電子帳簿保存法対応の請求書発行システムおすすめ4選｜選び方も解説

電子帳簿保存法対応の請求書発行システムを利用すれば、法律に則って請求書を適切に電子化でき、コスト削減にも繋がります。この記事では、電子帳簿保存法対応のおすすめの請求書発行システムや選ぶ際のポイント、注意点などを解説します。

目次

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1. 電子帳簿保存法対応の請求書発行システムを利用しよう
2. 電子帳簿保存法対応の請求書発行システムのメリット
3. 電子帳簿保存法対応の請求書発行システムを導入する際の注意点
4. 電子帳簿保存法対応の請求書発行システムの選定ポイント
5. 電子帳簿保存法対応の請求書発行システムおすすめ4選
6. その他の請求書発行システムの選び方
7. まとめ

電子帳簿保存法対応の請求書発行システムを利用しよう

請求書発行システムは、企業が効率的に請求書を作成し、管理できるツールです。このシステムの活用により、手作業での請求書作成に伴う時間やエラーが削減され、迅速かつ正確な請求書発行が可能です。

また、多くの請求書発行システムは電子帳簿保存法に対応しており、法令遵守を支援します。したがって、企業は法的要件を満たしながら、書類のデジタル管理を効率的に行えるメリットがあります。

本記事では、電子帳簿保存法対応のおすすめの請求書発行システムの紹介に加えて、システムを選ぶ際のポイント、注意点などを解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、日本国内で企業が帳簿や請求書などの重要な取引書類を電子データとして保存する際の基準を定めた法律です。この法律により、従来の紙媒体での保存に加えて、電子データでの保存が認められています。

また、電子署名やタイムスタンプの付与、適切な検索機能の確保が求められるため、電子帳簿保存法への対応は法令遵守に留まらず、業務の効率化やコスト削減にも寄与します。

さらに、紙の請求書などに必要な保管スペースが削減され、検索や管理が容易になるという大きな利点もあります。企業にとって、電子帳簿保存法への対応は、業務のデジタル化を促進し、競争力を維持するために欠かせない要素です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

請求書の電子保存方法

請求書の電子保存方法には、「電子データ保存」と「スキャナ保存」の2つの方法があります。それぞれ保存要件が異なり、法令に準拠するために適切な管理が必要です。

電子データ保存では、最初からデジタル形式で作成された請求書をそのまま保存します。この場合、電子署名やタイムスタンプの付与、改ざん防止措置、検索機能の確保が求められます。

一方でスキャナ保存は、紙の請求書をスキャナで読み取り、電子データ化して保存する方法です。この場合、原本の適時処分、解像度やカラーなどのスキャン要件、スキャン後の速やかな保存、および承認プロセスの確保などが必要です。

電子帳簿保存法対応の請求書発行システムのメリット

電子帳簿保存法対応の請求書発行システムは、法令に基づく保存要件を確実に遵守できる点で大きなメリットがあります。さらに、紙の削減によるコストカット、業務のデジタル化によるDXの推進、多様な働き方への対応も可能です。

これにより、企業は効率的で柔軟な運営を実現し、競争力を強化することができます。ここからは、電子帳簿保存法対応の請求書発行システムのメリットについて解説します。

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保存要件を遵守できる

電子帳簿保存法では、請求書の電子保存に際していくつかの保存要件が定められています。例えば、電子署名やタイムスタンプの付与、改ざん防止措置、検索機能の確保などが求められます。

これらの要件は、法令に準拠した保存を確保し、監査や税務調査時の対応を円滑に行うための施策です。電子帳簿保存法対応の請求書発行システムは、これらの保存要件を満たす仕様が組み込まれており、システム自体が法的要件に準拠しています。

そのため、ユーザーは特別な負担を感じることなく、適切に法令を遵守することができます。また、システムの導入によって、複雑な保存手続きを簡略化し、効率的に運用できることも大きなメリットです。

コストを削減できる

電子帳簿保存法に則ったペーパーレス化を進めることで、企業は大幅なコスト削減効果を実現できます。まず、請求書や帳簿を紙で発行し、管理する際に発生する印刷や郵送のコストが大幅に削減されます。

これにより、紙の使用量が減り、環境負荷の低減にも貢献します。さらに、紙の書類を保管するための物理的なスペースが不要となるため、オフィススペースの効率的な活用や、保管にかかる賃料や管理費用の削減に繋がります。

このように、電子帳簿保存法に対応したペーパーレス化は、単なる法令遵守にとどまらず、経費削減や業務効率化、さらにはオフィス環境の改善にも大きなメリットをもたらします。

DXを推進できる

電子帳簿保存法に基づく請求書を電子化することは、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する重要なステップです。従来の紙ベースの請求書発行や保存プロセスをデジタル化することで、業務効率が飛躍的に向上します。

電子化によって、印刷・郵送・保管にかかる手間が削減され、コスト削減と業務スピードの向上が実現します。また、電子保存されたデータは迅速かつ容易にアクセスや共有ができるため、経理業務の効率化にも直結します。

さらに、デジタルデータの活用により、データ検索や分析が迅速に行えるため、より精度の高い経営判断ができます。このように、請求書の電子化は単なる業務改善に留まらず、企業全体のデジタル化を推進して、競争力を強化するための基盤を築くことにも繋がります。

多様な働き方に対応できる

請求書を電子化することで、押印や紙の処理に伴う出社が不要となり、テレワークをはじめとする多様な働き方に柔軟に対応できるようになります。

従来の紙ベースの処理では、押印や確認のために出社が必要でしたが、電子化によってほとんどの手続きがオンラインで完結します。これにより、従業員は在宅勤務でも業務を遂行でき、場所にとらわれずに効率的に仕事を進められます。

さらに、デジタル化された請求書はクラウド上で安全に保存され、どこからでもアクセスが可能なため、業務の円滑な進行が確保されます。その結果として、働き方の多様化が促進され、柔軟な業務運営が実現します。

電子帳簿保存法対応の請求書発行システムを導入する際の注意点

電子帳簿保存法対応の請求書発行システム導入には、従業員への教育や運用ルールの設定が不可欠です。また、取引先との調整や対応も重要なポイントです。

導入前にシステムの使い方を徹底的に教育し、運用ルールを明確にすることで、スムーズな運用と法令遵守が実現します。さらに、取引先にも新たな手順を説明し、円滑な移行を図りましょう。

ここからは、電子帳簿保存法対応の請求書発行システムを導入する際の注意点について解説します。

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教育・運用ルール設定が必要

請求書発行を電子化する際には、社員のITリテラシー向上が不可欠です。新システム導入に伴い、社員が適切に操作できるよう教育プログラムを整備し、システムの基本操作やトラブルシューティングについての知識を習得させることが求められます。

また、電子化によって業務フローが変化するため、運用ルールの設定も重要です。新しいフローの確立や業務プロセスの見直しを行い、全社員に対してルールや手順を周知徹底することが必要です。これによって、業務の効率化と法令遵守を両立させることができます。

取引先への対応が求められる

電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムを導入する際には、取引先の要望も考慮する必要があります。取引先の中には、依然として紙の請求書を望む場合もあるため、完全な電子化が難しいケースがあります。

そのため、電子請求書と紙の請求書の併用が必要になることも考えられます。システム導入に際しては、取引先と十分に調整を行い、紙と電子の両方に対応できる体制を整えることが重要です。

また、将来的には取引先との連携を強化し、段階的に完全電子化を目指す戦略を立てることも検討すべきです。

電子帳簿保存法対応の請求書発行システムの選定ポイント

電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムを選定する際には、まずセキュリティ対策が十分に施されていることが重要です。また、インボイス制度への対応状況を確認し、法令遵守が確保されているかをしっかりチェックしましょう。

さらに、クラウド型のシステムは導入や運用が柔軟であり、コスト管理やデータのバックアップも容易に行えます。これらの要素を総合的に考慮することで、安心して利用できるシステムを選定することができます。

以下では、電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムの選定ポイントについて詳しく解説します。

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セキュリティ対策は十分か

請求書の電子化に際しては、セキュリティリスクが伴うことを認識する必要があります。デジタルデータは不正アクセスや情報漏洩のリスクがあるため、システム導入前にベンダーがどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することが重要です。

具体的には、データの暗号化やアクセス制御、定期的なセキュリティチェック、バックアップ体制などが含まれます。

ベンダーが提供するセキュリティ機能が信頼できるかを確認し、自社の情報が適切に保護されているかを十分にチェックすることで、安心して電子化を進められます。

インボイス制度に対応しているか

電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムを選定する際には、同法の要求事項を満たすだけでなく、インボイス制度への対応も重要なポイントです。

インボイス制度は、適格な請求書の発行や管理が求められるため、システムがこの制度に対応していることが不可欠です。具体的には、インボイスの要件を満たす情報管理機能や、適切な形式での請求書発行機能が必要です。

さらに、法令の改正や要件の変化に柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、将来的なトラブルを防ぎ、業務の継続性を確保できます。このように、両方の法令に対応したシステムの選定により、法令遵守と業務効率化を両立することが可能です。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

クラウド型がおすすめ

請求書発行システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は自社内にシステムを設置して運用するため、セキュリティやカスタマイズに対して細かな制御が可能です。

しかし、法改正に伴うシステムの変更は自社で対応する必要があり、その際に一定の手間がかかります。一方、クラウド型はインターネット経由で利用でき、システムの更新などはベンダーが行うため、法令改正への迅速な対応が可能です。

特に、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令改正に対してもスムーズに適応できるため、導入後の管理が簡便で安心です。クラウド型は柔軟性が高く、システムの維持管理やアップデートの負担を軽減できるため、導入をおすすめします。

電子帳簿保存法対応の請求書発行システムおすすめ4選

その他の請求書発行システムの選び方

請求書発行システムを選定する際には、上述した選定ポイントに加えて、システムが自社の業務範囲に適しているか、必要な機能が備わっているかなど以下のポイントにも注目することがおすすめです。

これらの要素を総合的に検討して評価することで、自社にとって最適なシステム選びが可能になります。

【重要な2つのポイント】

1. システムで自動化したい業務範囲に適しているか
2. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 料金体系を確認
2. 使いやすい操作性か
3. サポート体制は充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムの選定は、法令遵守と業務効率化の双方の検討が非常に重要です。システム選定の際には、まずは電子帳簿保存法だけではなく、インボイス制度など関連法令への対応状況を確認することが必要です。

また、クラウド型システムは、自動アップデート機能や維持管理の負担軽減に優れているため、特に推奨されます。システム選定時には、自社の業務範囲に適合し、必要な機能が揃っているかを確認することも大事です。

さらに、料金体系の明確さや予算への適合、使いやすい操作性、サポート体制の充実度なども重要なチェックポイントです。これらの要素を総合的に評価し、自社に最適なシステムを選定しましょう。