人材業界におすすめの名刺管理ソフト5選｜選ぶ際のポイントも解説

人材業界では、営業先企業などから名刺を受け取る機会が多々あります。効率的に管理し、名刺情報を営業に有効活用するには、名刺管理ソフトの活用がおすすめです。この記事では、人材業界におすすめの名刺管理ソフトや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 人材業界における名刺管理の課題
2. 人材業界が名刺管理ソフトを導入するメリット
3. 人材業界が名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント
4. 人材業界におすすめの名刺管理ソフト5選
5. その他の名刺管理ソフトの選び方
6. まとめ

人材業界における名刺管理の課題

人材業界では、幅広い業種・業界の取引先と名刺交換を行う機会が多く、これに伴って名刺管理業務に大きな課題が生じています。ここでは、人材業界における名刺管理の主な課題を解説します。

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管理する名刺の数が多い

さまざまな企業と取引する人材業界は、他業界に比べても営業先などから名刺を受け取る機会が多いです。つまり、管理すべき名刺の数が膨大であり、名刺管理業務が煩雑化しやすい傾向があります。

さらに、人材業界においても深刻な人手不足がみられ、名刺管理業務に割くリソースが不足しているというケースも少なくありません。そのために、名刺管理業務が後回しになり営業活動に上手く活用できない、などのリスクが生じています。

名刺情報を共有できていない

社内で名刺情報の共有が進んでいない点も、人材業界における名刺管理業務の代表的な課題です。名刺情報の共有体制が整備されていない企業などでは、営業社員が受け取った名刺を個人的に管理しているケースも多いです。

この場合は、取引先情報や人脈情報を社内で共有できないため、営業活動への活用が難しくなります。例えば、社内で取引先のニーズを十分に共有しておらず、人材派遣にミスマッチが生じる恐れがあります。

あるいは、取引先が急に繁忙期に入ったという情報を見落とし、人材の紹介や派遣の機会を逃す可能性も軽視できません。このように、名刺情報が社内で共有されていないと、大きなビジネスチャンスを失う可能性があります。

人材業界が名刺管理ソフトを導入するメリット

名刺管理業務において、前述のような課題がある企業では、名刺管理ソフトの導入がおすすめです。名刺管理ソフトとは、受け取った名刺をスキャンして電子データ化し、一元管理するツールです。

名刺管理ソフトの導入によって、これまで手作業で行っていた名刺管理業務を一定程度自動化できます。ここでは、人材業界が名刺管理ソフトを導入するメリットを解説します。

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名刺管理を効率化できる

名刺管理ソフトの導入により、大量の名刺も全て電子上で管理できます。紙の名刺管理の場合は、受け取った名刺を整理してファイリングし、保管用キャビンで保管することが一般的でした。また、名刺を見返すには、担当者がファイルを1枚ずつ探す必要がありました。

このように、紙の名刺管理には大きな手間がかかるほか、保管用スペースの確保が必要です。さらに、名刺の盗難や紛失のリスクも軽視できません。一方で、名刺管理ソフトでは、名刺をスキャンするだけで、名刺情報を電子データとして保管できます。

その結果、紙の名刺に比べて整理や検索が容易になります。スキャンした紙の名刺は廃棄できるため、保管用キャビネットも削減でき、さらには紙の名刺のような紛失のリスクもありません。

このように、名刺管理ソフトの導入によって、従来の名刺管理業務にかかっていた手間の削減やリスク低減が可能です。したがって、膨大な名刺を受け取る人材業界においても、効率的な名刺管理業務が実現します。

名刺データを有効活用できる

名刺管理ソフトを導入することで、名刺データの加速化に期待できます。前述のように、紙の名刺は営業社員などが個人的に管理することが多く、社内での情報共有が進みづらいのが課題です。

その点、名刺管理ソフトに名刺を登録すれば、社内に分散した名刺情報を1つのデータベースに集約でき、アクセス権限を持つユーザーならば誰でも閲覧できます。これにより、社内の名刺データの共有が加速化し、効率的な営業活動につながるでしょう。

例えば、外出先で営業社員が名刺交換後すぐに名刺をソフトに登録することで、社内スタッフが最新の名刺情報を確認できます。取引先のニーズを満たした人材を迅速に選定でき、営業活動の成功につながります。そして、持続的な業績の向上にも期待できるでしょう。

外出先から名刺情報を確認できる

モバイル端末対応の名刺管理ソフトを導入することで、時間・場所に関係なく名刺情報の確認が可能になります。例えば、外回り中の営業担当者はスマホやタブレットを使って、ソフト内の名刺情報を確認できます。

これにより、外出先で急な訪問が発生した場合でも、次の営業先に直接向かえます。名刺確認のためだけに帰社する必要がなく、タイムマネジメントの向上と業務の効率化が見込めます。また、リモートワークの推進にもつながるでしょう。

人材業界が名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

人材業界が名刺管理ソフトを選ぶ際は、セキュリティ対策や他システムとの連携性、操作性、無料プランか有料プランかに注目しましょう。ここでは、各ポイントについて解説します。

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セキュリティ対策は万全か

名刺管理ソフトは、万全のセキュリティ対策がある製品を選びましょう。名刺管理ソフトでは、取引先の企業情報や個人情報など機密性の高い情報を数多く扱うため、情報の盗難や流出を防がなければなりません。

これらの情報盗難や流出は、社会的な信頼性を損ねるだけでなく、訴訟などの重大なトラブルに発展する恐れがあります。高いセキュリティ性が担保されたソフトを選定し、情報漏洩のリスクを回避しましょう。

例えば、通信の暗号化や二段階認証、アクセス権限の設定、IPアドレス制限などの機能を備えたツールがおすすめです。プライバシーマークを取得している名刺管理ソフトは、セキュリティ性に一定の信頼を置くことができ、機密性の高い情報も安全に管理できます。

他システムとの連携性をチェック

名刺管理ソフトは、SFAやCRMと連携させることで、名刺情報を最大限に有効活用できます。自社既存の基幹システムがある場合は、これらとの連携が可能な製品を選定しましょう。

他システムとの連携により、名刺管理ソフトに登録した名刺情報を他システムに自動で反映できます。その結果、手作業によるデータ入力作業を削減しながら、得意客や見込み顧客の整理がしやすくなり、効率的な営業活動やマーケティングを支援します。

誰でも操作しやすいか

名刺管理ソフトは、誰でも操作しやすい製品を選定しましょう。その理由は、名刺管理ソフトは営業社員だけでなく、人事部門、キャリアアドバイザーなどさまざまな従業員が操作する可能性が高く、各人のITスキルには差があるためです。

また、モバイル端末対応のソフトの場合は、営業社員が外出先で操作する頻度が高いです。慌ただしい外出先でも正確に操作できるよう、シンプルな画面や分かりやすいメニュー配置の製品の選定が望ましいでしょう。

なお、操作性については実際に利用しなければ分からないこともあります。無料トライアルなどを活用して試験運用し、操作性や使い勝手を確かめるのがおすすめです。

無料のソフトは避ける

名刺管理ソフトには、有料のほか無料の製品もあります。無料の名刺管理ソフトはコスト節約に役立ちますが、人材業界への導入はおすすめできません。

一般的に無料ソフトの多くは個人向け・小規模企業向けで、名刺の登録件数や機能が制限されています。さらに、無料ソフトは有料ソフトに比べて、セキュリティ対策が簡易的であることが多いです。

つまり、無料ソフトでは人材業界が求める業務品質や安全基準を満たせない可能性が高いです。人材業界では大量の名刺の管理が必要であり、機密情報保護にも配慮しなければならないため、適切な機能性とセキュリティ性を備えた有料ソフトの導入が望ましいです。

人材業界におすすめの名刺管理ソフト5選

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、上記のようなポイントに加えて、以下のようなポイントにも注目するのがおすすめです。特に、名刺のデータ化の精度と自社に必要な機能の有無は、ソフトの導入効果に大きく影響するため、慎重に検討する必要があります。

これらのポイントを押さえて、自社に最適な名刺管理ソフトを導入しましょう。

【重要な2つのポイント】

1. 名刺データ化の精度を確認
2. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺の取り込み方法を確認
3. 多言語に対応しているか
4. データの引き継ぎは可能か

まとめ

人材業界においては、管理すべき名刺の数が膨大なため名刺管理業務が煩雑化しやすく、社内における名刺情報の共有が進んでいないなどの課題がみられます。これらの課題の解決には、名刺管理ソフトの導入がおすすめです。

名刺管理ソフトでは、スキャンした名刺の情報を電子上で一括管理でき、整理・検索が容易になります。また、登録した名刺情報は即座に社内に共有され、外出先からでも確認でき、名刺情報を最大限に有効活用できるでしょう。

なお、名刺管理ソフトでは膨大な個人情報を扱うことから、万全のセキュリティ対策がなされた製品を選定する必要があります。今回紹介したポイントを参考にして、最適な名刺管理ソフトを導入し、人材業界特有の煩雑な名刺管理業務を効率化しましょう。