【最新版】タスク管理ツール・ToDo管理のおすすめ4選｜選び方を徹底解説

タスク管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況やタスクを管理できるツールのことです。タスクの進捗は目に見えないため、期限の決まっているプロジェクトではツールの使用がおすすめです。本記事では、おすすめのタスク管理ツールと選び方、導入時の注意点を解説しています。

目次

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1. タスク管理とは
2. タスク管理ツールはタイプ・タスク登録方法・機能で選ぶ
3. おすすめのタスク管理ツール4選
4. その他のタスク管理・ToDo管理に使えるツールを紹介
5. タスク管理ツール選びに重要な3つのポイント
6. タスク管理ツール選びのその他の比較ポイント
7. タスク管理ツール導入の仕方と注意点
8. まとめ

タスク管理とは

タスクとは、プロジェクト遂行のためにチームメンバーに割り当てられる小さな単位の業務のことで、円滑なプロジェクトの進行には適切なタスク管理が必要です。例えば、タスクの内容・量や進捗状況の把握のほか、タスクの進め方・緊急度や優先順位の決定などがタスク管理に含まれます。

一つのタスクに取り組む「シングルタスク」、複数の作業の同時進行を「マルチタスク」、時間や日時が定められたものが「ルーチンタスク」と呼ばれ、これらタスクが複合され「プロジェクト」になります。

従来のタスク管理はエクセルやスプレッドシートなどを用いるのが一般的でしたが、手動のタスク管理には限界があります。そこで注目されているのが、タスク管理ツールです。ツールを導入することでチームメンバー各人のタスクを一元的に管理することができ、プロジェクト全体の進捗状況の把握も容易になります。

タスク管理ツールのメリット・デメリット

タスク管理ツールを導入することで、以下のようなことが可能になります。

【タスク管理ツールでできること・機能】

1. 業務・ToDoの可視化
2. ワークフローの改善
3. メンバーとのコミュニケーションの促進
4. 社内データの蓄積・共有

現状の業務でタスク管理が滞っていたり、次期プロジェクトで明確な課題を抱えているのであれば、タスク管理ツールが大きな後押しとなるかもしれません。

一方、タスク管理ツールの導入においても、少なからずデメリットは存在します。円滑な導入・運用につなげるには、あらかじめメリットとデメリットの両方を理解しておくことが大切です。

以下にメリットとデメリットをまとめました。デメリットを理解した上で、メリットが上回るか慎重に検討しましょう。

タスク管理ツールはタイプ・タスク登録方法・機能で選ぶ

タスク管理ツールは製品によって特徴や強みが異なるため、各製品の特徴を見極めたうえで、自社の状況に適したものを選ぶことが大切です。ツールの選定基準は企業によって異なるものの、ツールのタイプ・登録のしやすさ・実装機能の種類は重要な基準といえます。

併せて、導入形態・マルチデバイス対応・操作性・サポート体制に注目すると、より自社に適したツールを選びやすくなります。各ポイントの詳細は記事の後半で解説しています。

【重要な3つのポイント】

1. ツールのタイプを確認
2. タスクを簡単に登録できるか
3. 自社に必要な機能が揃っているか

⇒【重要な3つのポイント】詳細へジャンプ

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. マルチデバイスに対応しているか
3. 従業員が扱いやすい操作性か
4. サポート体制が充実しているか

⇒【その他の比較ポイント】詳細へジャンプ

おすすめのタスク管理ツール4選

その他のタスク管理・ToDo管理に使えるツールを紹介

ご紹介したタスク管理ツールの他にも、以下のようなツールを利用しタスク管理・ToDo管理ができます。

1. Excel
2. Outlook
3. Google keepやスプレッドシート

Excelのような使い慣れたツールであれば、導入コストも発生せず、手軽にタスク管理を始められます。個人のタスク管理に加え、WBS・ガントチャートを作成し進捗管理を行うことも可能です。

メールソフトとして活用されるOutlookでは、メールをそのままタスクに追加し、タスクリストとして管理することができます。その他にもTeamsや付箋アプリを併用し、自分好みのタスク管理ツールとして役立てられます。

Googleアカウントを持っていれば、「Google keep」「Google スプレッドシート」などさまざまな機能を活用できます。なかでもGoogle スプレッドシートにはタスク管理用のテンプレートがあり、シンプルなタスク管理には最適です。

タスク管理ツール以外の手法をご紹介しましたが、これらはあくまで最低限のタスク管理機能しかありません。効率的なタスク管理を行う場合は、専用ツールの利用を推奨します。

タスク管理ツール選びに重要な3つのポイント

タスク管理ツールは自社にとって使いやすいものを選ぶことが大切です。使いやすさを大きく左右するポイントとしては、ツールのタイプ・登録のしやすさ・実装機能の種類の3つが代表的です。それぞれのポイントの重要性や考え方について解説します。

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ツールのタイプを確認

タスク管理ツールのタイプは、「カンバン方式」と「ガントチャート」の2種に大別できます。それぞれの特徴は以下の通りです。

1. カンバン方式：「カンバン」というカードでタスクを管理する
2. ガントチャート方式：タスクの進捗状況を棒グラフ化する

それぞれの特徴や強みを理解し、自社に適した方式のツールを選びましょう。ここからは、カンバン方式とガントチャート方式について詳しく解説します。

カンバン方式

カンバン方式は、タスクをカンバンというカードで管理する方法です。カードには誰が・何をすべきかというタスク情報が記載されており、終了次第アーカイブされていきます。

掲示板にタスク内容を書いた付箋を並べるようなイメージです。各付箋をタスクの進捗状況に応じて「未着手」「進行中」「完了」に分類し、完了になった付箋は取り除きます。カンバン方式には、次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 誰が何をすべきかが一目でわかる
2. 他メンバーの進捗状況が可視化でき、個別の声かけなどのコミュニケーションを促進できる
3. 未着手・遅れが出ているタスクをチーム全体で把握でき、タスクの抜け・漏れを防止できる
4. フォーマットが統一されているため、入力すべき情報を統一化できる
5. 各人の実績が可視化しやすく、適正な人事評価が可能になる

【デメリット】

1. タスクごとの重要性・比重が把握しづらい
2. タスクの時系列を整理できないため、スケジュール管理が難しい

カンバン方式は、今やるべきタスクをわかりやすく整理したい場合に適しています。ただし、時系列でのタスク管理は難しいため、カンバンにタスク開始日や納期を入力するといった対策が必要です。

ガントチャート

ガントチャート方式は、ガントチャート（進行表）を活用する方式で、各人のタスク状況をグラフで表す点が特徴的です。なお、グラフは縦軸にタスク・工程、横軸に日時を配するのが一般的です。ガントチャート方式には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. タスクのスケジュールや達成状況を視覚的に把握しやすい
2. プロジェクト全体の進捗状況を可視化できる
3. 専門知識がない従業員でも利用しやすい

【デメリット】

1. 作業内容の工数は把握できない
2. タスクの相互関係がわりにくいため、優先順位がつけづらい

ガントチャート方式は、タスクの開始日時・終了日時をわりやすく整理したい場合に適しています。一方で、タスクの内容や優先順位は把握しづらいため、PERT図などの別表の併用がおすすめです。

タスクを簡単に登録できるか

タスク管理ツールは、タスクの登録が簡単にできるものがおすすめです。タスク登録が煩雑な場合、従業員が使うのが面倒になってしまい、せっかく導入したツールが社内に浸透しない恐れがあります。

入力項目や登録までの工程数が少ないものは手間が少なく、扱いやすいです。ただし、入力項目があまりに少なすぎる場合は、必要な情報を集約できません。無料トライアルなどを利用し、使いやすさと情報量のバランスを見極めましょう。

自社に必要な機能が揃っているか

タスク管理ツールの実装機能は、製品によって異なります。自社のタスク管理を効率化するには、当然ながら自社が必要とする機能を備えたツールを選ぶ必要があります。

スケジュール管理機能やプロジェクト管理機能といった基本的な機能はほとんどのタスク管理ツールに標準装備されています。併せて次のような機能があるツールは、どのような企業でも使いやすいでしょう。

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リマインド機能

リマインド機能とは、タスクの期限やクライアントへの納期が近づくと、自動で通知してくれる機能です。タスクの抜け・漏れによる期限切れを防止してくれます。

特にタスクの量が膨大なプロジェクトや、日々新しいタスクが発生するようなプロジェクトでは、古いタスクは新しいタスクに流されて見落とされがちです。

どれほど些細なタスクでも、抜け・漏れが発生すればプロジェクト全体の失敗につながります。リマインド機能を利用し、見逃してしまいそうなタスクも適切に管理しましょう。

タスク共有機能

他メンバーのリアルタイムのタスク状況を共有できる機能で、チームの人数が多いプロジェクトでの使用が特におすすめです。チーム全体でタスクを管理でき、人数が多くても全員のタスク管理が容易になります。

例えば未着手のタスクや進行が遅れているタスクをチーム全体でチェックできるため、発見次第、他メンバーがフォローに回ったり、タスクを割り当て直したりすることが可能です。

タスクの抜け・漏れや期限切れといったトラブルを回避できるため、安定したプロジェクトの進行を期待できます。

他ツールの連携機能

タスク管理ツールは、他ツール・システムと連携させることで利便性が高まります。例えば、チャットツールと連携させれば、チームでの情報共有がよりスムーズに行えます。

あるいは、すでに社内で運用しているシステムと連携させるのもおすすめです。カレンダーツールやスケジュール管理ツールはすでに活用している企業も多いでしょう。

また、他ツールと連携させることで、その機能を省いたタスク管理ツールも選定が可能になる点もメリットです。一般的に機能数が少ないツールほど利用料金も安いため、導入コストの節約になるでしょう。

なお、ツール同士を連携させる場合は相性が大切です。複数のツールを連携させたい場合は、そもそも連携可能なのか、また相性は良好かを必ずチェックしましょう。できれば無料トライアルなどを利用したテスト運用がおすすめです。

タスク管理ツール選びのその他の比較ポイント

タスク管理ツールを選定する際は、上述の3つのポイントに加えて、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。各ポイントについて解説します。

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導入形態を確認

タスク管理ツールの導入形態には、クラウド型とインストール型の2種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解し、自社に適した形態を選択しましょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上に用意されたサーバーにアクセスして、サービスを利用する形態です。サーバーの設置やシステムの構築は提供会社が行います。クラウド型には次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 導入コストが比較的安い
2. 導入までの期間が比較的短い
3. モバイル端末と連携させれば社外からでもシステムにアクセスできる
4. セキュリティ対策やアップデートは提供会社が行う

【デメリット】

1. 通信環境が必須
2. 通信障害などの影響を受けやすい
3. 自社にあわせた柔軟なカスタマイズは難しい
4. サーバーがインターネット上にあるため、情報漏洩などのリスクが比較的高い

インストール型

インストール型は、自社内に設置したサーバーにソフトウェアをインストールする方式です。「オンプレミス型」「パッケージ型」などとも呼ばれます。

インストール型はクラウド型と異なり、サーバーの設置やシステムの構築は自社で行う必要があります。それに伴い、次のようなメリット・デメリットがあります。

【メリット】

1. 自社の状況にあわせた柔軟なカスタマイズが可能
2. 組織内のサーバーを利用するため情報漏洩などのリスクが比較的低い
3. オフラインでも利用でき、通信環境に左右されない

【デメリット】

1. 導入コストが高額になりやすい
2. 導入・運用・保守には専門知識やスキルを有した人材が必要
3. セキュリティ対策やアップデートは自社で行う

マルチデバイスに対応しているか

タスク管理ツールはパソコンでの利用が一般的ですが、製品によってはスマートフォンやタブレットなどで利用できる「マルチデバイス対応」のものもあります。

マルチデバイス対応のタスク管理ツールは、社外からでもタスク状況を管理できる点がメリットです。緊急時の対応はもちろん、リモートワークや在宅勤務の推進にも役立ちます。時間・場所に縛られずにタスク管理できるため、業務の効率化にもつながります。

従業員が扱いやすい操作性か

タスク管理ツールは、従業員が使いやすいものを選ぶことが大切です。操作が難しいものは使うのが面倒なため、敬遠されやすいです。

操作性は実際に利用しなければわからない点も多いため、できれば本格導入前に無料トライアルなどでテスト運用するのがおすすめです。使いやすさの基準は企業によって異なりますが、一般的には次のようなポイントを押さえたものが使いやすいとされています。

1. 画面がシンプル
2. 直感的に操作できる
3. ワンタップで画像・音声を送信できる
4. マルチデバイス対応

サポート体制が充実しているか

タスク管理ツールの選定では、提供会社のサポート体制の充実度にも注目しましょう。サポート体制が充実しているツールほど、導入・運用のトラブルのリスクを低減できます。

例えばデザイン・レイアウトの変更に柔軟に対応してくれるツールがおすすめです。特にタスク管理ツールの表示形式はカンバン方式・カレンダー方式・ToDo方式など種類が多いため、自社にとって使いやすいレイアウトに設定できるものが良いでしょう。

導入前後のトラブルを減らしたい場合は、導入支援があるツールや操作・利用法の問い合わせ対応があるツールがおすすめです。併せて、サポート方法（チャットや訪問）・サポート日時（早朝深夜や休日対応）も事前に確認しましょう。

タスク管理ツール導入の仕方と注意点

タスク管理ツールの導入・運用を成功させるには、事前の準備が重要です。特に導入目的の明確化・料金体系の確認は費用対効果に直結するため、慎重に対応しましょう。ここからは、タスク管理ツール導入に際して注意すべきポイントを解説します。

1. 導入目的を明確にする

自社にとって最適なタスク管理ツールを選ぶには、導入目的を明確化しておく必要があります。例えばツールの導入によって解決すべき課題や達成したい目標を具体的に設定しましょう。この作業により、自社にとって必要な機能を備えたツールが絞り込めます。

反対に導入目的が曖昧な場合、どのような機能があるツールを選ぶべきかが判断できないため、自社にそぐわないツールを選び取る可能性があります。導入効果を実感できないだけでなく、コストの浪費にもつながるでしょう。

また、タスクのスケジュール管理を強化したい場合は、スケジュール管理機能やタスク管理機能に特化したツールがおすすめです。リモートワークや在宅勤務の従業員が多い企業では、マルチデバイス対応のツールが適しています。

2. 料金体系が自社に合っているか確認

料金体系も重要な選定ポイントです。タスク管理ツールの料金体系には、大きく分けて次の3種類があります。

1. 月額料金制：ユーザー数に応じて料金が変動する
2. 月額固定制：ユーザー数などに関係なく月々一律の利用料金
3. 買い切り型：月額の利用料金はないが、最初の導入費用（ソフトウェア購入費用など）が高額

月額料金制・月額固定制は主にクラウド型の料金体系です。インストール型は買い切り型になります。それぞれ発生する費用の比重が異なるため、自社の従業員規模などを考慮しながら最適な料金形態を選定しましょう。

なお、タスク管理ツールの中には無料で利用できるものもあります。有料ツールに比べれば機能やユーザー数が制限されているものが多いですが、シンプルなツールを求めている企業に向いています。

3. テスト運用を行って導入を検討する

タスク管理ツールは、本格導入前にテスト運用するのがおすすめです。無料トライアルなどを利用しましょう。

テスト運用することで、実際の操作性を確かめたり、予期しなかった弱点を発見できたりします。また、導入前にワンクッションを置くことで、本格的なツールの運用開始後も現場での混乱やトラブルが起こりにくくなります。

まとめ

タスク管理ツールは、プロジェクトメンバーに個別に割り当てられたタスクを一元管理できるツールです。導入により、個別のタスク状況やプロジェクト全体の進行状況を可視化できます。

タスク管理ツールの選定のポイントとなるのは、タイプ（カンバン方式・ガントチャート方式）・登録のしやすさ・実装機能の種類です。例えばリマインド機能・タスク共有機能・他ツールとの連携機能があるものは利便性が高くおすすめです。

上記の3つのポイントに加え、導入形態・マルチデバイス対応の可否・操作性・提供会社のサポート体制も重要な比較ポイントです。選定基準は企業によって異なるため、まずは導入目的を明確にし、自社に最適なツールを絞り込んでください。

タスク管理を効率的に行えるタスク管理ツールを導入し、円滑なプロジェクト遂行を後押ししましょう。