BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは｜申請・承認から精算までを一元化！経費削減やガバナンス強化にも

BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは、航空機のチケット発券や宿泊施設の選定など、出張に関わる一連の業務を管理するサービスのことです。本記事では、BTMのメリットや選び方、注意点などをご紹介。経費削減とガバナンス強化を同時に図りたい企業こそ、失敗しないシステム選びを学びましょう。

目次

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1. 出張管理システムの始め方
2. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
3. 大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
4. BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは
5. BTMを活用するメリット
6. BTMの導入がおすすめな企業
7. 出張管理システム/BTMの選び方・比較ポイント
8. 出張管理システム/BTMの導入フロー
9. 出張管理システム/BTMの導入する際の注意点
10. まとめ

出張管理システムの始め方

経費精算・会計業務のデジタル化に伴い、企業のペーパーレス化やSDGsへの取り組みが加速しました。さらなる業務効率化、生産性向上を目指すために、自社の体系・ワークフローに適応した出張管理システムの選定が求められます。

出張管理システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な出張管理システムを選びましょう。

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。

また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。

クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。

大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ

東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス（BTM）です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。

オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。

そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。

BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは

BTMとは「Business Travel Management」の頭文字を取った略称で、出張費の管理や削減、危機管理などを一括して管理するサービスのことです。今までの取引で蓄積した情報網から出張費用の削減や行程管理も行い、各地域の危険情報なども提供します。また、出張管理システム自体がBTMと呼ばれることもあります。

出張管理システムは、出張の申請から承認・出張報告・出張費精算といった一連のプロセスを効率化でき、出張者・管理者・経理担当者の負担軽減につながります。最近では新幹線などの手配ができる機能を搭載したものもあり、ますます利便性が高まっています。

出張管理システムが広まった背景

BTMは、1980年代にアメリカで誕生しました。業務の効率化やコスト削減効果が認められ大きく広がりましたが、日本は出張管理を外注するという考えを持つことは少なく、BTMは浸透していませんでした。

出張管理システムの需要が高まった背景には、管理側と従業員で出張に関する規定にズレがあったり、細かな規定がなく慣例で運用されていた実態があります。そこで、公平な出張の仕組み作りが行われました。

日本での出張管理システムの普及は他国に比べて遅れていますが、最近では日本のビジネスに適したシステム開発が進み注目を集めています。業務の効率化・コスト削減・リスクマネージメントを図る際も、出張管理システムが最適です。

BTMを活用するメリット

BTMを自社のシステムに導入して活用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるかについて解説します。

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コストの削減

BTMで航空券や鉄道のチケット、ホテルなどの宿泊施設の独自手配をすると、定価よりも安く購入できるため、企業の出張費の削減に繋がります。

特に繫忙期の出張の場合、通常ルートで航空券や宿泊施設を予約・手配すると大きなコストになるため、BTMの導入はコスト面でのメリットを見込めます。また、BTMは出張業務を一元管理する仕組みのため、出張旅費の可視化が可能です。

経費を可視化してPDCAサイクルを回すことで、経営の合理化の構築も可能となります。このように、BTMは出張費のみならず、企業全体のコスト削減も期待できます。

業務効率化

企業でBTMを活用することで、出張に関する業務を一元管理することが可能になります。従来のアナログな手法で業務を行っている場合、出張手配の担当者の業務量が膨大になり、負担が大きいですが、BTMシステムを導入すると担当者の時間と手間を削減できます。

また、業務効率化が期待できるというメリットもあります。たとえば、出張時にはBTMのプラットフォームからチケット予約ができ、月末に予約・使用した内容が一括請求されます。

出張時に行っていた費用の立替えや仮払い精算処理などがなくなり、出張する社員においては精算処理を行う手間や負担が減ります。

リスクマネジメント

企業においては、リスクマネジメントに対応しているシステムかどうかも確認しておきたい点です。BTMを導入すると出張の一連の流れを一元管理でき、現地や移動中に災害が発生した際は直ぐに安否確認が取れ、迅速に対応できます。

海外出張のケースにおいては、その国や地域の情報提供が受けられ、事前にリスクヘッジが可能です。BTMでの一元管理は、出張者の細かい日程まで会社・部署全体で共有可能となり、有事の際もすぐに対処ができます。

ガバナンスの強化

BTMに備わっている機能を活用することで、ガバナンスの強化につながるメリットもあります。たとえば、出張する社員へより適切なプランの提示や、企業が定める規定に沿ったプランを表示・選択する機能などを使うことが可能です。

BTMを導入した場合、一元管理されているデータを分析してくれるだけでなく、企業の出張規定見直しの機会が生まれ、コーポレートガバナンスをより強化できるでしょう。社員の認識不足などによる出張規定違反や不正行為なども事前に防げるため、BTMの導入は管理する会社側にとってもメリットがあるといえます。

出張費の可視化

BTMは出張業務を一元化できるシステムであるため、出張に関するデータを自動集約し出張費の可視化もかなえます。

できる限り経費を削減したいと考えている企業こそ、現状のコスト分析を行い、無駄なコストの洗い出しや出張旅費規程の見直しが必要です。透明性の高い精算業務推進のため、BTM導入から始める企業も少なくありません。

BTMの導入がおすすめな企業

導入することで多くのメリットをもたらすBTMですが、どんな企業に最適なのでしょうか。特に費用対効果が期待できる企業の特徴について解説します。

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出張経費を細かく管理したい企業

BTMシステムは、出張した際の利用明細を原本とExcelなどのデータと一緒に送ることができます。そのため、BTMの導入によって、各部署やプロジェクトごとに経費を振り分けて管理する業務も簡単に行えるようになります。

また、管理側はどの社員が今どこに出張しているかや、どのくらいの経費が発生しているかなどについても容易に把握できます。社内規定に違反した使い方をしていないかなども容易に把握できるため、出張管理を細かく管理したい企業におすすめのシステムと言えます。

コスト管理を徹底したい企業

BTMは、会社の経費削減のために徹底したコスト管理を検討している企業にもおすすめです。航空券や電車のチケット、ホテルなどの宿泊施設の料金は、購入時期により価格が変動します。特に繁忙期に利用する場合は、料金が割高になる傾向にあります。

BTMを導入すると独自手配が可能となり、常にチケットや宿泊料金が割安価格で購入できる点も大きなメリットです。購入時期によって、安い時期と高い時期の差が数万円単位で違ってくるケースもあります。

年末年始や夏休み時期などの繁忙期の出張時は料金が大きく変動しますが、BTMは繫忙期の料金変動にも対応しています。このような理由から、出張経費を管理して徹底的に削減したい企業にとってもBTM導入がおすすめです。

出張のルールを厳格化したい企業

BTMは出張ルールを更に厳格化したい企業にもおすすめのシステムです。その1つに、ほとんどの企業で定義されている就業規則の「旅費規程」のガイドラインに沿った運営が簡単にできるという理由があります。

従業員が航空チケットや宿泊予約をする際は、自社の旅費ガイドラインのルールに基づいて購入する必要があります。旅費規定を各自が把握していないと、不正な旅費申請が発生するなどの違反が出ることがあります。

BTMは出張データと精算データを連動させる機能や、電子申請機能・承認機能などが搭載されています。BTMを導入することで、出張業務で処理する一連の流れを自動化することができるのです。

BTMを活用すると、出張者および経費を処理する担当者の両方は、旅費規程を毎回確認する必要がなくなります。また、人件費などのコスト削減と業務の効率化にもつながります。

海外出張が発生する企業

業務のための海外渡航が発生する企業は、BTMの導入が非常におすすめです。海外渡航は宿泊施設や移動費の最安値を調べにくく、社内で最適な渡航業務プランを組むのは困難です。そのため、BTMの利用が適しています。

ただし、BTMの中には日本国内のみ対応のBTMもあるため、どのBTMを導入するか検討する際に注意が必要です。

出張管理システム/BTMの選び方・比較ポイント

出張管理システム選びを失敗しないための重要な比較ポイントを5点紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】出張管理システム/BTMの選び方・比較ポイント」をご覧ください。

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予約可能な施設・交通機関の数

出張管理システム内での宿泊施設や交通手段、検索・比較範囲の広さはツールの利便性に大きく作用します。

• 連携サイトの種類・数
• 検索対象の航空会社
• レンタカー会社
• 海外鉄道

システムとの連携状況では上記項目をチェックしましょう。予約可能な施設や交通機関が限られていたり、普段から利用しているからと一つの手段に固執していると、知らず知らずのうちに多額の出張コストを伴っているというケースもあります。

コスト抑制機能は搭載しているか

コスト抑制機能が充実していれば、日頃の出張管理業務から自然とコスト削減に取り組めます。相場比較機能では、カテゴリごとに自社の経費を見直しできますし、従業員ごとの経費内訳を分析・比較する機能も搭載されています。

データを用いることで、より公平な出張規定にもつながるでしょう。無理難題なコスト削減を提示するのではなく、データに基づく現実的な規定を掲げることで、従業員もストレスなくコア業務に専念できます。

経費精算は可視化できるか

出張にかかわる経費精算の可視化は、出張管理システムの選びの重要なポイントです。データの可視化によって、誰が・いつ・どこへ出張していて、どのような費用を使っているかを正確に把握できるようになります。

管理者は、出張経費の現状を確認して経費削減につなげられます。また、保存された出張の記録を分析して、出張者の決め方や出張規定の見直しにつなげることも可能です。そのため、出張管理システムにおける経費精算の可視化は扱いやすさも求められます。

自社に最適な出張手配の方法か

手配代行サービス搭載型の場合、代行の際の方法や窓口の対応時間を確認しましょう。一般的にチャット・メール・電話での依頼がほとんどですが、急な出張が多い企業では、当日中の依頼にも対応可能なのかも重要です。

24時間365日対応の窓口であれば、早朝や深夜の移動にも対応できるでしょう。自社の形態に合わせて最適なサービスを選びましょう。

誰でも使いやすい操作性か

出張管理システムは、利用者・管理者共に使いやすいものでなくてはなりません。社内のパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなどからシステムにアクセスできれば、外出中のすき間時間に業務が進められ、利便性が高いです。

どんなに高性能・多機能であっても操作性に難があるシステムは形骸化の恐れがあります。システム導入前には必ず無料トライアルを実施し、管理者・従業員両者の使用感、業務フローや既存システムとの相性にも着目しましょう。

出張管理システム/BTMの導入フロー

出張管理システムを導入は、以下の手順に沿って行います。

1. 資料請求
2. 相談・トライアル・見積り依頼
3. 予算と比較・検討
4. 契約
5. 導入から運用開始
6. 分析と改善

最初のステップとして、出張管理システムを提供するベンダーに対し、自社の情報・現状の課題を相談しながら見積りを依頼しましょう。本記事からも気になるベンダーへの資料請求を無料でまとめて行えます。前章で解説した比較ポイントから自社に合うサービスをピックアップし、無料トライアルを経て見積もり請求に進みましょう。

担当者への相談で、より詳しい作業環境の把握や既存システムとの相性を計り、導入システムを決定していきます。

なお、導入後は必ずシステムの分析と改善を行う必要があります。出張管理システムが正しく作動しているか、出張者・管理者が使いやすいシステムであるか、定期的なチェックも忘れず行いましょう。

出張管理システム/BTMの導入する際の注意点

出張管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。導入後に「使いにくい」「コスト削減できなかった」とならないために、導入前にチェックするポイントを紹介します。

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出張管理に関する課題を整理する

出張管理の方法は企業によって違うため、課題点も企業ごとに異なります。出張者の出張先がいつもほぼ決まった場所である場合、個々の社員データ分析よりも、現在のマーケット相場と比較できるものや、法人割引サービスが受けられるものを選ぶ必要があります。

また、コスト削減をしたいのではなく、社内の内部統制を強化したいのであれば、社内の規程を明確にし、遵守できるシステム選びが大事です。なお、現在リスクマネジメントの重要性を感じている場合、緊急対応デスクがあると便利です。

現状の課題を整理するためには、まず現状をしっかりと分析し、課題点を明確にすることで、自社に合う出張管理システムを選定できます。

費用対効果を考慮しながら候補を選ぶ

出張管理システムにはさまざまな種類があり、一般的には機能が多いほど運用費用がかかります。便利な機能は使い勝手が良さそうに感じますが、その機能が自社に本当に必要かを見極めなければなりません。

例えば、LLCを含めたエアラインをすべて検索できるシステムは非常に魅力的ですが、飛行機を使う出張が少ない企業なら必要ありません。また、すでに社内で使っているシステムと同等の機能を搭載したものも不要といえます。

選択するオプションやサポート体制によって、金額が嵩む可能性があるため、費用対効果をしっかりと確認するべきです。実際の使い方をシミュレーションし、違う部署とも話し合った上で、機能が便利でも費用対効果が得られない部分は導入を見送ることも必要です。

テスト運用で使いやすさなどを確認

可能であれば、実際に導入する前にテスト運用するべきです。使ってみると思ったより使いにくかったり、導入予定の機能が自社には必要なかったというケースもあり得ます。

また、社内システムと簡単に連携できる予定が、思わぬ理由で上手く連携できないこともあります。これによって、出張管理に一層時間や手間がかかるのであれば、費用対効果がないと言えます。

そのため、契約を結ぶ前に、テスト運用させてもらえるシステムを選ぶのも重要なポイントです。テスト期間が最低でも1ヶ月ほどあれば、一通りの業務を見据えた運用状況が分かるでしょう。

【もっと詳しく】出張管理システム/BTMの選び方・比較ポイント

出張管理システム選びでは上記以外にも、以下のような比較ポイントがあります。自社のニーズを把握し、最適なシステムを選びましょう。

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連携サービスの有無

既に何らかの業務システムを導入している場合は、それらと連携可能な出張管理システムを選択するのがベターです。特に、ワークフローシステムや経費精算システム・会計システムなどと連携ができないと、システム運用に余分なステップが加わり効率化を阻害します。

上記のほかにも、統合基幹業務システムや人事システムなど、システム連携の範囲は多岐にわたります。ITツール導入が初めての場合も、「今後どのようにシステム連携しDX化を図るか」という広い視野を持ちながら選定することが大切です。

海外出張に対応しているか

海外出張が頻繁にある企業であれば、海外出張対応のシステムが必須です。海外出張が得意な旅行代理店のサービスが利用でき、メジャーな外国語に対応したオペレーターのサポートが受けられるシステムもあります。

海外出張に特化したシステムもあり、ビザ申請やパスポートの手続きのサポート・現地情報収集・現地資料の準備・現地トラブル対応など、システム機能以外にも充実したサービスを提供しています。また、もしもの時に安否確認ができるかも重要です。

危機管理機能は備わっているか

自然災害やテロなど、出張先でのリスクへいかに対応できるかも重要な要素の一つです。有事の際でも、出張者の安否確認機能があれば安心です。管理者側が出張経路や宿泊先、居場所を確認できるのはもちろん、出張先での緊急時マニュアルを作成し備えておくのもよいでしょう。

まとめ

BTMとは、航空チケットの発券やホテルの予約・購入などの出張に関する業務を一括で管理できる便利なサービスです。BTMの活用により、今まで出張にかかっていた費用や、出張後の精算の処理にかかっていた手間や時間・人件費などを削減することができます。

BTMの導入を検討している場合、最初に自社の出張手配や精算・管理上の課題を最初に洗い出し、どのくらいのコスト削減につながるかを算出してから導入に踏み切ることが大切です。

BTMシステムには、さまざまな機能やサービスが搭載されています。本記事の内容を参考に自社に必要な機能が搭載されたサービスを選び、更なるコスト削減を目指しましょう。