Slackと連携できる勤怠管理システムおすすめ4選｜メリットを解説

Slack打刻は、Slack上で打刻・勤怠管理することができて便利なため、業務効率化に向けた方法として導入する企業が増えています。本記事では、Slackで勤怠管理をするメリット・方法を解説し、勤怠管理システムと連携させる際の注意点、おすすめ製品も紹介します。

目次

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1. Slack打刻とは
2. Slackで勤怠管理をするメリット
3. Slackで勤怠管理する方法
4. Slackと勤怠管理システムを連携させるメリット
5. Slackと連携できる勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
6. Slackと連携できるおすすめの勤怠管理システム4選
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ

Slack打刻とは

Slack打刻とは、Slackというコミュニケーションツールを使用して、出勤・退勤の打刻を行う方法です。従来のタイムカードでの打刻や、Excel（エクセル）による勤怠管理とは異なり、Slack打刻はボタンクリックなどの簡単な操作で、出勤・退勤が記録できます。

Slack打刻は、Slack上で特定のチャンネルに「出勤ボタン」として設定されたSlackbotにメッセージを送信することで、出勤や退勤の時間を記録します。利用者は自分の出勤・退勤の際、Slack上でボタンをクリックするだけで、打刻情報が自動的に記録されます。

これにより、従業員は出退勤の手間を省き、管理者はリアルタイムでの勤怠情報を把握することができます。Slack打刻は、簡単な操作で勤怠の記録ができ、勤怠管理の効率化に貢献します。

Slackで勤怠管理をするメリット

Slackで勤怠管理をするメリットはたくさんあります。Slackは日常的に利用されるコミュニケーションツールであり、Slack打刻を利用することで、さらに利便性が向上します。ここでは、Slackで勤怠管理をするメリットについて解説します。

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Slackに慣れているなら使いやすい

Slackでの勤怠管理は、日常的にSlackを使用していて操作に慣れていれば、とても使いやすいです。Slack内で勤怠管理を行うことで、従業員は新たなシステムに慣れる必要がなく、既存の使い方やインターフェースを活用できます。

これにより、使いやすさと効率性が向上し、ユーザーの負担が軽減されます。対して、新たな勤怠管理システムを導入する場合は、従業員が新しいシステムに適応する必要があり、説明などの手間も発生します。

不正打刻を防止しやすい

Slackで勤怠管理をするメリットの1つは、不正打刻を防止しやすい点です。従業員は、自身の個別アカウントを使用してSlack上で打刻を行うため、他の人が代理で打刻することができません。

さらに、Slackの打刻機能はログとして残るため、不正な打刻の痕跡を見つけやすく、管理者が必要な場合に検証や確認ができます。つまり、基本的には不正打刻を行うことが不可能となります。

業務コミュニケーションが円滑化する

Slackで勤怠管理をすると、業務コミュニケーションの円滑化が期待できます。その理由は、Slackはリアルタイムなチャット機能を備えており、従業員同士や上司とのコミュニケーションが迅速かつ容易に行えるためです。

勤怠管理と同時に、業務上の疑問や連絡事項をスムーズに共有できるため、コミュニケーションが円滑に行えます。また、チャットルームやグループ機能によって、関係者が適切な場所で情報を共有し、必要な人々に素早くアクセスできる点もメリットです。

Slackで勤怠管理する方法

Slackは、チームや組織のコミュニケーションを円滑化するための強力なツールですが、勤怠管理のツールとして導入することで、効率的な勤務時間の管理が行えます。

ここでは、Slackで勤怠管理を行う方法として「スプレッドシートとの連携」「勤怠管理システムの導入」の2つを解説します。

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スプレッドシートとの連携

Slackで勤怠管理を行う方法の1つは、スプレッドシートとの連携です。まず、Slack上で勤怠情報を収集し、Slackbotや専用コマンドを使用してデータを入力します。次に、スプレッドシートを作成し、Slackからのデータを自動的に受け取るように設定します。

その結果、勤怠情報がリアルタイムでスプレッドシートに反映されます。このスプレッドシートとの連携を行うことによって、勤怠データの集計や分析が容易になり、効率的な勤怠管理が可能となります。

しかし、スプレッドシートの設定や連携方法を事前に確認し、正確なデータの受け渡しを確保しなければならないのが注意点です。

勤怠管理システムの導入

専用の勤怠管理システムを導入し、Slackと連携させることで、Slack上で勤怠管理を行うことができます。このような、連携可能なシステムを導入すると、従業員はSlack内で出勤や退勤の打刻を行うことができます。

勤怠情報は自動的にシステムに集計され、管理者はリアルタイムでデータを確認できます。また、勤怠管理システムは、スケジュール管理や休暇申請などの機能も備えており、効率的な管理が可能です。

さらに、Slackとの連携により、勤怠情報の通知やリマインダーもスムーズに行えます。導入にはシステムの選定と設定が必要ですが、一度導入してしまえば、従業員の勤怠管理が簡単かつ正確に行えます。

Slackと勤怠管理システムを連携させるメリット

Slackと勤怠管理システムを連携させることには、多くのメリットがあります。従業員はこの連携によって、勤務時間や休暇の申請などの情報をSlack上で簡単に入力できます。ここでは、そんなシステム連携のメリットについて解説します。

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リマインド機能が活用できる

Slackと勤怠管理システムを連携させることで、リマインド機能を活用できます。リマインド機能は、従業員に対して出勤や退勤のタイミングを通知する役割を果たします。これにより、勤怠入力を忘れやすい従業員に対して勤怠情報の入力を促すことができます。

そして、打刻忘れを防ぎながら、業務の規律を整えて統括を行うことができます。

辞書登録機能が活用できる

Slackと勤怠管理システムを連携させることで、辞書登録機能が活用できます。辞書登録機能は、勤怠に関するキーワードや略語を登録し、自動的に置換する機能です。

例えば、「出勤」と入力すると出勤時刻が記録されます。これにより、正確なデータ入力が簡単に行え、勤怠情報の精度が向上します。

自動打刻機能が活用できる

Slackと勤怠管理システムの連携で、自動打刻機能が活用できます。自動打刻機能では、Slackのログイン・ログアウト情報を基に、勤怠を自動的に記録します。従業員はSlackへのログイン・ログアウト操作のみで、手動での打刻作業が不要になります。

また、管理者は正確な勤怠情報を把握し、労務管理や給与計算の正確性を高めることができます。

Slackと連携できる勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

Slackと勤怠管理システムを連携させるメリットは多いですが、注意点もあります。例えば、ICカードや生体認証での打刻を取り入れている場合、Slack打刻を活用することはできません。ここでは、以下の3つの注意点を解説します。

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位置情報は記録できない

Slackと連携した勤怠管理システムでは、出勤時や退勤時の時間は記録可能ですが、従業員がどこでボタンクリックをしたのか、といった位置情報は記録できません。よって、テレワークの場合は、従業員がどういった環境で業務を行ったのか、把握するのが難しいです。

就業環境に対して規則を設けている企業は、出退勤の作業だけでなく、こういった位置情報にも配慮する必要があります。

勤務時間と労働時間は記録できない

勤怠管理システムがSlackと連携する場合、従業員がボタンクリックした時点の時間を計測することはできますが、その出勤から退勤までの時間を、自動で図ってくれる機能は基本的にありません。

よって、労働時間に合わせた給与計算をする際には、別途従業員ごとの総労働時間を計算する必要があります。出勤したこと・退勤したことが分かりやすいのはメリットですが、1日の勤務時間がすぐに把握できない点には注意しましょう。

給与明細の詳細は作成できない

Slackと連携可能な勤怠管理システムの中には、給与明細の発行通知を行う機能を持ったものがあります。こういった作業は、手作業で行うと大きな負担となるため、積極的に使用するべき機能です。

しかし、給与明細の発行を通知しても、詳細を作成して届けることはできず、基本的には給与明細を載せたリンクを送ることのみ可能です。よって、一見便利そうな機能でも、詳細が自社が求めるものと合っているのか、1つずつ確認することが大切です。

Slackと連携できるおすすめの勤怠管理システム4選

その他の勤怠管理システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを紹介します。「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」のポイントに注目して、勤怠管理システムの導入を検討することをおすすめします。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

Slack打刻は、従業員がSlack上で勤怠管理できる機能で、利用者は出勤や退勤のタイミングで、簡単な操作を行うだけで打刻が完了します。この手法には、リアルタイムな打刻情報の提供や操作の容易さといったメリットがあります。

また、Slack打刻に勤怠管理システムを導入することでも、多くのメリットが得られます。例えば、勤怠管理システムとの連携により、正確な勤怠データの収集と自動集計が可能になったり、勤怠データのエラーや不正打刻も防止できたりします。

このような、Slack打刻と勤怠管理システムの連携は、勤怠管理の効率化と正確性向上に大きく貢献します。従業員は簡単な操作で勤怠情報を記録し、管理者は効率的な労働管理を実現できるため、生産性の向上と労働環境の改善につながる便利なツールです。