出張費用を削減する方法｜費用がかさむ理由はこれ！今期こそ出張経費削減を目指せるポイント・方法も解説

高額になりやすい出張費用を、できるかぎり削減できないかと通年頭を悩ませている企業も多いでしょう。本記事では、出張費がかさむそもそもの理由・原因、経費削減するためのポイントを詳しく解説。つい専任者に任せきりの出張業務も、出張旅費規程や定額制部分の見直し、効果的な出張管理システム導入などで20％削減も夢ではありません。

目次

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1. 出張管理システムの始め方
2. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
3. 大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
4. 出張管理システムとは
5. 出張費用がかさむ理由
6. 出張費用削減のために確認しておきたいポイント
7. 出張費用を削減する具体的な施策
8. まとめ

出張管理システムの始め方

経費精算・会計業務のデジタル化に伴い、企業のペーパーレス化やSDGsへの取り組みが加速しました。さらなる業務効率化、生産性向上を目指すために、自社の体系・ワークフローに適応した出張管理システムの選定が求められます。

出張管理システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な出張管理システムを選びましょう。

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。

また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。

クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。

大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ

東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス（BTM）です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。

オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。

そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。

出張管理システムとは

出張管理システムとは、出張に関わるさまざまな業務を一元管理し、最適化するシステムです。英訳のBusiness Travel Managementを略して「BTM」とも呼ばれます。

日常的に使用しているエクセルを活用して出張管理を行っている企業も多いですが、上司や経理とのやり取りが煩雑で非効率的です。また、経費の申請や精算などで入力ミスや不正が起こるリスクもあります。

その点、出張管理システムは、出張の申請から承認・出張報告・出張費精算といった一連のプロセスを効率化でき、出張者・管理者・経理担当者の負担軽減につながります。最近では新幹線などの手配ができる機能を搭載したものもあり、ますます利便性が高まっています。

出張管理システムが広まった背景

出張管理システムの需要が高まった背景には、管理側と従業員で出張に関する規定にズレがあったり、細かな規定がなく慣例で運用されていた実態があります。そこで、公平な出張の仕組み作りが行われました。

日本での出張管理システムの普及は他国に比べて遅れていますが、最近では日本のビジネスに適したシステム開発が進み注目を集めています。業務の効率化・コスト削減・リスクマネージメントを図る際も、出張管理システムが最適です。

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出張管理システムのメリット

あらゆる機能を持つ便利な出張管理システムですが、企業が導入する大きなメリットには、大きく分けて下記の5つがあります。

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手配業務の効率化

出張管理システムは、出張手配機能を搭載しているのが大きな特徴です。出張者が自分で行程や宿泊施設を決めるには、多くのサイトを検索して比較検討したり、旅行業者に相談したりする手間がかかり、業務に専念できる時間が減ってしまいます。

その部分をシステムが代行してくれるため、出張の準備作業が短時間で終了し、その分通常業務に集中して取り組めます。また、システムが出した複数のプランを比較して手配することもでき、経費削減も可能です。

経理の出張業務効率化

出張管理システムを使っていない出張管理は非効率なばかりでなく、トラブル発生の危険もあります。トラブルには、出張経費申請のミスや承認フローの進みが遅いことなどが挙げられます。これらのトラブルが、企業内の人間関係を悪化させることもあります。

出張管理システムでは、出張関連の業務が電子化・可視化されるため、承認ルートも速やかに回ります。また、システムで出張規程に合わない出張経費は自動的にチェックされ、業務の効率化とともにトラブルの防止にもなります。

出張費用の立替が不要になる

出張手配機能での交通機関や宿泊費の請求は、出張者ではなく企業宛に届きます。したがって、出張者は出張費用の立替をしなくて済みます。少額ならともかく、高額になると出張者の立替の負担は大きくなります。

出張費用の立替が発生した場合、よく行われるのは立替た分を経理担当者が現金精算することです。特に、出張が多い企業では頻繁に精算が発生し、業務量が増加します。出張費用の立替がないことは、出張者だけでなく経理担当者にとっても大きなメリットです。

出張コストの最適化

出張管理システムは出張にかかった費用のすべてを把握できるため、無駄な出費がないか確認し、コスト削減に向けた分析を行えます。出張は企業において重要な業務の1つではあるものの、通常オフィスでの業務と比較するとコストがかさみます。

そのため、出張にかかっている費用を分析し、無駄な出費を減らすことは企業にとって大きなメリットとなり得ます。

コンプライアンス強化に繋がる

出張管理システムの多くは、出張手配機能を持っています。出張規程で出張手配はシステムの中で行うことを決めておけば、故意かどうかにかかわらず、水増し請求や出張規程外の交通費や宿泊費の請求を防げます。

また、データが可視化されているため、出張の手配状況や出張状況も旅程管理機能で確認可能です。したがって、カラ出張の防止につながる上に、企業内や出張先での緊急事態にも素早い対応ができます。特に海外出張時に有効と言えます。

出張費用がかさむ理由

出張費は高額になりやすい経費ではありますが、「予想以上に費用がかさんでしまった」というケースも多いのではないでしょうか。出張費用がかさむ理由は複数あります。ここでは、主な理由を2つ解説します。

【原因①】社員が出張スケジュールを組んでいる

出張費用には交通費・宿泊費・出張手当などがあり、これらの費用が増えることで出張費用がかさみます。特に、社員が個人で出張スケジュールを立て、交通予約を取っている場合は交通費や宿泊費がかさみやすくなるでしょう。

社員が各自で予約を取ると、最適な交通手段や宿泊施設を選ぶことができず、通常よりも費用が高額になる可能性があります。また、出張先の状況や予算を考慮せずにスケジュールを立てると、予想以上に長期の滞在になって余計な費用が発生します。

このような事態を避けるだけでも、出張費用を削減できるでしょう。出張の計画や管理は会社が行い、最適なスケジュールを組めるように調整することが重要です。

【原因②】確認時の見落としが発生している

出張費がかさむ理由の1つに、上司や経理担当者の見落としがあります。本来こういったミスは起こり得ませんが、多くの従業員を抱えている大企業の経費を少人数で管理している場合、人員不足で専任者がいない場合などにどうしても発生しがちです。

特に経理担当者に関しては、経費管理業務の負担が多ければ多いほどミスが多くなるため、こういった場合は企業規模や経費の発生頻度で担当者のバランスを見直す必要が出てきます。

出張費用削減のために確認しておきたいポイント

出張費用を削減する具体的な施策に乗り出す前に、確認しておきたいポイントがあります。これらを確認した上で、最適な方法で出張費用を削減していきましょう。

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出張経費の現状把握を行う

まず最初に、出張費用の現状把握を行いましょう。現状発生している出張費用の内訳を、交通費・宿泊費・出張手当などの項目ごとに分け洗い出すのが効果的です。出張先や出張日数、出張の目的などの情報もあわせて分類するとよいでしょう。

出張費用の項目ごとに現状把握すれば、「どの部分に無駄なコストがかかっているのか」「どの項目を削減できる可能性があるのか」を判断できます。他社の状況・事例もリサーチし比較するのも有効です。

出張費用の相場

出張費用の相場を知ることも、自社の現状を把握するのに役立ちます。相場を大幅に超えている場合は、早急な見直しが必要と言えるでしょう。大まかな出張費用の相場は次の通りです。

【宿泊費】（国内の場合）

1. 社長・役員クラス：1泊1万2,000～1万6,000円
2. 部長クラス：1泊1万円前後
3. 一般社員：1泊8,000～9,000円

海外の場合は行先によって費用は大きく異なりますが、例えば北米の場合は、社長・役員クラスは1泊1万6,000円前後、部長クラスで1泊1万5,000円前後、一般社員で1泊1万4,000円前後と言われています。

【日当】（日帰り・国内の場合）

1. 社長・役員クラス：5,000円前後
2. 部長クラス：2,500円前後
3. 一般社員：2,000円前後

宿泊出張や海外出張の場合は、これよりも高い日当になることが通常です。

ただし、企業の規模や業界・業種によって平均的な金額が変わることがありますので、自社と同じ規模の他社と比較したり、自社が建設業なら同じ建設業の競合他社、販売業なら販売業の競合他社と比較したりするのがおすすめです。

費用対効果を検証する

出張費用削減のためには、費用対効果を検証することも大切です。費用対効果を検証すれば、出張によって得られる成果と出張費用のバランスを判断できます。出張にかかった費用と得られた利益を比較し、費用対効果が高くなっているか確認しましょう。

費用対効果が低すぎる場合には、出張日数が必要以上に長かったり、交通費に無駄があったりする可能性があります。また、費用対効果を算出することで、どの程度の費用削減を目指すべきなのか目安が見えてきます。

出張の必要性を検討する

出張の必要性を改めて検討することも、出張費・経費削減を目指す際には大切なポイントです。出張自体が本当に必要な案件なのかを精査し、必ずしも必要ではない出張を省くことで、会社全体の出張費用を大幅に削減できる可能性があります。

出張にかかる各費用をどう減らしているかに気を取られていると見落としがちな点ですが、そもそも出張を回避することができれば、出張費用もかかりません。出張の必要性については、定期的に検討しながら無駄を省いていくことが大切です。

また、出張の回避は単なるコスト削減だけでなく、時間の有効活用にも繋がります。移動の必要性がなくなることで、より多くの時間を業務に当てられます。

出張費用を削減する具体的な施策

出張費用の削減は、さまざまな方法で実現することができます。ここでは、7つの施策について詳しく解説します。

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Web会議を取り入れる

出張の多くは遠方の会社とのやり取りや営業が目的なため、Web会議を取り入れることで出張回数そのものを減らせる可能性があります。近年ではWeb会議が手軽に行えるアプリやシステムも増えてきているため、対応している会社も少なくありません。

出張先の会社や取引先がWeb会議に対応しているか、オンライン上でのやり取りのみで完結できる内容かどうかを確認し、上手く取り入れてみましょう。出張回数が減れば、それだけ出張費用を削減できます。

出張旅費規程を整備する

出張旅費規程を整備することも、出張費用削減に有効な施策です。出張旅費規程とは、出張に関するルールや基準を定めたものです。出張旅費規程を整備すると、出張の目的や予算、交通手段や宿泊施設の選定、出張手当（日当）の支給基準などが明確になります。

出張の目的や予算を明確にすれば、無駄な出張や予想外のコストの発生を抑制可能です。また、出張手当の支給基準を明確にすることにより、手当の申請や精算の業務を効率化できる効果もあります。

定額支給の廃止も有効

宿泊費を一律で支給している企業も多いかもしれませんが、実際の宿泊費がそれよりも安かった場合はその分無駄な出費になってしまいます。定額支給は手続きが簡単といったメリットもありますが、経費削減を重視するならば実費精算がおすすめです。

なお、実費精算に移行する際は上限金額を設けておくことが重要です。適切な上限金額を設定することで、コスト削減効果が高まります。出張先の地域などを考慮して柔軟な上限設定を行うのも良いでしょう。

早割や回数券、LCCを利用する

旅行サイトの早割や新幹線の回数券、LCCは出張費用の削減に効果的な手段です。早割りとは、出発日の1ヶ月〜2ヶ月前など早い段階で予約することで得られる割引を指します。早割を利用すれば、通常よりも安い価格で航空券や宿泊施設を予約可能です。

予約時期が早いほど割引率が高くなる傾向があり、出発日・曜日・出発空港などによって割引率が異なる場合があります。また、同じ場所に複数回行く予定がある場合には、回数券や定期券などを利用するとお得です。

LCCは格安航空会社のことで、通常の航空会社よりも運賃が安い傾向があります。ただし、座席数や手荷物制限などサービスが限られている場合があるため、事前に条件をよく確認しておきましょう。

法人カードのポイントを活用する

交通費や宿泊費をクレジットカードで支払うと、ポイントがつきます。個人のクレジットカードで決済した場合、貯まったポイントは各自で自由に使うことになりますが、法人カードを利用すれば貯まったポイントも社内で活用できます。

法人カードを使う頻度が高い企業では、ポイントを活用するだけでも出張費用をはじめ、経費を大きく削減することが可能です。社員には法人カードを支給し、常にそのカードで決済してもらうようにしましょう。

出張手配を外部委託する

出張費用を削減したい場合は、出張手配を外部委託するのも1つの手です。旅行代理店や出張手配の代行を専門とするサービスに委託する方法です。

出張経費がある程度まとまった額で発生する企業におすすめで、基本的には航空券・宿泊施設の予約などを代行してくれます。手数料はかかるものの、従来よりも安いコストで予約できる可能性が高く、結果的に費用削減に繋げることができます。

外部に委託することで、出張費用の削減だけでなく社内の担当者の負担を減らすこともできます。

航空会社やホテルと法人契約を結ぶ

出張費用を効率よく削減したいなら、航空会社やホテルと法人契約を結ぶのもおすすめです。航空会社やホテルは、法人向けの割引やサービスを提供しています。法人契約を結べば、専用の予約システムなどを用いて通常より安価に予約できることがあります。

また、法人契約によって業務の効率化も可能です。法人単位で請求書が発行されるため、各部署で処理を行う必要がなくなり、経費精算が簡略化されます。

交通手段や宿泊先の選択肢は絞られてしまいますが、よく行くエリアなどと合致していればお得な方法です。

出張管理システム・サービスを導入する

出張管理システム・サービス（BTM：ビジネストラベルマネジメント）を導入して、出張に関わる業務・データを一元管理するのもおすすめです。出張管理システムとは、出張に伴うさまざまなデータを集約し、業務を効率化・自動化するためのシステムを指します。

出張管理システムでは、出張先・出張日数・出張の目的などの情報をもとに、最適な交通手段や宿泊施設が提案され、それらの手配も簡単にできます。

また、あらかじめ出張旅費規定をシステム上で登録しておき、それに沿った出張計画が立てられるほか、あらゆる出張費用を可視化することで無駄な費用を見つけやすくなります。

まとめ

企業において、出張費用は大きな出費となりがちです。毎回の出張で無駄が出てしまうと出張費用がかさみ、経営を圧迫してしまう可能性もあります。そのような事態を避けるためにも出張管理は会社が行い、費用を上手く削減することが大切です。

交通機関や宿泊先の予約を社内で行えば、法人割引などによって費用を削減できる可能性があります。また、効率よく出張費用の管理を行いたい場合には、出張管理システム・サービスを利用するのがおすすめです。ぜひ本記事を参考に、導入を検討しましょう。