請求書発行システムとは｜機能やメリット・デメリットを解説

請求書発行システムは、請求書の作成や発行の業務を効率化させることができ、コスト削減やテレワーク推進にも繋がります。本記事では、請求書発行システムについての基本知識と主な機能、導入するメリット・デメリットの他、導入する際のポイントも解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書発行システムとは
3. 請求書発行システムを導入するメリット
4. 請求書発行システムを導入するデメリット
5. 請求書発行システムの主な機能
6. 請求書発行システムを導入する際のポイント
7. 請求書発行システムの自作は可能か
8. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成から発行・送付までの一連の業務を一元管理し、自動化できるシステムのことです。近年、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度開始に備え、請求書発行システムを導入する企業が増えています。

請求書発行業務には、エクセルを用いた管理が多く行われています。しかし、エクセルの場合手作業が多いことから、編集の際に計算式がずれて間違った金額を出す可能性があります。また、データを間違えて上書きしてしまうミスが起きがちです。

請求書発行システムなら、金額の計算を間違えにくく、セキュリティもExcelと比較しても優れています。また、作成から発送までが自動化されているため、誰でも同じ品質の請求書を発行できるのがメリットです。

請求書発行システムの種類

請求書発行システムのサービス提供形態は、「クラウド型」「オンプレミス型」の2種が主流です。今回はこの2種にあわせ、「パッケージ型（インストール型）」についてもわかりやすくまとめました。

クラウド型

クラウド型とは、サービス提供会社のサーバにアクセスしてシステムを使用する方法です。インターネット環境さえあれば、外出先からでもアクセスが可能です。一般的に、月額もしくは年額で料金を払う仕組みになっています。

提供会社がサーバーを所持し、アップデートやメンテナンスを行うため、自社でインフラ環境の整備が不要です。そのため、オンプレミス型と比較して導入コストが低く、すぐに使えるのがメリットです。

しかし、提供会社のサーバーに情報を預けていることから、情報漏洩の可能性もあり得ます。事前に提供会社のセキュリティ対策をしっかり確認しましょう。また、アップデートなどを提供会社に一任するため、カスタマイズ性は低くなります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築する方法です。自社サーバーで運用するため、インターネットに接続する必要がなく、セキュリティが高いのが特徴です。また、自社の要望に合わせて細かくカスタマイズできるのもメリットです。

しかし、オンプレミス型はサーバーのほかシステム使用のためのインフラ構築が必要となり、導入コストが高額になりがちです。また、アップデートやメンテナンスを自社で行わなければならず、担当者を置く必要があります。

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムの機能は、請求書発行業務の効率化や負担軽減に大きなメリットをもたらします。ここでは請求書発行システムを導入するメリットについて解説します。

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請求書発行に係る業務効率化・可視化

請求書発行システムの導入で、請求書発行業務はもちろん、それらに係る業務の効率化・可視化が成されます。

• 請求書の作成・印刷から封入・発送業務
• 請求データの取り込み・入力作業
• 取引先ごとに合わせた請求書テンプレートの変更
• 請求書データの保存・保管・整理業務
• 入金管理・入金消込作業

膨大な量の請求書を扱う作業ですから、必要項目やテンプレートの登録、請求データの取り込みなど基本業務を自動化するだけでも大幅な業務効率化がかないます。同時に、請求書や取引データもシステム内に保管され、シームレスな情報共有も可能になります。

ヒューマンエラーの防止

請求書発行業務を手作業で行った場合、どれだけ注意していても請求書の誤記入などによる誤請求や請求漏れ、誤送付・誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ切れないものです。

その点、請求書発行システムなら取引先の情報を一元管理しているため、請求状況が把握しやすく請求漏れや二重請求を防げます。誤入力へのアラート機能・自動発行機能は、作成や送付忘れをサポートしてくれる強い味方となるでしょう。

コスト削減

請求書を相手に郵送する方法の場合、請求書の紙代や印刷代、郵送費などが発生します。1件あたりの費用は少ないものですが、取引先が多くなるほど請求書発行コストは膨らんでいきます。

また、請求書発行で発生しているコストはそういった資源だけに留まらず、請求書の作成・管理における時間や労力もコストであることを忘れてはいけません。

請求書発行システムで請求書発行業務をDX化することは、資源を削減し無駄な経費コストを発生させないだけでなく、担当者や部門の業務を円滑にし新たなチャンスにつなげる時間ももたらしてくれます。

テレワークの推進

クラウド型やマルチデバイス対応の請求書発行システムなら、時間や場所を選ばず請求書の発行関連業務が行えます。CRM・販売管理システムと連携していれば、データ変更も連動するため部門間での伝達ミスや手間も省けます。

働き方の多様性が支持され、テレワーク・リモートワークも近年で一気に推進されました。こういった請求書発行業務のDX化は、企業イメージ向上にも効果的です。

法改正に対応できる

2022年1月に電子帳簿保存法の改正、2023年10月にはインボイス制度が開始となり、近年で請求書発行業務の負担はより大きなものとなりました。今後も細かな法改正のたびに対応しなければならないとなると、担当者のストレスも増える一方です。

その点、請求書発行システムを導入すると、法的知識に乏しい人でも法令を遵守した経理業務が可能です。法改正した際にも自動でアップロードしてくれるため、ミス軽減にも貢献してくれるでしょう。

透明性の高い経理業務を維持したいとお考えなら、今一度担当者の負担軽減へもフォーカスしてみましょう。

請求書発行システムを導入するデメリット

請求書発行システムの導入は多くのメリットがある一方、企業全体に大きな変化をもたらし「デメリット」として影響を及ぼすこともあります。ここでは、請求書発行システム導入で発生し得るデメリット3点について解説します。

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取引先のインターネット環境も必須

請求書発行システムを導入すると、請求書は電子化されインターネットを通じてやり取りすることになります。そのため、送付する自社側はもちろんのこと、取引先もインターネット環境が必要になります。

請求書発行システムを使って取引先へ請求書を発送したい場合は、事前にインターネット環境などの状況を確認しておきましょう。

社内フローの見直しが必要になる

請求書発行システムを導入して請求書を電子化した場合、請求書発行に関する社内の規則やワークフローを変更する必要が出てきます。見直しとなる規則量は企業によって異なりますが、それがグループ会社や子会社まで及ばないとは言い切れません。

企業全体の業務刷新となることを理解したうえで、無料トライアル期間を活用しまずはスモールスタートから、最適な導入計画のもと着実なステップを踏んで実務に落とし込みましょう。

導入費用がかかる

クラウド型の請求書発行システム導入費用相場は以下の通りです。

• 初期費用：0円～30万円程度
• 月額料金：2～5万円程度

定額制プランが目立つ一方で、従業員・ユーザー数に応じた従量課金制サービスも多くみられます。いくら多機能・高性能だからといって、企業形態にあったシステム選定をしなければ、コストばかりが膨大になる可能性もあります。

無駄なコストを発生させないためにも、適切な選定ポイントを理解したうえで請求書発行システムを比較しましょう。失敗しないシステム選びについては以下の記事で解説しています。

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムには、基本的に以下のような機能が搭載されています。

基本機能の他に、請求書発行後の入金消込や自動催促などの請求管理機能が備わったツールもあります。請求書発行システム導入に先駆け、自社の形態に合わせて求める機能にも優先順位をつけておきましょう。

請求書発行システムを導入する際のポイント

請求書発行システムは複数の提供会社から出されており、それぞれ搭載されている機能や価格などが異なっています。ここでは、最適な請求書発行システムを導入するためのポイントについて解説します。

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システム化したい範囲に対応できているか

請求書発行システムは複数の業者が提供しており、それぞれ搭載されている機能が異なっています。請求書の作成と送付のみを行うものから、請求書発行後の入金消込や督促などまで行えるものまで多様です。

しかし、機能が多いほど当然価格が高くなります。まず自社でシステム化したい範囲を決め、それに対応したサービスを選ぶようにしましょう。

たとえば、発行数が少ない場合は請求書の作成に特化したシステムを選ぶと無駄なコストが減らせます。一方、毎月同額の請求書を多く発行している場合は、毎月共通の項目が自動で請求書に入力される機能があると効率的です。

自社の会計システムと連携できるか

請求書発行システムは、外部システムとの連携が可能です。特に会計システムは請求書発行業務と関連性が強いため、自社の会計システムとデータの連携が簡単にできるサービスを選ぶと運用も上手くできます。

また、請求書発行システムが入金の消込・請求漏れの確認・取引先への督促などの機能を搭載している場合は、自社の会計システムと連携できるか確認しておきましょう。

サポート体制は充実しているか

請求書の発行は決まった日になることが多く、特定の時期に業務が集中しがちです。膨大な量の請求書を処理している途中でシステムに不具合が生じると、業務が遅れ取引先に迷惑をかけてしまいます。

そのため、提供会社のサポートが充実しているかは非常に大切なポイントになります。メールやチャット、電話など多くの連絡手段を持っているサービスならば、トラブルが起きても連絡しやすくて助かります。

特に、週末や祝祭日、年末年始などの休日や夜間にも稼働している企業の場合は、サポート対応時間も確認しておきましょう。

セキュリティ対策は万全か

請求書発行システムを導入する上で、セキュリティ対策が十分にされているかは重要なポイントです。特にクラウド型の場合、提供会社がサーバやシステムを管理し、自社のデータを預けて運用しています。

そのため、提供会社のセキュリティ対策が不十分だと、データの漏洩や紛失のリスクが発生しやすくなります。通信データをSSL暗号化しているかなどを確認しましょう。

また、プライバシーマークを取得しているかも、十分なセキュリティ対策が取れているかの目安になります。プライバシーマークを取得している提供会社は、第三者機関から個人情報管理が適切であると評価されているからです。

電子帳簿保存法に対応しているか

これまで請求書などの税務関係書類は、電子データで受け取った場合でも紙に印刷して保管が認められていました。発行側の請求書控えも同じく、紙に印刷して保管が可能でした。

しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子データで作成および授受した請求書は電子データとして保管することが義務付けられました。2023年12月31日までは猶予期間として紙での保管が認められますが、それ以降は紙での保管は禁止されます。

そのため、導入したいシステムが電子帳簿保存法に対応した請求書の発行および保管ができるかを確認しておくことが重要です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

インボイス制度に対応しているか

インボイス制度とは、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除の方式のことです。適格請求書を売り手が買い手に発行し、双方がその適格請求書を保存することで消費税の仕入れ税額控除が適用されます。

インボイス制度が開始する2023年10月1日以降は、発行者側にも控えの保管義務が生じる上に、発行の仕方も複雑になります。これから請求書発行システムを導入する場合は、インボイス制度による請求書の発行に対応しているかを確認しましょう。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

請求書発行システムの自作は可能か

請求書発行システムは、理論的には自作することは可能です。しかし、自作のシステムを使用する場合にはいくつかの問題点をクリアする必要があります。

1. セキュリティ上の問題
2. 請求書のフォーマットと法的要件
3. データベースの設計
4. ユーザーインターフェースの設計

請求書発行システムは個人情報を含む情報を取り扱うため、セキュリティの問題がつきまといます。また、請求書はどのようなフォーマットで作成しなければならないか、法的な要件を満たすためには、どのような項目が必要かをしっかりと検討して制作する必要があります。

それらをクリアした上で、データベースやユーザーインターフェースの設計を行う必要があり、これらには専門知識が必要です。そのため、自作は可能ですが、さまざまなコストや知識を必要とするため、既存のソフトを利用することをおすすめします。

まとめ

請求書発行システムは、請求書の作成から取引先への送付まで一連の業務を自動化し、効率化できるシステムです。システムによる自動化はヒューマンエラーの防止になるほか、インターネット経由で使用でき、テレワークの促進になるなどのメリットがあります。

請求書発行システムには請求書の作成・送付や作成したデータの保管のほか、入金管理などの機能を持ったものもあります。導入には初期費用や月額費用がかかりますが、導入により費用以上の費用対効果が見込まれます。

これから請求書発行システムを導入する場合、提供会社のセキュリティやサポートが十分にあるのはもちろんのこと、電子帳簿保存法の改正による請求書の保存要件やインボイス制度の導入に対応しているか確認するのが重要です。