予実管理とは｜効果的なプロセス解説と予実管理におすすめなSFA8選も紹介

予実管理は、企業が設定した予算と実績を確認し、必要に応じて軌道修正を行っていく必要があり、企業にとって非常に重要な業務の一つになります。本記事では、予実管理の目的や必要性・プロセスや注意点を解説し、予実管理におすすめのSFAを紹介します。

目次

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1. 予実管理とは
2. 予実管理が必要な理由
3. 効果的な予実管理のプロセス
4. 予実管理における注意点
5. 予実管理を行う4つの方法
6. 予実管理におすすめのSFAツール8選
7. その他のSFAツールの選び方
8. まとめ

予実管理とは

企業活動においては、年初や月初に経営目標を設定し、目標を達成するために営業活動が展開されています。予実管理とは、企業が設定した経営目標（予算）と実績を管理することを指し、予算実績管理とも呼ばれます。

経営目標としての予算に対して、どの程度達成しているのか、あるいはどの程度未達成なのか、何か問題点はないかなど、予算と実績を対比することで達成度合いや問題点を確認していく対処法です。

それにより、今後の営業活動の方針を見直したり、早期の対策を講じたりなど業績回復が不能になる前に軌道修正するといったことが目的です。

予実管理の目的

予実管理は、会社の経営目標を予算として数値化し、従業員に対して目標までの改善策を示す役割もあります。毎月どの程度の利益を計上すればよいのか、業務は何を目標に進めるべきなのかなどが明確になるため、従業員はそれぞれの業務計画を作成しやすくなります。

また、企業の実績を把握し分析を行うことで、経営方針を判断する目的もあります。予算が達成できない場合は、その原因を探しだして、改善するために行動を見直すといった、PDCAサイクルを回すことで、企業の発展につながるでしょう。

予算との違い

予実管理とは文字通り、予算と実績の管理を指します。企業では経営目標を設定して、目標を達成させるための営業活動を行います。目標に設定した予算通りに実績が達成されているのかを確認して管理するのが予実管理です。

一方で、予算管理は予実管理とほぼ同じ意味です。企業の売上目標と実績を分析して把握する作業を指します。企業は利益を上げるために、短期・中期・長期の目標を設定し、クリアするための営業活動を行います。

利益が出なかったり、損失が出たりした場合は、原因を究明して倒産を回避するように改善する必要があります。予算管理は、その原因を分析し、営業戦略や改善策を講じるために行います。

予実管理が必要な理由

予実管理を行うことで、自社の経営状況を詳細に把握できます。例を挙げると、予算と実績の乖離が生じても、予実管理を行っておけば、乖離が生じた要因を経営状況と照合して原因の究明ができます。

一方で、予実管理を講じていなかった場合、予算と実績の乖離が生じた時期の特定に時間を費やしたり、原因の究明が難しくなったりします。予実管理を行うことは、スピーディーな原因究明だけでなく、自社の課題の発見にもなるため、理想的な企業経営につながります。

効果的な予実管理のプロセス

予実管理は予算を設定して達成するためには、設定後の管理プロセスが重要です。特に、予実管理のメリットを生かして成果を出すためには、以下のプロセスに沿った予実管理が重要です。ここでは、そのプロセスについて詳しく解説します。

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事前準備～予算を立てる

予算額は、企業が必要とする利益を基準に設定されますが、本当に達成が可能な予算額でなければなりません。 過去の実績や成長率から大きくかけ離れていないことや、業界・競合他社の実績や成長率からかけ離れていないことも重要です。

そのため、予算設定をするのに必要な情報を事前に集めておきましょう。 具体的な数値目標を立てるためには、過去の実績データが必要不可欠です。利益・期間・案件数・チームや顧客情報と膨大なデータの中からも、どの数値を参考にするべきか精査することも必要です。

低すぎる予算設定では企業の抱える課題を明らかにできず、高すぎる予算設定では企業のアドバンテージを見届けられません。社員のやる気を低下させない、努力次第で達成は不可能ではないといった予算を設定しましょう。

月ごとに決算する

予算と実績の差は刻々と変化するため、１カ月ごとに決算をして目標から乖離していないか、現時点で必要な対応がないかを確認する必要があります。事業の予算に対しての進捗度が分かるように管理するのがおすすめです。

さらに、１カ月ごとの決算情報を社員同士で共有するのも大切です。決算情報をメンバーで共有すれば、事業のプロセスや進捗状況、それに伴う努力目標を把握できます。それにより、１カ月ごとの課題や成功体験を教訓にできます。

予算と実績を比較する

企業や部署ごとに設定した予算に対しての実績が把握できたら、予算と実績の比較をして分析を行いましょう。

例えば、経営面では売上・売上原価・販管費・営業外損益といった区分ごとに予算と実績を照合します。その後、予算と実績が大きく乖離している部分があれば、原因を究明し、解決策を工夫しましょう。

また、予算と実績を対比した後は、誰の・どの業務が障害となって遅れているのか、進んでいるのかを判定します。さらに、事業全体で予算を達成できるように、担当業務の変更をするなどの対策が要求されます。

対策を分析して実践していく

予算と実績の相違が生じたら、原因を分析し、課題を把握したうえで対策を講じます。対策は迅速な実行が大切です。実行を先送りすれば、経営が悪化して手遅れになる可能性があります。ただし、リソースには限りがあるため、一度にすべての課題をこなすのは困難です。

まず第一に、対策の実行に優先順位をつけて、優先度の高いものから実行に移します。実行結果は必ず顧みて、さらに改善した対策を実行するといったように素早くPDCAサイクル(Plan・Do・ Check・ Actの略称)を回し、解決を試みましょう。

予実管理における注意点

ここでは、予実管理における注意点について解説します。注意点に沿った予実管理をしなければ、予実が合わなくなるなど予実管理が徒労に終わる可能性があるため、必ず把握しましょう。

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予実管理の目的へ常に焦点を合わせる

PDCAサイクルを回すなかで、行動目的のズレを完璧に防ぐことはできません。チーム内やセルフマネジメントを行う際にも、常に行動と目的の照らし合わせを行いましょう。

分析が目的となったデータ収集は、優先順位を低い数字ばかりに時間を割く原因にもなりかねませんし、予算目標の達成だけを目的としたせいで、見据えた利益さえも失うというのは失敗例でもありがちです。

導入実績が豊富なシステムの事例も積極的に活用し、目的からブレのない営業活動を行っていきましょう。

細かな数字や要素を分析をしすぎない

予算と実績の誤差が1%と10%の場合、企業の経営目標を達成するためには、どちらに重点を置くのが効率的でしょうか。

予実管理において重要なのは、予算の構成要素や優先順位を確認することです。細かな数字に固執すると、適切な予実管理の妨げになる可能性も高くなります。誤差が1%の要素を分析するうちに、10%の要素を分析する時間がなくなるかもしれません。

細かな数字に固執しないためには、どの要素にどの程度の誤差が生じたらどのように優先順位を決めるのかを準備しておくのが大切です。

集計作業を効率化させておく

予実管理の中でも、特に時間がかかるのは売上や仕入などの集計作業です。飲食店などの集計作業は日常的に行われているのが通例ですが、それでもなお作業量が膨大でいい加減になっているケースは少なくありません。

メインの調理・接客以外の業務である集計作業は、簡単に処理できるツールを使うなど業務の効率化を図りましょう。

リアルタイムな数字を把握する

予算と実績を対比する際に、できる限りリアルタイムの数字を正確に把握することが重要です。ビジネスの様態は刻々と変化するため、時間を重ねるほど環境も変わります。

そのため、可能な限り週ごとに集計した数字を比較し、問題があればスピーディーに改善しましょう。具体的な実行計画を立てそれを遂行し、そこから改善を行い、再び実行計画へ仕向けることで、PDCAサイクルも加速されます。

PDCAサイクルを活用する

PDCAとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の略称で、品質管理を改善するためのモデルです。PDCAサイクルの利用で、予実管理の目的が明確になり、それを達成するための計画を立案できるようになります。

PDCAサイクルの継続的な反復で、予実管理の品質向上に期待が持てます。短期間での改善では効果が見込めないため、長期間での改善が必要です。

予実管理を行う4つの方法

中小企業や個人事業主などが予実管理を行う場合、エクセルを使ったり、用紙に書いたりして手作業による管理をする例も多く存在します。

しかし、入力の手間やヒューマンエラーといったリスクを考慮すると、事業規模の拡大に合わせて予算管理システム・予実管理システム・SFA（営業支援ツール）などのシステムを活用すると効率化が図れます。ここでは、システムごとの主な機能を解説します。

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予実管理表Excel（エクセル）で作成

Excelを使用して予実管理表を作成するためには、表の中に必要項目を入力します。必要項目は企業によってさまざまですが、基本的には予算・実績・差額などがあります。

必要項目を作成したら、これらのデータを集めて入力していきます。前期や前年との比較・競合他社・業界との比較をしながら予実管理を行う場合は、項目をさらに追加します。

表を作成したら、数値を入力しましょう。月ごとの数値を計算して予実管理を算出するためには、実績の推移を毎月入力する必要があります。デメリットとして、データの共有に時間がかかる・データ集計に時間がかかる・ミスが起こりやすいなどが挙げられます。

BIツールを活用

BIツールは、ExcelやCSVなどのファイル、基幹系やクラウドやWebサービスなどサーバー上のデータベースへの接続により、必要なデータを抽出し、各担当者が見やすいように可視化ができます。

一般的に、社内には複数のツールやデータベースが存在しており、それぞれのデータを相互接続するには、それぞれの環境に合わせたデータ変換が必要になる場合もあります。しかし、BIツールを導入した場合、データを一カ所にまとめ、一元管理が可能になります。

予実管理システム・予算管理システムの活用

予実管理システムは、予算と実績の管理を特定したシステムを指します。事前に設定された予算を記録し、実績の入力を行うことで、予実の状況把握ができます。自動的に図や表にまとめる機能もあるため、視覚的情報として予実の状況が目視できます。

また、予算管理システムは、予算の設定から実績の管理・分析まで一連の業務の一元管理が行えるシステムを指します。システムの種類によっては、シミュレーション機能があり、予算計画に基づいてシミュレーションを行うことで、計画の実現性が分かります。

SFAの活用

SFAは営業支援システムツールのことで、営業活動における情報管理や業務手順の自動化などを支援します。また、SFAの中には予実管理機能が搭載されたシステムもあります。それにより、SFAを導入することで予実管理の効率化が実現できます。

SFAは、顧客や案件ごとに商談履歴・受注件数・受注金額などの管理が可能なため、予実管理とのマッチングは良いと言えます。受注確率や見込み金額の設定もできるため、予算の予測をするのにも役立つでしょう。

予実管理におすすめのSFAツール8選

その他のSFAツールの選び方

SFAツールの種類は数多くあり、基本的な機能は共通している部分がありますが、細かな機能は製品によって異なります。営業活動における課題は企業によって違うため、自社の問題点を解決できるシステムを選ぶ必要があります。

以下のポイントでSFAシステムを選択すれば自社に最適な製品を選べるでしょう。

【重要な3つのポイント】

1. コストパフォーマンスが見合っているか
2. 自社に必要な機能が搭載されているか
3. 外部サービスと連携できるか

【他の比較ポイント】

1. スマホやタブレットで利用できるか
2. 担当者が使いやすく工数削減できるか
3. 他部署と連携できるか
4. 導入実績が豊富か
5. サポートは充実しているか
6. セキュリティ対策は万全か
7. 無料トライアルがあるか

まとめ

予実管理の目的は、会社が将来に得たい売上目標や利益目標の数値があり、時間の経過に伴い、目標の数値を達成しているかどうかを定量的に分析し、目標の数値と乖離しているのであればその理由と対策を考えることです 

予実管理の必要性・予実管理の実施で、自社の状況を具体的に分析できます。予算を達成できそうにないといった漠然とした理解ではなく、何がどれほど足りないのかが数値で具体的に把握できます。一方で、目標に対し良い成果が得られたときの要因分析にも役立ちます。

そこで、おすすめしたいのがSFAです。SFAとは営業支援システムツールを指し、顧客や案件別に商談履歴・受注件数・受注金額などの管理ができるため、予実管理との相性は良いと言えます。受注確率や見込み金額設定も可能なため、予算の予測にも役立ちます。