BTM(ビジネス・トラベル・マネジメント)とは?メリットなど解説
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- BTMとは、航空機のチケット発券など、出張に関わる一連の業務を管理するサービス
- BTMの活用で、出張にかかるコストや精算処理にかかる手間を削減できる
- BTMを導入する際は、自社の出張における課題の抽出やコストの試算を行う
BTM(ビジネス・トラベル・マネジメント)とは、航空機のチケット発券や宿泊施設の選定など、出張に関わる一連の業務を管理するサービスのことです。本記事では、出張費用のコストカットを実現するBTMのメリット・デメリットや選び方などを解説しています。
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目次
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出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。
また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。
クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。
株式会社ピカパカ
ピカパカBTM
東証プライム上場企業であるエアトリの法人部門から分社化してできた会社です。
クラウド型の出張支援サービスを活用し、手持ちのモバイル端末を使って出張管理業務を簡略化・効率化したいなら、ピカパカBTMの導入がおすすめです。
GOOD
ここがおすすめ!
- 海外旅行保険やWi-Fiレンタルなどの関連サービスにも対応
- 132社以上の航空券やレンタカーの手配が可能
- 出張情報は管理画面上で確認・データ出力が可能
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ここが少し気になる…
- 経費精算は非搭載なので連携して使う必要がある
大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス(BTM)です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。
オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。
そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。
株式会社東京マスターズ
東京マスターズ
前払い不要のワンストップブッキングに対応し、出張に関わるビジネスコストを大幅に削減できる出張管理システムなら、東京マスターズの導入がおすすめです。
GOOD
ここがおすすめ!
- 「ワンストップ」はもちろん、前払い不要で手軽に予約が行える
- 予約の変更やキャンセルはオンライン上で自分で行えるため、タイムコストを削減できる
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ここが少し気になる…
- 詳細な料金や使用方法は資料請求や問い合わせにて確認
BTM(ビジネス・トラベル・マネジメント)とは
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BTMとは「Business Travel Management」の頭文字を取った略称で、出張費の管理や削減、危機管理などを一括して管理するサービスのことです。今までの取引で蓄積した情報網から出張費用の削減や行程管理も行い、各地域の危険情報なども提供します。
出張などのビジネス業務を専門としている旅行会社が導入していることが多く、企業からの依頼に従って航空チケットの手配や宿泊先を選定などの出張手配業務を行います。
BTMの認知度
BTMは、1980年代にアメリカで誕生しました。業務の効率化やコスト削減効果が認められ大きく広がりましたが、日本は出張管理を外注するという考えを持つことは少なく、BTMは浸透していませんでした。
しかし、不景気の長期化によりコストカットの重要度が増すとともに、BTMの必要性も高まっています。日本での市場規模も拡大しており、今後さらなる広がりが見込まれています。
BTMを活用するメリット
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BTMを自社のシステムに導入して活用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるかについて解説します。
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コストの削減
BTMで航空券や鉄道のチケット、ホテルなどの宿泊施設の独自手配をすると、定価よりも安く購入できるため、企業の出張費の削減に繋がります。
特に繫忙期の出張の場合、通常ルートで航空券や宿泊施設を予約・手配すると大きなコストになるため、BTMの導入はコスト面でのメリットを見込めます。また、BTMは出張業務を一元管理する仕組みのため、出張旅費の可視化が可能です。
経費を可視化してPDCAサイクルを回すことで、経営の合理化の構築も可能となります。このように、BTMは出張費のみならず、企業全体のコスト削減も期待できます。
業務効率化
企業でBTMを活用することで、出張に関する業務を一元管理することが可能になります。従来のアナログな手法で業務を行っている場合、出張手配の担当者の業務量が膨大になり、負担が大きいですが、BTMシステムを導入すると担当者の時間と手間を削減できます。
また、業務効率化が期待できるというメリットもあります。たとえば、出張時にはBTMのプラットフォームからチケット予約ができ、月末に予約・使用した内容が一括請求されます。
出張時に行っていた費用の立替えや仮払い精算処理などがなくなり、出張する社員においては精算処理を行う手間や負担が減ります。
リスクマネジメント
企業においては、リスクマネジメントに対応しているシステムかどうかも確認しておきたい点です。BTMを導入すると出張の一連の流れを一元管理でき、現地や移動中に災害が発生した際は直ぐに安否確認が取れ、迅速に対応できます。
また、海外出張のケースにおいては、その国や地域の危険情報の提供を受けることができ、事前にリスクに備えた準備をするなどの対応が可能です。
従来、 出張者が出張手配を行っていた企業では、出張の細かい日程が会社に伝えられないケースなどもありました。しかし、BTMで一元管理することで、一目で予定が把握できるようになります。
ガバナンスの強化
BTMに備わっている機能を活用することで、ガバナンスの強化につながるメリットもあります。たとえば、出張する社員へより適切なプランの提示や、企業が定める規定に沿ったプランを表示・選択する機能などを使うことが可能です。
BTMを導入した場合、一元管理されているデータを分析してくれるだけでなく、企業の出張規定の見直しなども行えることで、コーポレートガバナンスをより強化できるでしょう。
また、システムによる管理によって、社員の認識不足などによる出張規定違反や不正行為なども事前に防げます。このように、BTMの導入は管理する会社側にとってもメリットがあります。
出張費の可視化
BTMは出張業務を一元化できるシステムであるため、導入すると出張に関するデータを自動集約して出張費を可視化できます。
また、経費の内容を分析することもでき、分析した結果を利用して出張規定を見直し、ガイドライン策定ができるメリットもあります。このように、BTMは従来よりも出張費を削減したいと考えている企業にもおすすめのシステムです。
BTMの導入がおすすめな企業
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導入することで得られるメリットが多いBTMですが、特に導入することで大きな費用対効果や導入効果に期待できる企業があります。ここでは、BTMを利用をすると効果が見込める企業について解説します。
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BTMの導入がおすすめな企業
出張経費を細かく管理したい企業
BTMシステムは、出張した際の利用明細を原本とExcelなどのデータと一緒に送ることができます。そのため、BTMの導入によって、各部署やプロジェクトごとに経費を振り分けて管理する業務も簡単に行えるようになります。
また、管理側はどの社員が今どこに出張しているかや、どのくらいの経費が発生しているかなどについても容易に把握できます。社内規定に違反した使い方をしていないかなども容易に把握できるため、出張管理を細かく管理したい企業におすすめのシステムと言えます。
コスト管理を徹底したい企業
BTMは、会社の経費削減のために徹底したコスト管理を検討している企業にもおすすめです。航空券や電車のチケット、ホテルなどの宿泊施設の料金は、購入時期により価格が変動します。特に繁忙期に利用する場合は、料金が割高になる傾向にあります。
BTMを導入すると独自手配が可能となり、常にチケットや宿泊料金が割安価格で購入できる点も大きなメリットです。購入時期によって、安い時期と高い時期の差が数万円単位で違ってくるケースもあります。
年末年始や夏休み時期などの繁忙期の出張時は料金が大きく変動しますが、BTMは繫忙期の料金変動にも対応しています。このような理由から、出張経費を管理して徹底的に削減したい企業にとってもBTM導入がおすすめです。
出張のルールを厳格化したい企業
BTMは出張ルールを更に厳格化したい企業にもおすすめのシステムです。その1つに、ほとんどの企業で定義されている就業規則の「旅費規程」のガイドラインに沿った運営が簡単にできるという理由があります。
従業員が航空チケットや宿泊予約をする際は、自社の旅費ガイドラインのルールに基づいて購入する必要があります。旅費規定を各自が把握していないと、不正な旅費申請が発生するなどの違反が出ることがあります。
BTMは出張データと精算データを連動させる機能や、電子申請機能・承認機能などが搭載されています。BTMを導入することで、出張業務で処理する一連の流れを自動化することができるのです。
BTMを活用すると、出張者および経費を処理する担当者の両方は、旅費規程を毎回確認する必要がなくなります。また、人件費などのコスト削減と業務の効率化にもつながります。
海外出張が発生する企業
業務のための海外渡航が発生する企業は、BTMの導入が非常におすすめです。海外渡航は宿泊施設や移動費の最安値を調べにくく、社内で最適な渡航業務プランを組むのは困難です。そのため、BTMの利用が適しています。
ただし、BTMの中には日本国内のみ対応のBTMもあるため、どのBTMを導入するか検討する際に注意が必要です。
BTMを導入する際の注意点
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BTMを導入する際は、考慮しておくべき注意点が存在します。これらのポイントを確認しておくことで、導入に失敗せず効果的なBTMの導入・運用に期待できます。ここでは、BTMを導入する際の注意点について解説します。
従業員への周知が必要
BTMを導入する際は、事前に社員へシステムの仕組みの説明と正しい操作方法などを周知して教育することが必要です。
せっかく優れたBTMシステムを導入しても、各自がBTMの操作方法を把握できていない状態や間違った使い方をしていると、システムを導入するメリットが十分に得られません。
BTMを導入する際には、従業員へ正しい使い方を徹底的に周知しましょう。システム担当者がBTMの操作方法の講習会を開くことや、事前に操作マニュアルを完備して従業員に配布するなどの準備も必要です。
導入・運用コストが負担になる場合がある
BTMを導入する際は、システムの導入費用やコンサルティング、従業員への教育コストなどの費用が発生します。また、導入するシステムによっては、運用時にはシステムメンテナンスやアップデート、セキュリティ対策などのコストがかかります。
BTMの導入によって、業務の効率化や出張費の削減に繋がる一方で、企業によってはこれらのコストが負担になることも考えられます。したがって、BTMを導入・運用する際のコストと費用対効果を比較して、導入を検討することが重要です。
BTMの選び方
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出張に関する手配や精算、申請業務などを一元管理することで、業務の効率化や経費節減を図ることができる仕組みのBTMですが、ここではその選び方について解説します。
BTMを導入することのメリットを元に、導入する際にチェックしておきたい重要ポイントについて詳しく紹介します。
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自社の課題を明確にする
BTMを導入する際は、事前に自社の出張手配や精算についての課題を明確にすることが重要です。たとえば、「旅費の手配の流れが複雑で上長の承認が遅れやすい」や「旅費の精算のチェックに多くの時間を要し、ミスが多くなりがち」などの問題点を洗い出しましょう。
これにより、課題を解決できる必要な機能を把握でき、優先順位をつけられます。その上で、どの会社のBTMサービスが自社に合っているかの選定に入ると、スムーズに選ぶことができます。
サポートや精算の方法を確認する
BTMを使った旅費精算においては、精算方法の選択肢が多いこともポイントです。また、システム不具合などのトラブルで問い合わせをした際に、すぐに対応する体制かどうかも確認しましょう。
企業によって料金精算の際に使用するクレジットカードの種類などに違いがあります。より適切なBTMサービスを選ぶには、豊富な精算手段が準備されているかどうかもチェックすることが大切です。
また、トラブルの発生時に備えて、24時間・365日の対応が可能かについても確認しておきましょう。いつ起こるか分からないトラブルに対して、迅速に対応できるかどうかも大切なチェックポイントと言えます。
具体的なコストを試算
BTMを導入する際には、導入時のコストを試算した上で、それを上回るリターンが得られるかどうかの確認も重要です。出張旅費の削減が課題になっている企業の場合、コスト削減のために有効な機能を搭載したBTMを選びましょう。
たとえば、経費を見直しするためには、出張旅費を細かく分析できる機能を搭載したBTMの導入がおすすめです。
また、社員が予約した内容と現在のチケットの相場を比較する機能が搭載されたBTMや、法人割引が使えるサービスが検索・予約できるサービスなどもあり、コスト削減につながります。
海外出張に対応しているか
自社で海外出張が多い場合や、今後海外への出店や展開を考えている企業においては、海外出張にも対応しているBTMを選択することも重要です。海外にあるホテルや現地の交通手配、また国際航空券はLCCにも対応しているかどうかなどを確認しておきましょう。
キャリアだけでなくLCCも含んだ一括検索ができるシステムがあると、事前に海外の情報を調べた上で必要な対策と準備ができ、安心して出張できます。また、海外出張が得意な旅行代理店が利用可能かどうかなどの確認も行いましょう。
出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM
株式会社ピカパカ
ピカパカBTM
東証プライム上場企業であるエアトリの法人部門から分社化してできた会社です。
クラウド型の出張支援サービスを活用し、手持ちのモバイル端末を使って出張管理業務を簡略化・効率化したいなら、ピカパカBTMの導入がおすすめです。
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株式会社東京マスターズ
東京マスターズ
前払い不要のワンストップブッキングに対応し、出張に関わるビジネスコストを大幅に削減できる出張管理システムなら、東京マスターズの導入がおすすめです。
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ここがおすすめ!
- 「ワンストップ」はもちろん、前払い不要で手軽に予約が行える
- 予約の変更やキャンセルはオンライン上で自分で行えるため、タイムコストを削減できる
- 経費精算に必要なデータの自動出力や、「トラベルレポート」の作成が可能
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ここが少し気になる…
- 詳細な料金や使用方法は資料請求や問い合わせにて確認
まとめ
![](https://business.onamae.com/business/wp-content/uploads/2023/07/AdobeStock_65302562.jpeg)
BTMとは、航空チケットの発券やホテルの予約・購入などの出張に関する業務を一括で管理できる便利なサービスです。BTMの活用により、今まで出張にかかっていた費用や、出張後の精算の処理にかかっていた手間や時間・人件費などを削減することができます。
BTMの導入を検討している場合、最初に自社の出張手配や精算・管理上の課題を最初に洗い出し、どのくらいのコスト削減につながるかを算出してから導入に踏み切ることが大切です。
BTMシステムには、さまざまな機能やサービスが搭載されています。本記事の内容を参考に自社に必要な機能が搭載されたサービスを選び、更なるコスト削減を目指しましょう。
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