販売管理の業務フローを5STEPで解説｜適切な管理の重要性・帳票類も紹介

日々の業務・取引において適切な販売管理業務を行うことで、正確な利益算出に繋がり、会社の的確な経営判断が実現します。本記事では、適切な販売管理を行う重要性、販売管理における業務フローやその内容、販売管理システム導入によるメリットやポイントを解説します。

目次

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1. 販売管理システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 適切な販売管理を行う重要性
3. 販売管理での業務フロー：5STEP
4. 販売管理に係る帳票類を解説
5. 販売管理システムの導入によるメリット
6. 販売管理システムを導入する際のポイント
7. まとめ

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適切な販売管理を行う重要性

販売管理とは、販売活動に必要な書類・商品・お金の流れなどを管理することを指します。適切な販売管理を行うことは、企業にとって非常に重要です。以下では、適切な販売管理を行う重要性について解説します。

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正確な損益を計算するため

適切な販売管理は、正確な損益を計算するために欠かせません。損益計算とは、企業の収益から費用を差し引いて利益を計算するものです。正確な損益計算を行うと利益率が算出できるため、企業経営において販売管理は非常に重要な業務となります。

また、利益率とは利益を売上高で割った値であり、企業の収益性を表す指標です。正確な損益計算を行うと、収益性や費用の構造を詳しく把握できます。そして、利益率が低い場合に改善策を検討できる点も大きなメリットの1つです。

利益率を出すことは競合他社との比較・目標設定・予算策定に役立ちます。さらに、利益率は経営判断をする際の1つの指標となるため、損益計算を行って利益率を算出することにより、結果として企業の経営判断にも役立つと言えるでしょう。

業務を滞りなく遂行するため

販売管理を正確に行うことによって、業務を滞りなく遂行することができます。仮に販売管理の業務が滞ってしまうと、顧客への対応が遅れたり不正確になったりして、不満やクレームにつながる可能性が高まります。その結果、顧客満足度の低下にもつながります。

また、販売管理の業務が滞ってしまうと担当者の負担が増加し、業務効率が低下するでしょう。さらに、必要な情報や資料が得られず、意思決定や業務改善が遅れる可能性もあります。

このような事態を防ぐためにも、販売管理における業務は滞りなく行う必要があります。そして、滞りなく業務を行うことによってコストの削減にもつながるため、重要性を踏まえた上で常に意識しておくことが大切です。

会社の信頼性向上につながる

適切な販売管理を行う目的として、会社の信用を向上させることが挙げられます。適切な販売管理を行うと、顧客への対応が迅速かつ正確になるほか、在庫切れや納期遅れなどといったトラブルを未然に防ぐことが可能です。

その結果、顧客満足度と企業の信用度向上にもつながります。また、販売管理が適切に行われることにより、取引先との取引が円滑に進められるでしょう。例えば、売掛金の回収率を高めることができれば、取引先からの信頼も獲得できます。

顧客からの信頼や取引先からの信頼は、企業の継続的な成長に欠かせません。さらに、適切な販売管理は企業の社会的評価の向上にも期待できるでしょう。蓄積された社会的評価は、企業のブランド力やイメージの強化につながります。

販売管理での業務フロー：5STEP

適切な販売管理を行うためには、今一度業務フローを把握し見直しましょう。ここでは、販売管理における業務フローを5つのステップに分けて見ていきます。

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STEP 1.受注管理

販売管理における業務フローの1つに受注管理があります。受注管理とは、顧客から注文を受け付け、注文内容を正確に確認・記録する業務です。具体的な業務としては、見積書の作成・受注書の作成・受注内容の確認・受注の登録などが挙げられます。

これらの業務が正しく行われていない場合、その後の業務に大きな支障が出てしまうでしょう。よって、受注管理をする際には商品名や注文数、単価といった細かな数字を間違えないようにする必要があります。常に確認を行い、ミスを極限まで減らしましょう。

STEP 2.出荷管理

注文を受ける受注管理をした後に行う業務が出荷管理です。出荷管理は、受注内容に沿って商品を発送する業務を指します。具体的な業務内容は、出荷指示の作成・出荷伝票の作成・商品の梱包・発送などです。

なお、受注管理の際に内容が間違っていると、出荷管理でもミスや混乱が生じてしまいます。出荷管理には「出荷業務」と「納品業務」の2種類があり、出荷業務は納期に間に合うように商品を出荷する業務のことです。

納品業務は出荷した商品を納品し、その事実を確認する業務を指します。一般的には受領証や納品伝票を発行し、取引先に確認印を押してもらうまでが納品業務です。

STEP 3.請求管理

請求管理とは、顧客に対して商品代金や手数料などを請求する業務です。具体的な業務としては、請求書の作成・請求書の送付・代金の回収などが挙げられます。請求書を作成するのはもちろん、必要書類を送付したり代金を回収したりするのも請求管理の業務です。

また、請求管理は販売管理の中でも、特に期日に注意しなければなりません。企業間の取引は商品と金銭を直接やり取りせず、期日までに金銭を金融機関に振り込みます。そのため、指定日までに正確な金額が振り込まれているかを確認することが大切です。

万が一、振り込みが確認できない際には、取引先に入金の催促を行いましょう。このような支払い催促業務も請求管理に含まれます。

STEP 4.在庫管理

在庫管理とは、該当商品の在庫量を把握し、適切な在庫量を保つ業務です。販売管理では、受注管理や出荷管理といった注文に関わる業務だけでなく、在庫管理も行う必要があります。仮に在庫管理が正しく行われていない場合、納品遅れや在庫過多が発生します。

また、取引先などから在庫数の問い合わせがあった際には、在庫管理をしっかりと行っておくことで即座に返答ができます。確認までにかかる時間を削減すれば、効率よく売上につなげられるため、在庫管理では常に在庫を把握しておくのがおすすめです。

STEP 5.仕入管理

注文に関する業務や在庫管理だけでなく、仕入管理を行うことも販売管理の1つです。仕入管理とは、商品を仕入れる業務を指します。具体的な業務内容は、仕入先の選定・仕入先との交渉・仕入先からの商品の受け取り・仕入先への支払いなどです。

そして、実際に販売する側の業務以外にも、自社の支払いを管理したり、仕入を管理したりすることで、販売に関する業務を一括して管理できます。

なお、在庫管理を行った際に不足があった場合は、仕入先を選定した上で見積りを取得し、注文をして支払いをするまでの業務を行います。

販売管理に係る帳票類を解説

販売管理において必要不可欠となる帳票といえば、見積書・注文書・納品書の3つです。それぞれは使用用途が異なるだけでなく、記載方法も異なってきます。以下で詳しく見ていきましょう。

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見積書

見積書とは、商品やサービスの価格・納期などを明記した文書です。取引の前に顧客に提示し、取引の条件を合意するために使用されます。見積書の役割は、主に「取引の条件を合意する」「取引の記録を残す」の2つです。

見積書には商品やサービスの価格・納期、支払条件などが記載されています。これらの条件を顧客と合意することで、取引の実施が可能になります。また、見積書は取引の記録としても使用され、取引の後にトラブルが発生した際には条件の確認ができます。

見積書は、取引を進めるにあたって重要な書類の1つであり、取引を円滑に進めたり顧客満足度を向上させたりするためにも、見積書の作成は欠かせません。

注文書

注文書とは、商品やサービスの購入を申し込む文書です。取引の前に発注者が作成し、販売者に送付します。注文書は受注管理をはじめ、出荷管理や請求管理にも関与するため、必ず正しい内容を記入しなければなりません。

また、注文書の内容は分かりやすく記載するのがおすすめです。発注者の氏名や住所、販売者の氏名・住所、商品やサービスの名称・数量・価格・納期・支払条件などの情報を正しく記載し、誰が見ても内容が把握できるようにしておきましょう。

納品書

納品書とは、商品やサービスを納品したことを証明する文書であり、販売者が発行して顧客に送付します。納品書は正確に記載する必要があり、ミスがあると取引先からの信用を失いかねません。

納品書は請求書作成の基礎であり、基本的には納品書を基に請求書に商品やサービスの情報を記載します。価格や納期などの変更があった場合には必ず納品書を更新し、常に正しい情報が得られる環境を整えましょう。

販売管理システムの導入によるメリット

販売管理を効率よく行う場合には、販売管理システムを導入するのがおすすめです。販売管理システムとは、販売活動に必要な書類や情報を一元管理するシステムを指します。ここでは、販売管理システム導入のメリットを見ていきましょう。

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業務フローを一元管理できる

販売管理システム導入のメリットとして、受注管理・出荷管理・請求管理・在庫管理・仕入管理といった、業務フローを一元管理できる点が挙げられます。さまざまな情報を一元管理できれば、業務フローごとの認識違いを防ぐことが可能です。

また、手作業による業務を自動化することで業務の効率化を図れ、売上や在庫などのデータを一元管理することでデータの可視化も図れます。ミスを防止しながら効率の良い管理を行うためにも、販売管理システムの導入を検討しましょう。

帳票管理を効率化できる

販売管理システムを導入すれば、帳票管理を効率化できます。帳票管理はデータの可視化や業務効率化のために必要な業務であり、販売管理システムの導入によって入力ミスを削減可能です。また、システムの導入によって帳票の自動作成や帳票の電子化も行えます。

例えば、自動作成機能を使えば、ミスを削減しながら効率の良い帳票作成ができるでしょう。帳票作成は手作業で行うと時間がかかるため、システムを用いて短時間で作成すると業務の効率化を図れます。

的確な経営判断に役立つ

販売管理システムは、売上・在庫・顧客などの情報を一元管理するシステムであり、これらの情報を活用することで経営判断にも役立てられます。売上分析・在庫管理・顧客分析などから得た情報から、販売戦略の立案や在庫ロスの削減が可能です。

また、顧客データの分析によって顧客のニーズを把握し、マーケティング施策の立案に役立てられるでしょう。このように、販売管理システムの導入により、経営判断に必要な情報を迅速に把握できれば、的確な経営判断を下すことができます。

コスト削減につながる

販売管理システムで受注状況や在庫を管理すれば、コストの削減も可能です。在庫の適正量を把握すれば在庫ロスを削減でき、受注・出荷・請求などの業務を自動化すれば人的ミス防止によるコスト削減にも期待できます。

販売管理システムでは、在庫の数量や入出庫状況をリアルタイムで把握可能です。そのため、過剰在庫や欠品リスクを抑えて在庫ロスを削減できます。また、在庫の回転率も分析できるため、回転率を上手に高めることで在庫管理にかかるコストも削減できるでしょう。

＼より詳しい販売管理システムの解説はこちら／

販売管理システムを導入する際のポイント

販売管理を効率よく行うなら、販売管理システムの導入がおすすめです。販売管理システムは製品によって強みや特徴が異なるため、自社に合わせたシステムを選定する必要があります。ここでは、以下の販売管理システムを導入する際のポイントについて解説します。

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自社の目的に則った機能が備わっているか

販売管理システムを選定する際には、まず自社のシステム導入における目的や課題を明確にしましょう。例えば、過重在庫や不足といった課題が挙げられる場合には、在庫管理に強みを持つ販売管理システムが向いています。

また、自社の業種業態に適したシステムであるかも重要なポイントです。システム比較の際には、なるべく同業他社が導入をしている実績がないかを確認し、自社でも同様の業務効率化が実現できないかをシミュレーションすることが大切です。

セキュリティ対策とサポート体制の充実性

機能面と合わせて、利用するシステムのベンダーにおけるセキュリティ対策や、サポート体制が充実しているかも確認しましょう。システムの利用は業務の利便性を向上させてくれますが、同時にトラブル発生時には急な業務停止などのリスクも伴っています。

そのため、企業の機密情報にも関わる販売管理の情報管理において、信頼できるセキュリティ対策を行っているのか、システムにトラブルや異常が発生した際には適切な対応を行ってくれるのか。といったポイントにも注目して、システムを選定するのがおすすめです。

＼選び方のポイントはこちらで解説／

まとめ

販売管理にはさまざまな業務フローがあり、それぞれを正しく管理できなければ成立しません。そして、受注管理・出荷管理・請求管理・在庫管理・仕入管理、それぞれ5STEPの業務フローを正しく行うためには、販売管理システムの導入がおすすめです。

販売管理システムの導入によって管理がしやすくなり、業務フローの一元管理や帳簿管理の効率化が実現します。ただし、販売管理システムは種類が多いため、自社に合うものを選ぶ必要があります。本記事を参考に、自社に合うシステムを選びましょう。