システム内で、正確な休暇管理や残業管理もできます。

さらに、残業超過を知らせてくれるアラート機能などもあるので、長時間労働の抑制が可能です。日報機能があれば、ワークフローによる申請・承認機能と組み合わせることで、宿日直の労働時間を正確に把握することができます。

シフト作成・様式9作成がしやすい

勤怠管理システムによって、シフト作成・様式9の作成がしやすいのもメリットです。休暇管理機能によって、職員と管理者との間で、有給休暇・代休・振休休暇など、さまざまな休暇の申請・承認ができます。

また、様式9の帳票出力に対応した勤怠管理システムは、勤務計画表に出力するだけで人員配置をシステムが自動で提供してくれるので、非常に便利です。

病院におすすめの勤怠管理システム

勤怠管理システムの導入で利用できる補助金・助成金

勤怠管理システムを導入する際、補助金や助成金の申請ができ、導入費用の負担を軽減させることができます。ここでは、勤怠管理システムを導入する際に使える補助金・助成金を紹介します。

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IT導入補助金

IT導入補助金とは、自社課題とした、労働力の管理・業務の効率化や安定化をはかるために必要なITツールを導入するための資金の援助を目的とした補助金で、主に中小企業や小規模事業者を対象としたITツールやクラウドサービスの導入をサポートします。

勤怠管理システムが対象になるコースは「通常枠」で、さらに補助金の額や賃上げ目標などによってA類型とB類型に分けられます。補助金の金額は30〜450万円以下、補助率は対象経費の2分の1となっています。

参考：IT導入補助金2023

働き方改革推進支援助成金

厚生労働省が定めた5つの要件を満たした中小企業事業主が対象となる助成金で、労務管理や人材確保、業務の効率化といった業務に取り組むための設備投資に対して経費助成を行うことを目的としています。

勤怠管理システムの導入で利用できるコースは次の3つです。

1. 労働時間適正管理推進コース
2. 労働時間短縮・年休促進支援コース
3. 勤務間インターバル導入コース

それぞれ助成金の支給額や補助率は変わるため、見合ったコースを選ぶことで適切な助成を受けられます。

参考：働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）｜厚生労働省

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、従業員や担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

病院におすすめの勤怠管理システム

まとめ

医療機関における、従来の紙やExcelによる勤怠管理は、費やす時間や人員の数が膨大で、正確な労働状況の把握が困難であることが課題でした。しかし、勤怠管理システムを導入することで、打刻を自動化でき、集計の不正やミスを抑制することができます。

勤怠管理システムによって、できること・できないことがあり、メリット・デメリットもさまざまです。用途や選び方をしっかり抑えて、医療機関に最適な勤怠管理システムを導入しましょう。

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