サービス業に最適な勤怠管理システム8選｜メリットや選び方を解説

サービス業での勤怠管理の課題は、正社員・派遣社員・アルバイトと雇用形態が多いこと、早番・遅番など勤務形態も多数あることで勤怠管理が複雑化する点が挙げられます。本記事では、サービス業での勤怠管理の課題を解決できる、勤怠管理システムの選び方やメリットを解説します。

目次

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1. サービス業での勤怠管理の課題
2. サービス業での勤怠管理システムのメリット
3. サービス業での勤怠管理システムの選定ポイント
4. サービス業での勤怠管理システム導入の注意点
5. サービス業におすすめの勤怠管理システム8選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

サービス業での勤怠管理の課題

飲食業などのサービス業の勤怠管理は、紙の出勤簿やタイムカードによる打刻、Excel（エクセル）での管理が一般的です。これらの勤怠管理にはいくつかの課題があります。ここでは、サービス業における勤怠管理の課題について4つを解説します。

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勤務時間の集計が煩雑

飲食店やサービス業における勤怠管理の課題の一つは、勤務時間の集計の煩雑さです。特に、複数店舗で働いている従業員にとっては、各店舗での勤務時間の集計が煩雑になります。

集計が煩雑であると、エラーや漏れが生じる可能性が高くなります。これによって給与計算の遅延や不正確さ、労働時間の適切な管理が困難になるといった問題が生じることがあります。

シフト表作成の負担が大きい

飲食店やサービス業における勤怠管理の課題の一つとして、シフト表作成の負担の大きさがあります。シフト表は、各スタッフの希望や制約、勤務時間のバランスを考えながら、作成します。そのため、シフト表作成は、時間と労力を要する作業です。

シフトと売上のバランス

シフトと売上のバランスを取ることは、飲食店やサービス業における重要な課題です。例えば、スタッフ数と需要のバランスを考慮し、適切なスタッフ数を配置することで、サービスの質や待ち時間を改善できます。

また、忙しい時間帯と閑散期のバランスを考え、ピーク時にはスタッフを十分に配置して、サービスを提供する必要があります。しかし、このバランスを取ることは難しく、無駄なコストや労力の発生につながる可能性があります。

法令遵守・法改正への対応

飲食店やサービス業における勤怠管理の課題として、法令遵守や法改正への対応は必須です。労働基準法の改正により、労働時間や休日の取得など、労働条件に関する規制が厳しくなりました。勤怠管理では、労働時間の正確な集計や、適切な休日の確保が求められます。

また、働き方改革の推進によって、労働環境の改善や、従業員の健康増進が図られることが期待されています。勤怠管理においては、法令遵守に関するルールや、規定を適切に適用し、労働基準法を順守する必要があります。

勤怠管理は、法改正の内容を把握し、労働条件や労働時間の集計に反映させることで、法令遵守を確保することが重要です。労働条件や労働環境の改善に取り組むことで、従業員のモチベーション向上や生産性の向上にもつながるでしょう。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

参考：労働安全衛生法 | e-Gov法令検索

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

サービス業での勤怠管理システムのメリット

サービス業において、勤怠管理システムの導入は多くのメリットがあります。効率性の向上や法令遵守のためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。以下は、勤怠管理システム導入のメリットについて解説します。

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勤務時間の集計の効率化

勤怠管理システムは、勤務時間の集計の効率化が図れ、複数の店舗や雇用形態においても、効率よく集計できます。 勤怠管理システムは、複数の店舗や従業員の情報を一元管理できます。また、指定されたデバイスで出退勤を打刻し、データが自動的に集計されます。

自動集計により、複数店舗での勤務や、雇用形態の違いに関わらず、正確かつ効率的な集計が行えます。 また、給与計算ソフトウェアとの連携がスムーズに行えるため、正確かつ迅速な支払いを実現することができます。

シフト表作成・管理の効率化

勤怠管理システムの導入により、シフト表作成・管理の効率化が図れます。システム上で従業員のシフト情報を一元管理することで、手作業に比べて時間と手間を大幅に削減できます。

シフトの調整や変更があった場合も、システム上で容易に反映でき、従業員への通知も自動化されます。さらに、システムは、従業員の勤務時間や、休暇の制約条件を考慮して最適なシフト表を作成する機能も備えています。

法令に則った管理ができる

勤怠管理システムの導入により、法令に則った管理が容易になります。システムは、法定労働時間や休憩時間の計算、法定休日や深夜勤務の管理などを自動化し、従業員の勤務状況を正確かつ適切に把握できます。

また、法改正に対応するためのルールや、規則をシステムに組み込むことも可能です。法令の変更があった場合、システムは素早く対応できるため、法改正への適切な対応が可能となります。

現場での問題点が見つかりやすい

勤怠管理システムの導入により、現場での問題点が見つけやすいメリットがあります。システムは、従業員の勤怠データをリアルタイムで収集し、逐一集計・分析ができます。これにより、遅刻や早退、休憩時間の遵守状況などの問題点が迅速に把握できます。

サービス業での勤怠管理システムの選定ポイント

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作成できるシフトの種類は豊富か

サービス業では営業時間が異なるため、様々な雇用形態の従業員を抱えており、営業時間や勤務形態も多様です。こうした多様性を考慮して、シフト作成時には異なる形態や部署に応じた詳細な設定が必要です。

勤怠管理システムで作成できるシフトの種類が豊富であれば、例えば深夜勤務者やパートタイム従業員など、様々な勤務形態に合わせたシフトを作成できます。同時に、正確な集計が可能なシステムを選ぶことで、雇用形態別や部署別の勤務時間や労働条件を詳細に把握できます。

自社に最適な打刻方法か

顧客対応や現場業務が中心のサービス業では、従業員の効率的な時間管理が重要なため、勤怠管理システムを選ぶ際は、従業員数や業務の特性に合わせた打刻方法の選択が重要です。

勤怠管理システムの打刻方法には、ICカード・スマートフォンアプリ・生体認証・音声入力など、さまざまなものがあります。自社に合わせて、迅速かつ確実に打刻できるシステムを選びましょう。

ICカードや生体認証は、他の従業員による不正打刻を防止する役割も果たします。また、サービス業は移動や外出が多い場合もありますので、モバイルアプリやスマートフォンを活用した打刻方法があると便利です。

データの分析機能はあるか

予実管理が可能な分析機能を活用すれば、ピーク時の従業員配置やサービス品質の向上にリアルタイムで対応することができます。これにより、顧客ニーズに合致したサービス提供が可能となり、顧客満足度の向上につながります。

売上データ分析機能があれば、従業員の活動と売上の関係を理解し、業務効率や収益性を向上させられます。複数店舗を持つ場合は、各店舗の活動データを一元管理し、改善に向けた最適な手法を出しやすくなります。

サービス業での勤怠管理システム導入の注意点

サービス業での勤怠管理システム導入には、いくつかの注意点があります。ここでは、システム導入の注意点について解説します。これらの注意点を踏まえ、より効果的な導入を行いましょう。

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環境設備が必要

勤怠管理システム導入には、適切な環境設備が必要です。具体的には、専用の端末や、パソコン、スキャナーなどの機器が必要となります。これらの機器はシステムとの連携や、データの入力・出力に活用されます。

また、ネットワーク環境の整備も重要であり、スムーズなデータの送受信や、システムへのアクセスを確保するために必要です。また、セキュリティ対策も考慮する必要があります。

運用ルールの設定

勤怠管理システム導入において、運用ルールの設定は重要です。具体的には、出勤や退勤の打刻時間や方法、休憩時間の取り扱い、残業や代休の承認手続き、勤怠修正の方法などを明確に定める必要があります。

運用ルールの設定により、従業員はシステムを適切に利用し、正確な勤怠情報を入力することができます。また、ルール違反や不正な操作の防止策も含め、ルールの周知や遵守を徹底することで、勤怠データの信頼性と一貫性を保つことができます。

システム連携やオプション機能に注意

勤怠管理システム導入に際して、システム連携やオプション機能について確認しておきましょう。例えば、シフト作成機能や、売上管理システムとの連携は、通常別途料金が発生することがあります。

また、一部のオプション機能を利用する際には、別途料金が発生する場合もあります。システム導入前に十分な検討を行い、追加料金や連携の条件を明確に把握することが重要です。

欠勤が増える可能性がある

勤怠管理システムは、システム内で欠勤連絡が可能なため、従業員が休みやすくなり、欠勤が増える可能性があります。アプリなどの連絡ツールにより、直接連絡する手間や、ハードルが下がることで、欠勤連絡がしやすくなります。

そのため、導入時にはルールやガイドラインの策定が重要です。欠勤の適切な申請手続きや事前連絡の必要性を明確にし、従業員にも周知しておきましょう。

サービス業におすすめの勤怠管理システム8選

ここからは、サービス業におすすめの勤怠管理システム8選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの導入の際は、「重要なポイント」「その他の比較ポイント」についても確認することが大切です。これらのポイントを踏まえて、自社にとって最適な勤怠管理システムを選び、効率的な勤怠管理を行い、生産性の向上を目指しましょう。

【重要なポイント】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか
6. 他システムと連携できるか
7. 労働関連法に対応できるか

まとめ

勤怠管理の課題は多いですが、勤怠管理システムの導入により、勤務時間の集計やシフト表作成など、多くの課題が克服できます。サービス業において、勤怠管理システム導入はメリットが多く、集計、シフト表の作成が効率的に行え、法改正にも適切な対応ができます。

エクセルなどで勤怠管理の集計作業や、シフト作成に負担を感じているサービス業・小売店の方には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムを導入することで、煩わしい作業を効率化でき、本来のコア業務に集中できます。システムを導入し、お店全体の生産性を向上させましょう。