営業リストの作り方とは｜作成する際のコツや注意点などを解説

営業リストを作成すれば、ターゲット企業の情報を整理してニーズを把握し、的確なアプローチを行うことができます。情報の一元管理による営業活動の効率化にも効果的です。本記事では、営業リストの作り方やコツ、注意点などを解説します。

目次

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1. 営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 営業リストとは
3. 営業リストを作成するメリット
4. 営業リストの作成前に必要な準備
5. 営業リストの作り方
6. 営業リストを作成する際のコツ
7. 営業リストを作成する際の注意点
8. 営業リスト作成にはツールの導入がおすすめ
9. まとめ

営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ

営業リストとは

営業リストとは、アタックリストやターゲットリストとも呼ばれ、特定のターゲットとなる営業先、または見込み顧客の一覧をまとめたものです。営業活動の効率化を目的とし、新規顧客の開拓に役立ちます。

営業において効果的なアプローチやフォローを行うため、営業リストには、企業名・氏名・住所・連絡先・担当者名などの情報が記載されます。営業リストを作成することで、社内で情報共有がしやすくなり、情報管理が容易になります。

営業リストを効果的に活用するためには、作成において正確な情報を収集することや、定期的な更新で正確性を保つことなどが重要です。本記事では、営業リストの作成方法や効果を上げるためのポイントを解説します。

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営業リストの重要性

企業活動の中でも、営業は収益の源泉となる直接的な活動です。収入を得て企業を成長させるだけでなく、市場拡大や新規顧客の獲得など、将来の収益や成長の可能性にも直接的に関与します。営業リストは、こうした営業活動の効果を高める可能性を持つものです。

営業リストを活用すれば、闇雲に営業を行うよりも、見込み顧客の情報に基づいて、戦略的でターゲティングされた営業活動ができ、ビジネスチャンスを掴みやすくなります。

また、顧客の情報を包括的にまとめているため、顧客のニーズを深く理解でき、商品・サービスの改善による顧客満足度の向上や、企業価値の高まりによるブランド形成にも寄与します。そのため、営業リストは企業の成長を促進させる上で非常に重要です。

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営業リストを作成するメリット

営業リストの大きな利点は、効果的な営業活動を支援することにありますが、それは効率的な情報管理に支えられています。ここでは、営業リスト作成による情報管理の基本的なメリットを解説します。

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情報の一元管理で業務が効率化する

営業リストに集約された顧客情報は、通常データベースや管理システムによって一元管理されるため、情報管理が容易になります。一貫性のある情報は一覧によって可視化され、営業活動・営業戦略・ターゲティングなどを効率化することが可能です。

例えば、営業活動では、営業リストを用意しておくことにより、一つひとつ営業先を調査する手間を省いて、迅速にターゲットへアプローチできます。

また、営業リストに記載する情報は、企業名や氏名などの基本情報以外に、会話内容や取引の手応えなども記録しておくと、営業戦略の立案にも役立ちます。

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顧客ニーズや課題を把握しやすくなる

営業リストは、情報の整理がしやすいだけでなく、新たな顧客情報を蓄積できる点でも将来の営業活動を支えます。不特定多数の顧客へとアプローチする中で、過去のアプローチや会話内容を振り返る際に、営業リストに蓄積された情報が役に立ちます。

過去の情報を参照することにより、同じ顧客に同じ内容のアプローチを繰り返すリスクを避けることが可能です。また、蓄積された情報によって、顧客が抱える課題やニーズも明確になり、次のアプローチや提案を戦略的に検討できます。

情報が蓄積されるほど分析しやすくなるため、顧客の傾向や反応などを理解しやすくなり、効果的なセールスプロセスを構築して、成約につなげることができます。

社内共有でアプローチの重複を防げる

営業リストによる一元的な情報管理は、営業担当者が個別に顧客情報を管理する場合よりも、管理の負担を軽減し、全体の進捗状況や顧客との関係性を瞬時に把握できます。また、社内での情報共有も容易なため、情報不足によるミスや混乱のリスクも抑えられます。

例えば、異なる担当者が同じ顧客にアプローチするミスを防げます。これは、営業リストによる情報共有によって担当者が異なっても、顧客別の進捗状況が簡単に把握できるためです。正確な情報共有は、顧客とのコミュニケーションをスムーズにする利点もあります。

一元管理された情報は、情報の更新もリアルタイムに反映されるため、一貫性を保つことができ、異なる担当者で把握している情報にズレが出るのを抑えられます。最新情報へアクセスできるため、正確な情報把握や分析の精度向上、効果的な戦略立案にも役立ちます。

テレアポの成約率を上げられる

テレアポで活用されるテレアポリストは営業リストと同一であり、担当者の手間を削減するためには営業リスト作成が欠かせません。効果的なテレアポの実現には、顧客ごとに最適なアプローチが必要とされ、営業リストの有無によって成約率が大きく左右されます。

つまり、リスト化された関心の高い顧客にのみアプローチを行うことで、成約につながらないテレアポは行わず、少ない数でより確度の高い営業活動を実現できます。また、1件にかける時間を減らしつつ、架電数を増やして成果を上げることも可能です。

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営業リストの作成前に必要な準備

営業リストを作成するためには、まず事前準備を行う必要があります。営業戦略やターゲット層を明確に選定し、効率的な営業成果の向上を目指しましょう。

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具体的な営業戦略を立案する

営業リストの作成前には、自社の営業戦略を明確にしておくことが重要です。戦略性・一貫性のない営業活動は効率が悪いだけでなく、ミスやトラブルにもつながりやすくなります。まずは、ターゲット層や見込み客の絞り込みを行いましょう。

商品やサービスの価格、特徴、強み・弱みなどを含めた、自社データと他社データを分析することで、成果の出やすいターゲット層を見極めやすくなります。また、過去の営業データやマーケットリサーチを活用するのも有効です。

これらの分析結果から、現状における自社の課題や目標が把握できるため、目標と明確になったターゲット層に基づいて営業戦略を立てやすくなります。

ターゲット層の経営状況を把握する

ターゲット層の経営状況を事前に把握しておくと、より効率的に営業成果を上げられます。例えば、ターゲットとした企業の経営層が新たな事業投資に消極的だったり、経営状況が悪化している状態であったりする場合には、成果を得にくいでしょう。

そのため、ターゲット層となる企業の経営状況を把握し、業績の伸び方にも着目することで、成果を得やすいターゲット選定を実施できます。なお、経営層の投資への積極性は、決算表のキャッシュフローから推測することが可能です。

リスト化する件数を決めておく

営業リスト作成のためには、膨大な情報量の中から自社がターゲットとする企業を選定する必要があります。その際、絞り込んだ結果をすべて対象とすると情報収集に時間がかってしまい非効率的です。

ただリスト化する件数が多いだけでは、効率的なアプローチが行えず成果につながりません。そのため、これまでの営業成果を考慮しながら、自社のリソース範囲内で現実的な成約数が見込める件数を決めておきましょう。

リスト化の上限数を定めておくことで、情報収集における効率性と確実性を高められます。

営業リストの作り方

営業リストの作成には、情報収集が欠かせません。手軽な作成方法としては、インターネット・SNS・名刺を基に作る方法が挙げられます。ここでは、営業リストのさまざまな作成方法について解説します。

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インターネットで企業の情報を収集する

インターネットで公開されている各企業の情報収集は無料で行え、Excel（エクセル）などの表計算ソフトを使用すれば営業リスト作成が可能です。エリア・業種などの条件設定によって、関連する企業に絞り込んだ情報収集ができます。

この方法では、検索結果から一つひとつの企業を確認する必要があり、手間と時間はかかりますが、基本情報の収集には有効な手段です。複数企業の情報を一括で取得する際には、ポータルサイトや業界団体のサイト利用がおすすめです。

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SNSで企業の情報を収集する

企業の公式ホームページから基本情報を収集する以外に、SNSから情報を集めることも1つの方法です。近年は、SNSの投稿に力を入れている企業も増えており、場合によっては企業の抱える課題やニーズのヒントとなるような情報を取得できる可能性もあります。

ただし、前述同様に無料でできる情報収集でありながらも、一つひとつの企業を確認するには労力を要します。それでもSNSは、企業の最新情報や動向をリアルタイムに把握しやすい点で、営業リストの情報源としては重要性が高い手段とされます。

自社サイトを解析して企業の情報を収集する

自社サイトを運営している場合には、自社サイトに訪れたユーザーのアクセス履歴を解析することにより、どの企業が自社サイトにアクセスしたか特定できます。IPアドレスや閲覧したページ、滞在時間などの記録から、自社に興味を持つ企業を把握することが可能です。

企業は通常、固有のIPアドレスを持っているため、IPアドレスの解析から訪問者がどの企業の所属かを確認できます。得られた情報は、営業リストに追加して、適切なアプローチや情報提供に役立てることが可能です。

過去に取引した企業の名刺からリストを作成する

営業活動における名刺交換は一般的であり、収集した名刺を基に営業リストを作成することも可能です。名刺には、企業名・担当者氏名・連絡先などが記載されているため、インターネットの収集よりも貴重な情報を取得しやすい側面もあります。

名刺情報を営業リストに組み込むことで、新たな顧客の開拓にも効果的です。また、過去に交流があったため、アプローチが進めやすい場合もあります。ただし、過去のやりとりで取引停止や取引NGになっていないか注意して、営業リストに加えましょう。

取引NGの企業を営業リストに加えることは、会社の信用を失うリスクとなるため、情報の精査を行うことが重要です。

イベントや展示会などに参加して繋がりをつくる

イベントや展示会に関わる機会が多い業種においては、情報収集の貴重な機会と捉え、積極的に参加することで、他社の情報や多くの名刺を収集することができます。

自社の展示ブースを出店している場合は、自社に興味を持つ人と直接コミュニケーションを取りやすく、精度の高い見込み客の見極めが可能になります。

他社の動向やニーズの把握にも役立ち、チラシの配布や自社サービスの紹介などで、より興味を惹きつけられる可能性もあるため、情報収集だけにとどまらない効果的な手段です。

ただし、効果的に情報を活用するためには、迅速にリスト化して、来場者の記憶や興味が薄れる前にアプローチを行うことが推奨されます。

営業リストを購入してリストを作成する

既に作成された営業リストを業者から購入するのも一つの方法です。顧客リスト販売業者の利用は、購入前にリストを確認することはできませんが、サンプルを通じて品質や適合性を確認することができます。

購入には費用がかかりますが、一から調査して情報収集する時間的な余裕がない場合には効率的な手段です。購入の際には、自社のターゲットに合ったリストなのか、どのような条件で収集された情報なのかを確認しておきましょう。

リストの価格は、販売業者によって異なり、1件あたりの単価や購入件数によって価格が変動する場合もあるため、予算も考慮して適切に購入することが推奨されます。

営業リストを作成する際のコツ

営業リストがあるだけで営業活動の支援や効率化に期待できますが、より効果を高めるリスト作成にはいくつかのコツがあります。ここでは、営業活動の質を高めるためのポイントを解説します。

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記載項目やルールを統一する

記載情報にバラつきがある営業リストは使い勝手が悪く、空欄になっている部分があると、営業の際に再度調べる手間などが加わります。そのため、リストに記載する項目は統一しておくことが理想的です。

しかし、さまざまな情報収集の過程では、時に想定外の重要な情報が取得できたり、基本情報の一部が取得できなかったりするケースも珍しくありません。

そこで、最低限記載が必要な情報と可能なら記載すべき情報で項目のグループを分けたり、特記事項の欄を設けたりなど、フォーマットを工夫することが大事です。

さらに、更新頻度を定めて表記の一貫性を保つなど、データ入力における明確な記載ルールを設けることで正確な情報にアクセスしやすくなります。

営業リストに記載する項目

営業リストに記載すべき項目としては、主に以下のようなものが挙げられます。

1. 企業名
2. 業種
3. 業態
4. 企業規模（資本金・従業員数）
5. 住所
6. 電話番号
7. メールアドレス
8. ホームページURL
9. SNSのアカウント
10. 代表者名

その他、顧客ランク・購買意思・受注確度などの項目があれば、より営業のアプローチがしやすくなるでしょう。ただし、項目を増やすほど管理は難しくなるため、初期段階では最低限の項目に留めておくのがおすすめです。

アプローチする企業に優先度をつける

営業活動で成果の最大化を図るには、リスト化したさまざまな企業の中から優先的にアプローチすべき企業を見極めることが重要です。なぜなら、企業の置かれている状況やタイミングが、直接的な成果に結びつきやすいからです。

優先度をつける基準はいくつか存在します。例えば、高い収益が見込まれる企業を優先する場合、企業の規模・経営状態・市場シェア・過去の取引履歴などから想定される収益を導き出し、高い成約率が見込める企業に合わせて優先順位をつけることができます。

そして、「成約に期待できるか」「すでに関係性が構築されているか」「自社の目標に貢献する可能性があるか」などを考慮しながら、優先度を変更することも考えられます。優先度をつけた営業リストだと、機会損失のリスクを防ぎつつ、戦略的なアプローチが可能です。

交渉履歴の詳細を記録していく

顧客との良質な関係性の構築や継続に向けて、営業リストに交渉履歴を記録していくことが大切です。交渉履歴の情報が参照しやすい状態であると、顧客のニーズ・課題・交渉条件などに即したアクションを起こしやすくなります。

交渉履歴には基本情報として、交渉日時と交渉手段（電話・メールなど）を具体的に記録し、交渉の要点や内容についてもまとめます。提案・価格交渉・合意点に関する情報や、顧客の反応・感想・意見なども記録すると、次のアプローチにつなげやすいです。

また、進捗状況や次回取り組むべきアクションなども記録しておくと、リスト全体の効率的な進捗把握に役立ちます。正確に蓄積された交渉履歴は、営業活動の効果を高める効果に期待できます。

計画的なフォローアップで関係を築く

アプローチする企業を選定し、交渉履歴の詳細を記載しながら計画的なフォローアップを行うことで、顧客との関係が強化されます。営業活動は1度成約につながったら終わりではなく、継続的な取引とやり取りが求められます。

そのため、新規顧客や既存顧客を営業リスト内でわかりやすくまとめたり、個別に必要とされるサポート内容を記載したりするなど、行うべきフォローアップが判断しやすいリストの作成・修正を意識しましょう。

また、顧客ごとの具体的な購入サイクルや重要視する日付を目立たせるなど、適切なフォローアップのタイミングを把握しておくと、自社に対する信頼性の獲得にもつながります。

営業リストを作成する際の注意点

営業リストを作成する際には、気をつけるべきポイントがあります。重複への注意や更新の意識を怠ると、営業活動に不利益を生じさせる可能性があるため注意が必要です。ここでは、営業リスト作成時の注意すべきポイントを解説します。

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誤った情報や重複がないか確認する

複数の担当者が顧客データを活用する場では、適切な情報整理が求められます。仮に情報の不整合や重複が生じるとリストの一貫性を損ない、営業活動におけるミスやトラブルの原因になりかねません。場合によっては、企業の信用を損なう恐れもあります。

Excelによる手入力での管理は手軽ですが、情報量が膨大になるほど誤った情報や重複が起きる可能性が高くなります。そのため、一元管理できるシステムを導入するのがおすすめです。

通常、システムでは重複の検知が可能なため、情報の正確性を保ちやすくなります。定期的な確認が必要とされる作業では、システムによる一元管理が業務の効率化や負担軽減に大きく役立ちます。

リスト内の情報は常に最新の状態を保つ

営業リスト内の情報は、時間と共に変化する可能性があることを考慮し、可能な限り最新の状態に保つことが推奨されます。ただし、すべての情報が最新かどうかを定期的に確認するのは、時間や労力の側面から現実的ではありません。

手作業での確認・更新には限界があるため、営業活動で特に重要な項目に絞り、正確かどうかを確認しましょう。例えば、顧客との交渉や対話の記録に関する情報は、その都度更新するようにルール化し、確認時には更新日時と共に情報の信頼性を検討します。

一方、担当者や連絡先などの基本情報は、企業との連絡・やり取りの中で変更があった場合に更新します。すべての情報を自発的に調査して更新する必要はないものの、連絡とやり取りがあったものに関しては、良好な関係性を維持するためにも必ず確認と更新をしましょう。

適切な情報共有ができる体制を整える

有益な情報を一覧化した営業リストは、情報共有を適切に行うことで、高い効果に期待できます。一方、情報共有の体制が整っていない場合、効果を望めないだけでなく、場合によっては営業活動に支障をきたすこともあります。

営業リストの情報は、社内で共有しやすいよう、共有ドライブ・管理ツール・システム・企業内ポータルサイトなどのプラットフォームを構築することが推奨されます。ただし、機密性の高い情報に関しては、アクセス権の設定を行うようにしましょう。

環境整備以外には、ルール化も重要です。営業リストの情報が更新された際には、更新担当者や責任者を明確にしておくことで、情報の信頼性について追跡しやすくなります。また、営業リストの使い方やポリシーも周知させることが重要です。

営業リストの管理方法を効率化する

営業リストは、企業の営業活動を効率化し、より効果的に成果に繋げるために作成するものであるため、営業リスト自体の管理に無駄な手間や人的リソース・コストをかけていては意味がありません。

営業リストの効果を最大化できるように、管理の手間を軽減する工夫が必要です。管理項目が多すぎるとその分管理に工数がかかるため、必要に応じて厳選します。また、管理ツールを使用する際は、操作性がシンプルで誰でも使いこなせるものがおすすめです。

営業リスト作成にはツールの導入がおすすめ

営業リストは、Excel（エクセル）でも作成可能ですが、見込み顧客や項目が増えるほど、管理に限界が生じます。そのため、営業リスト作成ツールの活用が推奨されます。営業リスト作成ツールなら、情報を自動で収集・更新しながら、効率的な情報管理が可能です。

手作業で管理するよりも、迅速に営業活動につなげやすく、精度の高い情報を維持しやすいのが利点です。以下にツールを活用してできることやメリット、選び方について解説します。

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企業の情報を自動で収集・リスト化

営業リスト作成ツールでは、企業の情報を自動で収集し、リスト化することができます。これにより、情報収集にかかる時間や労力を削減でき、迅速に営業活動へと役立てることが可能です。

また、リスト作成だけではなく、情報管理に役立つ機能もあり、データの正確性を保つための自動的な更新機能は、手動で更新する手間を省けて便利です。また、情報は一元化して保存されるため、部署間での共有もスムーズに行えます。

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条件に基づいた確実性の高いアプローチ

営業リスト作成ツールは、大量のデータを効率的に処理でき、さらに、エリア・業種・企業規模などの条件を指定して、ターゲットを絞ったリストを作成することも可能です。これにより、効率的な営業活動ができ、商談成功率の向上に寄与します。

また、顧客情報の分析が可能なため、優れた見込み顧客や優先度の高い企業を見つけることが容易です。営業戦略を立てる際にも役立ちます。

営業リスト作成ツールの選び方

営業リスト作成ツールはさまざまな種類があり、扱うデータの種類や機能面で選ぶのがおすすめです。ツールによって取得できる項目や対象となるサイトが異なるため、まずは自社がどういった種類のデータを取得したいのかを明確化させましょう。

また、機能面についても「企業の絞り込み」「CSVダウンロード」などは標準搭載されていることが多いですが、「分析機能」「営業メール送信」などの補助的な機能はツールによって有無が分かれます。そのため、自社のニーズに沿うツールの選択が重要です。

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まとめ

営業リストは、ターゲットとなる営業先を一覧にまとめることで、営業活動の効率化を支援し、新規顧客の開拓につなげられる可能性を持っています。単に業務を効率化させるだけでなく、顧客のニーズや課題に適したアプローチが可能で、成約率アップに寄与します。

営業リストの作成においては、ターゲット層や営業戦略を明確にすることや、アプローチする企業に優先度をつけることなどが大切です。これにより、成約が期待できる企業に対して、適切なタイミングで適切なアプローチをしやすくなります。
情報収集には、インターネットや名刺交換など、さまざまな手段がありますが、調査には時間と労力がかかります。そこで、自動でリスト化できる営業リスト作成ツールがおすすめできます。本記事を参考に、営業に役立つ効果的な営業リストを作成しましょう。