営業リストをExcelで作成する方法｜メリット・注意点などを解説

Excelでの営業リストの作成は、自由なカスタマイズやコストを抑えられるメリットがあります。しかし、破損リスクや複数人の同時編集が困難なデメリットもあります。この記事では、営業リストをExcelで作る方法やメリット・デメリット、注意点を解説しています。

目次

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1. 営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 営業リストとは
3. Excelで営業リストを作成するメリット
4. Excelで営業リストを作成するデメリット
5. 営業リストを作成する前に行っておくポイント
6. Excelで営業リストを作成する手順
7. Excelで営業リストを作成する際の注意点
8. 営業リスト作成ツールの導入もおすすめ
9. まとめ

営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ

営業リストとは

営業リストは、企業の営業活動を効果的に行うために整理されたデータの一覧表です。営業リストに記載される情報は、顧客の名前や住所、連絡先、購入履歴、関心を持っている可能性のある製品やサービスなど多岐にわたります。

このリストは、営業戦略の策定や個々の顧客へのアプローチ、フォローアップのスケジュール作成において、営業チームの資源です。また、営業リストは、マーケットのトレンドや顧客の嗜好を理解するのにも役立ちます。

適切に管理された営業リストは、企業が市場での競争力を保ち、営業目標を達成するための基盤になります。

営業リストの重要性

適切に作成された営業リストは、営業チームが効率的に顧客を識別し、優先順位を付けることを可能にします。これにより、リソースを最適に活用して営業活動を展開することができます。

さらに、営業リストによって顧客のニーズや過去の購入履歴、連絡先情報を一元化することで、営業チームは個々の顧客に対して、パーソナライズされたアプローチを行うことができます。ひいては、顧客満足度を高めることにも繋がります。

特に、Excelのようなツールを利用することで、営業リストのデータを簡単に分析することができます。効果的かつ効率的に営業活動を展開するためには、営業リストの作成と適切な管理が不可欠です。

Excelで営業リストを作成するメリット

Excelは、コストを抑えてリストを作成できる・カスタマイズができるといったメリットがあります。ここからは、Excelで営業リストを作成するメリットについて解説します。

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コストを抑えてリストを作成できる

Excelは多くの企業や個人がすでに使用しているソフトウェアであり、追加の費用をかけずに営業リストを作成することが可能です。

特に新しいソフトウェアの購入や、特定の営業リスト作成ツールの購入やサブスクリプション料を支払う必要がないため、初期投資を大幅に削減することができます。

さらに、Excelは使い勝手がよく、基本的な機能であれば簡単に利用できます。特別な指導や教育が不要なため、作成するにあたってのトレーニングコストや時間を節約し、すぐに営業リストの作成と利用を開始することができます。

カスタマイズが自由に行える

Excelは多様な関数やフィルター、ソート機能があるため、営業リストに必要な項目やカテゴリーの並び順を自在に設定できます。

さらに、Excelでは多くのテンプレートが提供されており、これを基にカスタマイズを行うこともできます。また、ユーザー自身が独自のテンプレートを作成し、他のメンバーと共有することも可能です。

テンプレートを使えば簡単にリストを作成できる

テンプレートは、予め定義されたフォーマットが構築されており、それを基に自社のデータを入力するだけで、迅速に営業リストを作成することが可能です。営業リストの作成が初めての場合や、Excelの操作に慣れていないユーザーでも扱えます。

また、一般的にテンプレートは必要な項目やカテゴリが既に設定されているため、どのような情報を記録するべきかを悩まずに済みます。

さらに、利用者自身が独自のテンプレートを作成すれば、他のメンバーと共有して組織全体で統一されたフォーマットの営業リストを作成・管理することもできます。

Excelで営業リストを作成するデメリット

Excelは多くのビジネスシーンで利用される強力なツールであり、営業リストの作成にも頻繁に利用されます。しかし、手作業で情報の入力や更新を行う必要がある点やファイル破損の可能性がある点など、留意すべきポイントが多いです。

ここからは、Excelで営業リストを作成するデメリットについて解説します。

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手作業で情報の入力・更新をする必要がある

営業担当者や関係者は、企業の基本情報やコンタクト情報、取引履歴など、多岐にわたるデータをExcelに手作業で入力する必要があります。このプロセスは時間がかかるだけでなく、人為的なエラーが生じる可能性もあります。

また、市場の変動や企業の情報変更に伴って、営業リスト内のデータを常に最新の状態に保たなければいけません。情報の更新を怠ると、営業活動において誤った判断を下す原因になります。しかし、この更新作業も手作業で行う必要があります。

さらに、手作業によるデータ入力・更新は、労力と時間の面でのコストが高くなります。

複数人で同時にデータ入力を行うことができない

基本的にExcelのファイルは、複数人で同時に編集できません。そのため、データの入力や更新を行う際は個々にファイルを開き、作業を完了させた後で再び閉じる必要があります。

さらに、複数人でデータ入力を行う場合、誰がどの部分を編集したのか、編集の進行状況はどの程度なのかを把握することが困難です。これにより、重複作業や誤解が生じ、結果としてプロジェクト全体の効率が低下する恐れがあります。

ファイルが破損する可能性がある

Excelにおいて大きなファイルや多数のシートを含むファイルは、破損しやすくなります。ファイルが破損すると、データの損失やアクセス不可に陥り、結果として営業活動に影響を与えかねません。

ファイルの破損は、様々な要因により引き起こされます。例えば、予期せぬシステムのシャットダウン、ウイルスやマルウェアの侵入、Excelのバグなどが挙げられます。データが破損すると、営業リストに含まれる情報を失うリスクをもたらします。

また、復元作業には時間と労力を要します。ファイルのバックアップを定期的に取ることでリスクを軽減することは可能ですが、それでも完全な安全性は保証されません。

営業リストを作成する前に行っておくポイント

営業リストは闇雲に作成するのではなく、営業戦略や営業ターゲットを明確にしておくことが重要です。ここからは、営業リストを作成する前に行っておくポイントについて解説します。

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営業戦略の立案

営業リストに掲載する内容は、営業戦略によって異なります。そのため、競合他社や市場の流れ、自社の営業の現状や課題から「成約率の向上」や「知名度の向上」といった目標を明確にすることが重要です。

営業戦略を立案したら部署内で共有をして、必要な情報を収集しましょう。

営業ターゲットの明確化

営業リストを作る際は、営業ターゲットを明確にしましょう。個人の消費者がターゲットの場合は、性別や年齢、家族構成、収入などを明確化して抽出を行います。一方で企業がターゲットの場合は、業界や売上、従業員数、売上などを明確にすることが重要です。

これによって営業リストの作成時に、営業の必要がないターゲットが混ざることや、営業を行うべきターゲットの記載漏れを防ぐことが可能です。

Excelで営業リストを作成する手順

営業リストの作成は、整理されたデータが効率的な営業活動の基盤になります。また、管理しやすいように適宜カスタマイズを施すことも重要です。ここからは、Excelで営業リストを作成する手順について解説します。

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1.必要な項目名を設定し、データを入力する

項目名は営業リストの基盤となり、明確に設定することで後の作業がスムーズに行えます。具体的には、企業名、連絡先、住所、メールアドレス、営業担当者名、最終購入日、次回のフォローアップ日などが主な項目です。

項目名を設定した後は、対応するデータを入力しましょう。データ入力の際には、誤入力を避けるために、慎重に作業する必要があります。また、データの一貫性を保つために、同じ項目に対するデータ入力ルールを明確に設定することも大切です。

例えば、電話番号はハイフンを含む形式で統一し、住所は都道府県名から記載するなどのルールを設定して、それに従ってデータを入力します。

2.テーブル機能でリスト化（データベース化）する

テーブル機能を利用すると、データの並び替えやフィルタリング、検索が容易になります。営業リストをデータベースのように扱うことが可能になるため、複数のデータを効率よく管理し、必要な情報を素早く抽出するのに役立ちます。

さらに、データの整合性も保たれ、エラーの可能性が低減します。テーブルの作成はシンプルで、データ範囲を選択して「挿入」タブから「テーブル」をクリックするだけです。

また、テーブル機能によって、自動的に付与されるヘッダー行や合計行を利用することで、データの集計や分析も効率的に行えるようになります。

3.管理しやすいようにカスタマイズする

セルの色やフォントの種類・サイズを変更することで、見た目を整えて情報を見やすくすることが可能です。特に重要な情報や区別するべきデータは、色を変えることで一目で識別できるようになります。

さらに、ウィンドウ枠の固定機能を利用することで、大量のデータをスクロールしても見出し行や列を常に表示させることができます。また、入力規則を設定することでデータの整合性を保ち、エラーを減らすことが可能です。

重複チェック機能は重複するデータの入力を防ぎ、フィルター機能では、特定の条件に合うデータだけを表示させることができます。このように、様々な機能を活用してカスタマイズすることで、データの管理や更新が円滑に行うことが可能です。

Excelで営業リストを作成する際の注意点

Excelで営業リストを作成する際は、タイトルとテーブルの間隔や情報を最新の状態に保つといった点に注意する必要があります。ここからは、Excelで営業リストを作成する際の注意点について解説します。

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タイトルとテーブルの間隔を1行あける

タイトルとテーブルの間に1行の間隔を設けることで、データがどのセクションに属しているのかを明確にする役割を果たします。読み手が迅速に情報を理解しやすくなり、Excelのシートを見ただけで、どのデータが重要であるのかを直感的に把握することが可能です。

さらに、将来的に何らかの注釈や補足情報を加えるスペースを確保することもできます。また、他のスタッフがリストを見た時にも、同様の利点が享受できます。

空白のセルやデータ同士の行間を作らないようにする

空白のセルはデータの連続性を損ない、フィルタリングやソート、計算などの操作において誤解やエラーを招く可能性があります。特に大量のデータを扱う営業リストにおいては、この空白セルが原因でエラーが発生し、結果的に作業の二度手間が発生しかねません。

また、データ同士の行間を空けるとリストの視覚的な一貫性が失われ、データの解析や操作が困難になります。さらに、データのブロックが断片化される恐れもあり、データの追跡や更新を難しくする可能性があります。

横方向に項目を増やしすぎないようにする

横方向に多くの項目を設けると、画面上で一度に見ることができるデータの範囲が狭まります。これによって、データの確認や比較を難しくします。特に営業の現場では速やかな情報確認と対応が求められるため、この問題は営業効率の低下に繋がる可能性があります。

さらに、重要なデータが見逃されるリスクが高まり、それによって営業活動において誤解やミスが生じる可能性が高まります。また、営業リストの構造が複雑になり、新たなメンバーや他の部門の人々がリストを利用する際に扱いにくいです。

リストの情報を常に最新の状態に保つ

営業リストは、企業が持っている顧客や見込み客のデータを整理し、アクセスしやすくするツールであり、そのデータは正確でなければいけません。古い情報や誤った情報は、営業チームのリソースを無駄にし、顧客との信頼関係を損なうリスクをもたらします。

また、正確な情報に即座にアクセスができる状態は、営業チームが迅速に行動し、顧客のニーズに対応する能力を向上させます。さらに、最新の情報を保持することは、営業戦略の調整と効果的な営業活動の計画に不可欠です。

リストの保管場所や運用する際のルールを決めておく

営業リストの保管場所については、ネットワークドライブやクラウドストレージなど、アクセス制御が可能でバックアップが容易な場所がおすすめです。

例えば、GoogleドライブやMicrosoftのOneDriveなどのクラウドサービスを利用すると、チームメンバー間でのファイル共有が簡単になり、リモートアクセスが可能となります。

また、リストのアップデートは指定された担当者のみが行うといったリストの取り扱いをルール化することが重要です。他にもリストのバージョンを明記し、古いバージョンのリストは削除またはアーカイブするなどの運用ルールを設定しましょう。

社内のセキュリティを強化する

セキュリティが不十分であると、リストに含まれる顧客情報や商談内容が外部に漏れる危険性があり、企業の信頼と業績に影響を与えかねません。また、データ漏洩は法律違反となり、重い罰則が課せられる可能性も考慮する必要があります。

セキュリティを強化するためには、アクセス制御を厳格に行うことが基本です。必要な権限を持つ者のみに限定し、不正アクセスや不正利用を防ぎましょう。

加えてExcelのセキュリティ機能を活用して、パスワードによる保護や暗号化を行いファイルの安全を確保することも重要です。

営業リスト作成ツールの導入もおすすめ

Excelでの手作業によるリスト作成は時間と労力がかかる上、エラーや重複データの発生が避けられないません。これらのリスクを防ぐには、営業リスト作成ツールの導入がおすすめです。

営業リスト作成ツールとは、大量の企業情報を自動で収集し、整理・リスト化できるツールです。情報の更新や重複チェック、セグメント別のリスト作成などの機能を備え、データ分析機能では、市場の動向や顧客の傾向を把握しやすくなります。

こういった機能によって、営業リストの質と利用効果を大幅に向上させることが可能です。

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大量の企業情報を自動で収集し、リスト化する

手動による営業リストの作成は時間と労力を要し、エラーやデータの重複が避けられません。一方で営業リスト作成ツールは、インターネット上の公開されている企業情報を自動で収集し、指定されたフォーマットに従ってデータを整理・リスト化することができます。

そのため、手作業でのデータ入力や修正の手間が大幅に削減できます。

受注確度の高い見込み顧客にアプローチをしやすくなる

営業リスト作成ツールを利用することで、特定の条件を設定し、それに基づいてリストを作成することができます。条件設定によって見込み顧客の選別ができるため、受注確度の高い見込み顧客に効率的にアプローチすることが可能です。

また、リアルタイムでデータの更新が可能で、市場の変動や見込み顧客の動向に応じて、リストを迅速に更新し、営業活動を随時最適化できます。

まとめ

営業リストの作成は、効果的な営業活動を展開する上で欠かせない作業です。特にExcelを使用することで、必要な項目の設定からデータの入力、リストのカスタマイズまで手軽に行えます。

しかし、Excelは手作業での情報入力や更新が必要であり、複数人での同時データ入力が困難である点やファイルの破損のリスクなどがあります。一方で営業リスト作成ツールは、大量の企業情報を自動で収集し、リスト化できます。

また、手入力の手間を大幅に削減し、さらには受注確度の高い見込み顧客に効率的にアプローチすることが可能です。Excelでの営業リスト作成に課題を持っている場合は、営業リスト作成ツールの導入を検討するのがおすすめです。