人材業界におすすめの経費精算システム10選｜選ぶ際のポイントも解説

人材業界には様々な労働条件で働く社員がおり、勤務エリアもそれぞれ異なるため、経費精算業務は煩雑になりがちです。経費精算システムを導入し、負担を軽減しましょう。この記事では、人材業界におすすめの経費精算システムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 人材業界が抱える経費精算の課題
2. 人材業界が経費精算システムを導入するメリット
3. 人材業界における経費精算システムの選定ポイント
4. 人材業界におすすめの経費精算システム10選
5. その他の経費精算システムの選び方
6. まとめ

人材業界が抱える経費精算の課題

人材業界が抱える経費精算の課題は、精算業務の煩雑さ、それに伴う業務負担の大きさ、ミスのリスクが代表的です。その背景として、人材業界にはさまざまな派遣先・紹介先で勤務する従業員が多数在籍する点が挙げられます。

例えば、交通費精算においては、登録者によって異なる交通機関の経路・料金を個別に算出しなければならず、担当者は膨大な手間を要します。

その他の項目についても、業務内容に応じて精算すべき経費の内容が変化するため、人材業界における経費精算業務は煩雑化しやすいです。そのため、経理担当者の業務負担が大きくなるだけでなく、計算ミスや支払いミスなどの人的ミスのリスクも高くなります。

このような課題の解決には、経費精算システムの導入がおすすめです。

人材業界が経費精算システムを導入するメリット

前述のように、人材業界における経費精算業務の課題解決には、経費精算システムの導入がおすすめです。経費精算システムとは、システム上で経費の申請・承認・精算を一貫して行えるツールです。

経費精算システムの導入により、従来は手作業で行っていた経費精算業務を一定程度自動化できます。ここでは、人材業界に経費精算システムを導入するメリットを解説します。

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人的ミスを削減できる

多くの経費精算システムには、経費精算を効率化する機能が備わっています。例えば、OCRによる領収書の自動取込みが代表的です。この機能では、領収書をスキャンするだけで、日時・金額・品目などの電子データ化が自動で登録されます。

つまり、申請者は従来のように領収書を1枚ずつ手作業で入力する必要がなく、経費申請における負担軽減を図れます。さらに、入力ミスや入力漏れのリスクも低減できるでしょう。

正しいデータがそのまま反映されることで、水増し申請などの不正行為を防止できる点もメリットです。人為的なミスや不正申請を防止することで、正しい経費申請が実現し、経理業務の品質向上にも期待できます。

遠方からでも申請できる

経費精算システムの中には、モバイル端末から経費を申請できる製品があります。出張先などの遠方にいても、スマートフォンを使ってその場で経費申請でき、申請漏れのリスクも低減します。さらに、申請のためだけの出社が不要になり、申請者の利便性が向上します。

なお、製品によっては、経費の申請だけでなく承認・精算もスマートフォンで行えます。承認者や経理担当者も社外から承認・精算の手続きを行えるため、従来に比べて申請から精算までにかかる時間を大幅に短縮化できます。

迅速な経費精算を実現することで、従業員の職場満足度の向上が見込めるでしょう。さらに、社内ワークフローが最適化され、自社における経費状況をリアルタイムで可視化できるだけでなく、内部統制の強化にもつながります。

ペーパーレス化を推進できる

経費申請システムを導入すると、経費申請フローを電子上で完結できます。その結果、紙媒体の申請書類が不要になり、ペーパーレス化の推進につながります。具体的には、紙代やインク代などの印刷コストの削減が可能です。

また、経費精算システムでは、申請の差し戻しや再申請についてのコミュニケーションも電子上で完結できます。紙媒体の申請書をやり取りするのに比べて、タイムロスを大幅に短縮できるでしょう。

なお、多くの製品はアラート機能を備えており、申請待ちや差し戻しが発生した際に自動で通知が届きます。紙の申請書には紛失や見落としのリスクがありますが、アラート機能のある経費精算システムならばその心配がなく、承認漏れや修正漏れの防止にもつながります。

人材業界における経費精算システムの選定ポイント

人材業界において経費精算システムを導入する場合は、機能性に注目しましょう。例えば、ICカードの読み取りや経路検索機能、自動仕訳機能を備えた製品は、経費精算業務における作業工数の削減に寄与します。

ここでは、人材業界における経費精算システムの選定ポイントを解説します。

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ICカード読み取りや経路検索ができるか

人材業界にはさまざまなエリアで働く従業員がおり、個別に交通費精算を行うには大きな手間がかかります。しかし、交通系ICカードの読み取りや経路検索の機能を備えた経費精算システムの導入によって、大幅な作業工数の削減に貢献します。

これらの機能では、ICカードをスキャンすると、乗車区間や運賃が自動でシステムに反映されます。また、発着駅を基に最短経路を検索して、運賃を算出することも可能です。

つまり、従来のような料金計算やデータ入力作業を削減でき、経理担当者の業務負担を軽減できるでしょう。さらに、ICカードの利用履歴を基に交通費精算が行われるため、水増し請求の防止にもつながります。

自動仕訳が可能か

経費精算システムは、自動仕訳の機能を備えた製品を検討しましょう。従業員が多様な業界で働く人材業界では、経費項目の種類が膨大になりやすく、仕訳作業が煩雑化しやすい点が課題です。

具体的には、処理すべき仕訳件数が多いため、業務担当者に多大な負担がかかり、仕訳ミスのリスクも高くなります。また、仕訳業務には専門知識が必要であり、新人では対応できないケースもみられます。

一方で、自動仕訳を備えた経費精算システムであれば、ICカードなどから取り込んだデータを自動で仕訳し、これらの課題解決に貢献します。誰でも一定の業務水準を維持できるため、ベテラン担当者への業務の属人化の防止や人手不足の解消も見込めるでしょう。

誰でも簡単に操作できるか

人材業界にはさまざまな属性の従業員が多数在籍しており、ITスキルは人によって大きく異なります。人手不足に悩む人材業界では、従業員全員にシステムの操作方法をレクチャーするゆとりがないことも多いです。

したがって、レクチャーなしでも利用できるよう、簡単に操作できる経費精算システムの導入が望ましいでしょう。例えば、UIがシンプルな製品や、ボタン表示が見やすい製品がおすすめです。

操作しやすい製品を導入することで、新人従業員でも戸惑わずに経費申請を行えます。企業にとっても、教育コストを節約できるメリットがあります。

人材業界におすすめの経費精算システム10選

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は、上記のようなポイントに加えて、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。例えば、必要最低限のコストで運用するために、自社の規模や予算、必要な機能の条件を満たしているかどうかに注目しましょう。

また、電子帳簿保存法などに自動で対応できる製品は、自社における法令対応の負担を軽減してくれます。必要に応じてセキュリティ性や多言語対応にも注目し、最適な製品を選定しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 自社が必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティは万全か
2. 他言語や外貨に対応しているか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

人材業界にはさまざまな業界・業種・エリア勤務の従業員が在籍するため、経費精算が煩雑化しやすい点が課題です。解決法としては、経費精算フローを一定程度自動化できる経費精算システムの導入がおすすめです。

例えば、ICカード読み取りや経路検索、自動仕訳などの機能を備えた経費精算システムは、経費精算業務の作業工数を減らし、正確な処理にも寄与します。

今回紹介したポイントを参考に適切な経費精算システムを導入し、自社における経費精算上の課題解決につなげましょう。