不動産事業におすすめの電子契約システム11選【2024最新/比較表付き】

不動産事業では、契約の締結や契約更新、不動産売買など契約に関わる業務が多岐に渡ります。不動産事業での契約業務を効率化するには、電子契約システムの導入が有効です。本記事では、メリットや注意点を交えて不動産事業におすすめの電子契約システムを紹介します。

＼おすすめの電子契約システムをご紹介／

目次

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1. 【不動産業界向け】電子契約システムの始め方
2. 不動産取引以外の契約も幅広くカバーできる電子契約システム
3. 不動産取引に特化した電子契約システム
4. 不動産取引での電子契約とは？
5. 不動産取引の電子契約が全面解禁！
6. 不動産事業向け電子契約システムの選び方
7. 不動産事業で電子契約システムを導入するメリット
8. 不動産取引における電子契約の流れ
9. 不動産事業で電子契約システムを導入する注意点
10. おすすめの不動産事業向け電子契約システム10選を一括比較！

【不動産業界向け】電子契約システムの始め方

電子契約システムの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な電子契約システムを選ぶことができますよ！

本記事では、対象や目的別におすすめの電子契約システムをご紹介しています。気になるところからチェックしてみましょう。

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1. 不動産取引以外の契約も幅広くカバーできる電子契約システム
2. 不動産取引に特化した電子契約システム

不動産取引以外の契約も幅広くカバーできる電子契約システム

不動産取引に特化した電子契約システム

不動産取引での電子契約とは？

電子契約システムは、電子的な手段を用いて契約の作成、締結、管理を行うための仕組みです。不動産事業においても、これらのシステムは効率的な取引を可能にする重要なツールとなっています。

電子契約システムの導入により、契約書類の準備や取引手続きがスピーディかつ効率的に行えます。紙ベースの文書の郵送や対面でのやり取りにかかる時間と手間を削減し、取引のスピードアップが可能です。

不動産取引においても、電子契約システムを導入することで、取引プロセスを効率化し、情報共有をスムーズに行えるようになります。特に、法的に書面が必要な場面でも、電子署名や証拠の確保を通じて、高い信頼性を持つ電子契約を実現できるメリットがあります。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

不動産取引の電子契約が全面解禁！

2022年５月に「宅地建物取引業法」に関する一部改正が行われました。この改正により、契約締結時や媒介契約締結時などの重要な書面情報を電子的な方法で提供できるようになりました。

この変更に伴い、「宅地建物取引業法施行規則」などの関連法令も改正されています。これにより、重要事項説明書などの書面情報を電子的な方法で交付できるような規定が整備されました。

この改正によって、不動産取引における書面提供の方法がデジタル化され、電子データを利用して不動産売買の契約書類のやり取りをすることが可能となりました。電子契約が可能になることで、情報伝達がスムーズに行えるようになります。

しかし、電子契約化を推進する中で、一部の契約書類はまだ書面での契約を求められるものもあります。したがって、どの契約書類が電子化可能かどうかを確認することが重要です。

参考：不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります｜国土交通省

電子化できる契約書類

不動産取引において、電子契約が適用されるのは、主に情報の登録や契約の締結に関わる文書です。以下はその例です。

• 媒介契約締結時の書面
• 指定流通機構への登録を証明する書面
• 重要事項説明書（35条書面）
• 37条書面
• 賃貸借契約書
• 連帯保証契約書

これらの書類は電子契約によって取引が行われる際に、デジタル形式で扱うことができる対象です。

電子化できない契約書(書面契約が必要)

一部の契約では、法令によって書面での契約が要求されています。以下に、電子契約ができない契約書や書類の例を挙げます。

• 事業用定期借地契約書（借地借家法23条）
• 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
• 企業担保権の設定や変更を目的とする契約（企業担保法3条）

こうした契約書や書類に関しては、電子契約によって証拠を残せる場合でも、正式な契約の成立はできません。現時点では従来通りの書面形式が求められており、電子契約が適用されることが難しいです。

不動産事業向け電子契約システムの選び方

不動産向けの電子契約システムを選ぶポイントは2つです。以下のポイントを確認し、自社にあった電子契約システムを導入しましょう。

既存のシステムと連携できるか

電子契約システムは、外部のサービスとも連携することができます。すでに自社で導入しているビジネスソリューションと連携することで業務を滞りなく進めることができます。自社で導入しているシステムが対応しているか確認しましょう。

契約周りの業務もまとめて効率化することができる場合もあります。同プロダクトが充実しているシステムであれば、勤怠管理や人事管理、給与計算、経費計算などのソフトと同時に利用することでさらに使いやすくなります。

必要な書類に対応しているか

不動産関係書類が電子契約システムに対応しているか必ず確認しましょう。また、一部の法令によって書面契約が求められている契約もあるので必ず確認しましょう。書面契約が要求されている書類は以下の通りです。

1. 事業用定期借地契約書（借地借家法23条）
2. 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
3. 企業担保権の設定や変更を目的とする契約（企業担保法3条）

不動産事業で電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムの活用は、不動産取引の電子化を促進し、業務の効率性を向上させる重要な手段といえます。ここからは、電子契約システムの導入によって得られるメリットについて詳しく解説します。

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業務効率化ができる

電子契約システムを導入することで、契約書類の作成と共有が瞬時に行えるため、取引プロセスが大幅にスピードアップします。これにより、書類の郵送や対面手続きにかかる時間が削減され、契約成立までの時間が短縮されます。

また、テンプレートやフォーマットを活用することで、契約書類の作成において一貫性を保ち、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。正確な情報の入力と整合性の確保が容易になります。

コンプライアンス強化に繋がる

電子契約システムは契約書類をデジタル形式で保存します。そのため、紙の書類が紛失する心配がなく、重要な文書を安全に保管できます。物理的なファイリングやアーカイブの必要性が軽減されます。

またタイムスタンプ機能を使用しタイムスタンプを付与することで、特定の時点での文書の存在や内容を証明します。これにより、その後の改ざんを検知できます。

コスト削減に繋がる

電子契約システムを導入することで、印刷や郵送などの手続きが不要となり、紙の使用量や郵送費用などのコストを効果的に削減できます。同時に、取引プロセスの効率化により、人件費や手間も削減でき、全体的な取引コストの削減につながります。

印紙税の削減にも影響があります。通常、紙ベースの契約書類を作成することで印紙税が発生しますが、電子契約システムの導入によって収入印紙が不要となり、印紙税の支払いを回避できます。このように、電子契約システムは書類の印刷に関わる税金の削減にも貢献します。

不動産取引における電子契約の流れ

ここでは不動産取引を電子化した場合の流れについて解説します。ひとつづつ段階を踏み、漏れがないように気を付けましょう。

1. IT重説を行う
2. 重要事項説明書の電子交付をする
3. 電子契約を行う

IT重説とは、不動産の取引においてオンラインで重要事項説明書について説明することです。IT重説では、IT重説の承諾の記録を残すことや承諾後でも書面への変更が可能であることを伝えることなどを注意して行いましょう。

次に電子契約書類の確認を行い、改変されていないか確認しましょう。電子契約では、法的な効力を担保するために電子署名を当事者同士で付与しましょう。

不動産事業で電子契約システムを導入する注意点

不動産事業において電子契約システムを導入する際には、いくつかの重要な注意点を考慮することが不可欠です。ここからは注目したいポイントを解説します。

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社内で業務フローの周知・整備が必要

電子契約システムでは、これまでの手続きとは異なるアプローチで契約書類の作成や管理を行います。業務フローの適切な整備によって、新しいプロセスが従業員に適切に理解され、円滑に運用されるよう工夫する必要があります。

また、新しいシステムへの移行時には、手続きミスや誤った操作が発生する可能性があります。従業員に正確な手順と適切な情報入力が十分に周知・研修されることで、エラーを最小限に抑えることができます。

契約更新時の際など顧客に説明が必要

従来の紙での契約書とは異なる方法で契約の更新を行うことになるため、電子契約更新の手続きをわかりやすく説明する必要があります。

具体的な画面の操作方法や入力項目、必要な情報の提供方法などを示すことで、顧客が手続きをスムーズに行えるようサポートを行いましょう。

電子化に対応できない顧客への配慮が必要

デバイスを利用していない顧客や高齢者への配慮が必要となります。電子化以外の選択肢も提供し、顧客が選ぶ余地を残すことがおすすめです。一部の顧客にとっては従来の方法の方が快適な場合もあるため、選択肢を提供することが大切です。

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その他電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶ際には、以下のポイントにも注目しましょう。自社の規模と業務フローに適合しているかを比較し、確認することが重要です。

また、導入が迅速にできるようサポート体制があるものや、無料トライアルを提供しているシステムもあります。まずは無料トライアルを活用し試してみるのもおすすめです。

【重要な3つのポイント】

1. 電子署名のタイプは当事者型か立会人型か
2. 自社の契約件数とコストが見合っているか
3. 自社に必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. スマホに対応しているか
2. 複数言語に対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

不動産業における電子契約システムは、従来の紙ベースの契約手続きをデジタル化し、効率的で迅速な取引プロセスを実現するための重要なツールです。 

法律の改正により、契約書類や重要事項説明書を電子データとして作成・管理・共有できるようになり、紙ベースの手続きを排除し、デジタル環境で契約を行うことが可能になりました。 電子契約システムは、紙ベースから電子による契約への移行に貢献します。

また、不動産業向けの電子契約システムは、法的規制や不動産業界の基準を満たす機能やプロセスを提供することで、法的コンプライアンスを確保します。

日々、膨大な量の契約業務を受け持つ不動産事業では、 効率性と正確性の向上、コスト削減、環境への配慮など、これらの多くのメリットを受けられる電子契約システムを導入することがおすすめです。