ワークフローに注目した勤怠管理システムの導入｜メリット・デメリット

勤怠管理には申請から承認といったワークフローがあり、申請の手間や承認漏れといった課題があります。本記事では勤怠管理におけるワークフローと効率化の方法を解説します。また、ワークフロー機能付き勤怠管理システムのメリット・デメリット、選び方も解説します。

目次

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1. 勤怠管理におけるワークフローとは
2. 勤怠管理におけるワークフローの課題
3. 勤怠管理におけるワークフローを効率化する方法
4. ワークフロー機能付き勤怠管理システムのメリット
5. ワークフロー機能付き勤怠管理システムのデメリット
6. 勤怠管理システムの選び方
7. ワークフロー機能がある勤怠管理システムのおすすめ3選
8. まとめ

勤怠管理におけるワークフローとは

勤怠管理におけるワークフローとは、勤怠に関する申請・承認・決済までの「一連の業務の流れ」を指します。また、この一連の業務の流れをわかりやすく図式化したものを、ワークフローと呼ぶこともあります。

定型化されたワークフローに沿って、勤務時間修正、遅早・残業・休日出勤・有給休暇などが従業員から申請され、実務担当者などを経たのち、管理者によって承認・決済される流れが一般的です。

勤怠管理におけるワークフローの課題

勤怠管理におけるワークフローの課題を、以下の表にまとめました。それぞれの課題についての具体的な内容を解説していきます。

課題	内容
申請の作成にかかる手間	・申請プロセスが複雑で手順が多い ・入力不備等での差し戻し
承認漏れの可能性	・イレギュラーなことが発生すると承認漏れのリスクがある
改ざん・紛失のおそれ	・編集履歴が残らず、管理体制に課題が残る
申請・承認にかかるコスト	・業務停滞でのコストがかかる

勤怠管理におけるワークフローを紙の申請書で運用すると、データを作成→紙の書類を印刷→承認者へ回覧・押印→承認完了→申請者へ指示といった、多くのプロセスを踏むことが一般的です。なかには入力不備で差し戻され、またいちからやり直す、ということも少なくないでしょう。

また、何らかの理由で承認依頼の順序が入れ替わった場合は、承認漏れが発生するリスクもあります。また、紙での運用は改ざん・紛失があっても履歴が残らないため、たどることができず、管理体制に課題が残ります。

従来のワークフローでは、承認者の不在などから申請書が滞っているケースも多くみられます。進行状況も分かりづらく業務も進められないため、コスト面でも課題が残ります。

勤怠管理におけるワークフローを効率化する方法

本来、ワークフローは業務の全体を把握しやすくして、無駄をなくし誰でも業務が進めやすくすることを主な目的に作られます。紙でのワークフローで運用する場合、効率面や管理体制、コスト面での課題があります。

これらを解決するには、ワークフロー機能付き勤怠管理システムの導入が有効です。システムには、書類作成のサポートや承認プロセスが視認化できる機能などがあり、業務を円滑に進めやすくなるでしょう。

システムを導入することで、ペーパーレス化も進められ、印刷・廃棄にかかるコストも抑えられます。過去の書類の検索も簡単で、紛失する心配もありません。また、法律上の保管期限が過ぎれば自動で廃棄する設定もあり、業務の効率化にも役立つでしょう。

ワークフロー機能付き勤怠管理システムのメリット

ワークフロー機能付き勤怠管理システムの導入にはいくつかのメリットがあります。システムの導入によって、管理者・従業員それぞれの負担軽減やコストの軽減が期待できます。

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業務の効率化

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを導入すると、大半はマルチデバイス対応しているため、従業員からの申請があったときも、管理者が外出先からでもすぐ対応できるようになり、申請を見逃がすこともなくなります。

打刻間違いなどの際には、従業員・管理者の双方へ通知が届くため、スピーディな対応が可能になります。また、複数の承認者から決裁が必要なとき、案件ごとに決裁状況を把握できるうえ申請書類の紛失の心配もなく、業務の効率化が期待できます。

人的ミスの防止

システム導入することで、今まで手作業であった申請書とタイムカードとの集計作業を、システムに任せられるようになります。また、打刻エラーなどがあればシステム上で毎回通知されて都度確認できるので、人的ミスを減らすことにも役立ちます。

従来の申請書類を回覧するプロセスで、承認依頼の順序が入れ替わることで起こりやすい承認漏れについても、システム上で承認状況を一覧で見られることでミスを防止できることにつながります。

ペーパーレス化の推進

システム導入することで、申請から決裁までがシステム上で完結できるため、印刷・配布・ファイリングなどの必要がなくなりペーパーレス化を推進できます。さらに、過去の申請書がデータ化されているため簡単に検索でき、保管スペースを用意する必要もありません。

ペーパーレス化されるもうひとつのメリットとしては、紙のタイムカードの回収作業などの定型業務がなくなり、時間を他の生産的な業務に回せるため、より効率化が進められるでしょう。

ルール遵守

従来の勤怠管理においては、タイムカードを使用している場合に、出退勤時間などに対する打刻時間の改ざんがよくみられます。遅刻したときに代理で打刻してもらうといった事例も少なくありません。

ワークフロー機能付きの勤怠管理システムでは、ICカードやスマートフォンでの打刻のほかにも、生体認証対応のシステムもありますので、代理打刻などの不正を予防できるうえ、改ざんもできない仕組みのため、ルールを遵守した運用が可能です。

ワークフロー機能付き勤怠管理システムのデメリット

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを取り入れることで、いくつものメリットが期待できますが、運用方法によってはデメリットが発生することもあります。以下に、導入前に注意したいことを解説していきます。

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社内ルールや業務フローの見直し

ワークフロー付き勤怠管理システムの初期設定を行う際には、あらかじめ社内ルールを洗い出すことが大切です。多くのサービスがありますが、自社のルールにそのまま運用できることはむずかしく、ときには社内ルールそのものを見直す必要も考えられます。

法令も年々変化してきていることもあり、自社の就業規則を見直すことで、今の法令にそぐわない箇所を見つけることも少なくありません。システム導入のタイミングで、社内ルールや業務フローを見直すことで、より効率的な勤怠管理ができることでしょう。

初期設定に手間がかかる

ワークフロー付き勤怠システムを導入の際、最初に行わなければならないのは初期設定です。自社で初期設定が可能なのか、どのくらいの時間がかかるかなどを事前に調べておきましょう。

システムは便利な機能が多くあり、操作に慣れると効率化が実感できますが、ひと通りの操作方法を覚えるまでは、一定の時間と手間が必要になってきます。

サポート体制の整備

ワークフロー付き勤怠システムを検討する際は、自社の状況に合ったサポート体制があるサービスを選ぶことも大切なポイントになります。

管理者だけではなく、すべての従業員が打刻方法や申請方法を理解する必要があり、マニュアルを見ただけではすぐに操作がむずかしいケースも出てくるでしょう。

従業員がシステムをスムーズに利用できるようにするには、サポート内容がマニュアル配布にとどまるものではなく、システム操作方法の説明会も行っているサービスを選ぶこともひとつの方法です。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、どのようなことに気を付けるとよいのでしょうか。以下に、システムを選ぶときに注意したい5つのポイントを解説していきます。

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導入形態

勤怠管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、オンプレミス型が自社でサーバーを設置して利用する方式なのに対して、クラウド型はWeb経由で共通のシステムを使う方式で、提供サービスのほとんどがクラウド型になります。

オンプレミス型のほうが一般的にカスタマイズ性が高く、自社サーバーを使うこともあり、セキュリティ面もより強固です。しかし、自社でメンテナンスの必要があり、導入にかかるコストが高額になる傾向があります。

一方、クラウド型は初期費用が比較的抑えられて、短期間で気軽に導入ができ、メンテナンスは提供元が行ってくれます。ただし、既成のシステムへ自社の運用を合わせる必要があるため、自社に合ったシステムを選ぶことが、運用が成功するポイントといえるでしょう。

使いやすさ

システムを選ぶ際は、管理者・従業員の双方が使いやすい内容であるかも重要になります。リモートワークやフレックスタイム制、時短勤務などさまざまな働き方の従業員と管理者のすべてが使いやすいシステムを選ぶことが、会社全体の効率化につながります。

自社の状況によっては、多機能であることよりも、直感的に操作できるか、操作スピードの早さなどが使いやすさにつながることもあります。そのことで、管理者側でも、従業員からの操作方法などの問い合わせに対応する時間を減らせます。

ワークフロー設定の柔軟性

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを検討するときは、提供中のシステムの中から自社で運用のワークフローに近いものを選び、変更可能な部分は、システム側へ合わせる柔軟性も必要になるでしょう。

また、提供中のシステムのワークフローと、自社で運用中のワークフローとが、完全に一致しているものを見つけるのは難しいかもしれません。

勤怠管理システムの運用後にワークフローを変更する必要がでてくると、高額なカスタマイズ料金が発生するため、ワークフロー設定については、変更しても運用に支障がない箇所かなどを、導入前に慎重に検討しましょう。

コスト・料金プラン

勤怠管理システムを選ぶ際には、初期費用の他にも月々の運用コストも気にかけることが大切です。今まで勤怠管理にかかっていたコストと、システム導入によりかかるコストとを一度比較してみましょう。

今後長く利用することも考え、システム自体にかかる費用だけではなく、システムを取り扱う人員数・作業にかかる時間なども算出して、長い目で見て費用対効果を意識することも重要になります。

サポート体制

システムを導入する場合、自社の状況によっては初期設定や操作方法のサポートが必要なケースもあることでしょう。システムによっては、サービス提供元が初期設定を有償で代行するサポートサービスもあります。

また、操作方法についてはサポートセンターからの説明や、場合によっては操作中のPCをWebから遠隔操作を行うサポートサービスもあります。自社の状況に合ったサポート体制があるかを確認しておくことも大切なポイントです。

ワークフロー機能がある勤怠管理システムのおすすめ3選

まとめ

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化・人的ミスの削減・ペーパーレス化や改ざん・不正の防止にも役立ち、より法に沿った勤怠管理が可能になります。

システム上では過去の書類の検索も簡単にでき、紛失する心配もありません。また、法律上の保管期限が過ぎれば自動で廃棄する設定もあり、業務の効率化にも役立ちます。

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを選ぶときは、既存のシステムのワークフローに自社が合わせる柔軟性もある程度必要になってきます。管理者と従業員双方が使いやすいことと、サポート体制が整っているシステムを選ぶことも重要なポイントです。