AI搭載のおすすめ勤怠管理システム6選｜活用方法・メリットを解説

勤怠管理におけるAI機能には、生体認証による打刻や、質問応答の自動化といった機能があり、それぞれにメリットがあります。本記事では、勤怠管理におけるAI機能の活用方法や導入のメリット・注意点を解説し、AI搭載のおすすめ勤怠管理システムを紹介します。

目次

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1. 勤怠管理におけるAIとは
2. 勤怠管理システムでのAI活用方法
3. AI搭載の勤怠管理システムを導入するメリット
4. AI搭載の勤怠管理システムを導入する際の注意点
5. AI搭載のおすすめの勤怠管理システム6選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

勤怠管理におけるAIとは

AIは「Artificial Intelligence」の略称で、「人工知能」と和訳されます。明確な定義はありませんが、人間の知的活動を行うプログラムやソフトウェアを指すことが一般的です。

近年、AIは身近なシステム・デバイスに広く採用されています。たとえば企業における勤怠管理システムにもAIの活用が進んでいます。

勤怠管理システムにAIを搭載することで、打刻の多様化・データの一元管理・質問対応の自動化などが可能になります。

勤怠管理のプロセスの大部分を自動化できるため、管理者の業務負担の軽減や管理ミスなどのヒューマンエラーの防止が期待できます。また、多様な働き方が可能になるため、従業員側にもさまざまなメリットがあります。

勤怠管理システムでのAI活用方法

AIは勤怠管理システムにおいて、打刻管理・質問対応・データの管理などの面で恩恵をもたらします。まずはAI搭載の勤怠管理システムの特徴・活用方法をご紹介していきます。

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生体認証による打刻管理

AI搭載の勤怠管理システムの多くは、生体認証による打刻が可能です。生体認証とは、身体の一部をカメラに取り込み、分析して本人を識別するシステムです。GPS機能と併用することで、正確な打刻が可能になります。生体認証には次のような種類があります。

1. 指紋認証
2. 顔認証
3. 静脈認証
4. 虹彩認証

従来のICカードを使った打刻は、ICカードの落とし物を拾った部外者が不法に侵入できるといったセキュリティ面でのデメリットがある上に、遅刻しそうな時に同僚に代理打刻してもらうなどの不正打刻といった課題がありました。

一方、生体認証の場合、打刻は本人しかできません。代理打刻・なりすまし打刻を防ぎ、かつ会社全体のセキュリティ体制も強化できます。

質問対応の自動化

AI搭載の勤怠管理システムには、対話形式のAIチャットボットが利用できるものも多いです。AIチャットボットとは、チャットツールで質問すると、自動で即時に返答するシステムです。

たとえば専用ツールで休暇や福利厚生の利用の仕方を質問すると、その場でAIチャットボットが適切な返答をしてくれます。

従来のように人事担当者にメール・電話をし、返事を待つという手間が省けるため、従業員の業務の効率化が期待できます。また、人事担当者も質問対応の業務負担を大きく低減できるでしょう。

勤怠管理データの活用

勤怠管理システムは集積されたデータを集計・分析し、さまざまなプロセスを自動化します。次のような活用方法があります。

1. 各人のシフト希望から全体のシフト調整を行う
2. 給与システムと連携させて賃金計算する
3. 各部署の残業時間の集計・各部門管理者への通達

勤怠に関する問題の早期発見

AI搭載の勤怠管理システムを導入することで、勤怠面での問題の早期発見が可能です。休み・遅刻・早退が多いなど、出勤状況が悪い従業員に素早く気付くことができます。

システムによっては、簡単なアンケートを実施・分析して、心身に不調がないかを定期的にチェックできるものもあります。勤怠状況やアンケートから何らかの不調を抱えていると判明した場合は、早期に適切なフォローをすることで、休職や離職を防げるでしょう。

勤怠に関するよくある問題

勤怠に関係する問題は、職種を問わず共通するものが多いです。特に多い問題を以下にまとめました。

1. 出勤状況が悪い（当日欠勤・遅刻・早退が多い）
2. 特定の社員だけ残業が多い
3. テレワークの勤務状況が把握しにくい

出勤状況の悪さは特定の1人だけが目立ちやすく、他の従業員の出勤状態が見えにくくなります。特定の社員の残業の多さも、残業が頻繁にある部署では気付きにくいです。こういった発見しにくい問題を、AIが見つけてくれます。

AI搭載の勤怠管理システムを導入するメリット

AI搭載の勤怠管理システムを導入することで、不正打刻や打刻ミスの防止・シフト作成の自動化・勤怠マネジメントの強化などのメリットが期待できます。内容を詳しく解説していきます。

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不正打刻の防止

AI搭載の勤怠管理システムの多くは生体認証による打刻を採用しています。打刻するには、必ず本人が生体認証対応システムを操作しなければならないため、代理打刻・なりすまし打刻といった不正打刻を防止できます。

さらに生体認証での打刻は、ICカードのように、紛失・破損時にカードを再発行したり、退社時に回収したりする必要がない点も大きなメリットです。本人にとっても紛失のストレスを減らせるほか、人事担当者の事務負担を大きく軽減できます。

打刻忘れ防止

AI搭載の勤怠管理システムは、打刻忘れを自動でチェックしてくれます。出退勤どちらかのみ打刻を忘れた場合はエラーになるため、通常の勤怠管理システムでも発見しやすいです。

しかし、出退勤の両方を忘れた場合はエラーにならないことが多いため、通常の勤怠管理システムでは気付きにくいです。AI搭載の勤怠システムの中には、出勤予定日とのズレを検知して知らせてくれるものもあり、打刻忘れに素早く対応できます。

業務の効率化

AI搭載の勤怠管理システムを導入することで、従業員・管理者側双方の業務の効率化を図れます。まず従業員側は、従来のタイムカード・スプレッドシートでの勤怠報告のように、手動で出退勤時間を申告する必要がなくなります。

管理者側は、月末の締め日にタイムカードやスプレッドシートを回収し、出退勤時間から労働時間を割り出すといったプロセスを自動化できます。勤怠管理システムの多くは賃金計算システムと連携できるため、給与計算も自動かつ正確に行えるようになります。

ビルのメンテナンスなど従業員が日本各地で勤務をしている場合、全員の勤怠管理だけで膨大な作業量になります。これらの勤怠管理にかけていたコストを大幅に削減できる点は、大きなメリットといえるでしょう。

シフト作成の自動化

AI搭載の勤怠管理システムを利用すれば、シフト作成も自動で行えるようになります。従来のシフト作成は、従業員から回収したシフト希望を管理者が集計し、各曜日に必要な人員を考えながら割り当てを行なわなければなりませんでした。

人員数だけでなく、従業員1人ずつの業務遂行能力も考慮に入れなければならないため、シフト作成担当者の負担はかなり大きいといえます。

AI搭載の勤怠管理システムは、従業員のシフト希望を元に全体のシフト調整を自動で行います。各人の能力を考慮しつつ、過去のデータから繁忙期・閑散期などを正確に算出して人員調整するため、過不足のない人員配置が可能になります。

勤怠マネジメントの強化

勤怠管理システムを導入することで、時間外労働時間の管理・従業員の健康管理がしやすくなります。休息が必要な従業員を早期かつ的確にピックアップできるため、勤怠マネジメントの強化につながるでしょう。

また、テレワークなどの社外業務や、休暇申請・休日出勤・代休などのマネジメントも容易に行えるようになります。従業員の適正な働き方が可能になるため、職場満足度の向上や企業全体の生産性アップが期待できます。

AI搭載の勤怠管理システムを導入する際の注意点

AI搭載の勤怠管理システムはさまざまなメリットがある一方、次のようなデメリットも存在します。

1. 生体認証機器などの導入に費用がかかる
2. 運用・管理にもコストがかかる
3. システムトラブルのリスクがある
4. 効果を実感するまでに時間がかかる

勤怠管理システムは従来の勤怠管理に比べ、導入・運用コストが高額です。システムトラブルのリスクもあるため、トラブル発生時の対応方法はマニュアル化しておかなければなりません。

また、勤怠管理システムの効果はすぐに実感しにくい点にも留意してください。特にAIは集積したデータを分析・学習することでさらなる能率化を図っていくシステムです。一般的な勤怠管理システムに比べても、運用が軌道に乗るまではある程度の時間がかかります。

AI搭載のおすすめの勤怠管理システム6選

その他の勤怠管理システムの選び方

AI搭載の勤怠管理システムは、自社のニーズにあったものを選ぶことが大切です。次のようなポイントに注目してみましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

AI搭載の勤怠管理システムは多様な打刻が可能になるほか、不正申告の防止・業務の効率化・シフト作成の自動化などを叶えてくれます。一方で高コストになりやすい点・システムトラブルなどの運用リスクが伴う点に留意しなければなりません。

AI搭載の勤怠管理システムを導入することで、従業員側は適正な働き方が可能になり、管理者側は業務負担を大きく軽減できます。

働き方改革が進む現代において、特に労働時間の管理は企業の大きな課題です。AI搭載の勤怠管理システムなどを活用しながら、従業員の労働管理を適正に行いましょう。