TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイスは、紙やPDFなどあらゆる形式の請求書を受領代行・データ化するクラウド請求書受領システムです。本記事では、TOKIUMインボイスの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

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1. TOKIUMインボイスとは 
2. TOKIUMインボイスの特徴
3. TOKIUMインボイスの主な機能
4. TOKIUMインボイスを導入するメリット
5. TOKIUMインボイスの口コミ・評価　　
6. TOKIUMインボイスの料金体系　
7. TOKIUMインボイスの導入の流れ
8. TOKIUMインボイスを導入する際の注意点
9. まとめ

TOKIUMインボイスとは 

TOKIUMインボイスは、請求書受領を代行し、データ化して保管できるクラウド請求書受領システムです。請求書は、紙だけでなくPDFやWebからのダウンロードなどあらゆる請求書もデータ化できます。

高精度な画像認識機能で請求書を自動でデータ化したり、仕訳作業が自動化されていたりするため、経理担当が時間をかけていた紙の処理工程を大幅に削減することが可能です。

さらに、承認ワークフローがオンライン上でできるため、テレワーク推進やペーパーレス化にも役立ちます。

TOKIUMインボイスの特徴

近年、さまざまな企業が請求書受領システムを提供しています。導入を検討している方の中には、TOKIUMインボイスがどのようなシステムかを知り、比較検討したいと考える方もいるでしょう。ここでは、TOKIUMインボイスの特徴を解説します。

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あらゆる請求書をペーパーレス化

TOKIUMインボイスは紙やPDFなど、あらゆる形式の請求書でも受け取り代行できる点が特徴です。Webからダウンロードして請求書を受け取ることもできます。

従来では紙の請求書が多く、開封して整理するだけで多大な時間がかかる企業もあったでしょう。ファイリングするにも手間と時間、コストがかかります。

一方でTOKIUMインボイスは、Web上で受け取った請求書を印刷してファイリングする必要がないため、ペーパーレス化にもつながります。受け取った請求書は自動でデータ化されるため、オフィスに保管スペースを作る必要もありません。

請求書の処理をオンラインで完結

TOKIUMインボイスの2つ目の特徴は、請求書の処理がオンラインで完結できることです。受け取った請求書を仕訳したり、支払い申請・承認したりするために出社している経理担当者も多いでしょう。

TOKIUMインボイスは、請求書の受領から仕訳を代行してもらえるため、経理担当者が作業する必要がありません。

そして申請や承認は全てオンライン上でできるため、出社せずに作業が可能です。また、原本も提携倉庫で代理保管してくれるほか、必要な際は一枚単位から返送が可能です。これにより、経理担当者の負担軽減や作業効率も高まります。

36種類以上の会計ソフトと連携

TOKIUMインボイスは、さまざまな会計ソフトと連携できる点も特徴の1つです。連携できる会計ソフトの数は、36種類以上にものぼります。そのため、多くの企業が導入しやすいシステムだといえます。

さらに、会計ソフトにデータをインポート可能なCSVファイルを出力することもできます。会計ソフトで再度計算したり、入力したりする必要がないため、入力ミスや修正する手間が省けます。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応

近年では電子帳簿保存法や、インボイス制度へ対応できるシステムが求められている傾向にあります。そしてTOKIUMインボイスは、そのようなニーズに合わせて電子帳簿保存法やインボイス制度への対応ができる点も特徴です。

TOKIUMインボイスは、電子帳簿保存法の要件を満たすJIIMA認証を取得しています。システム上に国税関係書類の保管もできるため、追加で書類を管理せずに済みます。

さらに、インボイス制度の対応では、税区分ごとのデータ化や適格事業所番号の照合作業などを代行してもらえます。インボイス対応で増えた業務を削減することができるでしょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

万全のセキュリティ体制

請求書を取り扱うため、セキュリティ体制を重視する企業も多いでしょう。TOKIUMインボイスは、万全のセキュリティ体制が整っている点も特徴の1つです。

セキュリティ体制の指標の1つとして、TOKIUMインボイスはISMS認証を取得しています。ISMS認証とは第三者機関から、情報セキュリティの要件を満たすシステムに対して与えられるものです。以下3つの要素を満たす必要があります。

1. 許可されたユーザーのみアクセスできる「機密性」
2. 正確な情報を保存し、改ざん・消去できない「完全性」
3. 許可されたユーザーがいつでもアクセスできる「可用性」

また、個人情報を適切に取り扱う証としてPマークも取得しています。さらに代行業務を担うオペレーターは個人ごとに秘密保持契約を締結しており、情報漏洩の防止も万全です。

TOKIUMインボイスの主な機能

請求書受領システムを選ぶ際は、自社の課題を解決できる機能を備えているかが重要です。ここでは、TOKIUMインボイスの主な機能を紹介しますので、十分な機能が揃っているかを確認しましょう。

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請求書の受取代行・スキャン

TOKIUMインボイスの主な機能1つ目は、請求書の受取代行とスキャン機能です。従来では、郵便で受け取った紙の請求書を仕訳したり、メールで受け取ったPDFの請求書を印刷したりする手間がありました。

TOKIUMインボイスでは、紙やPDF、電子請求書システムから送られた請求書などを受領代行してもらえます。また請求書をデータ化する場合、スキャン作業が発生しますが、TOKIUMインボイスではスキャン作業も任せられます。

請求書をオンラインで一元管理

TOKIUMインボイスでは、請求書をオンラインで一元管理できる機能も備わっています。従来では紙の請求書をファイリングし、オフィスの一角や倉庫への保管が一般的です。メールやWeb上で受け取った場合は、印刷する手間もあります。

しかし、TOKIUMインボイスでは、データ化した請求書をシステム上にアップロードすれば、オンライン上で全て管理することが可能です。部署ごとに受け取っていた請求書をTOKIUMで一括受領できるため、請求書を集約する手間も削減できます。

国税関係書類の保管

電子帳簿保存法では、国税関係書類の保管が定められています。国税関係書類とは、請求書や領収書に加えて契約書や見積書などがあげられます。TOKIUMインボイスでは、あらゆる国税関係書類を保管できます。

紙で保管する場合は請求書などの書類の量が多く、集約してからファイリング・管理する手間が発生していました。TOKIUMインボイスでは、書類を整理したり検索項目を追加したりする作業が自動で行われます。

請求書情報の自動データ化

TOKIUMインボイスは、請求書情報をほぼ正確に読み取り、自動でデータ化するAI-OCR機能が備わっています。OCR機能とは、紙に書かれたテキストを文字データに変換する機能のことです。

TOKIUMインボイスはAI機能も備わっているため、回数を重ねるごとに精度も高まります。

さらに、AI-OCRだけではなくオペレーターも入力内容を確認しており、複数段階を得て入力するため、AI-OCRだけでは困難な内容でも正確にデータ化ができます。

AI-OCR機能があることでデータ化を自動化し、データ化された請求書を検索することが可能です。

自動仕訳機能

自動仕訳機能がある点もTOKIUMインボイスの特徴の1つです。自動仕訳機能とは、過去の履歴から仕訳を生成したり、ワークフローに準じて自動で振り分けができたりする機能です。

従来では、請求書原本を見ながらシステムに金額を入力する作業が発生していました。TOKIUMインボイスでは、請求書の画像と仕訳の作業が1つの画面で完結します。さらに、源泉徴収は自動で計算されるため、作業が削減できる点も特徴です。

承認ワークフロー機能

TOKIUMインボイスには、承認ワークフロー機能もあります。承認ワークフロー機能は、条件に応じて事前に設定した承認先に、自動で振り分けられる機能です。承認ワークフロー機能があることで、請求書ごとに申請先を選ぶ手間が削減できます。

承認ワークフローは、企業ごとに異なるでしょう。TOKIUMインボイスは、企業ごとに条件を設定し、ワークフローを自由にカスタマイズできる点が特徴です。

確認画面内でのチャット機能

承認作業において、確認画面内でチャット機能が使える点もTOKIUMインボイスの特徴です。承認者は、オンライン上で承認・差し戻しの処理ができます。その際、請求書や提出書類に不備があるケースもあるでしょう。

TOKIUMインボイスは、申請内容に紐付けてチャットできるため、承認者から申請者に対して不備の内容を伝えられます。

お互いテレワークの場合も申請者と承認者でコミュニケーションが取りやすく、請求書を探す手間が省けるため、迅速に対応できます。メールでも通知されるため見逃しを防ぐことも可能です。

TOKIUMインボイスを導入するメリット

請求書受領システムは多数あるため、どれを選べばよいか悩む方も多いでしょう。機能がどのように役立つのか、イメージが湧かない方のためにも、ここではTOKIUMインボイスが企業にもたらすメリットを解説します。

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請求書受け取りの手間を削減できる

TOKIUMインボイスを導入するメリットは、請求書受け取りの手間が削減できる点にあります。部署ごとに請求書を受け取ったり、紙・メール・Webなどさまざまな形式で受け取ったりした場合、請求書の集約に手間がかかっていました。

また、開封や整理に時間がかかっている企業も少なくありません。しかし、TOKIUMインボイスを導入すれば、取引先に送付先を変更してもらうだけで請求書を受け取る必要がなく、受取代行からスキャン作業、データ化までを全て代行してもらえます。

これによりm企業に請求書が届かないため、請求書を開封・整理する作業が発生しません。担当者は、申請・承認の管理や会計処理に集中して業務を遂行することが可能です。

捺印や承認のための出社が不要になる

TOKIUMインボイスを導入すれば、捺印や承認のために出社する必要がなく、テレワークが推進できる点もメリットです。社内処理が多いことから、経理担当や承認者がテレワークできない企業も多いでしょう。

TOKIUMインボイスは、請求書のデータ化から仕訳、申請や承認が全てオンライン上で完結するため、出社しなくても請求書を処理できます。

請求書に添付する契約書や見積書もオンライン上で見れるため、確認資料が足りない心配もありません。そのため、全社で働き方改革の推進が可能です。

紙の処理工数を削減できる

TOKIUMインボイスを導入すれば、ペーパーレス化が実現できるため、紙の処理工数が削減できることがメリットです。

Web上で受け取った請求書は印刷し、郵便で受け取ったものを合わせてファイリング、保管することが一般的です。紙で作業する場合は、紙も工程も多く、整理するだけでも時間がかかります。

一方でTOKIUMインボイスでは、紙の請求書の開封や仕訳、スキャンやデータ化まで全て代行してもらえるため、経理担当者は紙を扱わずに済みます。さらに、原本はTOKIUMで保管してもらえるため、紙の整理・保管の必要がありません。

TOKIUMインボイスの口コミ・評価　　

TOKIUMインボイスを導入した利用者からは、請求書を受取代行してもらえる点に評判があります。「仕訳や入力に1日かけていた作業が削減できた」という声もあり、業務効率が高まった点に満足しているユーザーが多い傾向にあります。

また、ペーパーレス化が実現し、デジタル化が推進できる点でも好評です。紙を取り扱う機会がないため、「紛失のリスクが無くなり、再発行の手間が減った」「入力ミスが削減できた」という口コミもありました。

TOKIUMインボイスの料金体系　

インボイスの利用料金は、初期費用と月額利用料に加えて、請求書の件数による従量制で決まります。初期費用と課金料金は問い合わせが必要です。

月額利用料は「ビジネスプラン」と「エンタープライズプラン」の2種類があります。詳しい料金は、以下の表の通りです。2つの料金プランは、主にセキュリティの高さが異なります。

高いセキュリティ体制を望む場合は、「エンタープライズプラン」が向いています。たとえば、IPアドレスの制限をかけたり、SAML認証を利用できたりします。利用人数に制限はありません。どちらのプランも追加料金不要で、何名でも利用可能です。

ビジネスプラン	エンタープライズプラン
月額10,000円〜	月額100,000円〜

参考：TOKIUMインボイス 料金プラン｜TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイスの導入の流れ

ここまでのTOKIUMインボイスの特徴やメリットを理解し、導入を前向きに検討している方もいるでしょう。ここでは、導入の流れを詳しく解説します。

導入を検討している方は、資料請求をしたりデモ動画を見たりすることがおすすめです。どちらもフォームに必要事項を入力すれば、無料で受け取れます。資料には、「機能の概要」「料金プラン」「ペーパーレス化の実現方法」が記載されています。

無料デモでは、TOKIUMインボイスの画面を見ながら、主に機能のことについて理解を深めることが可能です。さらに詳しい機能の解説や見積もり依頼をしたい場合は、「お問い合わせフォーム」から問い合わせをしましょう。

担当者とやり取りをして、機能や見積もりなどに問題がなければ導入まで進めてもらいましょう。

TOKIUMインボイスを導入する際の注意点

TOKIUMインボイスは導入する際、事前に確認するべき注意点があります。それは、自社で既に導入している会計ソフトと連携できるかどうかです。

TOKIUMインボイスは、36種類以上の会計ソフトと連携可能ですが、世の中に出回っている会計ソフトを網羅しているわけではありません。

対応していない会計ソフトでは、請求書処理や会計処理の作業が増えてしまう可能性があるため、導入する前に自社利用の会計ソフトが連携可能かを確認しましょう。

まとめ

TOKIUMインボイスは、クラウド請求書受領システムです。請求書の受取からスキャン作業、データ化が代行できるため、経理担当の作業負担が軽減できます。さらに請求書の申請や承認・管理がオンライン上で完結するため出社する必要がありません。

TOKIUMインボイスを導入すれば、近年企業に求められているペーパーレス化やデジタル化推進に役立つでしょう。導入を検討する際は、自社の会計ソフトと連携できるかを確認し、資料請求や無料デモ動画を見ることをおすすめします。