BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは？メリットなど解説

BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは、航空機のチケット発券や宿泊施設の選定など、出張に関わる一連の業務を管理するサービスのことです。本記事では、出張費用のコストカットを実現するBTMのメリット・デメリットや選び方などを解説しています。

目次

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1. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
2. 大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
3. BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは
4. BTMを活用するメリット
5. BTMの導入がおすすめな企業
6. BTMを導入する際の注意点
7. BTMの選び方
8. 出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM
9. 年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM
10. まとめ

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。

また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。

クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。

大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ

東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス（BTM）です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。

オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。

そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。

BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは

BTMとは「Business Travel Management」の頭文字を取った略称で、出張費の管理や削減、危機管理などを一括して管理するサービスのことです。今までの取引で蓄積した情報網から出張費用の削減や行程管理も行い、各地域の危険情報なども提供します。

出張などのビジネス業務を専門としている旅行会社が導入していることが多く、企業からの依頼に従って航空チケットの手配や宿泊先を選定などの出張手配業務を行います。

BTMの認知度

BTMは、1980年代にアメリカで誕生しました。業務の効率化やコスト削減効果が認められ大きく広がりましたが、日本は出張管理を外注するという考えを持つことは少なく、BTMは浸透していませんでした。

しかし、不景気の長期化によりコストカットの重要度が増すとともに、BTMの必要性も高まっています。日本での市場規模も拡大しており、今後さらなる広がりが見込まれています。

BTMを活用するメリット

BTMを自社のシステムに導入して活用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるかについて解説します。

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コストの削減

BTMで航空券や鉄道のチケット、ホテルなどの宿泊施設の独自手配をすると、定価よりも安く購入できるため、企業の出張費を削減することができます。

特に繫忙期の出張の場合、通常ルートで航空券や宿泊施設を予約・手配するとかなりの金額になるため、BTMの導入はコスト面でのメリットを見込めます。また、BTMは出張業務を一元管理する仕組みのため、出張旅費の可視化が可能です。

経費を可視化してPDCAサイクルをより改善することで、経営の合理化の構築も可能となります。このように、BTMは出張費のみならず、企業全体のコスト削減も期待できます。

業務効率化

企業でBTMを活用することで、出張に関する業務を一元管理することが可能になります。BTMを導入していないと、出張手配の担当者の業務量が膨大になり、負担が大きいですが、BTMシステムを導入すると担当者の時間と手間を削減できます。

また、業務効率化が期待できるというメリットもあります。たとえば、出張時にはBTMのプラットフォームからチケット予約ができ、月末に予約・使用した内容が一括請求されます。

経費を可視化してPDCAサイクルを回すことで、経営の合理化の構築も可能となります。このように、BTMは出張費のみならず、企業全体のコスト削減も期待できます。

リスクマネジメント

企業においては、リスクマネジメントに対応しているシステムかどうかも確認しておきたい点です。BTMを導入すると出張の一連の流れを一元管理でき、現地や移動中に災害が発生した際は直ぐに安否確認が取れ、迅速な対応が取れます。

また、海外出張のケースにおいては、その国や地域の危険情報の提供を受けることができ、事前にリスクに備えた準備をするなどの対応が可能です。

従来、 出張者が出張手配を行っていた企業では、出張の細かい日程が会社に伝えられないケースなどもありました。しかし、BTMで一元管理することで、一目で予定が把握できるようになります。

ガバナンスの強化

BTMに付属している機能を活用することで、ガバナンスの強化につながるメリットもあります。たとえば、出張する社員へより適切なプランの提示や、企業が定める規定に沿ったプランを表示・選択する機能などを使うことが可能です。

BTMを導入した場合、一元管理されているデータを分析してくれるだけでなく、企業の出張規定の見直しなども行え、コーポレートガバナンスをより強化できる点もメリットの1つと言えます。

また、従来発生していた社員の認識不足などによる出張規定違反や、不正行為なども事前に防止することができるようになります。このように、BTMの導入は管理する会社側にとってもメリットがあります。

出張費の可視化

BTMは出張業務を一元化できるシステムであるため、導入すると出張に関するデータを自動集約して出張費の可視化が可能になります。

また、経費の内容を分析することもでき、分析した結果を利用して出張規定を見直してガイドライン策定ができるメリットもあります。このように、BTMは従来よりも出張費を削減したいと考えている企業にもおすすめのシステムです。

BTMの導入がおすすめな企業

導入することで得られるメリットが多いBTMですが、どのような企業におすすめなのか知りたい方も多いのではないでしょうか。ここでは、BTMを利用をすると効果が見込める企業について解説します。

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出張経費を細かく管理したい企業

BTMシステムは、出張した際の利用明細を原本とエクセルなどのデータと一緒に送ることができます。そのため、BTMの導入で各部署やプロジェクトごとに経費を振り分けて管理する業務も簡単に行えるようになります。

また、管理側はどの社員が今どこに出張しているかや、どのくらいの経費が発生しているかなどについても容易に把握できます。

さらに、社内規定に違反した使い方をしていないかなども容易に把握でき、出張管理を細かく管理したい企業におすすめのシステムと言えます。

コスト管理を徹底したい企業

BTMは、会社の経費削減のために徹底したコスト管理を検討している企業にもおすすめです。航空券や電車のチケット、そしてホテルなどの宿泊施設の料金は、購入時期により価格が変動します。特に、繁忙期に利用する場合、料金がかなり割高になります。

企業においてBTMを導入すると、独自手配が可能となり、常にチケットや宿泊料金が割安価格で購入できる点も大きなメリットです。安い時期と高い時期の差が、購入時期によって数万円単位で違ってくるケースもあります。

年末年始や夏休み時期などの繁忙期の出張時は料金が大きく変動しますが、BTMは繫忙期の料金変動にも対応しています。このような理由から、出張経費を管理して徹底的に削減したい企業にとっても、BTM導入がおすすめです。

出張のルールを厳格化したい企業

BTMは出張ルールを更に厳格化したい企業にもおすすめのシステムです。その1つに、ほとんどの企業で定義されている就業規則の「旅費規程」のガイドラインに沿った運営が簡単にできるという理由があります。

従業員が航空チケットや宿泊予約をする際は、自社の旅費ガイドラインのルールに基づいて購入する必要があります。旅費規定を各自が把握していないと、不正な旅費申請が発生するなどの違反が出ることがあります。

BTMは出張データと精算データを連動させる機能や、電子申請機能・承認機能などが搭載されています。BTMを導入することで、出張業務で処理する一連の流れを自動化することができるのです。

BTMを活用すると、出張者および経費を処理する担当者の両方は、旅費規程を毎回確認する必要がなくなります。また、人件費などのコスト削減と業務の効率化にもつながります。

海外出張が発生する企業

業務のための海外渡航が発生する企業は、BTMの導入が非常におすすめです。海外渡航は宿泊施設や移動費の最安値を調べにくく、社内で最適な渡航業務プランを組むのは困難です。そのため、BTMの利用が適しています。

ただし、BTMの中には日本国内のみ対応のBTMもあるため、どのBTMを導入するか検討する際に注意が必要です。

BTMを導入する際の注意点

BTMの導入が決まった場合は、事前に社員へシステムの仕組みの説明と、正しい操作方法などを周知して教育することが必要となってきます。

せっかく優れたBTMシステムを導入したとしても、各自がBTMの操作方法を把握できていない状態や間違った使い方をしていると、システムを導入するメリットが十分に得られません。

BTMを導入する際には、従業員へ正しい使い方を徹底的に周知しましょう。システム担当者がBTMの操作方法の講習会を開くことや、事前に操作マニュアルを完備して従業員に配布するなどの準備も必要です。

BTMの選び方

出張に関する手配や精算、申請業務などを一元管理することで、業務の効率化や経費節減を図ることができる仕組みのBTMですが、ここではその選び方について解説します。

BTMを導入することのメリットを元に、導入する際にチェックしておきたい重要ポイントについて詳しく紹介します。

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自社の課題を明確にする

最初に、BTMを導入する前に自社の出張手配や精算についての課題が何であるかを明確にし、どのような機能が必要であるかも調査して把握しておくことが大事です。

その上で、どの会社のBTMサービスが自社に合っているかの選定に入ると、スムーズに選ぶことができます。

たとえば、旅費の手配の流れが複雑で上長の承認がいつも遅れてしまう、または旅費の精算のチェックにかなりの人員と時間を要していて、ミスが多くなりがちである、などの問題点を洗い出しましょう。

サポートや精算の方法を確認する

BTMを使った旅費精算においては、精算方法の選択肢が多いことも選ぶ際の重要なポイントです。また、システム不具合などのトラブルで問い合わせをした際に、すぐに対応する体制かどうかも確認しましょう。

企業によって料金精算の際に使用するクレジットカードの種類などに違いがあります。これにより、より適切なBTMサービスを選ぶには豊富な精算手段が準備されているかどうかも大事なポイントです。

また、トラブルが発生した時に24時間・365日の対応が可能かについても確認しておきましょう。いつ起こるか分からないトラブルに対して、迅速に対応できるかどうかも大切なチェックポイントと言えます。

具体的なコストを試算

BTMを導入する際には、導入時のコストを試算した上で、それを上回るリターンが得られるかどうかの確認も重要です。出張旅費の削減が課題になっている企業の場合、コスト削減のために有効な機能を搭載したBTMを選んで下さい。

たとえば、経費を見直しするためには、出張旅費を細かく分析できる機能を搭載したBTMの導入がおすすめです。

また、社員が予約した内容と現在のチケットの相場を比較する機能が搭載されたBTMや、法人割引が使えるサービスが検索・予約できるサービスなどもあり、それぞれを利用することでコスト削減につながります。

海外出張に対応しているか

自社で海外出張が多い場合や、今後海外への出店や展開を考えている企業においては、海外出張にも対応しているBTMを選択することも重要です。海外にあるホテルや現地の交通手配、また国際航空券はLCCにも対応しているかどうかなどを確認しておきましょう。

キャリアだけでなくLCCも含んだ一括検索ができるシステムがあると、日本で事前に海外の安全情報を調べた上で必要な対策と準備ができ、安心して出張することができます。また、海外出張が得意な旅行代理店が利用可能かどうかなどの確認も行いましょう。

出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM

年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM

まとめ

BTMとは、航空チケットの発券やホテルの予約・購入などの出張に関する業務を一括で管理できる便利なサービスのことです。

BTMを活用することで、今まで出張にかかっていた費用や、出張後の精算の処理にかかっていた手間や時間・人件費などを削減することができます。

BTMの導入を検討している場合、最初に自社の出張手配や精算・管理上の課題を最初に洗い出し、どのくらいのコスト削減につながるかを算出してから導入に踏み切ることが大切です。

BTMシステムはさまざまな機能やサービスが搭載されています。自社に必要な機能が搭載されたサービスを選び、更なるコスト削減を目指しましょう。