おすすめの人事管理システム4選｜選ぶ際のポイントを詳しく解説

人事管理システムとは、人事や労務における業務を効率化するためのシステムです。人事管理システムはリリース数が多く、自社に適したものを見つけにくいという難点があります。本記事では、おすすめの人事管理システムとその選び方、導入する際の注意点を解説しています。

目次

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1. 人事管理システムで人事部の業務を効率化
2. 人事管理システムはタイプ・法改正への対応・連携性で選ぶ
3. 人事管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 人事管理システム選びのその他の選び方
5. おすすめの人事管理システム4選
6. 人事管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

人事管理システムで人事部の業務を効率化

人事管理システムとは、人事業務を支援するツールです。例えば、氏名・性別・年齢・入社年次などの基本的な人事情報の管理のほか、勤怠管理・人事評価・給与計算・労務や採用・人材配置などの管理を効率的に行えます。

人事業務では全従業員の管理を行うため、業務がひっ迫しがちです。また、自社の利益に直接的に影響を与える業務ではないものの、人事業務が適切に行われないと従業員は自社に対して不信感を覚え、離職に繋がる可能性もあります。

このようなことから、業務効率の向上と適切な管理を実現させるための手段として人事管理システムの導入が進んでいます。

従来の人事管理業務が抱える課題

エクセルや紙による従来の人事管理業務は、以下のような課題を抱えていることが多くありました。

1. 手続き完了までの工数が多い
2. 人事情報の更新に手間がかかる
3. 人事評価の精度が均一でない
4. セキュリティに不安がある

特に人事情報の更新は手間がかかるだけでなく正確性も求められるため、人事業務において大きな負担となっていました。そこで、人事管理システムを導入することで、手作業で行っていた業務の一部が自動化され、業務の効率化と正確性の向上が可能となります。

また、人事管理システムの多くは強固なセキュリティ対策を敷いているため、紙などでの管理よりも情報の漏えいや流出といったリスクが低減されます。したがって、人事管理システムを導入することで解決できる課題は、非常に多いと言えます。

人事管理システムはタイプ・法改正への対応・連携性で選ぶ

人事管理システムは数多くリリースされているため、自社にとって使いやすいものを選定する必要があります。特にシステムのタイプ・法改正への対応可否・外部システムとの連携性は、使いやすさを左右する重要なポイントです。

必要に応じて導入形態・カスタマイズ性・操作性・サポート体制にも目を向けることで、より自社に適したシステムを選びやすくなります。各ポイントの考え方については、次項から解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. システムのタイプを確認
2. 法改正に対応できるか
3. 外部システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. カスタマイズ性が高いか
3. 従業員が使いやすい操作性か
4. サポート体制が充実しているか

人事管理システム選びに重要な3つのポイント

システムのタイプ・法改正への対応可否・外部システムとの連携性は、人事管理システムの使いやすさに大きく影響するポイントです。各ポイントの重要性や考え方を理解し、適切なシステムの選定につなげましょう。

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システムのタイプを確認

人事管理システムには、大きく分けて3つのタイプがあります。それぞれカバーできる業務範囲が異なるため、自社がシステム化したい業務にあわせて適切なタイプを選びましょう。なお、3つの特性をすべて備えたツールも存在します。

1. 人事労務特化型
2. 人事評価特化型
3. 人事情報管理特化型

それぞれカバーできる業務範囲が異なるため、自社がシステム化したい業務にあわせて適切なタイプを選びましょう。なお、上記3つの特性をすべて備えたツールも存在します。

人事労務特化型

人事労務特化型は、社会保険・雇用保険といった各種保険の管理・雇用契約締結業務に特化したタイプです。給与計算・勤怠管理のほか、年末調整などの業務に対応したものも多いです。

人事労務特化型ツールでは、次のような業務が可能です。

1. 社会保険・雇用保険・年金の各種手続き
2. 入退社手続き
3. 給与計算
4. 勤怠の申告・管理
5. 年末調整の計算・書類作成

従来は役所に足を運んで行っていた業務もシステム上で完結できるため、業務の効率化を図れます。また、業務の属人化を防止できる点もメリットです。

労務管理は保険や年末調整などの専門的な知識が必要なため、経歴の長い従業員に属人化しやすい傾向があります。チームでのナレッジの蓄積が難しく、担当者1人に業務負担が集中しやすいのが難点です。担当者が急に離職・休職した場合、業務がストップする恐れもあります。

人事労務特化型のシステムを導入することで、人事労務の一部を自動化できるため、1人の従業員への業務負担の集中を防止できます。これにより、属人化による弊害の軽減も見込めます。

他タイプに比べて利用料金が安価なシステムが多く、中小企業でもよく導入されているタイプです。

人事評価特化型

人事評価特化型は、従業員の評価を効率的に行いたい場合におすすめです。蓄積された人事評価をもとに、適切な人員配置を支援してくれるものもあります。人事評価特化型では、次のような業務が行えます。

1. 従業員の目標管理
2. 従業員の実績管理
3. 評価シートの作成・配布・分析

人事評価特化型は、従業員の勤怠や実績を数値化して評価する点が特徴的です。評価者の主観を通さないため、客観的で公正な人事評価を行えます。適切な人事評価は、従業員のモチベーションアップにつながります。

また、人事評価をもとに、より才能や特性を活かせる部署へ配置することもでき、組織全体のパフォーマンスが向上します。効率的な人事評価や適材適所の人材配置を重視したい企業におすすめです。

人事情報管理特化型

人事情報管理特化型とは、氏名・年齢・経歴などの基本的な人事情報を一元管理できるタイプです。次のような情報管理や業務が効率的に行えます。

1. 基本情報（氏名・年齢・性別・入社年次・経歴）の管理
2. 組織図の自動作成
3. 役職変更による給与の自動計算
4. 経歴
5. 勤怠管理
6. 各種申請（有給や育休）の申請・受理
7. 異動辞令の自動作成

人事情報管理特化型は、人事異動が頻繁に起こる企業や従業員規模の大きい企業におすすめです。その都度発生する人事編成や情報更新を自動化できるため、煩雑な人事情報管理も効率的に行えます。

管理する情報が多くても、入力ミスや確認漏れといった人為的ミスの防止に期待できます。また、あらゆる人事情報を集約することで、効果的な人材配置も可能になります。

法改正に対応できるか

人事管理システムは、法改正に自動で対応できるものが望ましいです。例えば税法は給与計算や年末調整・確定申告に大きく影響する法令です。

税法は改正頻度が比較的高いため、その都度自動的に対応してくれるシステムを選ぶことで、適切な給与計算や税申告を効率的に行えます。

その他にも、各種保険やマイナンバー制度に関連する法改正も頻々と発生しており、業務担当者にはその都度システムの改修や設定の変更といった対応が求められます。

法改正のたびに自動的にシステムがアップデートされる人事管理システムを選ぶことで、手間・時間とコストを削減できます。また、手動よりも迅速に法改正に対応できる点もメリットです。

外部システムと連携できるか

外部システムとの連携ができるとあらゆる業務の効率化が期待できるため、連携性の高いシステムの選定がおすすめです。例えば、人事情報管理特化型は、給与計算システムや勤怠管理システムと連携させることで、給与計算や支払いといった業務をより効率的に行えます。

採用フローを効率化したい場合は、採用管理システムと連携できるものを選びましょう。システム同士の連携可否はそのシステムによって異なるため、新しいシステムを導入する際は既存のシステムとの連携が可能かどうか、必ず確認しましょう。

人事管理システム選びのその他の選び方

人事管理システムは、上記のような3つの選定ポイントに加え、次のようなポイントにも注目することをおすすめします。

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導入形態を確認

人事管理システムの導入形態には、以下の3種があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解し、自社で運用しやすいタイプを選びましょう。

1. クラウド型
2. オンプレミス型
3. パッケージ型

それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解し、自社で運用しやすいタイプを選びましょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上に設置された管理サーバーにアクセスしてサービスを利用するタイプです。管理サーバーの設置およびシステムの構築は、ベンダーが担います。クラウド型には次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 導入コスト（金銭・時間・手間）が小さい
2. マルチデバイス対応のものが多く、社外からでもシステムを利用できる
3. システムアップデートやセキュリティ対策はベンダーに一任できる

【デメリット】

1. 既存製品を利用するため自社にあわせた柔軟なカスタマイズはできない
2. 通信環境がなければ利用できない
3. 通信障害やシステムメンテナンスの影響を受けやすい

クラウド型の大きな特徴の1つが、導入コストが小さい点です。ベンダーが用意したサーバーやシステムをそのまま利用できるため、自社でのインフラ整備が必要なく、その分の時間・お金・手間を抑えられます。

初期費用を抑えてシステムを導入できるため、中小企業やスタートアップ企業でも導入しやすいです。ただし、契約終了までは月々の利用料金（ランニングコスト）が発生する点に留意しましょう。

クラウド型サービスの多くは、ユーザー数によって利用料金が変動する月額従量制を採用しています。従業員規模などに合わせてプランが選べるので、高いコストパフォーマンスに期待ができます。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社で管理サーバーを設置し、ソフトウェアをインストールして利用するタイプです。オンプレミス型には次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. オフラインでも利用できる
2. 通信障害やシステムメンテナンスの影響を受けにくい
3. 自社にあわせた柔軟なカスタマイズがしやすい
4. ユーザー数が多いほど1人あたりの利用料金が割安になる

【デメリット】

1. 導入に莫大なコストがかかる
2. セキュリティ対策は自社で行う必要がある
3. 法改正などに伴うシステムアップデートは自社で行う
4. サーバーの設置・システムの運用や保守に関する高度な専門知識を持った人材が必要

オンプレミス型は自社でインフラ整備を行う必要があるため、導入に莫大な時間・費用がかかります。また、運用・保守も自社で行わなくてはならず、そのための人材の確保や手間・費用も見積もっておかなければなりません。

ただし、導入さえしてしまえばクラウド型よりもランニングコストはかかりません。ユーザー数が多いほど割安に利用できるため、従業員規模が大きい企業に適しています。自社にあわせたカスタマイズがしやすい点も大企業向きといえるでしょう。

パッケージ型

パッケージ型は、パソコンにインストールして利用する買い切り型タイプのソフトウェアです。パッケージ型には次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. オフラインでも利用できる
2. 買い切り型のためランニングコストがかからない
3. オンプレミス型に比べて価格が安い
4. 情報漏えいなどのリスクが低い
5. 導入に手間がかからない

【デメリット】

1. インストールしたPC以外では使えない
2. カスタマイズ性・拡張性が低い
3. 法改正などに即座に対応しにくい
4. バージョンアップに手間がかかる

パッケージ型はオンプレミスのようにオフライン利用できるうえ、価格は比較的安く、導入に手間もかからない点がメリットです。

しかし、インストールしたPC以外では使えないため、複数人で管理したい場合にはパッケージ型は向きません。また、カスタマイズ性や拡張性も低いです。そのため、小規模な企業向けと言えます。

カスタマイズ性が高いか

自社にあわせてシステムを構築したい場合は、カスタマイズ性の高い人事管理システムの導入がおすすめです。

希望に沿ったレイアウト・デザインの変更や機能の追加が可能なため、自社の業務フローにあわせてシステムを設定できます。希望通りのカスタマイズができれば既存の業務フローを大きく変更する必要がなく、現場の混乱やトラブルを防止しやすくなります。

従業員が使いやすい操作性か

人事管理システムは現場の従業員と管理者の双方が使いやすいものを選びましょう。特にITツールに不慣れな従業員が多い企業では、現場ファーストでの選定が求められます。

使い勝手の悪いシステムを導入した場合、従業員に敬遠されやすく、せっかく導入したシステムが形骸化する恐れがあります。使いやすさの基準はさまざまですが、基本的には少ない工程数で操作できるものがおすすめです。

外回りや出張・リモートワークなど、社外で活動する従業員の割合が多い場合は、時間・場所に制限されずに利用できる「マルチデバイス対応」の人事管理システムを選びましょう。

サポート体制が充実しているか

新しいシステムの導入前後はトラブルや混乱がつきものです。スムーズな導入・運用を実現するには、ベンダーのサポートが手厚いものを選ぶのがおすすめです。

例えば、導入支援があるシステムは、ITツールに不慣れな企業でも円滑にシステムを導入できます。トラブル対応や利用方法の問い合わせといったサポートの有無も、要チェックポイントです。

もう1点注目したいのが、サポートの内容です。例えば、問い合わせ方法（電話・チャット・訪問）やサポート対応時間（早朝・深夜・休日）はあらかじめ確認しておきましょう。

おすすめの人事管理システム4選

人事管理システムの導入の仕方と注意点

人事管理システムの導入を成功させるには、導入目的の明確化・費用対効果の確認、そして複数システムの比較検討が重要です。各ポイントの重要性と考え方について解説します。

1. 導入目的を明確にする

人事管理システムの導入目的を明確にしておくことは何よりも重要なポイントです。人事管理システムは製品によって機能や強みが異なり、自社の課題や目標を達成するには、それらを実現できる機能・強みを備えたシステムを選ばなくてはなりません。

導入目的が曖昧なままでは、どういった機能や強みのあるシステムが自社に適しているのかの判断ができません。自社に適したシステムを絞り込むためにも、まずはシステム導入によって解決したい課題や達成すべき目標を明確にしましょう。

2. コスト・費用対効果を確認

人事管理システムは長期にわたって運用するため、コストと費用対効果はあらかじめ確認しておく必要があります。具体的なポイントは2つあります。

1点目は導入形態です。クラウド型は初期費用が比較的小さいものの、月々のシステム利用料金が発生します。オンプレミス型は莫大な導入費用がかかりますが、導入後のランニングコストはクラウド型に比べれば比較的小さいです。

2点目は機能性です。一般的に多機能なシステムほど利用料金は高額です。多機能なシステムは利便性も高いですが、使いこなせなければコストの無駄になります。支払うコストに見合った機能性・効果が見込めるか、事前によく見極めておくことが大切です。

無料トライアルの利用がおすすめ

多くの人事管理システムでは、期間限定の無料トライアルが提供されています。機能などが本当に自社に合うものなのか確認するには、無料トライアルの利用がおすすめです。本格導入前に試験的に使うことで、費用対効果を評価できます。

システムの操作性などは、実際に使ってみないとわからないこともあります。シェア率が高くて導入実績が豊富だったり、他の企業で効果が出ていたりしても、自社でも同じようにマッチするとは限りません。

トライアルは無料なので、金銭的リスクを伴いません。導入したものの効果が出ない、といった事態を防ぐためにも、無料トライアルで使い心地を試してみましょう。

3. 複数のシステムを比較検討する

人事管理システムは、製品によって機能・特徴・強みが異なります。自社に最適なシステムを選定するには、複数の製品の特徴や機能を比較検討することが大切です。

必要な機能・特徴に優先順位をつけておくことで、比較検討がよりスムーズになります。導入にあたって譲れない点を踏まえながら、自社にとって本当に必要な機能や特徴を備えたシステムを絞り込んでいきましょう。

まとめ

人事管理システムは煩雑な人事業務を効率的に行えるシステムです。人事労務特化型・人事評価型・人事情報管理型の3タイプがあるため、自社が効率化したい業務に合わせて選びましょう。法改正への自動対応の可否や他システムとの連携性も重要なポイントです。

より利便性の高いシステムを選ぶには、導入形態・カスタマイズ性・サポート体制の内容にも注目しましょう。重視すべきポイントは企業によって異なるため、まずはシステムの導入目的を明確にしておくことが大切です。
コストや費用対効果も考慮しながら複数の製品を比較検討し、自社に最も適した機能性や特徴を備えたシステムを選択しましょう。最適な人事管理システムを選定することで、人事管理業務の効率化や精度の向上が見込めます。