中小企業におすすめの請求書発行システム7選｜選び方も解説

中小企業には現在も紙で請求書を発行・保管しているところも多く、コストや業務負担が課題となっています。請求書発行システムを活用して、電子化を図りましょう。この記事では、中小企業におすすめの請求書発行システムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 中小企業における請求業務の課題
2. 中小企業が請求書発行システムを導入するメリット
3. 中小企業が請求書発行システムを選ぶ際のポイント
4. 中小企業におすすめの請求書発行システム7選
5. その他の請求書発行システムの選び方
6. まとめ

中小企業における請求業務の課題

中小企業では、現在も紙で請求書のやり取りを行っているケースが多く、これがさまざまな課題を引き起こしています。たとえば、印刷や郵送にかかるコストがかさむことや、手作業によるミスが発生しやすい点が挙げられます。

さらに、請求書の管理方法が統一されていない場合、担当者ごとにやり方が異なるため、業務の流れが乱れやすくなります。このように、紙ベースの請求業務は、中小企業にとって大きな負担となっています。

中小企業が請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムとは、見積書、納品書、請求書などをデジタルで作成・送付できるツールです。このシステムを導入することで、中小企業は紙ベースの請求書管理から電子化への移行が進みます。

以下では、中小企業が請求書発行システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

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業務負担を軽減できる

請求書発行システムを導入すると、請求書の作成や保存において自動化される部分が増えるため、経理担当者の業務負担が大幅に軽減されます。

従来は手作業で行っていた宛先のチェックや請求書の印刷、封入といった作業がシステムにより自動化されるため、これらの時間と労力を大幅に削減できます。

このように、請求書発行システムの導入は、経理担当者にとって業務をよりシンプルで効率的にする大きなメリットがあります。

コストを削減できる

請求書発行システムでは、印刷や郵送にかかるコストを大幅に削減できます。これまで必要だった紙やインク、封筒などの印刷物のコストが不要になり、さらに郵送費用も削減可能です。

また、請求書の作成にかかる人件費も削減されるため、経費全体を大幅に抑えられます。加えて、請求書をデジタルで保存・管理することで、紙の保管スペースを確保する必要がなくなります。

これによって、業務スペースの有効利用が進み、オフィス内の作業環境が改善されるだけでなく、経費削減と業務効率の向上を同時に実現できます。

人的ミスを防止できる

請求書発行システムを利用することで、計算や入力における人的ミスを効果的に防げます。たとえば、手作業で請求書を作成すると、計算ミスや宛先の間違いが発生しやすいですが、請求書発行システムを導入すればこれらのミスを大幅に減らすことができます。

また、宛先情報も事前に登録されたデータを基に自動で入力されるため、顧客への送付ミスが起こりにくくなります。そのため、手作業に比べて作業時間を大幅に短縮でき、送付忘れやデータ入力の二重確認が不要になります。

テレワークを推進できる

請求書発行システムでは、テレワークを効果的に推進できます。システム上で請求書を保管・管理するため、インターネット環境さえあれば、オフィスに出勤しなくても自宅や外出先から請求関連の業務を行うことが可能です。

例えば、出張中でも急ぎの請求書を発行したり、自宅で請求内容を確認したりできるため、業務が滞ることなく効率的に進められます。このように、業務の場所に縛られずに進められる環境を整えられます。

中小企業が請求書発行システムを選ぶ際のポイント

中小企業が請求書発行システムを導入する際には、自社の規模や業務内容に適したものを選ぶことが大切です。特に、システムの料金体系や機能、既存のシステムとの連携性などをしっかりと確認することで、導入後に後悔しない選択ができます。

以下では、中小企業が請求書発行システムを選ぶ際に押さえておくべきポイントについて解説します。

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料金体系をチェック

請求書発行システムの料金体系には、大きく分けて従量課金制と月額固定制の2つがあります。従量課金制は、発行する請求書の枚数に応じて費用が発生する仕組みです。中小企業のように発行枚数が少ない場合、この料金体系は非常に経済的です。

一方で月額固定制は、毎月一定の料金を支払うことで、発行枚数に制限なく請求書を発行できる仕組みです。このタイプは、発行枚数が多い企業にとってメリットが大きいです。

発行枚数にかかわらず費用が固定されているため、月々の請求業務のコストが安定し、予算管理がしやすくなります。そのため、企業は自社の規模や発行枚数に応じて、最適な料金プランを選ぶことが重要です。

機能と予算のバランスを確認

請求書発行システムには、請求書発行に特化したシンプルなタイプから、多機能なものまでさまざまな種類があります。シンプルなタイプは、請求書発行に必要な基本的な機能だけを備えているため、低コストで導入できます。

一方で見積書作成や経費管理など、他の業務にも対応できる多機能タイプもありますが、コストが高くなる傾向にあります。そのため、限られた予算の中でどの機能が本当に必要なのかを見極め、自社に最適なシステムを選びましょう。

既存のシステムと連携できるか

請求書発行システムを導入する際には、既存の会計ソフトや経理システムとの連携が可能かどうかを確認することも大切です。連携が可能なシステムを選ぶと、データの入力や移行がスムーズに行え、業務の効率化が進みます。

例えば、請求書データを自動的に会計ソフトに反映させることで、手動入力によるミスを防げるため、作業時間の短縮にもつながります。このように、既存システムとの連携性は、費用対効果を高める重要なポイントです。

中小企業におすすめの請求書発行システム7選

その他の請求書発行システムの選び方

請求書発行システムを選ぶ際には、料金体系や機能のバランスだけでなく、他にもいくつか重要なポイントに注目することが大切です。まず、自社が自動化したい業務範囲にシステムが適しているかどうかを確認しましょう。

例えば、請求書の発行だけでなく、見積書や納品書の作成も必要であれば、それらの業務を一括で自動化できるシステムが適しています。また、システムが電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているかどうかも重要なポイントです。

これらの法律や制度に対応しているシステムを選ぶことで、将来的な法改正にも柔軟に対応でき、法令遵守を確実にできます。

【重要な2のポイント】

1. システムで自動化したい業務範囲に適しているか
2. 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. サポート体制は充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

中小企業が請求書発行システムを導入することで、紙での請求書発行や保管にかかるコストや業務負担を大幅に軽減できます。

請求書発行システムには、さまざまな料金体系があります。主に従量課金制と月額固定制があり、発行枚数や企業の規模に応じて適切なプランを選ぶことが大切です。また、機能の充実度や既存のシステムとの連携性も確認する必要があります。

多機能なシステムは便利ですが、低コストで導入したい場合は、請求書発行に特化したシンプルなシステムもおすすめです。自社の規模や業務内容に合ったプランを選び、より効果的に業務の効率化を図りましょう。