わかりやすく解説｜勤怠管理とは？仕事内容や対象企業・注意点も

勤怠管理とは、従業員の出勤日数や始業時間・就業時間などの勤務記録を行い、正確な労働時間を管理することです。勤怠管理は、従業員を雇用する全ての企業に義務付けされています。本記事では、勤怠管理の業務内容や対象企業・勤怠管理をする際の注意点をわかりやすく解説します。

目次

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1. 勤怠管理とは
2. 勤怠管理の目的と必要性
3. 勤怠管理の方法とメリット・デメリット
4. 勤怠管理を行う際の注意点
5. 勤怠管理のよくある質問
6. 適切な勤怠管理には勤怠管理システムがおすすめ
7. まとめ

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出勤や退勤時間・実働時間・時間外労働時間を企業が管理・記録することです。欠勤・遅刻早退・有給取得状況の把握も勤怠管理に含まれます。

賃金支払い・労基法の遵守のためにも、企業には適切な勤怠管理が求められます。勤怠管理がずさんな場合、労務トラブルや労基法違反による罰則が起こる可能性があるため、注意しましょう。勤怠管理は労働環境の改善・従業員の満足度の向上のうえでも重要です。

従来は、勤怠管理表・タイムカードなどが一般的でした。近年は働き方改革の一環として客観的な勤怠記録の保存が義務づけられたことから、オンプレミス型またはクラウド型の勤怠管理システム・ソフトの導入が進んでいます。

勤怠とは

そもそも勤怠とは、そのまま訳すと「働くこと・怠けること」です。一般的には従業員の勤務状況を指します。勤怠は勤惰（きんだ）と呼ばれることもあります。

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勤怠管理の対象企業

勤怠管理の対象企業は、労働基準法第4章が適用される全ての企業です。具体的には、従業員を1人でも雇用している企業は、業種・業界を問わず、必ず勤怠管理をしなければなりません。

つまり勤怠管理の義務は、原則としてほぼ全ての企業に課せられています。ただし、自然や天候の影響を強く受ける水産業・農業などの業種は一部例外があります。

勤怠管理の対象となる従業員

勤怠管理の対象となる従業員は、労働基準法第41条の適用者および、みなし労働時間制の適用者以外のすべての労働者です。

労働基準法第41条の適用者とは、「事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者」または「監視又は断続的労働に従事する者で、使用者が行政官庁の許可を受けたもの」を指します。

簡潔にいえば、事業所の管理責任者が労働基準法第41条に該当します。一方、みなし労働時間制とは、実働時間ではなく、所定の労働時間を働いたとみなす制度です。在宅勤務・外回り営業・現場作業といった社外業務が多い従業員に適用されます。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

参考：労基法41条2号の管理監督者の該当性｜厚生労働省

勤怠管理の対象となる項目

勤怠管理の対象となる項目は次の通りです。

勤怠管理項目
出勤日数・欠勤日数
始業時刻・終業時刻・休憩時刻
労働時間数
時間外労働（残業）時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数
有給休暇取得日数・残日数
遅刻・早退の回数や時間

厚生労働省発表の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、企業側に対し、「労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」を求めています。

よって勤怠管理では、まず始業・終業時刻を記録しなければなりません。また、賃金計算のためには実働時間の算出が必要です。そのため実働時間にかかる項目、つまり休憩時刻・欠勤日数・遅刻早退・残業時間・休暇取得状況なども網羅する必要があります。

勤怠管理と労務管理の違いは

勤怠管理と労務管理の違いは、管理する範囲です。

1. 勤怠管理：従業員の勤務状況の管理
2. 労務管理：従業員の待遇・賃金・福利厚生の管理

勤怠管理は従業員の労働時間のみを管理するのに対し、労務管理は労働時間を含めて従業員の働く環境そのものを管理します。つまり勤怠管理とは、労務管理の一部といえます。

勤怠管理と労務管理がわざわざ区別される理由は、勤怠管理は労務管理の中でも重要な項目であるためです。たとえば勤怠管理は正確な賃金計算に必要です。また、労基法に抵触しやすい項目でもあるため、労務管理の中でも特に重要視されています。

勤怠管理の目的と必要性

勤怠管理は賃金計算などに関わることから、もともと重視されている事柄でした。2019年以降は働き方改革の法改正が進んでいることから、勤怠管理の重要性は以前よりもさらに増しています。勤怠管理が特に重要とされる理由を、目的・必要性から解説します。

参考：働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）｜厚生労働省

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労働基準法や労働条件を遵守するため

勤怠管理は、労働基準法や適切な労働条件の遵守のために必要です。特に2019年は働き方改革として労働基準法・労働安全衛生法を見直す動きが盛んであり、企業側には適切な対応が求められています。

働き方改革とは、働き方の多様化・生産力の向上を目指すための改革です。簡潔にいえば、すべての労働者が、それぞれのライフスタイルに合った働き方を選択できる社会の実現を目指すのが働き方改革です。

働き方改革の中でも特に重視されているのが、長時間労働の是正です。本来、労働基準法は1日8時間・1週間40時間以内を法定労働時間としています。

働き方改革が唱えられる以前の状況

労働基準法の規定を守らなくても企業側への罰則はなく、さらに抜け道も多いことから、長らく日本では長時間労働が暗黙のルール化している傾向がありました。

長時間労働には、労災・メンタルヘルスケアの不調・ライフワークバランスの妨害などの弊害がつきまといます。実際に、過酷な長時間労働が原因で過労死・心身の不調による離職に追い込まれる労働者は少なくありません。

つまり現在の問題である働き手不足・生産性の低下の一端は、違法な長時間労働にあるといえます。そこで重視されているのが、働き方改革による長時間労働の削減です。

働き方改革の内容

働き方改革では、労働時間の上限が見直されました。さらに企業側には、時間外労働の賃金割り増しや、従業員に対して規定日数の有給休暇を取得させること・時間外労働が規定時間を越えた従業員に医師の面接指導を受けさせることなどが課されました。

違反した場合は、厳しい罰則も設けられています。罰則を避けるには、当然ながら従業員を適切な時間内・条件下で働かせなければなりません。よって、従業員の労働時間の適切な管理すなわち勤怠管理の重要性が増しているのです。

2019年4月1日より施行の改正労働安全衛生法では、使用者（企業）に対し、従業員の労働時間を客観的に把握することを義務づけています。働き方改革に対応していくためにも、企業側にはこれまで以上に厳格な勤怠管理が求められます。

参考：労働基準に関する法制度｜厚生労働省

従業員に正確な給与を支払うため

勤怠管理は、従業員に正確な給与を支払うためにも必要です。給与計算するには、労働時間を正確に計算しなければなりません。たとえば残業代の支払いには、時間外労働時間の把握が必要です。

正確な給与の支払いは労務トラブルを避けるためにも必要です。また支払い給与額は、企業への課税額・社会保険料といった経理面にも大きく影響します。諸々のお金の管理を適切に行うためにも、給与支払いのベースとなる勤怠管理の重要性は高いでしょう。

過重労働を防ぎ従業員の健康を維持するため

勤怠管理は、従業員の心身の健康を守るためにも必要です。労働時間が適切に管理されていない場合、過重労働が起こりやすく、それが労災・過労死・メンタルヘルスケアの不調につながることがあります。

過重労働による従業員の心身の不調・過労死は、企業側にとっても、生産性の低下・離職率の上昇などのリスクを招きます。企業の収益・成長のためには、働き手である従業員の健康を守ること、すなわち過重労働の防止が重要です。

従業員の過重労働防止対策として、厚生労働省は「過重労働による健康障害防止のための総合対策」を策定しています。具体的には、時間外労働時間の上限設定・年次有給休暇の取得などが盛り込まれています。

また、時間外労働時間が100時間を越える従業員に対しては、医師の面接指導を受けさせる義務が企業に課されました。どこからが過重労働なのかを把握するためにも、企業側はまず、各従業員の勤務状況の把握すなわち勤怠管理を適切に行わなければなりません。

参考：過重労働による健康被害を防ぐために｜厚生労働省

勤怠管理の方法とメリット・デメリット

勤怠管理にはさまざまな方法があります。従来は紙の出勤簿・タイムカード・スプレッドカードなどが主流でしたが、近年は勤怠管理システムを導入する企業も増えています。

代表的な勤怠管理の方法とそれぞれのメリット・デメリットを紹介します。自社に最適な勤怠管理方法を導入するためにも、確認しておきましょう。

勤怠管理方法	内容
紙の出勤簿	従業員自身が紙に出勤時間・退勤時間を手書きする
タイムカード	従業員自身が専用のタイムレコーダーにカードを通して打刻する
スプレッドシート	従業員自身がエクセルなどのスプレッドシートに出勤時間・退勤時間を入力する
勤怠管理システム	打刻時間をシステムが一元管理する

紙の出勤簿

紙の出勤簿とは、1枚の紙に、従業員自身が出退勤の時間を手書きするものです。紙の出勤簿は締め日に回収し、経理部などが手作業で労働時間を計算していきます。

紙の出勤簿のメリットは、安価で導入が簡単なことです。極端な言い方をすれば紙が1枚あれば事足ります。

一方でデメリットとしては、月末の集計作業が大変なことが挙げられます。また、信頼性・客観性に欠ける資料である点にも留意しましょう。

紙の出勤簿は、手書きである以上、出退勤時間を好きなように書き換えられます。たとえば従業員が嘘の残業を申告し、残業代を不正に受け取るおそれがあります。

あるいは企業が従業員に、不正な出退勤時間を記載するよう強制することもありえます。所定時間に退勤したように見せかけて残業を強制する、いわゆるサービス残業の温床となりやすいのです。

働き方改革の一環として厚生労働省は、従業員の労働時間を「客観的に把握すること」を企業に義務づけています。信頼性・客観性に欠ける以上、紙の出勤簿は働き方改革に対応した勤怠管理方法とはいえません。

メリット	デメリット
コストが安い	月末の集計が大変
導入が簡単	客観性に欠ける

タイムカード

タイムカードは、出退勤の際に、従業員自身が専用の読み取り機械（タイムレコーダー）にカードを通す方法です。読み取り機に通したカードには、その時間が刻印されます。いわゆる打刻と呼ばれる方法です。

タイムカードは締め日に回収し、手作業で労働時間を算出するのが一般的です。タイムレコーダーとPCを連携させて、自動で労働時間を算出できる場合もあります。

タイムカードのメリットは、手書きの出勤簿に比べて従業員の負担が小さい点です。カードを通すだけで打刻できるためです。また、他の勤怠管理方法に比べて導入コストが安い点もメリットといえます。

デメリットは、手書きの出勤簿と同じく、月末の集計作業が大変な点です。自己申告制であるため、サービス残業や、遅刻・欠勤時の代理打刻や不正打刻が起こりやすいのも問題点です。

たとえば、遅刻しそうな時に同僚に打刻を依頼したり、仕事を行わずに残業したことにする「カラ残業」をしたりなどが代表的です。よって厚生労働省が求める客観的記録にも該当しません。

また、タイムカードはリモートワークが多い企業には不向きな点にも留意しましょう。

メリット	デメリット
操作が簡単	月末の集計が大変
導入コストが比較的安い	客観性に欠ける
	リモートワークには不向き

スプレッドシート

エクセルなどのスプレッドシートに、従業員自身が出退勤の時間を入力していく方法です。紙の出勤簿・タイムカードなどと同じく、締め日に回収・集計作業を行います。

メリットは、集計作業が簡単なことです。実労働時間は出退勤時間から自動的に算出されます。エクセルは多くのPCに最初から装備されているため、導入コストがかからない点もメリットです。紙類のように保管スペースも必要ありません。

デメリットは、従業員の自己申告制であるため、働き方改革で求められている客観的な記録にはなり得ない点です。また、残業の割増賃金などの複雑な計算には、特別な関数が必要なため、エクセルの知識をある程度持っておかなければなりません。

メリット	デメリット
集計作業が簡単	客観性に欠ける
導入コストがほぼかからない	エクセルの知識が必要

勤怠管理システム・ソフト

勤怠管理システム・ソフトとは、スマートフォン・PCなどを利用して自動で出退勤時間を記録するものです。近年は、指紋認証・顔認証・虹彩認証などの生体認証による勤怠管理システムも広く普及しています。

勤怠管理システムは、客観的な記録ができる点がメリットです。打刻時間はシステムによって管理されるため、自己申告制に比べると、虚偽申告や代理打刻などの不正は起こりにくくなります。

また、労働時間の集計も全てシステムに委ねられるため、管理者側の事務負担も軽減できます。給与計算システムと連携させて自動で賃金計算できるものもあります。

デメリットは、他の勤怠管理方法に比べると導入コスト・維持費が高額になりやすい点です。また、導入にあたってはセキュリティ対策や操作のしやすさも熟慮しなければなりません。思い立ったらすぐ導入できるものではないと認識しておきましょう。

メリット	デメリット
信頼性・客観性が高い	導入コストが高い
労働時間の集計や賃金計算が簡単	さまざまな導入準備が必要

勤怠管理システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットをご紹介します。

オンプレミス型

オンプレミス型の勤怠管理システムとは、インターネットに接続せず、自社サーバーでシステムを管理・運用するものです。メリット・デメリットはそれぞれ次の通りです。

【メリット】

1. 自社ニーズにあわせて柔軟なカスタマイズが可能
2. インターネットに接続しないためセキュリティ性が高い
3. 従業員数が多いほど1人あたりのコストが安くなる

【デメリット】

1. サーバーの導入費・システム構築費などの導入コストが比較的高額
2. 管理・運用のために専門的な知識・技術が必要
3. 法改正のたびに改変が必要

オンプレミス型はランニングコストがかかりますが、そのぶん自由なカスタマイズが可能です。利用人数が多いほど割安になるため、従業員数が多い企業におすすめです。

クラウド型

クラウド型勤怠管理システムは、インターネットに接続して運用するものです。近年はオンプレミス型よりも需要が伸びています。

クラウド型勤怠管理システムのメリット・デメリットはそれぞれ次の通りです。

【メリット】

1. 導入コストが比較的安い
2. 法改正に自動対応できる
3. 管理・運用・サポートは提供企業に任せられる

【デメリット】

1. 従業員数が多いほど1人あたりのコストが高くなる
2. 柔軟なカスタマイズは難しい
3. インターネットに接続するため情報漏洩対策が必須

クラウド型勤怠管理システムは導入コストがオンプレミス型より安く、運用・管理コストも比較的簡単な点がメリットです。

ただし利用料金は従業員1人ずつにかかるため、規模が大きい企業はかえって高コストになるおそれがあります。小〜中規模企業に適したシステムといえるでしょう。

勤怠管理を行う際の注意点

働き方が多様化している現在、勤怠管理にもさまざまな注意が必要です。たとえば雇用形態・労働状況にあわせた勤怠管理が必要なほか、扶養内労働者への配慮などが欠かせません。

従来の勤怠管理では対応できない部分も増えており、近年は勤怠管理システムを導入する企業も増加しています。

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雇用形態の違いによる勤怠管理

勤怠管理は雇用形態にあわせて行わなければなりません。たとえば正社員と、パートタイマー・契約社員・派遣社員などの非正規雇用者では、勤務日数・賃金計算の仕方などが異なります。

非正規雇用者は正社員に比べると、賃金が低い傾向があります。働き方改革では、正社員と非正規雇用者の差を埋めるべく、同一労働同一賃金の原則が唱えられています。

同一労働同一賃金の原則は、勤怠管理にも大きく影響します。法令遵守のためにも、勤怠管理の方法を柔軟に変化させていかなければなりません。

テレワークでの勤怠管理

働き方が多様化している現代では、テレワークを導入する企業も増えています。テレワークは社内での勤務に比べて勤怠管理がしにくいという問題点があります。

勤怠管理は、企業の玄関などに設置してある打刻機の利用が一般的であるためです。出勤しない従業員は、そもそも打刻ができません。現在は手持ちのスマートフォンなどを使った勤怠管理システムも増えているため、そちらの導入を検討するのもよいでしょう。

テレワークは上司の目が行き届かないため、正確な労働時間の把握が難しい点もデメリットです。たとえば出勤・退勤という区切りがないために、ついつい労働時間が長くなり、結果残業時間が所定時間を超過してしまう…などの問題があります。

労働時間の正確な管理のためには、テレワーク時の働き方について、明確なルール作りが必要です。

扶養内で働きたい方への配慮

配偶者の扶養内で働きたい従業員に対しては、労働時間が所定時間内に収まるように調整しなければなりません。たとえば繁忙期などは残業が頻発しがちです。賃金合計額を扶養内に収めるには、残業代を含めた賃金計算や労働時間の調整が必要です。

現在は働き方改革の一環で、社会保険適用範囲や扶養控除の内容も細かく変化しています。たとえば2024年10月からは、従業員数51人以上100人未満の企業で働くパート・アルバイトにも新たに社会保険が適用されることになりました。

扶養内での勤務を希望する従業員に対応するためには、企業側は法改正にあわせた勤怠管理が必要です。改正法の施行は段階的に実施されることが多いため、改正の内容だけでなく、施行開始時期にも常に気を配っておきましょう。

参考：社会保険適用拡大 特設サイト｜厚生労働省

勤怠管理のよくある質問

ここでは勤怠管理に関するよくある質問をQ&Aでご紹介します。

勤怠管理は誰の仕事？

勤怠管理は、主に人事部や労務部などの人事に関連する部署が担当しますが、企業規模によっては、総務部や経理部が兼任することもあります。

勤怠管理の業務内容は？

勤怠管理を行う部署の仕事内容は主に2つです。それぞれ詳しく解説します。

労働時間の記録や休暇取得状況を確認する

勤怠管理の仕事では、従業員の労働時間の記録や、休暇取得状況を管理します。2019年4月より、厚生労働省令で定めた方法に則って、従業員の労働時間の把握が義務付けられました。

また、労働時間の管理同様、法改正により、有給休暇が10日以上付与される従業員は5日以上の有給休暇を取得せねばなりません。こういった法令に基づいて正しく管理するのも重要な仕事の1つです。

参考：働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）｜厚生労働省

給与に反映させる

勤怠管理に記録されている労働時間を正確に給与に反映させなければなりません。従業員が残業したり、休日出勤したりするなど、労働時間によって異なる割増率を正確に算出し、給与計算が正しく行えるようにする必要があります。

有給休暇や時間外労働の上限など、法令遵守が正しく行われているかも常に確認せねばなりません。企業の社会的信用を維持するためにも、法律違反を起こさない給与計算が求められます。

適切な勤怠管理には勤怠管理システムがおすすめ

タイムカードや紙媒体など従来の勤怠管理では、集計作業の際の人為的ミスや不正打刻などさまざまな課題があります。より正確で適切な勤怠管理を行うためにも勤怠管理システムの導入をおすすめします。

勤怠管理システムを導入することで、勤怠業務の効率化や不正打刻の防止はもちろん、給与計算や人事労務システムと連携することで、人事労務業務全般を一元管理できます。WebやICカード・生体認証による打刻も可能なので、小規模法人から大企業まで導入が進んでいます。

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まとめ

勤怠管理は適切な給与計算・従業員の健康維持のために欠かせない事柄です。また、近年は働き方改革が進んでおり、法令遵守のためにも企業にはより一層厳格な勤怠管理が求められています。

特に客観性のある勤怠記録は大きな課題であり、従来の勤怠管理方法では対応しきれない部分も増えました。クラウド型勤怠管理システムは信頼性が高いほか、法改正への自動対応も可能なことから、近年は導入する企業が増えています。

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