出張手配のやり方｜自分で手配する際の注意点や効率化する方法も解説

出張手配を行う際は、社内規定の確認や出張の目的やスケジュールなどのチェックは滞りない出張のために重要です。本記事では、個々での出張手配のやり方から注意点、また、よりスムーズに効率よく手配する方法も交えて解説しています。

目次

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1. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
2. 大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
3. 出張手配とは
4. 出張手配のやり方
5. 出張手配で注意すべきポイント
6. 出張手配の問題点
7. 出張手配を効率化する方法
8. 出張手配には出張管理システムが有効
9. 出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM
10. 年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM
11. まとめ

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。

また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。

クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。

大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ

東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス（BTM）です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。

オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。

そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。

出張手配とは

出張手配とは、出張が決まった際に当事者が出張申請を行ったのち、交通機関や宿泊施設の予約、また出張後の経理の精算などの一連の手続きや業務のことをいいます。

出張手配は基本的に出張者が行いますが、企業によっては部下や秘書、もしくは総務部の方が手配することもあります。出張手配でミスが発生した場合、自社だけでなく出張先にも面倒をかけてしまうため、しっかり準備する必要があります。

出張手配のやり方

出張手配を自分で一から行うと、自己都合に合わせて準備が進められる上、コスト削減にもつながります。

しかし、初めての出張手配では、チケットの手配や宿泊先の予約、社内規定の確認など普段はあまりやらないことに戸惑うかもしれません。ここでは、出張手配のやり方として、以下の4項目を詳しく解説します。

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出張内容を確認する

出張手配を行う際は、出張の目的を明確にすることが重要です。ビジネスミーティング、研修、営業訪問、クライアントとの打ち合わせ、イベントや展示会への参加、プロジェクト実施など、出張が何のために行われるのかを確認しましょう。

また、1人の出張なのか同行者のいる出張なのかも大切なポイントです。同行者がいる場合は人数や役割をチェックし、同行者のスケジュールにも注意を払わなければなりません。

出張の目的や、1人または同行者がいる出張なのかがはっきりしていれば、後の手続きやスケジュール管理もスムーズに行えます。

スケジュールを立てる

出張手配を行う際にスケジュールを立てることは、効率的な出張を実現するために非常に重要です。例えば、出発と帰宅の日程や移動時間、乗り継ぎ時間などをスケジュールに組み込めば、移動手段(航空券、列車、バスなど)を適切に利用できます。

また、スケジュールを整理すれば、会議やアポイントメントをどこに入れるべきかが明確になるでしょう。なお、出張のスケジュールには余裕を持ち、予期せぬトラブルや遅延に備えることが重要です。

交通機関や宿泊場所を予約する

出張手配では、交通機関や宿泊施設の予約が必須です。移動手段として新幹線や列車を利用する場合は、確実に席を確保できるよう早めに予約しましょう。また、人気のホテルは満室になりやすいため、こちらもできる限り早めの予約がおすすめです。

出張申請や領収書の管理をする

出張手配を行う際には、出張申請や領収書、請求書などの書類を保管して管理することは非常に重要です。一般的に、出張費の前払いや精算における処理において、組織内の承認を得るためには、出張申請書を提出する必要があるからです。

出張申請書は、組織内の指定されたフォーマットや、オンライン申請システムを使用して作成・提出を行います。出張中の宿泊施設や交通費、食事などの支出に関する領収書は、出張後の経費精算や経理処理に必要なため、失くさないように保管しておきましょう。

出張手配で注意すべきポイント

出張手配は、出張で成果を上げるための重要なステップです。ただし、計画的に行わないと、予算を超えるコストの発生など予期せぬトラブルにつながる可能性があります。そのため、出張手配の際には慎重さと注意深さが求められます。

ここからは、出張手配の際に注意すべきポイントを5つ解説します。

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社内規定を確認する

出張手配を行う際には、社内規定を事前に確認することが非常に大事です。社内規定では、出張に関する方針や手続きに関するガイドラインが示されており、これを守ることによって後々のトラブルを回避することができます。

まず、出張に行く前には、組織内で承認を得なければなりません。社内規定に沿って用意された出張申請書に、出張先や目的、日程、予算などの必要事項を記入し、申請して所属長の承認をもらいましょう。

また、出張に関連する経費の種類や許容額、経費報告の手続き方法なども確認しておきましょう。仮に、規定にそぐわない支払いが発生した場合は、経費精算してもらえず、自費で支払うことにもなりかねないため注意が必要です。

現地のイベントを確認する

出張時期と同じタイミングで、出張先でのイベントの有無などを確認することも大事です。地域の大規模なコンサートやスポーツ大会、祭りなどのイベントが出張時期と重なると、交通渋滞や交通規制が発生し、業務に影響を及ぼす可能性があります。

しかし、情報を事前に知ることで、スケジュールの再調整、適切な移動手段や宿泊施設の早期予約などができます。イベント情報などは、現地の観光局やイベント関連の公式ウェブサイトをチェックするのがおすすめです。

海外出張は早めに手配する

海外出張を手配する際には、パスポートの取得が必要です。すでに取得している場合には、残存有効期間の確認を行い、ビザについてもチェックしておきましょう。

海外出張の際は、予期せぬ事故や疾病、交通機関の遅延、盗難や紛失などの不測の事態に備えて、海外旅行保険に加入することをおすすめします。保険加入により、出張中の安全と安心が確保されます。

予防接種の必要性を確認する

海外出張の際は、予防接種が必要かどうかもあわせて確認しましょう。また、出張先の安全情報などを事前調査し、万が一に備えて、大使館・領事館など現地の緊急時連絡先を調べておくと、滞在中の安心感が増します。

変更・キャンセルの条件を確認する

出張のために交通機関や宿泊施設を予約する際は、必ず変更・キャンセルが可能かどうかを確認しましょう。

例えば、出張者の予定や企業の都合で、出張そのものの日程が変更になったりキャンセルになったりすることがあります。そのような事態を想定し、キャンセル料についても把握しておけば、予定の変更時にもスムーズに対応が可能です。

出張手配の問題点

個人で出張手配を行う場合、自分のペースで準備を進められるというメリットがある一方で、「時間がかかる」「変更に対応できない」などいくつかの問題点もあります。ここでは、出張手配をする際の主な問題点を3つ紹介します。

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時間と労力がかかる

出張手配は、交通機関と宿泊施設を予約すれば完了というわけではありません。上記で説明したように、まずは社内規定をしっかり確認して、申請書類を作成したり、上司の承認を得たりする必要があります。

当然ながら、コスト削減を念頭においた手配が必須であり、交通手段や宿泊施設の価格チェックも重要です。出張から帰った後は、領収書をまとめて費用の請求を行わなければならず、全て終えるにはかなりの時間と労力がかかります。

急な変更への対応が難しい

万が一、急な天候不良や体調の悪化で出張のスケジュールが変更になった場合、個人で手配しているとキャンセルなどの対応が難しくなる可能性があります。

特に、複数の交通手段や宿泊施設を予約していると、少しでも変更があった際は全てに影響が出てしまいます。そのため、一つ一つを変更したりキャンセルしたりしなければならず、もしも対応が間に合わなければ、費用が無駄になってしまうことも考えられます。

安全管理が不十分になりがち

個人で出張手配する場合、安全性の確認が不十分になりがちです。特に海外出張では、治安や健康リスクなどの安全管理が十分でないと、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性があります。

また、出張先の情報収集に時間を割けないと、交通手段や宿泊場所の選定にも支障をきたし、安全性が確保できない状態で出張にのぞまなければならなくなるかもしれません。

出張手配を効率化する方法

出張手配を効率化することは、多忙なビジネスシーンにおいて非常に重要です。出張手配が効率化できれば、時間と労力の節約につながり、出張の成功を支える要因になります。ここでは、効率化の方法として以下の3点を解説します。

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総務部や秘書に一任する

大規模で複雑な出張の場合、総務部や秘書に一任することで出張手配を効率化できます。総務部や秘書は共有された出張の詳細をもとに、出張者本人に代わってスケジュールを作成したり宿泊施設を予約したりしてくれます。

その際は、現地での移動手段やビザ申請も忘れずに依頼しておきましょう。全てを一任しておけば、出張中に予期せぬ問題が発生した場合も、迅速に対応して問題解決に動いてくれるため安心です。

出張手配の代行会社を手配する

出張手配では、チケット予約や費用の申請など多くの作業が必要になります。こういった出張手配に関する作業の一括管理を行うのが、出張手配の代行会社です。

大手旅行会社が母体となっているケースも多く、交通機関や宿泊施設の予約はもちろん、出張申請から承認までのフローを一括管理できるなど、旅行のプロとしてさまざまなサービスを提供しています。

代行会社の料金に関しては、サービスを提供している会社ごとにシステムが違うため、一概には言えないものの、出張手配に多くの時間と労力がかかっている場合は、高い費用対効果が得られるでしょう。

出張管理システムを導入する

出張管理システムは、組織や企業が出張プロセスを自動化し、統合的に管理するためのソフトウェアプラットフォームです。出張管理システムには、出張業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。

交通手段や宿泊施設をシステム上で一括検索して予約したり、出張データをもとに出張費用の精算を行ったりする機能も搭載されています。もしも、規定外の申請や精算があった場合は、アラートを配信する機能が備わっているものもあり、予算を効率的に管理できます。

さらに、旅程管理機能を使用すれば、予約した交通手段やホテルなどの情報をモバイルアプリで簡単に確認できるため、スムーズな出張を実施したい方にはおすすめです。各システムごとに異なる機能があるので、サービス比較をしながら自社に合ったものを選択しましょう。

出張手配には出張管理システムが有効

出張管理システムは、企業が出張手配を効率化し、統合的に管理するためのツールです。出張管理システムのメリットは、出張手配の自動化により、手動作業の削減と効率化が図れることです。

また、予算管理とコスト分析が容易になり、無駄な支出の削減にもつながるでしょう。さらに、出張データと情報が中央で一元管理されるので、出張データが可視化されて透明性が増します。

このように、出張管理システムは出張手配をより効率的に管理し、組織の経費削減やコンプライアンス遵守などの目標を達成するのにも役立ちます。

出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM

年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM

まとめ

出張手配にはいくつかの重要なステップがあり、そのステップに沿って段階的に行う必要があります。出張の目的と同行者を確認し、柔軟性を持たせたスケジュールを立てることが、スムーズな出張につながります。

もしも、出張手配に多くの時間と労力を割いているのであれば、出張管理システムを導入することで、手配の自動化や予算管理、コスト分析が可能になるため、効率性が大幅にアップするでしょう。

また、無駄な支出を削減するのにも役立つため、今後出張手配の効率化やコスト削減を目指す場合は、出張管理システムの導入も視野に入れて検討してみてください。