日報機能がついた勤怠管理システム8選｜メリットや選び方を解説

日報機能がついた勤怠管理システムを導入すると、業務を一元化して従業員の負担を減らすことができます。日報機能は勤怠管理システムに標準搭載されていることが多いですが、機能性には差があります。本記事では、日報機能がついた勤怠管理システムの選び方や注意点を解説します。

目次

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1. 多くの勤怠管理システムには日報機能が標準搭載されている
2. 日報機能がついた勤怠管理システムのメリット
3. 日報機能がついた勤怠管理システムの注意点
4. 勤怠管理システムはカスタマイズできるものがおすすめ
5. 日報機能がついたおすすめの勤怠管理システム8選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

多くの勤怠管理システムには日報機能が標準搭載されている

多くの勤怠管理システムには、日報機能が標準搭載されていますが、その機能性は、システムによって異なります。一部のシステムでは、日報がメモ程度の機能しか備えておらず、単純な業務内容の記録に利用されることが多いです。

一方、システムによっては、日報が業務の進捗状況や成果物の報告、作業時間の詳細な分析などに活用され、精度の高い情報を提供するものもあります。したがって、勤怠管理システムを導入する際には、日報機能の機能性も検討する必要があります。

業務に合わせた詳細な情報や分析が必要な場合は、日報の機能性を十分に確認し、自社のニーズに合致した勤怠管理システムを選択しましょう。

日報機能がついた勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムには、ほとんどの確率で日報機能が搭載されており、日報機能を利用するメリットはたくさんあります。ここでは、日報機能がついた勤怠管理システムのメリットについて解説します。

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業務を効率化できる

勤怠管理システムの日報機能を活用することで、業務を効率化するメリットがあります。従来の、エクセルでの日報報告や管理と比べると、自動計算によって勤務時間や休憩時間を正確に集計できます。

また、エクセルによる日報作成は、毎回フォーマットの作成やセルの入力が必要でした。しかし、勤怠管理システムでは予め設定されたフォーマットに基づいて日報を入力するため、作業時間や作業内容の入力が簡単になります。

業務内容・進捗を可視化できる

全体の業務内容を可視化することで、チームメンバー間での進捗共有や、タスクの把握が容易になり、管理者に対して業務状況を的確に報告できるメリットがあります。

このように、日報機能によって業務を可視化することで、チーム全体の意思疎通が円滑化し、生産性の向上が実現できます。さらに、業務の透明性が高まり、効果的な業務管理が可能となります。

日報管理と勤怠管理を一元化できる

勤怠管理システムの日報機能を利用することで、日報管理と勤怠管理を一元化することができます。例えば、タイムカードなどによる勤怠記録と業務内容を紐づけることで、業務の進捗状況や業務内容との関連性を把握できます。

これにより、日報の提出や確認がスムーズになり、管理作業の効率化が図れます。また、別途で日報管理システムやアプリを導入する必要がなくなり、一元化されたシステムによって、業務の透明性が高まり、タスク管理や報告の正確性が向上します。

他システムと連携できる

勤怠管理システムは、他のシステムとの連携が可能な場合が多いです。例えば、給与システムとの連携ができると、勤怠情報から給与計算が自動化され、正確で効率的な給与処理が行えます。

また、評価システムとの連携によって、業績や成果を日報データと結びつけ、従業員の評価やフィードバックが客観的かつ具体的になります。これにより、業績評価の正確性と公平性が向上し、従業員のモチベーションの向上や働き方改善にも繋がります。

日報機能がついた勤怠管理システムの注意点

日報機能がついた勤怠管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、システム導入する際の注意点を解説します。以下の注意点を踏まえて、自社のニーズにマッチした日報機能がついた勤怠管理システムを導入しましょう。

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日報機能の精度に注意

日報機能を導入する際の注意点として、日報の精度に注意する必要があります。日報は業務の進捗や、成果を正確に記録する重要な情報です。しかし、精度の低い日報は、データ分析や報告の信頼性に影響を及ぼす可能性があります。

よって、導入する勤怠管理システムがどれほど日報管理の精度を保っているのか、データ分析後の画面はどうなのか、などの視覚的な分かりやすさを注視するようにしましょう。

入力画面・管理画面をよく確認

日報機能を比較する際には、入力画面と管理画面をよく確認することも重要です。使用者が使いやすいインターフェースを選ぶことで、スムーズに日報を入力できます。誰でも直感的な操作ができるかなどの点や、ユーザビリティを重視した設計であるかを確認しましょう。

また、自社の管理方法やニーズに合っているかを検討し、カスタマイズや設定の柔軟性があるかを確認することも大切です。自社の要件や業務フローに合致したシステムを選ぶことで、効率的な日報管理が実現できます。

外出先でも使用できるものか

営業や外回りのある企業では、出退勤と日報の入力が外で行われることが多いため、スマートフォンやモバイル端末から利用できるシステムを選ぶ必要があります。よって、外出先でも利用できるかどうかも、ポイントの1つとして考えましょう。

移動中や現場での作業中でも簡単に日報を入力できると、非常に便利です。モバイル対応のシステムは、リアルタイムでデータを更新でき、業務の迅速な進行や情報の正確性を確保することができます。

勤怠管理システムはカスタマイズできるものがおすすめ

勤怠管理システムに日報機能が付随している背景には、近年のクラウド型のサービスの普及が関係しています。それは、数種類のクラウド型のシステムを連携して活用することで、さまざまな業務に関する管理が一括で行えるようになるからです。

しかし、利用するシステムの数が増えるほど、その管理は大変になり、必要とする機能が被ってしまうこともあります。また、気付かないうちに必要ない機能を利用していて、余計に運用コストを支払ってしまうことも考えられます。

よって、選択する勤怠管理システムが、日報機能に関わらずどの程度カスタマイズができるのかを確認しておく必要があります。例えば、製造業に関する勤怠管理の場合、工数管理や作業の進捗具合を共有できる機能を搭載したものだと便利です。

勤怠管理システムはさまざまな種類がありますが、導入から運営までの費用も考えた上で、できるだけカスタマイズ性が高いものを選ぶと良いでしょう。

日報機能がついたおすすめの勤怠管理システム8選

ここからは、日報機能がついたおすすめの勤怠管理システム7選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントを「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」に分けて掲載しています。以下のポイントを踏まえて、自社のニーズにマッチした勤怠管理システムを選択しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

現在、エクセルなどでの勤怠管理に煩わしさを感じている企業には、精度の高い日報機能がついた勤怠管理システムの導入がおすすめです。このシステムを活用することで、日報の入力や管理を効率化し、業務の可視化や効率化が実現します。

また、タイムカードなどとの連携により勤怠記録と業務内容を一元化でき、リアルタイムなデータ管理が可能です。効率的な勤怠管理を実現するために、精度の高い日報機能がついた勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。