教育業界におすすめの経費精算システム8選｜選び方のポイントも解説

大学や塾などの教育業界では、講師や営業社員が外出・出張する機会が多く、経費精算の業務が負担になりがちです。経費精算システムを活用し、効率化を図りましょう。この記事では、教育業界におすすめの経費精算システムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 教育業界における経費精算業務の課題
2. 教育業界が経費精算システムを導入するメリット
3. 教育業界が経費精算システムを選ぶ際のポイント
4. 教育業界におすすめの経費精算システム8選
5. その他の経費精算システムの選び方
6. まとめ

教育業界における経費精算業務の課題

教育業界では、講師や営業社員が頻繁に外出や出張を行うため、交通費や出張費の申請が多く発生します。このような経費精算の手続きは、申請者だけでなく経理担当者にとっても大きな負担となりがちです。

特に、経費精算を紙ベースで行っている場合、書類の管理や情報の抜け漏れが発生しやすく、精算業務が煩雑になるケースが多いです。その結果、業務の効率が低下し、業務の正確さも損なわれるリスクが高まります。

教育業界が経費精算システムを導入するメリット

教育業界でも経費精算システムの導入が進められています。経費精算システムとは、経費の入力、申請、承認などの業務を効率化するためのシステムで、業務の自動化により手間を大幅に軽減できます。

学校や教育機関では、講師やスタッフが日常的に発生する経費を管理する必要があり、従来の手動作業ではミスが起こりやすく、負担が大きくなります。しかし、経費精算システムでは、業務の自動化が可能となり、効率的に経費を管理できます。

以下では、教育業界が経費精算システムを導入することによって得られる具体的なメリットについて詳しく解説します。

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申請者・承認者の負担を軽減できる

経費を紙で申請・承認する場合、申請者は交通費や出張費の運賃を自分で調べたり、領収書の内容を手入力したりする必要があります。これには時間がかかり、ミスも発生しやすいです。

一方で経費精算システムを使用すると、インターネットの路線検索機能を活用して運賃を自動で計算でき、領収書の内容もOCR機能を使って自動的に入力できます。その結果、申請者の作業負担が大幅に軽減されます。

また、経理担当者もシステム上で簡単に申請内容を確認・承認できるため、手動での確認作業が減ります。そのため、申請者と承認者の双方がすばやく経費を処理でき、業務全体の負担を大きく軽減できるでしょう。

抜け漏れ・ミスを防止できる

経費精算システムを導入することで、抜け漏れやミスを効果的に防止できる点が大きなメリットです。紙ベースの手続きでは、申請内容の確認や承認の際にヒューマンエラーが発生しやすく、記入漏れや計算ミスが業務に影響を及ぼす場合があります。

しかし、経費精算システムを活用することで、抜け漏れやミスを防げるため、結果的に業務の時短にも繋がります。紙ベースの手続きでは、申請内容の確認や承認の際にヒューマンエラーが発生しやすいですが、経費精算システムなら情報が正確に管理可能です。

コスト削減に繋がる

経費精算システムを導入することで、紙の印刷代や郵送代、さらには保管スペースといったさまざまなコストを大幅に削減可能です。

従来の紙ベースの経費精算では、書類の印刷や郵送、そしてそれらを保管するためのスペースが必要となり、これが積み重なると大きな負担となります。しかし、経費精算システムでは、紙を使う必要がなくなります。

また、デジタルデータであれば保管スペースも不要になり、書類の紛失リスクも軽減されます。

教育業界が経費精算システムを選ぶ際のポイント

教育業界が経費精算システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。学校や教育機関では、講師やスタッフが多く、日々の業務で発生する経費の管理が大きな負担となるケースが多いです。

そのため、効率的に経費精算を行えるシステムの導入が重要です。選定時には、システムが自社の業務にどれだけ適合するか、そして導入後にどれだけの業務負担を軽減できるかをしっかりと検討しましょう。

以下では、教育業界が経費精算システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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経路検索機能があるか

教育業界では、講師や営業の社員が移動する機会が多く、その際の交通費精算が頻繁に発生します。そのため、経費精算システムには経路検索機能があると便利です。

例えば、交通系ICカードやモバイルICと連携できるシステムであれば、交通費データを一括で読み取って自動的に反映できます。これにより、手作業による入力ミスや不正のリスクを大幅に減らせるでしょう。

また、乗換案内サービスとの連携では、正確な経路情報を基に交通費を精算できるため、時間と手間の節約にもつながります。こうした機能は、教育現場での移動に伴う経費精算を大きく効率化します。

会計ソフトと連携できるか

経費精算システムが会計ソフトと連携できるかどうかは、非常に重要なポイントです。特に、従来の紙ベースやExcelを使った経費精算では、経理担当者が一つひとつ手入力で仕訳データを作成する必要があり、多くの手間と時間がかかっていました。

しかし、経費精算システムが会計ソフトと連携している場合、申請されたデータが自動的に仕訳データとして作成されるため、作業の効率が大幅に向上します。そのため、経理部門の作業時間が短縮され、ヒューマンエラーのリスクも減少するでしょう。

スマホから申請できるか

教育業界では、講師やスタッフが移動中や出先からでも経費精算を申請できることが求められます。そのため、スマホから経費精算を申請・承認できるシステムは、外出が多い業務において特に有効です。

この機能では、申請が遅れることなく迅速に処理されます。また、緊急時や不在時にも対応できるため、業務が滞らずスムーズです。現場で働くスタッフにとって、スマホを使った申請や承認は、時間や場所にとらわれずに仕事を進められるため、非常に便利な機能です。

教育業界への導入実績があるか

経費精算システムを選ぶ際には、そのシステムが教育業界での導入実績があるかどうかも確認することが重要です。導入実績が多いシステムは、教育機関に特化した機能やサポート体制が整っているケースが多く、安心して導入できる可能性が高いです。

また、他の学校や教育機関での導入事例を参考にすることで、自社にとって最適なシステムを選べるでしょう。実績のあるシステムは信頼性が高く、安心して導入できるメリットがあります。

教育業界におすすめの経費精算システム8選

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際には、他にもいくつかのポイントに注意を払うことが大切です。まず、自社の規模や予算に合ったシステムを選びましょう。

小規模な教育機関では、手頃な価格で基本的な機能が揃ったシステムが適していますが、より大規模な組織では、カスタマイズ性や追加機能のあるシステムが必要な場合があります。

また、自社が必要とする機能が搭載されているかどうか、また電子帳簿保存法に対応しているかを確認しましょう。さらに、その他の比較ポイントを押さえて、最適な経費精算システムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 自社が必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティは万全か
2. 他言語や外貨に対応しているか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

まとめ

教育業界では、講師や営業社員が頻繁に移動し、経費精算業務の負担が大きいのが課題です。経費精算システムを導入することで、申請者・承認者の負担を軽減し、コスト削減にも繋がります。

特に、経路検索機能の有無や会計ソフトとの連携性、スマホからの申請が可能かどうか、そして教育業界への導入実績などを確認してシステムを選ぶことが大切です。業務効率を向上させるために、これらのポイントを押さえたシステムを導入しましょう。