カスタマイズ可能なおすすめの勤怠管理システム10選｜メリットを解説

勤怠管理システムをカスタマイズすることで、自社の運用ルールにより即したシステムとなり、業務の効率化や業務負担の軽減につながります。本記事では、勤怠管理システムのカスタマイズの必要性・メリット・注意点を解説し、おすすめのカスタマイズ対応可能な製品を紹介します。

目次

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1. カスタマイズができる勤怠管理システムとは
2. 勤怠管理システムのカスタマイズの必要性
3. 勤怠管理システムのカスタマイズのメリット
4. 勤怠管理システムのカスタマイズのデメリット
5. 勤怠管理システムのカスタマイズの注意点
6. カスタマイズ可能なおすすめ勤怠管理システム10選
7. カスタマイズ可能なおすすめ勤怠管理システム比較一覧表
8. その他の勤怠管理システムの選び方
9. まとめ

カスタマイズができる勤怠管理システムとは

勤怠管理システムの中には、必要な機能をカスタマイズできるタイプのものも販売されています。ただし、さまざまな機能が揃う勤怠管理システムは、使う側にとって必要ではないものも含まれている場合があります。

機能が多すぎて使いこなせない、使う側が混乱するといった状態を防ぐため、最低限の機能さえあればいいと考える企業も多いです。そのため、まずは自社に必要な機能性を備えたものを選び、後日必要な時にカスタマイズ可能なものが好評となっています。

クラウド型の勤怠管理システムはカスタマイズ性が低い

近年、主流となっているクラウド型の勤怠管理システムは、カスタマイズ機能を搭載しているものが少なく、自社にサーバーを設置するオンプレミス型と比べると自由度は低いです。

また、仮にカスタマイズ性を取り入れた製品でも、利用にはコストがかかる場合がほとんどです。そのため、安易にカスタマイズ性能の高いシステムを選ぶのではなく、本当に自社に見合ったものかどうかを見極めて、勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

勤怠管理システムのカスタマイズの必要性

勤怠管理システムのカスタマイズ性能は、企業規模が大きいほど必要性が高くなります。その理由は、従業員数が多いほど社内で働き方の多様性が生まれ、勤務体系も複雑になり、企業独自の制度やルールが制定されている場合が多く、それに対応する必要があるからです。

従来の勤怠管理システムでは、企業内の独自のルールに対応できない場合が多く、せっかくシステムを取り入れても使えない、といった問題点がありました。

しかし、カスタマイズ性があれば、システムの変更や追加機能の必要性に柔軟に対応できるため、大企業であっても適応しやすいというメリットがあります。

制度の改正に合わせた働き方の多様化

近年は、政府の働き方改革により、労働基準法が改正された影響で、就業規則や休暇制度が複雑化・多様化しています。そんな中、企業によっては、テレワークの推進を行ったり、フレックスタイム制を取り入れたりしている企業も多いでしょう。

また、在籍する職員に外国人労働者がいる場合、言語をサポートする機能があると非常に役立ちます。このように、社員の働き方に多様化が生まれる中、時代に見合った機能をカスタマイズできる勤怠管理システムは、業務の効率化に有効です。

勤怠管理システムのカスタマイズのメリット

勤怠管理システムのカスタマイズのメリットは、主に3つです。

1. 企業固有の就業規則や管理方法にマッチしたシステムを独自に構築できる
2. 自社業務のシステム化を図ることで、より業務の効率的が期待できる
3. 不要な機能が搭載されていないため、使いやすさが増す

勤怠管理システムのカスタマイズ化は、操作性の簡素化も図れます。例えば、システムのログイン・ログオフだけで出退勤時間の打刻ができるなど、使いやすい機能ほど社員に受け入れられやすいです。

また、パッケージ化された勤怠管理システムとは違って、必要な機能のみを導入するため、余計な機能に惑わされにくく、システムが複雑化していません。使う側にとっては、機能がシンプルなほど使いやすく、使用者の働きやすさにも直結します。

勤怠管理システムのカスタマイズのデメリット

勤怠管理システムをカスタマイズするデメリットは2点あります。

1. 自社に必要な機能だけをカスタマイズするため、運用が限定される
2. 実際には活用しない機能が発生する

カスタマイズ可能な勤怠管理システムは、パッケージ版と異なり、自社に必要な機能だけをカスタマイズします。当然ながら、自社のみに運用が限定されてしまい、汎用性がないのがデメリットです。

また、せっかくカスタマイズして入れた機能が自社の体系に合わないと、実際に活用できないまま放置されてしまいます。運用後から削除することも可能ですが、途中で停止したとしても手間や料金は発生するため、不要なコストがかかってしまいます。

勤怠管理システムのカスタマイズの注意点

勤怠管理システムを導入する場合、注意しておきたいことがいくつかあります。例えば、勤怠管理システムは導入時に簡素化しすぎると、後からカスタマイズする際に勝手がわからず、時間と費用が多くかかってしまう恐れがあります。

よって、自社が必要とするのはどのような機能なのか、勤怠管理システムと合わせて使いたい機能はどれなのかなど、実際に使用する前に、機能に関して十分に吟味する必要があります。

カスタマイズ全体にかかる費用を算出する

システム自体の使いやすさは当然のこと、カスタマイズそのものにかかる費用はどれくらいなのか、導入前には事前の調査が必要です。その際、無料のトライアル期間が用意されていたら、お試し運用でどの機能が必要かを入念に検討してみると良いでしょう。

そして、有料の機能を使用したらいくらかかるのか、年間を通したランニングコストがどれくらい必要か、システムの運用・カスタマイズにおいて、トータルでかかるコストを算出するようにしてください。

仮に、便利な機能をいくつも取り入れても、コストだけがかかって上手に使えなくては本末転倒です。費用対効果を高めるためにも、システム導入前に必要な機能を把握し、今後必要になりそうな機能の確認や、ランニングコストなどを事前に把握しておきましょう。

カスタマイズ可能なおすすめ勤怠管理システム10選

カスタマイズ可能なおすすめ勤怠管理システム比較一覧表

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、以下のポイントに注目して選ぶことをおすすめします。中でも、重要なポイントは以下の3つです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

優秀で評価の高い勤怠管理システムでも、自社の業務や企業規模などに見合うシステムでなければ、使いづらさが目立ち、業務の効率化は図れません。そのため、自社の勤務形態を確認し、必要な機能が搭載されている勤怠管理システムを見つけましょう。

また、多くの勤怠管理システムの中から選ぶ際の比較ポイントとして、以下の5つが挙げられます。

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

特に、外国人労働者が就業している業界では、複数言語に対応している勤怠管理システムの導入は検討の余地があります。また、勤怠管理システムを使用する管理者や、事務職員が使いやすいものを選ぶことは必須事項です。

まとめ

勤怠管理システムは、事業の運営を効率的に行うために有効です。近年はカスタマイズ化できる商品も増えてきており、さまざまな使い方が提案されています。また、働き方改革に沿った事業経営をサポートしてくれるシステムとしても、広く受け入れられています。

カスタマイズ性が高いシステムのメリットは、自社に適した勤怠管理システムを、自ら構築できる点です。できるだけ運営コストを減らしたい、あまり複雑なものは使いきれない、自社に合った機能を備えたものを使いたい、などの利用者の声に見合ったものが選べます。

もし、パッケージ版の導入を諦めていたなら、カスタマイズ性がある自社に適切な機能を備えたシステムを検討してみてください。なお、導入前には運用コストの計算を行い、予算内で運用できるかどうかなど、費用対効果をしっかりと確認しておきましょう。