個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システム7選｜選び方も

個人事業主・小規模企業においては、経理と総務が兼任になっているケースも多く、勤怠管理の負担が大きいという課題があります。勤怠管理システムを導入し、効率化を図りましょう。この記事では、個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システムや選び方を解説します。

目次

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1. 個人事業主・小規模企業が抱える勤怠管理の課題
2. 個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを使うメリット
3. 個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
4. 個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システム7選
5. その他の勤怠管理システムの選び方
6. まとめ

個人事業主・小規模企業が抱える勤怠管理の課題

個人事業主や小規模企業においても、適切な勤怠管理は欠かせません。従業員の勤務時間を正確に管理し、給与計算や労働法規への対応を行うことは、事業の運営において非常に重要です。

しかし、こうした企業では、勤怠管理に関するいくつかの課題が存在します。経理と総務の兼任による担当者の負担の増大、法改正に対する対応の難しさ、そして人的ミスが発生しやすいといった問題があります。これらの課題について、以下で詳しく解説していきます。

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担当者の負担が大きい

個人事業主や小規模企業では、経理と総務の業務を兼任するケースも多く、勤怠管理の担当者にかかる負担が大きいです。従業員の数が少なくても、毎日の出勤時間や休憩時間を正確に記録し、それに基づいて給与計算を行う必要があります。

しかし、他の業務も並行して行うため、担当者の負担が大きく、結果として業務が遅れたり、正確さが欠けたりすることが懸念されます。これによって、給与の計算ミスが発生しやすくなり、従業員との信頼関係にも影響を及ぼす可能性があります。

法改正への対応が困難

法改正への対応が困難である点も大きな課題です。特に小規模な企業では、勤怠管理をExcelなどの簡易なツールで行っているケースが多く、法改正による勤怠管理のルール変更や新たな要件への対応が遅れがちです。

たとえば、労働時間に関する法規が変更された場合、その新しいルールに従って勤怠データを管理する必要があります。しかし、システムが対応していないと手動での対応が求められ、ミスのリスクが高まります。

人的ミスが起こりやすい

個人事業主や小規模企業では、勤怠データを二重チェックするための人員が不足していることが多く、そのために入力ミスや集計ミスが発生しやすくなります。

例えば、手書きのタイムカードからExcelにデータを転記する際に、数字を誤って入力したり、計算式を間違えたりすることがあります。これらのミスが蓄積すると、最終的な給与計算に影響を及ぼし、従業員に対する支払いが不正確になる恐れがあります。

これは、従業員の信頼を失いかねず、場合によっては会社の評判にも悪影響を及ぼす場合があります。このように、人的ミスの発生は業務効率を低下させるだけでなく、企業全体にさまざまな悪影響をもたらす可能性があります。

個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを使うメリット

個人事業主や小規模企業にとって、勤怠管理システムの導入は多くのメリットがあります。勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間の打刻・記録から、残業や休日休暇の申請など、勤怠管理に関する業務全般を自動化し、効率的に管理するためのツールです。

特に業務負担の軽減、属人化の解消、そして法改正への対応がスムーズになるという点で、こうした企業にとって非常に有益です。以下では、それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

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業務負担を軽減できる

勤怠管理システムを導入すると、出退勤データの集計や給与計算などの作業が自動化され、担当者の業務負担が大幅に軽減されます。従来、手動で出退勤データを集計して給与計算を行っていた場合、計算ミスが発生しやすく、確認作業にも時間がかかっていました。

しかし、勤怠管理システムを導入することで、これらの作業が自動化されるため、ミスのリスクが減少し、担当者は無駄な時間を削減できます。その結果、社内の労働環境改善や人材育成といったコア業務に、より多くの時間を割くことが可能です。

属人化を解消できる

勤怠管理システムを使用することで、属人化を解消できるというメリットもあります。Excelを使った勤怠管理は、担当者のスキルや経験に依存するため、引き継ぎがうまくいかない場合、業務に支障が出る場合があります。

しかし、勤怠管理システムは操作が簡単で、誰でも使えるように設計されています。そのため、特定の担当者に業務が集中せず、他の社員でも管理ができるため、属人化を防げるでしょう。

法改正に対応できる

クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば、法改正に対する対応もスムーズに行えます。

従来の方法では法改正が行われるたびに、新しいルールに基づいてシステムを手動で更新する必要がありました。

しかし、クラウド型システムであれば、自動的にアップデートされます。これにより、担当者の負担を軽減し、法令遵守を確実に行える環境を整えられます。また、常に最新の法規に対応した状態で運用できるため、安心して勤怠管理を行えます。

個人事業主・小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

個人事業主や小規模企業にとって、勤怠管理システムを選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。以下では、個人事業主や小規模企業が勤怠管理システムを選ぶ際の重要なポイントを解説します。

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クラウド型がおすすめ

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類がありますが、特に予算が限られている個人事業主や小規模企業には、クラウド型が適しています。

クラウド型は、自社でサーバーを保有する必要がなく、事業者が提供するインターネット上の環境でシステムが稼働します。そのため、サーバーの構築や維持にかかる初期費用や維持費用が低額で済みます。

低コストで始められるクラウド型は、初期費用を抑えたい企業にとって非常に魅力的な選択肢です。以下は、クラウド型とオンプレミス型の特徴、メリット・デメリットを表した表です。

	クラウド型	オンプレミス型
特徴	インターネットを介して利用する 勤怠管理システム	自社サーバー上で稼働する 勤怠管理システム
メリット	初期費用・維持費用が低い	高いセキュリティを保てる
デメリット	セキュリティリスクがある	サーバー管理に専門知識が必要

必要な機能の有無をチェック

勤怠管理システムに搭載されている機能を確認することが大切です。機能が増えるほど料金も高くなるため、必要な機能を絞って搭載有無を確認しましょう。

例えば、残業や有休の管理機能、シフト管理機能、フレックス勤務や時短勤務への対応など、自社の勤務形態に合った機能が含まれているかをチェックしましょう。また、従業員が使用する打刻デバイスとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。

こうした機能を事前にしっかり確認し、必要なものだけを選ぶことで、システム導入後に不要な機能に対するコストを削減しましょう。

機能を拡張できるか確認

将来的な成長を見据えて、勤怠管理システムが機能を拡張できるかどうかも確認しておきましょう。現在は小規模であっても企業が成長し、より高度な機能が必要になる場合もあります。

その際、システムが柔軟に対応できるかどうかは、長期的な運用の観点から非常に重要です。拡張性のあるシステムを選ぶことで、将来的なニーズにも対応でき、無駄な再導入の手間を省けるでしょう。

無料プランも検討する

人数が少ない個人事業主や小規模企業であれば制限はあるものの、無料プランでも十分な場合が多いです。無料プランは、初期費用を抑えつつシステムの導入を検討できるため、コストパフォーマンスを重視する企業にとって魅力的な選択肢です。

ただし、無料プランには機能や利用可能な人数に制限がある場合があります。そのため、自社の業務に必要な機能が含まれているか、制限内で十分に運用できるかを事前に確認しましょう。

制限が業務に支障をきたす場合は、有料プランへの移行も検討する必要がありますが、まずは無料プランでの運用を試してみることで、コストを抑えつつシステムの導入を始められるでしょう。

個人事業主・小規模企業におすすめの勤怠管理システム7選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、他にもいくつかのポイントを確認しておくとよいでしょう。例えば、自社の業種や勤務形態に適した機能があるか、従業員が使いやすい打刻方法が用意されているか、料金体系が透明であるかなどが重要です。

また、サポート体制が充実しているか、複数言語に対応しているかも考慮すべきポイントです。無料トライアルが用意されているシステムなら、導入前に実際の使い勝手を確認できるため、選択の際に役立ちます。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業種や勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

個人事業主や小規模企業では、経理と総務が兼任になっているケースも多く、勤怠管理の負担が大きいという課題があります。これらの課題を解決するために、勤怠管理システムの導入は非常に有効です。

特に、低コストで導入できるクラウド型のシステムは、業務負担の軽減や属人化の解消に効果的です。将来的な拡張性や無料プランの活用も含め、自社に最適な勤怠管理システムを選ぶことが、業務の効率化と成長につながります。

勤怠管理システムを導入して業務の負担を軽減し、より良い労働環境を整えましょう。