Asana

Asanaとは、日々の業務タスクからビジネスの全体像を可視化し、業務効率化と組織改善を実現するプロジェクト管理システムです。進捗状況をリアルタイムで確認できます。本記事では、Asanaの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、料金体系などを解説します。

Asanaとは

Asanaとは、日々のタスクやプロジェクトの進捗状況などを一元管理することで、ビジネスの全体像を可視化し、業務の効率化や組織改善に繋げるツールです。見やすく分かりやすいUI設計で、部門・役職を問わずに導入しやすいでしょう。

本記事では、Asanaの特徴・メリット・料金体系をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

Asanaの特徴

Asanaには、業務の効率化や組織改善できることや、仕事全体を見える化できる点に特徴があります。ここでは、Asanaの主な特徴をご紹介します。

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業務効率化で組織改善を実現する時間を創出

Asanaは業務の効率化を図ることで、組織改善を実現するための時間を創出できる特徴があります。日々の業務には、連絡や情報収集といった重要度は低いものの時間のかかる作業が多々あり、これらが他業務を圧迫することもあります。

Asanaでは、このような日々の細々した作業を効率化することで、リソースを浮かせることができます。その結果として、組織改善のような他業務への専念が可能になります。

仕事全体の見える化で組織全体が統一化する

仕事全体を見える化し組織改善に繋げる点も、Asanaの特徴です。Asanaには、ゴール機能をはじめ、自身のタスクが組織の目標やプロジェクトの達成にどのように関わっているかを可視化する機能が備わっています。

この機能により、組織の方針やビジネスの全体像を知り、プロジェクトにおける自身の立ち位置や組織との因果関係も理解できるでしょう。つまり、自分に期待されている事柄を明確にできるため、モチベーションの向上に期待できます。

プロジェクトメンバーの一人ひとりが適切な目標に専念することで、組織力を強化でき、ひいては業績向上や成績拡大に繋がるでしょう。

リアルタイムデータの活用で報連相が必要ない

Asanaでは入力された情報をグラフ・表などを使って、チームの作業状況などを分かりやすく表示し、メンバーに提供することができます。

この機能の活用により、Asanaにアクセスできるメンバーであれば、タスクやプロジェクトの状況をリアルタイムで把握できるため、従来のような情報共有のための報連相が必要なくなります。

連絡の時間・手間を他業務に割くことで、業務の効率や質の向上に期待できるでしょう。また、手動の連絡に伴う伝達ミス・伝達漏れなどのリスクの防止にも繋がります。

Asanaの主な機能

Asanaにはタスクやプロジェクトを管理し、組織改善を行うための機能が充実しています。Asanaの主な機能をご紹介します。

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プロジェクト

プロジェクトでは、共有ハブでタスクを整理できます。プロジェクトのセレクションは自由にカスタマイズでき、簡単な操作でガント・リスト・カレンダー・ボード・タイムラインなどのレイアウトに切り替え可能です。

共有ハブの作成にはプロジェクトテンプレートを利用でき、一から作成する手間を省くことができます。また、プロジェクトの進捗状況は、自動レポートの活用によりリアルタイムで確認できるため、適切なプロジェクト管理に繋がります。

タスク

タスクは、タスクの担当者と期限を設定して一元管理できる機能です。設定したタスクを細分化し、ステップごとに担当者を指名することも可能です。担当者には、タスクが更新された時点で通知が届くため、確認漏れが起こりにくいでしょう。

また、プロジェクトの重要なチェックポイントは「マイルストーンタスク」として作成でき、チーム全体にプロジェクトの進捗状況を知らせることができます。作成したタスクを他プロジェクトに追加することも可能です。

さらに、作成したタスクにはコメントを追加でき、チーム内で確認や話し合いが必要な場面でも、Asana上でメッセージをやり取りできます。改めてチャットツールなどを開く必要がないため、業務の効率化に繋がるでしょう。

ステータス更新

ステータス更新では、タスクやプロジェクトのステータスをリアルタイムで更新できます。ステータスは「順調」「リスクあり」「要対応」「保留中」「完了」で区分され、メンバー全員が進捗状況を一目で把握できます。

ステータスが更新されるとメンバーに通知が届くため、チーム内で情報の見落としのリスクが減るでしょう。また、「リマインダー機能」が備わっており、更新期限の前日に設定することで、投稿忘れを防止できます。

ステータス更新は、ドラッグ&ドロップなどの簡単な操作で行えるため、細かいデータを手入力する必要はありません。手間と労力を軽減してステータス管理できることにより、円滑なプロジェクト管理に期待できます。

ゴール

ゴールは、会社の目標と各タスクを結びつけ、プロジェクトの全体像を俯瞰的に把握できる機能です。目標の追加はテンプレートを利用して行うことができるほか、達成度の測定を自動化することも可能で、手動作業の労力・手間を軽減できます。

作成した目標は、チームやアクセス権を付与したメンバーに公開することができ、組織全体での目標管理に役立ちます。また、各目標の達成状況などは、ダッシュボードとして一覧表示することで、組織全体の目標達成度を可視化できます。

個人・チームの目標を管理し、その達成度を組織全体で把握することで、自然とメンバー一人ひとりの業務へのモチベーションが向上しやすくなるでしょう。また、問題発生時にも原因を究明しやすくなり、迅速な対応に期待できます。

ルール

ルールでは、日常的に発生するタスクを自動化し、業務の効率化に繋げることができます。例えば、タスクを期日で管理している場合、当日になった時点で次の担当者に自動で割り当てるといったルール設定が可能です。

この機能の活用により、タスクの割り当て作業や担当者への連絡を削減でき、メンバーの負担が軽減するでしょう。また、タスクの担当者の変更や複数プロジェクトへの追加、承認リクエストもAsana上で行うことができ、ワークフローの最適化に期待できます。

メール・チャットツール・カレンダーツールともシームレスに連携可能で、チーム内での情報共有やスケジュール管理に役立ちます。

ワークロード

ワークロードでは、チームやメンバーの仕事量をグラフで表示できます。各メンバーの状況は、リアルタイムで作成されるタスクチャートを基に作成され、現在だけでなく未来の仕事量もタイムラインに沿って表示されます。

各メンバーの担当タスクの詳細表示も可能で、誰が・どのタスクを・どれくらいの負荷で行っているのかを視覚的に理解できます。タスクの偏りを一目で把握できるため、的確なタスクの再分配や人員編成の見直しを実現できるでしょう。

時間数や点数を基にタスクの工数を相対化する機能も備わっており、この点もタスク分配の最適化に役立つでしょう。なお、担当者や期日の調整は、表示されたタイムラインをドラッグ＆ドロップにより行うことができ、細々とした手入力は必要ありません。

タイムトラッキング

タイムトラッキングは、タスクの達成状況を追跡し、かかった時間を計測することで、最適なタスク分配に繋げる機能です。タスクにかかった時間は、Asana内蔵のタイマーによって正確に計測されます。

誰が・どのタスクで・いつ計測したのか、詳細なログの記録も可能です。時間を基にチームの作業量を確認することで、チーム内でのタスクの偏りを防ぐことができます。

また、Asanaには、あらかじめ設定した推定時間と実際にかかった時間を比較するレポート機能が備わっており、プロジェクトの遅延などをリアルタイムで把握できます。

Asanaを導入するメリット

Asanaを導入し、各メンバーやチームのタスク状況を可視化することで、さまざまなメリットに期待できます。ここからは、Asanaを導入するメリットをご紹介します。

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目標達成に向けてチームが責任感を持てる

Asanaの導入により、目標達成に向けてチーム全体で責任感を持てるメリットがあります。Asanaでは、個人のタスクと組織の目標をリンクさせることで、大きな目標達成に向けて、誰が何をすべきかや、優先的に行うべき事柄を明確にできるためです。

これにより、メンバーそれぞれが「チームの一員」という自覚を持ちやすくなり、その結果チーム全体で責任感を共有することに繋がります。

ワークフローの自動化で創作時間が増える

ワークフローを自動化することで、クリエイターの創作時間を増やせる点も、Asanaを導入するメリットです。Asanaは、タスクの開始から完了を一元管理することで、ワークフローを最初から最後まで自動化することができます。

例えば、前タスクの完了時点で、次の担当者にタスク開始を通知するといったことが可能です。ワークフローの活用により、仕事の割り当て・引き継ぎ・通知などの作業を削減でき、この時間をクリエイティブな時間に充てることができます。

その結果、生産性の拡大や業績向上などに期待できるでしょう。

プロジェクトごとにフォームを構築できる

Asanaでは、プロジェクトごとにリクエストフォームを構築できます。作成したフォームのURLは、リンクへの送信やウェブサイトへの埋め込みができ、担当者とのシームレスな情報共有に役立ちます。

また、フォームはプロジェクトに接続されており、回答に合わせて、作業の割り当て・整理・スケジュールリングが自動で行われます。

このような機能の活用により、管理者が各メンバーへのタスク割り当てや管理を手動で行う必要がなくなり、業務負担の軽減に繋がるでしょう。

さまざまなツールとの連携で生産性が高まる

Asanaは、メール・コミュニケーションツール・プロジェクト管理ツールをはじめ、さまざまなツールとの連携が可能です。各ツール内の情報をシームレスに連携し、Asana上で管理することができます。

この連携性により、いくつかのツールを効率よく活用しながら、チーム内のコミュニケーションや情報共有を活発化することができます。その結果、より円滑な業務遂行に期待できます。

最優先アクションの明確化で収益が向上する

Asanaでは、組織の目標と個人・チームのタスクを関連づけて管理できます。これにより、目標達成に大きく寄与するタスクやプロジェクトを細分化して整理できます。

つまり、「収益に直結する仕事」が明確になるため、その分野にリソースやコストを優先的に投入できるようになります。これにより、リソースやコストの無駄を削減し、効率的に収益を拡大できるでしょう。

安全性の高いセキュリティ環境で運用可能

一般的にクラウド型ツールは、データをインターネット上のサーバーに置くため、ハッキングや情報漏洩などの心配があります。

しかしAsanaでは、「EU一般データ保護規則（GDPR）」や「カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）」を始め、世界各国のセキュリティ基準に準拠しています。

世界水準の高いセキュリティ性が担保されているため、クラウド型ツールの導入に不安がある企業でも、安心して運用できるでしょう。

Asanaの口コミ・評価

Asanaの口コミ・評価では、「視覚的にプロジェクト管理ができる」という声がありました。タスクの進捗状況はグラフやチャートで表示でき、誰でも直感的に理解できる点が評価されています。「プロジェクトの全体像の把握に役立つ」という意見もあります。

また「UIと操作性が優れている」「感覚的に操作できる」のように、使いやすさの面でもポジティブな意見も見られました。「新人メンバーでもすぐに利用できた」というユーザーもおり、スムーズに導入・運用できるツールであることが分ります。

Asanaの料金体系

Asanaの料金体系は、1ユーザーごとに利用料を毎月支払います。なお、個人および小規模チーム向けには、「Personal」「Starter」「Advanced」の3つのプランがあり、それぞれ料金が異なります。

「Personal」はユーザー10名まで0円で利用できるプランで、トライアルとしての活用もおすすめです。「Starter」「Advanced」はそれぞれ月払い・年間払いが選択でき、年間払いは割引が適用されるためお得に利用できます。

具体的な料金は、下記の表または公式サイトでご確認ください。

プラン	Personal	Starter	Advanced
費用	¥0	¥1,200/月/ユーザー：年間払い	¥2,700/月/ユーザー：年間払い
備考	いつまでも無料	月間払いは¥1,475	月間払いは¥3,300

※価格はすべて税抜き

参考：料金について

Asanaを導入する際の注意点

Asanaを導入する際は、2つの注意点があります。1つ目は、中小企業・大企業向けの料金プランが公開されておらず、これらを知るには別途問い合わせが必要である点です。問い合わせは公式サイトのフォームから行えます。

2つ目は、Asanaはウェブサービスのみの提供である点です。サービスを利用するには、インターネット通信環境と端末を確保する必要があります。通信環境と端末を新しく準備する際には、そのための費用が別途発生します。

まとめ

Asanaは、個人やチームのタスクとプロジェクトを一元管理し、組織全体のビジネスの状況を可視化できるツールです。タスクの進捗状況やチーム内での偏りを可視化できる機能が備わっており、業務の効率化や組織改善に役立ちます。

Asanaの導入により、自身の仕事がどのように組織の目標達成に関わっているかを理解でき、モチベーションや責任感が向上しやすくなります。また、優先すべきアクションが明確になるため、効率的な収益拡大にも期待できるでしょう。
さらに、ワークフローの自動化や他ツールとの連携機能の活用により、タスクの割り当てや担当者の通知といった作業が不要となり、リソースやコストの節約にも繋がります。プロジェクト管理の最適化を狙う企業は、Asanaの導入がおすすめです。