建設業におすすめの電子契約システム7選｜選ぶ際のポイントも解説
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- 建設業における電子契約では、見読性・原本性・本人性の3つの要件を満たす必要がある
- 電子契約システムにより、コスト削減や契約締結時間の短縮、不正防止などが図れる
- 電子契約システムの導入時は、関連法令に準拠しているかをよく確認して選ぶ
電子契約は、建設業においても導入が進められています。しかし、建設業で電子契約システムを活用する際は、一定の要件を満たす必要があるため注意が必要です。この記事では、建設業におすすめの電子契約システムや選ぶ際のポイントなどを解説します。
目次
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電子契約は建設業でも活用可能
電子契約とは、インターネット上で締結する契約です。従来のように紙媒体の契約書に署名・押印する代わりに、電子データ（PDFファイル）へ電子署名を施すことで、契約を締結できます。
現在は建設業においても、工事請負契約書や工事発注契約書、売買契約書、賃貸契約書、保証契約書などの電子契約が認められています。本記事では、建設業における電子契約のメリットやおすすめの電子契約システムについて解説します。
電子契約の仕組みとは｜書面契約との違いやメリット、注意点を解説
電子契約では、従来の紙による契約書を使用せず、電子データによって契約・保存・管理を行うことができます。本記事では、電子契約の仕組みや、法的効力について解説し、電子契約を導入するメリット・デメリットの他、導入に関する法律について紹介します。
建設業における電子契約法制化の経緯
建設業は法規制などの関係から、他業界に比べて電子契約の導入が遅れている経緯があります。そもそも建設業に電子契約が認められたのは、2001年の建設業法の改正からです。
しかし、電子契約を行うための条件が設けられ、この基準が曖昧であったことから、建設業では他業界ほど電子契約が普及しませんでした。2018年のグレーゾーン解消制度の創設によって規制緩和がなされ、以降は建設業でも電子契約の導入が本格化しています。
参考：電子契約サービスに係る建設業法の取扱いが明確になりました｜経済産業省
グレーゾーン解消制度とは
グレーゾーン解消制度とは、消費者庁を窓口にして、新規に行う建設事業に規制が適用できるかを行政に確認できる制度です。2001年の建設業法の改正では、電子契約にあたり技術的な基準を満たす必要がありましたが、この基準の内容が不明瞭である点が課題でした。
しかし、グレーゾーン解消制度の創設により、事業者は事前に規制の適用可否を確認したうえで新規事業に取り組めます。そのため、建設業においても安心して電子契約を行えるようになりました。
建設業の電子契約で必要な3つの要件
建設業の電子契約では、見読性・原本性・本人性の3つの要件を満たす必要があります。見読性とは、電子契約書を簡単に閲覧・検索できる状態で保管しておくことです。例えば、パソコンなどの電子機器の整備や電子契約システムが利用されます。
原本性を満たすには、電子契約書が事業者本人によって作成され、かつ改ざんされてないことを証明する取り組みが必要です。具体的には、公開鍵暗号方式による電子署名が推奨されています。
そして本人性とは、電子署名を行ったのが当事者であることを証明するものです。主に電子証明書の発行や立会人型電子契約が利用されています。建設業で電子契約を行うには、これらの3つの要件を満たしましょう。
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| 見読性 | 電子契約書を簡単に閲覧・検索できる |
| 原本性 | 電子契約書の改ざんがなされていない |
| 本人性 | 当事者同士の契約締結である |
建設業で電子契約を導入するメリット
建設業で電子契約を導入すると、コストの削減や契約サイクルの迅速化、不正の防止などのメリットに期待できます。ここでは、建設業で電子契約を導入するメリットを解説します。
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建設業で電子契約を導入するメリット
コスト削減に繋がる
電子契約の導入により、従来のような紙媒体の契約書が不要になるため、作成した契約書の印刷や先方への郵送といったプロセスを丸ごと削減できます。これに伴い、紙代・印刷代・インク代・郵送費用などのコスト削減が見込めます。
また、紙媒体の契約書には収入印紙が必要であり、この費用が比較的高額でした。一方で、電子契約には収入印紙が不要であるため、印紙代も節約できます。
直接的なコストだけでなく、印刷や郵送にかかる手間・時間などの間接的コストが不要になる点もメリットです。契約関連業務における単純作業を廃止することで、担当者の作業工数が減り、契約関連業務の効率化にもつながります。
契約締結までの時間を短縮できる
紙媒体の契約締結から電子契約に切り替えると、契約締結までの時間短縮が図れます。従来の紙媒体の契約書では、先方への郵送期間が必要でした。
その点、電子契約はPDF化した契約書を双方がオンライン上で確認できるため、従来に比べて短時間での契約書のやり取りが可能です。したがって、契約書の作成から締結までにかかる時間が大幅に短縮されます。
契約サイクルの迅速化によって、ビジネスチャンスの損失を防ぎ、持続的な事業の成長にも期待できます。
不正を防止できる
紙媒体の契約書には、改ざんや持ち出しなどのリスクが伴います。一方で、電子契約を行うための専用ツールである電子契約システムには、電子署名やタイムスタンプや通信の暗号化、アクセス権限設定など、システム内の契約書を安全に保護する機能が備わっています。
つまり、電子契約システムを活用した電子契約業務により、契約書の不正な改ざんや流出といったセキュリティリスクを低減できます。その結果、コンプライアンスを強化でき、自社の社会的信頼を保つことにもつながります。
建設業が電子契約システムを選ぶ際のポイント
建設業が電子契約システムを選ぶ際は、関連法令への対応可否や既存システムとの連携性に注目するのがおすすめです。ここでは、各ポイントについて解説します。
電子契約システムとは、契約時のやり取りを電子上で行うことができるシステムです。この記事では、電子契約システムの仕組みや、メリット、導入する際の流れや注意点などを解説します。
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建設業が電子契約システムを選ぶ際のポイント
関連法令に準拠しているか
電子契約システムは、上記の3つの要件を満たした製品を選ぶのが前提です。電子契約には電子サインと電子署名の2種類がありますが、おすすめは電子署名を採用している製品です。
電子署名は電子サインに電子証明書が付与されたもので、電子サインに比べて法的効力が強固です。紙媒体の契約書と同等の法的効力を持つとされており、契約関連のトラブルの発生際にも、有力な証明書として活用できます。
あわせて、改正電子帳簿保存法への対応可否もシステムの選定基準にしましょう。建設業の契約業務に関連した法令を全てカバーしているツールを選定することで、自社における法令対応作業の負担を減らしつつ、法令に準拠した契約締結が実現します。
電子帳簿保存法とは？保存方法・要件や罰則などをわかりやすく解説
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。本記事では、電子帳簿保存法の3つの保存方法と要件や、対応しなかった場合の罰則、電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方などを解説しています。
電子データに付与される電子署名は、書類の正当性や改ざんされていないことを証明できるため、電子契約書に用いられます。本記事では、電子署名についてとその仕組み・必要性の他、電子署名を導入するメリット・デメリット、やり方について解説します。
既存システムと連携可能か
建設業では、工事管理システムや販売管理システムなどの基幹システムを利用しているケースが多いです。電子契約システムを選ぶ際は、既存システムと連携可能な製品を選ぶと良いでしょう。
外部システムと電子契約システムの連携により、バックオフィス業務全般を効率化できる可能性があります。例えば、他システムで作成した契約書を電子契約システムに取り込み、契約締結フローに載せることが可能です。
システム上で契約データをやり取りできるため、手作業による入力作業を廃止でき、バックオフィス業務の作業工数を大幅に削減できます。また、入力ミスを防止でき、ミスのない契約締結にもつながるでしょう。
建設業におすすめの電子契約システム7選
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサイン
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサイン
オプションが豊富で自社にあった機能を選びたい方におすすめ
GOOD
ここがおすすめ！
- オプションが充実しており自社に合ったものを無駄なく選べる
- 権限機能の管理やセキュリティが強固で安心感がある
MORE
ここが少し気になる…
- 機能やオプションが豊富でマルチに使えるが、全て必要な場合はオプション料金が高額になってしまう
ドキュサイン・ジャパン株式会社
ドキュサインの電子署名
GOOD
ここがおすすめ！
- 英語はもちろん44言語にも対応しており、「文書送信・管理」は14言語、「署名」は44言語で行える
- 相互コメントや価値計算ツールといった独自の機能が使える
MORE
ここが少し気になる…
- 送信失敗しても料金が発生し、取り消すことができない
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ
WAN-Sign
GOOD
ここがおすすめ！
- 高度なセキュリティを標準搭載しており、内部統制の強化を図りたい方にも便利
- 紙やデジタル文書が混在していても長年のノウハウで効率的に管理ができる
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ここが少し気になる…
- サービスの利用に条件があり、プランによっては高くついてしまう
株式会社マネーフォワード
マネーフォワード クラウド契約
GOOD
ここがおすすめ！
- 契約書の作成、申請・承認、締結、保存、管理までマネーフォワード クラウド契約ひとつで完結
- 契約書送信料・契約書保管料は0円だから契約書が増えても追加課金なし！
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ここが少し気になる…
- ハンコの印影にもう少し工夫ができると良い
GOOD
ここがおすすめ！
- 「弁護士ドットコム株式会社」の運営により裁判所向け資料やマニュアルが充実
- 電子契約の国内利用のシェアはトップで、確かな実績と信頼感がある
- 「合意締結証明書」が発行でき、自社にあったプランも選びやすい
MORE
ここが少し気になる…
- 陰影画像の貼り付け機能がなく、署名時にフリーテキスト欄を設けておくと誤入力される恐れもある
日鉄日立システムソリューションズ株式会社
DocYou
GOOD
ここがおすすめ！
- 無料トライアルで使用感を確かめられる
- 機能に不足があれば「文書管理オプション」を付け加えることができる
- オンライン説明会や動画での説明があり、社内サポートのコストが省ける
MORE
ここが少し気になる…
- 一方で電話やチャットには対応していないため、レスポンスが遅い場合がある
その他の電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶ際は、上記に加えて次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。例えば、電子署名のタイプは当事者型か立会人型かによって、導入コストやセキュリティ性に差が出ます。契約締結における自社基準を満たすものを選びましょう。
また、電子契約システムの多くは契約件数と利用料金が連動するため、予算内に収まるかも確認すべきです。一概に金額だけを見るのではなく、料金と機能性のバランスを見極めて、自社に最適な電子契約システムを導入しましょう。
【重要な3つのポイント】
- 電子署名のタイプは当事者型か立会人型か
- 自社の契約件数とコストが見合っているか
- 自社に必要な機能が搭載されているか
【その他の比較ポイント】
- スマホに対応しているか
- 複数言語に対応しているか
- セキュリティ対策は万全か
- サポート体制は充実しているか
- 無料トライアルがあるか
まとめ
電子契約とは、オンライン上で締結する契約です。建設業においても2018年のグレーゾーン解消制度の創設以降、電子契約の導入が進んでいます。電子契約への切り替えにより、契約コストの削減や契約サイクルの迅速化、不正の防止などのメリットが見込めます。
建設業が電子契約を導入する際は、見読性・原本性・本人性の3つの要件を満たした製品を選びましょう。また、必要に応じて、改正電子帳簿保存法への対応可否や、既存システムとの連携性にも注目するのがおすすめです。
今回紹介したポイントをもとに、適切な電子契約システムを導入して、建設業における契約業務の効率化や迅速化につなげましょう。
