名刺管理ができるSFA5選｜メリットや比較・選び方を解説

営業活動に欠かせないのが名刺管理です。商談の際、顧客情報閲覧や検索にばかり時間を取られて、大切な商談への労力を蔑ろにはしたくありません。名刺管理ができるSFAを利用すれば、顧客情報管理の効率化と共に成約率アップへもアプローチできます。本記事で自社に合った名刺管理ツールの選び方を学びましょう。

目次

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1. 名刺管理ができるSFA（営業支援システム）
2. 名刺管理ができるSFAのメリット
3. 名刺管理ができるSFAの注意点
4. 名刺管理ができるおすすめのSFAツール5選
5. その他のSFAツールの選び方
6. まとめ

名刺管理ができるSFA（営業支援システム）

SFA（営業支援システム）では、名刺管理ができます。しかし、そもそもSFAとは何なのか、SFAの名刺管理機能とはどのようなものなのか気になる方も多いのではないでしょうか。まずは、SFAや名刺管理機能について解説します。

SFAを再確認

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語で、営業支援システムのことを指します。営業活動における情報のデータ管理、分析などが行えて、さまざまな業務が効率化できるのがメリットです。

アプリやクラウド上でデータを管理するため、紙ベースでのデータ管理が不要なのも特徴です。

＼SFAのおさらいはこちらの記事をチェック／

SFAの名刺管理機能

SFAの名刺管理機能とは、名刺の情報をデータ化する機能です。名刺を紙ベースで管理する必要がなくなるため、紛失が起こりにくく管理しやすくなるのがメリットです。

名刺帳などを持ち歩く必要がなくなり、アプリやクラウド上でいつでも名刺のデータにアクセスできるようになります。収納するスペースも取らないので、省スペースにもなるのが利点です。

SFAの名刺管理ソフトの違い

SFAと名刺管理ソフトとの違いは「目的」です。SFAは、主に営業活動の効率化を目的とした支援システムです。顧客情報の管理、共有、進捗状況の確認など、営業活動のプロセスを可視化し、業務効率化などを図る目的で導入されています。

一方で、名刺管理ソフトは名刺の情報を簡単にデータ化し、管理することを目的としたソフトとなります。コンタクト履歴や、名刺情報の検索機能などが搭載しているものがあり、名刺管理の効率化を図る目的で導入されています。

クラウド型のソフトを「名刺管理クラウド」とも呼びますが、SFAにもアプリやクラウド上で名刺管理ができるものもあり、名刺管理における基本的な機能は似ています。また、どちらも無料トライアルが用意されていることが多い点も共通しています。

名刺管理ができるSFAのメリット

名刺管理ができるSFAツールは、名刺管理業務の効率化、取引先の情報の一元管理ができるなど多くのメリットがあります。ここでは、名刺管理ができるSFAのメリットについて詳しく解説します。

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名刺管理業務の効率化ができる

SFAツールで名刺管理ができれば、名刺管理業務の効率化ができるようになります。エクセルなどで名刺管理を行っている場合は、名刺の登録作業が必要なうえに、外出先での名刺検索や情報共有ができないなどのデメリットがあります。

しかし、SFAツールの名刺管理機能では、スキャナーを使用して名刺の画像を登録しておけます。そのため、登録作業の手間を省くことができ、顧客と営業情報などを簡単に紐づける機能などが搭載されているシステムもあるのが利点です。

外出先でも名刺データの登録・確認ができる

SFAのクラウドサービスを活用すれば、外出先で名刺データの登録や確認ができます。外出先でもクラウド上で名刺検索ができれば、顧客や取引先の情報をすぐに取得することが可能です。そのため、商談などでもスムーズな営業活動に繋げられます。

また、外出先でより利便性を求める場合は、名刺管理できるSFAアプリを利用するのがおすすめです。スマートフォンやタブレットなどですきま時間を利用し、より簡単に情報を閲覧することができます。

取引先の営業状況を一元管理できる

SFAの利用により、取引先の営業情報を一元管理できるのもメリットです。交換した名刺をすべてデータで管理できるため、取引先や顧客などのこれまでのやり取りを把握しやすくなります。

例えば長期的に問い合わせのなかった顧客から問い合わせがあった場合、SFAの名刺管理で履歴を確認すれば、スムーズに商談に繋がりやすくなります。いつでも相手の名刺や情報が把握できれば、対応も円滑化するでしょう。

会社全体で名刺情報を共有・活用ができる

SFAで名刺管理を行うことで、会社全体で名刺情報を共有・活用できるのもメリットです。社内で名刺をスキャンしてデータ化することで、自分の所属部署以外の社員の人脈も生かせるため、取引先との接点の掘り下げができます。

また、営業担当が変わった際も、システム上でデータを引き継げるため、引継ぎ業務の効率化も図れるのもメリットでしょう。

SFAを軸としたPDCAが確立できる

顧客管理をSFAへ一任することにより、蓄積されたデータをベースにした営業活動サイクルが確立します。長期間取引がなかった企業とも、最新の名刺交換と同時にデータが更新でき、それらの情報は企業全体で共有されます。

安定したツールは、安定した導入効果をもたらすので、PDCAサイクルを継続し営業実績へ反映させるためには必要不可欠なものです。営業活動で重きを置く顧客情報管理では、自社に沿った名刺管理ツールを慎重に選んでいきましょう。

名刺管理ができるSFAの注意点

SFAによる名刺管理はさまざまなメリットがありますが、注意点も存在します。ここからは、名刺管理ができるSFAの注意点を2つ解説します。

案件に関連しないリードの名刺管理が難しい

SFAの名刺管理は自社の案件と名刺を紐づけて管理するため、どの案件にも関連しない商談相手以外の名刺管理ができません。

名刺交換は顧客だけでなく発表会やセミナーなどでも行われるため、顧客以外と名刺交換をする機会が多い企業は、SFAの名刺管理機能では十分な管理が行えない可能性があります。必要に応じて名刺管理ソフトの導入も視野に入れて検討しましょう。

使いやすさに難がある可能性がある

SFAは営業に関するさまざまな機能が備わっているため、使いこなすのが難しい場合があります。便利であっても扱いが難しければ業務の効率化は望めません。

実際に使用する従業員にとって使いやすいかどうかを1つの検討材料にし、自社に適したSFAを導入する必要があります。

名刺管理ができるおすすめのSFAツール5選

その他のSFAツールの選び方

SFAツールを選ぶ際には、自社が使いやすい機能があるかどうかやコストなどを慎重に比較検討しましょう。自社が必要な機能を的確に分析することで、よりメリットを実感できます。SFAツールを選ぶ際は、以下のポイントに注目することがおすすめです。

【重要な3つのポイント】

1. コストパフォーマンスが見合っているか
2. 自社に必要な機能が搭載されているか
3. 外部サービスと連携できるか

【他の比較ポイント】

1. スマホやタブレットで利用できるか
2. 担当者が使いやすく工数削減できるか
3. 他部署と連携できるか
4. 導入実績が豊富か
5. サポートは充実しているか
6. セキュリティ対策は万全か
7. 無料トライアルがあるか

まとめ

名刺管理が行えるSFAツールは、名刺管理の効率化を実現することができます。特に名刺管理業務に負担を感じている企業や、業務効率化によって営業成績向上に繋げたい企業におすすめです。

ただし、SFAツールは種類が豊富なため、慎重な選定が必要です。また、導入する際に目的の明確化や導入の準備なども必要です。自社の営業活動における課題を把握し、自社が使いやすいツールをスムーズに導入できるように工夫しましょう。

SFAツールで名刺管理を行う際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、業務効率化などのシステムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。