請求管理ロボとは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- 請求管理ロボは、請求・集金・消込・催促などの請求業務を自動化できるサービス
- インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しており、運用の伴走型サポートも行っている
- 導入によりコスト削減や売上向上に繋がるほか、在宅勤務やテレワークも促進できる
請求管理ロボは、請求・集金・消込・催促の作業などを自動化し、毎月の請求業務を80％削減できるクラウド請求管理サービスです。本記事では、請求管理ロボの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。
請求管理ロボとは
請求管理ロボは、請求・集金・消込・催促などの業務を自動化し、毎月の請求業務を約80%削減できるクラウド請求管理サービスです。請求管理業務を自動化することで、請求業務にかけていた手間や時間が削減されるため、ほかの業務に注力することができます。
請求管理ロボは、インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しています。導入の際は、伴走型で運用支援を行っているため、定着しやすいと多くの評価を得ています。また、クラウド型であるため、在宅勤務やテレワークの促進にも繋がるなど、さまざまな効果が得られます。
請求管理ロボの特徴
請求管理ロボは、毎月の請求業務を約80％削減することができ、インボイス制度・改正電子帳簿保存法にも対応しています。また、導入の際には運用の伴走支援型サポートや、IT導入補助金の申請手続きもサポートするなど、手厚いサービスも特徴です。
ここでは、請求管理ロボの特徴について詳しく解説します。
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毎月の請求業務を約80％削減
請求管理ロボは、毎月の請求業務を自動化することで、従来エクセルや手作業で行っていた業務を約80%削減できます。請求・集金・消込・催促など一連の請求業務は、請求ロボを導入することで一元化し、すべてシステムに任せられます。
一般的に手作業で請求業務を行った場合、作業時間は約22時間とされています。しかし、その作業時間は請求管理ロボで作業を自動化した場合、ほぼ0時間となります。そのため、煩雑な請求業務を自動化できることで、コア業務に集中できる環境作りが実現します。
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応
請求管理ロボは定期的にアップロードされるため、常に最新の法改正に対応できます。2023年10月より施行されているインボイス制度や、2023年12月に猶予期間が終了した電子帳簿保存法の要件にも対応しています。
インボイス制度・電子帳簿保存法においては、定められた要件に沿って発行や保存を行う必要があります。請求管理ロボは、電子帳簿保存法の要件を満たしていることを示す「JIIMA認証」を取得しており、クラウド上に適切に発行・保存を行うことができます。
成功に導く伴走支援型サポート
請求管理ロボの導入から3か月間は、運用定着化に向けて伴走支援型サポートを受けられます。運用定着までは、導入・定着・活用の3ステップで行います。企業と一緒にそれぞれのフェーズを適切な形で伴走支援するのが特徴です。
導入のステップでは、キックオフミーティングにて、導入に向けての準備を行います。請求管理ロボの導入目的を明確にし、既存の請求業務のフローについて課題を洗い出します。そのうえで、企業に合った運用体形を検討するためのミーティングを実施します。
定着へ向けてのステップでは、テスト運用を実施し、機能や運用などについてのサポートを行います。問い合わせについては、電話・メールで受け付けており、1営業日以内に回答があります。
最終ステップは、実運用の開始です。これまでのフェーズを振り返ることで、運用に関する課題が明らかになります。ユーザー会の定期開催も行われ、運用や請求業務における悩みを解消し、フローを定着させるためのサポートを行います。
IT導入補助金の申請手続きもサポート
請求管理ロボを導入する際は、IT導入補助金の制度を活用できます。補助金の採択率は2022年5月時点では、デジタル化基盤導入枠のIT補助金の採択率が87%を超えています。よって、インボイス制度の対応を目的とする企業にとって好機といえます。
また、クラウドサービスの利用料・導入のサポート費用に対しても補助金が適用されます。最大2年分の利用料が2/3補助されるため、導入コストを抑えることができます。IT導入補助金の申請手続きを行う際は、知見を持つチームのサポートを受けられるため安心です。
請求管理ロボの主な機能
請求管理ロボの主な機能は、請求書業務の自動化・債権管理の自動化の2つです。請求書を電子化するため紙の請求書が不要になり、請求先の登録を行うだけで、毎月請求書が自動で発行されます。また、請求書発行後は債権管理も自動で行う機能が搭載されています。
ここでは、請求管理ロボの主な機能について、具体的に解説します。
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請求書業務の自動化
請求管理ロボには、請求書業務を自動化する機能が搭載されています。請求書を電子化することで、エクセルや紙が不要になり手間がかからず、コスト削減にも繋がります。また、SFA/CRMの顧客管理との連携により、請求業務を紐づけることもできます。
さらには、請求書発行・送付も自動で行うため、毎月行っていた請求書業務の時間がほぼ0時間となります。以下にて、請求書管理ロボに搭載されている機能を、具体的に解説します。
請求書電子化
請求管理ロボは、請求書をPDF形式にて発行するため、請求書の電子化が実現します。これまで郵送にて送付していた紙の請求書を電子化することで、請求書をWebからダウンロードしたり、メール送付したりして相手先が希望するタイミングで届けられます。
これにより、紙の請求書にかけていた印刷や郵送コストの削減ができ、ペーパーレス化の推進にも繋がります。そのため、請求書発行や承認などのハンコのために出社する必要もなくなることで、テレワークの推進にも役立ちます。
このように、請求書を自動化することで、さまざまなメリットが得られます。最近では、改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応などにより、請求書の電子化を推進する企業が増えていることもあり、請求書の電子化は非常に注目されています。
SFA/CRM連携
SFA（販売管理システム）やCRM（顧客管理システム）と連携することで、請求業務をさらに効率化することができます。SFA/CRMと見積・請求・顧客管理を紐づけることで、データの入力が一度で完結するため、それぞれのフェーズでの転記作業を省略できます。
さらに、SFA/CRMの顧客データと請求業務データを一元管理できるため、入金データや売上情報の集計なども把握しやすくなります。また、未入金督促のTo DoをSFAに返すなど、それぞれのフェーズに見合った連携を実施することもできます。
請求書の自動発行
請求管理ロボは、管理画面に請求先情報を登録するだけで、毎月請求書が自動発行されるようにできます。登録内容には、発行スケジュールやフォーマットなども指定できるため、請求先の要望に合わせた発行ができます。
また、自動発行できることで、10万件以上の大量発行にも対応できます。どれほど大量でも期日通りに発行・送付され、Web上で公開された請求書をダウンロード・確認が行われた日付から、入金ステータスまで管理・保存ができます。
債権管理の自動化
請求管理ロボは、債権管理も自動化する機能を搭載しています。入金消込・未入金管理や催促を自動化することで、業務が効率化し、未入金の回収率を向上することができます。以下にて、入金消込・未入金管理と催促の機能について具体的に解説します。
入金消込の自動化
請求管理ロボは請求先から入金があった場合、売掛金と合致しているか確認し、自動で入金消込を行います。入金消込は、売掛金に対し取引先からの入金があった場合、銀行明細と照合し、過不足や回収遅延がないか確認を行う作業を指します。
また、会計ソフトと仕訳データを連携することで、転記作業を簡略化することもできます。手作業で入金消込を行った場合、請求先が多いほど手間やコストがかかります。これらを自動化することで、大幅に業務負担を軽減し、正確性の高い業務が実現します。
未入金管理と催促
請求管理ロボは、自動入金消込により、過不足があったり回収遅延があったりした取引先に対し、催促を自動で行う機能が搭載されています。よって、見落としがちな未入金を漏れなく管理することができます。
未入金の取引先には、メールにて自動で未入金を通知することができます。通知のタイミングは入金期日の前後で指定できるため、事前の入金漏れ防止にも有効です。未入金対応が遅れるほど回収率が低下するため、適切な時期での自動通知は非常に有効です。
また、決済方法を拡充することにより、未入金を削減することができます。クレジットカードや口座振替など、取引先が決済に負担を感じない決済手段を取り入れることで、銀行振込よりも回収率が高まります。
請求管理ロボを導入するメリット
請求管理ロボを導入することで、さまざまなメリットが得られます。業務の自動化により、事務作業のコストを削減できたり、コア業務に集中できたり、IPO準備の時間を確保できたりすることで、売上の向上にも繋がる効果が得られます。
また、請求業務の自動化・電子化により、ペーパーレス化が実現することで、テレワークの推進にも役立ちます。ここでは、請求管理ロボを導入するメリットについて解説します。
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請求管理ロボを導入するメリット
事務作業のコストを削減できる
請求管理ロボを導入することにより、事務作業のコストを削減し業務を効率化できるといったメリットが得られます。紙の請求書の場合、印刷や郵送にかかるコストが発生します。また、月末月初は請求業務に人員を集中させる必要があるため、人件費も発生します。
請求管理ロボは請求書を電子化し、自動発行・送付を行うため、これらのコストを大幅に軽減することができます。一般的にかかる請求コストの約62%を削減できる効果があります。
売上の向上につながる
請求管理ロボは、請求業務の人材リソースを再配置することができるため、本来の業務に集中できるようになります。
営業担当は、顧客との商談を進め、売上を上げることが本来の業務です。しかし、請求書の作成や入金管理・未入金対応などの事務作業に、多くの時間を割くケースも少なくありません。
請求管理ロボを導入することにより、営業担当が請求業務に時間を割く必要がなくなり、営業効率を大幅に向上させることができます。これにより、営業活動に集中できる環境づくりが実現するため、売上の向上にも繋がります。
IPO準備ができる
請求管理ロボは、IPO準備（上場準備）にも役立ちます。IPO準備は、証券会社や監査法人など第三者機関への対応を、タイトなスケジュールの中でこなす必要があります。請求管理ロボに請求業務を任せることで、IPO準備のための時間を生み出すことができます。
また、第三者機関により、業務管理体制の整備を指摘される場合もあります。そのような対策として、導入に手間のかからないクラウドサービスを導入するのも手段のひとつです。
請求管理ロボは、営業や販売部門と会計管理の部門間連携や、請求管理などの業務管理体制のシステム化を実現するサービスです。したがって、請求管理ロボを導入することで、IPO準備の対策にも役立ちます。
テレワーク導入を促進できる
請求管理ロボを導入することで、紙の請求書を発行する必要がなくなるため、経理担当者の在宅勤務やテレワークが促進できます。
これまでの紙の請求書は、請求書の印刷・押印・封入・郵送といった手作業が必要でした。これらの業務は出社が必要であるため、経理担当のテレワーク実現は難しいとされていました。
請求管理ロボは請求書を電子化し、自動発行・送付を行うため、請求書業務のために出社する必要がなくなります。これにより、経理担当も在宅勤務・テレワークにて業務を行うことができます。
ライフワークバランスが充実することで、従業員の満足度向上にも繋がり、雇用が安定する効果も得られます。
請求管理ロボの口コミ・評価
上記で解説したとおり、請求管理ロボは、請求書の自動発行・送付だけでなく、入金消込・未入金の催促まで自動で行うクラウドサービスです。よって、請求書業務を自動化することで、業務負担を大幅に軽減できるサービスであることがわかります。
ユーザーからの口コミでは「請求書作成の所要時間が大幅に削減し、ミスの軽減や進捗状況の見える化が実現した」との声がありました。請求書業務を自動化しても、社員全員が即時に状況を閲覧できるのが請求管理ロボのメリットです。
その他にも、「銀行データをインポートするだけで入金消込できるため、ミスもなくなり大幅な業務削減に繋がった」との口コミもありました。手作業の入金消込に比べると、正確性が高く、効率化される点については数多くの企業に評価されています。
また、導入のサポート面については「導入後3ヵ月の伴走支援があるため、導入がスムーズにできる」との口コミもあり、請求管理ロボの運用定着に対しても期待できます。
請求管理ロボの導入の流れ
請求管理ロボの導入の相談は、公式サイトの「お問い合わせ」フォームにて依頼します。その後、サービスから送付される内容に従ってアカウントを発行したあと、サービスの利用開始といった流れになります。
サービスを開始したら、初期設定にて請求者情報を登録します。ロゴや印影の登録も行うことで、請求書に反映されます。次に請求先情報を登録します。既にマスターを持っている場合はCSVインポートにより一括登録できます。
さらに、入金消込・債権管理・会計管理の設定を行い、利用を開始できます。請求管理ロボは、導入開始から3ヵ月間、伴走型サポートを受けられます。運用の定着に向けて、適切なサービスを利用できます。
請求管理ロボを導入する際の注意点
請求管理ロボを導入する際は、いくつかの注意すべきポイントがあります。請求管理ロボの料金体系は、請求件数や請求単価によって変動します。そのため、正確な料金を把握するために見積もりが必要です。
また、請求先によっては、郵送での送付を希望する場合もあります。請求管理ロボは、メール送付だけでなく、郵送にも対応しています。ただし、別途郵送費がかかる点については把握しておくと良いでしょう。
まとめ
請求管理ロボは、請求・集金・消込・催促の作業などを自動化し、毎月の請求業務を約80％削減できるクラウドサービスです。インボイス制度・改正電子帳簿保存法にも対応しており、請求書の電子化が実現します。
請求管理ロボを導入することにより、ペーパーレス化やテレワークの促進にも繋がり、コスト削減やライフワークバランスが実現します。また、請求管理ロボを導入する際は、運用定着に向けて、3ヶ月間の伴走型サポートが受けられます。
IT導入補助金の申請手続きのサポートもあるため、まずは無料相談にて問い合わせしてみるのがおすすめです。