ピカパカBTMとは｜主なサービスや特徴・導入するメリットを解説
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- ピカパカBTMでは外出先からでも簡単に出張予約が行え、スムーズな出張管理ができる
- 国内航空券や新幹線などの国内出張、海外航空券や海外ホテルといった海外出張にも対応
- さまざまなサービスによって出張手配を管理し、出張の見える化で不正防止にもつながる
ピカパカBTMとは、ビジネス出張における出張管理の手間と費用を削減する出張支援サービスです。国内出張・海外出張どちらにも対応し、出張管理業務を簡素化できます。本記事では、ピカパカBTMの特徴や主なサービスから、導入するメリットや強み、注意点などを解説します。
目次
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ピカパカBTMとは
ピカパカBTMとは、国内外の出張に伴う交通機関や宿泊施設の手配をワンストップで行い、費用を法人一括精算で翌月末に後払いできるクラウド型の出張支援サービスです。導入により、出張者の経費の立て替えを削減でき、経費精算業務の効率化に繋がります。
また、ピカパカBTMで出張手配を一元管理することにより、出張費用を可視化でき、不要なコストの削減にも期待できます。感覚的に操作できるシンプルなUI設計で、利用者に操作上のストレスをかけることなく、効果的な運用を行えるのもメリットです。
本記事では、ピカパカBTMの特徴・メリット・料金体系をご紹介します。出張管理業務の効率化を狙う企業は、ぜひ参考にしてください。
ピカパカBTMの特徴
ピカパカBTMには、出張管理業務を簡素化し、出張者や出張手配担当者の負担軽減に繋がる特徴があります。ここでは、ピカパカBTMの主な特徴を3つご紹介します。
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豊富なサービスで出張管理業務を簡素化
ピカパカBTMは、国内外の出張手配に関するサービスが豊富に提供されています。例えば、航空券や新幹線と公共交通機関のチケット手配から、ホテル・レンタカーなどの予約まで、ピカパカBTM内でワンストップで実行できます。
出張手配において、交通機関・ホテルのウェブサイトを個別に開いて予約を取る必要がなくなり、出張管理業務の簡素化に繋がるでしょう。また、ピカパカBTM上で手配した出張に関する費用は、法人一括精算により、月末締めの翌月支払いが可能です。
この機能により、従来までのような出張者が実費で立て替えた金額の精算・支払といった工程を削減できます。さらに、出張者の費用面での負担を軽減できるだけでなく、経理業務の効率化にも繋がるでしょう。
その他にも、担当者・部署ごとにExcelデータの請求明細を抽出・管理することも可能で、出張費用の可視化に役立ちます。
一括検索で出張費用・出張手配を最適化
ピカパカBTMでは、オリジナルの料金設定やLCCを含む10社以上の国内航空券の取り扱いがあります。これらの国内航空チケットは、一括検索機能により、ピカパカBTM上で横断的に検索することができます。
この機能の活用により、最安値の国内航空チケットを簡単に見極めることができ、直接的な出張コストの削減に繋がります。
また、1つのシステム上で最安値の航空チケットの確保や、交通機関・ホテルの手配までを完結できるため、予約サイトを見比べる手間がかかりません。担当者や出張者の労力を減らすことで、間接的なコスト削減に繋がり、出張手配を最適化できます。
要望に合わせた絞り込み検索と手配依頼
ピカパカBTMには、国内外の出張手配において、検索者の要望に合わせた絞り込み検索が行えます。例えば、時間・金額・マップ・設備での絞り込み検索のほか、座席クラスを含めて表示したり、変更可能運賃のみを表示したり、といった検索が可能です。
この機能の活用により、自社の希望に即した出張手配を柔軟に行えるでしょう。また、希望の国内ホテルが見つからない場合は、リクエストフォームから手配依頼ができるため、社内旅行などの大人数における予約を行う際にも便利です。
ピカパカBTMの主なサービス
ピカパカBTMでは、国内・海外航空券や新幹線、ホテルなど、さまざまなサービスが利用できます。ここでは、ピカパカBTMの主なサービスをご紹介します。
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国内航空券
国内航空券では、格安航空会社であるLCCを含む10社以上の国内航空券の手配が可能です。複数の航空チケットの横断的な検索にも対応しており、最安値チケットや最適な時間帯のチケットなど、自社の予算やニーズに即した手配を簡単に行うことができます。
なお、ピカパカBTM上での航空券の申し込み・変更は、当日でも可能です。手続きはスマートフォンで行えるため、出張中にスケジュール変更があった際にも、柔軟に搭乗便を調整できるでしょう。
また、ピカパカBTM上で手配した国内航空券では、マイレージを貯められて便利です。
新幹線
新幹線のチケットをオンライン上で手配できる機能です。予約したチケットは、乗車日に合わせて宅配で配送されます。また、東海道・山陽・九州新幹線については、JR東海「エクスプレス予約」の活用により、チケットレスでの手配も可能です。
これらのサービスの利用により、出張手配担当者または出張者本人が、チケット購入のために窓口や発券機に並ぶ必要がなくなります。そして、時間・労力を他業務に回すことができ、業務の効率化や質の向上に繋がるでしょう。
国内ホテル
国内ホテルは、大手検索サイトと連携しており、希望の条件に合うホテルを横断的に検索可能です。検索は、ホテル名・予算・部屋の設備・マップから行うことができ、出張に便利なロケーションやサービスを備えたホテルの確保が容易です。
また、希望に即したホテルがない場合は、リクエストフォームから、条件に合うホテルの手配を依頼できます。
レンタカー
ピカパカBTMでのレンタカーでは、全国各地のレンタカーを法人一括精算で利用できます。空港近辺や主要都市など、出張者の利便性が高いロケーションでのレンタカーの手配が可能です。
原則として、予約は24時間前まで可能であり、前日までのキャンセルは無料です。また、レンタカーの検索は車両・定員数などの条件別に行うことができ、検索条件に基づいて基本料金を一覧表示することも可能です。
最安値でのレンタル予約を簡単に行えるため、必要以上の支出を抑えられるでしょう。そして、車種やプランによっては料金が定価から最大30％割引されることもあり、さらにお得に利用できます。
なお、レンタカーの申し込みは、検索結果画面からワンストップで行うことができます。申し込み時点で予約が確定するため、手配漏れの心配がありません。
海外航空券
海外航空券は、複数の航空会社の一括検索や、条件絞り込み検索ができるサービスです。フライト詳細画面では、諸税・燃油サーチャージ・取扱手数料を含めた合計額を確認できるため、自社の予算や希望に即した航空便の選択が容易です。
海外発着便の予約や、乗継便の検索にも対応しており、複雑な海外出張手配も1つのシステム内で完結できます。なお、複雑な予約工程を簡略化したい場合は、予約フォームから手配依頼を行うと時間の短縮に繋がります。
海外ホテル
ピカパカBTMでは、大手ホテル検索サイト3社と提携し、さまざまな海外ホテルの宿泊プランを提供しています。具体的には、豊富な絞り込みや一括検索といった機能の活用により、同ホテルの最安値プランや、自社条件に合ったプランを容易に見つけることができます。
海外ホテルの申し込みは24時間365日可能で、出発当日の受付にも対応しています。なお、利用料金は日本円で表示されるため、為替の変動による価格差を気にする必要はありません。
出張関連サービス
ピカパカBTMでは、交通機関やホテルだけでなく、出張関連のサービスの手配も一元的に行えます。具体的には、次のようなサービスが利用可能です。
- eSIMによるデータ通信サービス
- 携帯Wi-Fiレンタルサービス
- 海外物流費削減サービス
- 査証代行申請
- レンタルスーツケース
- 空港宅配サービス
- 海外旅行保険
- ワクチン接種・各種検査
これらのサービスの活用により、渡航に必要な査証手続きの代行から、出張時の荷物・通信環境の整備、さらに健康面の管理まで、すべてがピカパカBTMで完結できます。出張手配を1つのシステム内で管理することにより、出張関連業務が大幅に効率化されるでしょう。
ピカパカBTMを導入するメリット
ピカパカBTMの導入により、出張手配業務をさまざまな面で効率化できるメリットがあります。以下で、ピカパカBTMの導入メリットを具体的にご紹介します。
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ピカパカBTMを導入するメリット
PC・スマートフォンで出張予約が可能
ピカパカBTMでは、PC・スマートフォン・タブレットを使って、出張の予約を行えるメリットがあります。また、出張予約の際は、サービス選択・出張登録・出張者選択といった3ページ分のクリックだけで、各予約の画面に移行する仕様になっています。
これにより、手持ちのモバイル端末を使って簡単に出張手配を行えるため、営業・出張先でのスケジュール変更にも対応しやすいでしょう。さらに、リモートワークメンバーも予約手配のための出社を削減でき、企業として多様な働き方を推進できます。
請求書と明細をデータで管理できる
ピカパカBTMで手配した出張の精算については、総括請求書と明細がExcelやPDF形式で企業に送付されます。案件ごとではなく、一括でのデータの受け渡しとなるため、担当者は従来のように、紙書類を1枚ずつ確認する必要がなくなります。
各データは部署や担当者ごとに仕分けすることもでき、経費精算業務の円滑な遂行に期待できるでしょう。また、紙ベースの書類を廃止することで、社内のペーパーレス化が進み、キャビネットなどの保管スペースや、書類管理に伴う手間を削減できる点もメリットです。
出張の見える化で不正の防止が可能
ピカパカBTMは、出張を見える化し、社員の不正を防止できるメリットがあります。なぜなら、ピカパカBTMでは、交通機関・宿泊ホテル・出張関連サービスの利用状況や金額を一元管理できるためです。
出張に際して、誰が・いつ・何に・どのくらいの金額を使ったのかを一目で把握することで、適切な出張費かどうか判断しやすくなり、水増し請求や私的な出費の請求を防止できます。つまり、ピカパカBTMは社内の内部統制の強化にも役立ちます。
利用金額に応じて利用料が得になる
利用金額に応じて、プラットフォーム利用料が安くなるのも、ピカパカBTMのメリットです。プラットフォーム利用料は、利用金額100万円ごとに1％ずつ下がっていき、ひと月あたり500万1円以上の利用の場合は無料になります。
また、案件ごとに利用料金が発生するのではなく、1ヶ月単位で利用料が算出されるため、総合的に見ると、月額費用を抑えられる可能性が高い点もメリットです。よって、出張の頻度が高い企業でも、安心して利用できるでしょう。
レポート機能で出張費用を見直せる
ピカパカBTMでは、有料オプションの「レポート機能」が提供されています。これは、利用航空会社の利用頻度・部署ごとの航空サービスの利用状況・予約から出発日までのリードタイムの統計といったデータを集計し、グラフで分かりやすく表示する機能です。
レポート機能の活用により、自社の出張手配状況を視覚的に理解しやすくなります。例えば、従来よりリードタイムを長くして航空チケットを手配することで、より低コストでのチケット購入が可能になります。
このように、レポート機能は出張費用を見直して最適化する上で役立ちます。
ピカパカBTMの料金体系
ピカパカBTMの料金体系は公開されていないため、個別の問い合わせが必要です。基本的には、サービスを利用した分だけ課金される「従量課金制」となっており、導入費用は0円です。
初期費用が発生せず、料金も利用状況に応じて変動するため、比較的低コストで利用できます。また、1ヶ月の利用料金が高額になった場合には、プラットフォームの利用料が割引されるため、出張の発生頻度が高い企業でも利用しやすいでしょう。
ピカパカBTMの導入の流れ
ピカパカBTMの導入の流れは、次のようになっています。
- 電話または公式サイト「お問い合わせフォーム」から問い合わせ
- 担当者とオンラインまたは対面での打ち合わせ
- 操作説明
- 利用開始
ピカパカBTMは、担当者との打ち合わせやシステムの操作説明を受けてから、利用開始となります。疑問点や不明点を解消した上で利用開始できるため、ITツールの導入に不安がある企業も安心です。
また、ピカパカBTMの公式サイトでは、「コスト削減シミュレーター」が利用可能です。これは、ピカパカBTMの導入で自社の出張コストをどれほど削減できるのか、無料で診断できるサービスです。
「金額」という具体的な数字から、ピカパカBTMの導入メリットを図ることができるため、積極的な活用がおすすめです。
ピカパカBTMを導入する際の注意点
ピカパカBTMの導入の注意点は、詳しい商材の内容はWeb上では非公開が必要であることです。つまり、どのような航空会社・新幹線・ホテルが利用可能かを知るには、個別に問い合わせるか、公式サイトからの資料請求の申し込みをしなければなりません。
また、ピカパカBTMでは、東海道・山陽・九州新幹線のチケットをチケットレスで利用できます。ただし、チケットレスを利用するには、事前にJR東海の「エクスプレス予約」を法人サービス契約しておく必要があります。
まとめ
ピカパカBTMは、複数の航空チケット・新幹線チケット・宿泊プランを横断的に検索し、国内外の出張手配を一元管理できるツールです。予約サイトを見比べることなく、複数のチケットやプランを一括検索できるため、最安値での出張手配が容易に行えます。
また、ピカパカBTM上で手配した出張費用は、月末締めの翌月一括払いとなっています。従来のように、出張者が出張費を立て替えたり、経理担当者が1件ずつ経費精算に対応したりする必要がなくなり、出張精算業務が効率化します。
予約の申し込みや変更は、スマートフォンやタブレットを使い、前日〜当日まで行うことができ、外出先からの出張手配も簡単に行えます。さらに、ピカパカBTM上で出張手配を一本化することにより、出張費用の見える化を実現でき、不正請求の防止にも繋がります。
出張に関する手配や経費精算に課題を抱える企業は、これらすべてを一元管理できるピカパカBTMの利用がおすすめです。