おすすめの出張管理システム6選｜選び方とポイントを詳しく解説

出張管理システムとは、書類作成や経費申請などの出張管理に関わる業務をシステムによって簡易化できるものです。サービス内容は多岐にわたり、多くの企業が導入しています。本記事では、おすすめの出張管理システムと選び方のポイント、導入の仕方や注意点を解説しています。

目次

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1. 出張管理システムで管理・精算業務を効率化
2. 出張管理システムは可視化機能・操作性・連携性で選ぶ
3. 出張管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 出張管理システム選びのその他の比較ポイント
5. 出張管理システムのおすすめ6選
6. 出張管理システムの導入フロー
7. 出張管理システムの導入における注意点
8. まとめ

出張管理システムで管理・精算業務を効率化

出張管理システム・BTM（Business Travel Management）とは、出張に関するさまざまな管理を行い、効率化するシステムです。つまり、旅行会社がビジネス特化の業務を行い、航空券やホテルなどの選定によって、出張旅費の最適化を行うサービスです。

サービスの内容は、航空券の手配・宿泊先やホテルの手配から始まります。その手配・予約したデータを旅程として一元管理し、出張の申請・管理、出張費用の経費精算・請求までをまとめて行うことで、経費の削減や経理業務の負担軽減につながります。

出張管理システムは可視化機能・操作性・連携性で選ぶ

出張管理システムにはいくつもの機能があり、選ぶのに迷いますが、選ぶ際の重要なポイントは3つです。1つ目は、出張にかかる経費フローを可視化し、出張者・管理者・経理担当者が管理しやすいかです。

2つ目は、スマートフォンから管理できるなど、出張者・管理者が使いやすいシステムであるかです。3つ目は、すでに社内で利用しているシステムが、これから導入予定のシステムと連携できるかです。これら3点のポイントに注目して選択すると、失敗を回避できます。

【重要な3つのポイント】

1. 経費フローの可視化・管理ができるか
2. 出張者・管理者が使いやすいシステムか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 海外出張に対応しているか
2. 予約可能な宿泊施設・交通機関が豊富か
3. コスト削減に役立つ機能があるか
4. サポート体制が充実しているか

出張管理システム選びに重要な3つのポイント

出張管理システムを選ぶ際に重要な、3つのポイントを詳しく紹介します。どのようなメリットがあるのかを確認し、出張管理システム選びの参考にしましょう。

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経費フローの可視化・管理ができるか

出張に関わる経費として、主に移動・宿泊・飲食に関わる費用が挙げられますが、社員個人で立て替えているケースが多いでしょう。出張頻度が多く、長期出張も多い出張者の場合、その分費用が積み重なり、立て替え金額も増えます。

システムを利用することで、会社が出張費用に関して一元管理するため、出張者は立て替えや仮払いなどの煩わしさから解放され、経理部の負担が大幅に削減されます。つまり、経費フローの可視化・管理の効率化につながります。

また、出張管理のシステム化によって、管理者は誰が・どこに・どのくらいの日数で出張しているのか、すぐに把握することができます。そして、出張費用が社内の規程に違反していないかなどもすぐにわかるため、一元管理しやすくなるのが特徴です。

操作性の高いシステムを選定することで、各部署に対する通常業務の負担が少なくなり、管理ミスの軽減にも寄与します。

出張者・管理者が使いやすいシステムか

出張管理システムを選ぶ際に、出張者・管理者の使い易さも重要です。入力方法が複雑、または画面が見にくいと、人為的ミスが起こりやすくなります。

スマートフォンのアプリやパソコンから、電車・飛行機などの手配、宿泊先の予約ができる機能は、外出先のどこからでもスケジュールを組むことができます。さらに、ペーパーレスで領収証を発行できると、そのまま申請ができて非常に便利です。

また、出張管理システムによって利用状況を保存できると、次回に出張する際の参考にもなり、スケジュールを立てやすくなります。

出張回数が多い出張者は、出張先に合わせてシステムを利用しなければならないため、システムが使いやすいほど、領収書の提出などが簡潔に行えます。その結果、管理者も管理しやすくなります。

他システムと連携できるか

すでに社内で利用しているシステムや、これから導入予定のシステムと連携できるかどうかも重要なポイントです。特に、経費精算システムや会計システムとの互換性がない場合は、過去に出張管理システムで利用したデータを、もう一度入力する必要があります。

二度の入力は手間が掛かるだけでなく、人的ミスも起こりやすくなります。管理者はシステム同士の連携が上手くいかないと、複数のシステムを同時に管理する必要があり、かえって業務効率が損なわれることがあります。

よって、操作方法は、他の多数のシステムと連携した場合でも、シンプルで使いやすくなければなりません。さらに、急なトラブルが起きた際には、すぐに対応してくれるサポート体制が整っているかも重要です。

つまり、既存の運用システムと連携することで、さらなる業務の効率化が図れる場合があるため、出張管理システムを選ぶ際の大きなポイントとなります。

出張管理システム選びのその他の比較ポイント

出張管理システムを選ぶ際に重要な3つのポイント以外にも、システムを選ぶ際に比較すると参考になるポイントがあります。各システムによってポイントは異なるため、海外出張が多い自社にあった機能を選択するなど、細かい点にも注目しましょう。

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海外出張に対応しているか

海外出張が多い企業なら、システムが海外出張に対応しているかどうかが重要です。言語において、英語だけでなく中国語などの多言語に対応し、海外出張に対応している旅行代理店のサービスが受けられるシステムがおすすめです。

システムで現地のガイドや通訳、Wi-Fiの手配や保険を掛けられると、すべての情報を一覧で確認でき、手配のし忘れを防げます。出張中の社員の安否確認をしたい場合も、リアルタイムで現在地を把握できて安心です。

また、ビザ免除措置を実施していない国に出張する機会が多いなら、渡航ビザを申請できる機能を備えているシステムを選ぶと、とても便利です。

予約可能な宿泊施設・交通機関が豊富か

システムから予約できる宿泊予約サイトや、旅行代理店の豊富さについても確認しましょう。

多数のサービスと連携していると、その時期に最もリーズナブルな金額を知ることができ、宿泊先と移動手段を一緒に予約することで割引の対象になるなど、さまざまなサービスの活用に利用できます。

LLCも含めた航空会社を検索可能にするシステムなら、さらにコスト削減を見込めます。特に、海外出張の多い企業は外務省の海外安全情報配信サービスに連動できるシステムを利用することで、事前に出張先の安全確認をし、リスクマネジメントの運用に役立てられます。

コスト削減に役立つ機能があるか

出張管理システムの導入で得られる大きなメリットが、コスト削減です。例えば、社員それぞれの出張状況を分析する機能が搭載されていると、同じ場所に出張に行った際の出張経費を比較でき、コスト削減につながります。

また、マーケット相場と比較できる機能を搭載したシステムもあり、より安価なものを選ぶことで、さらなるコスト削減が可能となります。中でも、繁忙期にこのシステムを活用すると大きなメリットを得られて便利です。

その他、法人割引サービス、特定プランの有無を表示、地域や役職ごとの出張料金の設定など、コスト削減に役立つ機能はたくさんあるため、システムを比較する際の1つのポイントとしましょう。

サポート体制が充実しているか

出張管理システムは、経費精算システムなどと連携させると、より出張者・管理者ともに効率化が可能です。しかし、システムの一部で不具合が出ると、あらゆる仕事に支障が出てしまいます。

そのため、システムのサポート体制が充実しているかどうかも、システムを比較する際の重要な参考ポイントになります。まずは、チャット・電話・メール応対など、問い合わせ方法の確認が必要です。

「24時間365日対応可能」と謳っていても、夜間や休日はメールのみでの対応という場合もあるため、サポート内容の詳細までしっかりと確認しましょう。特に複雑にシステムを連携している場合は、迅速かつ手厚いサポートを提供してくれるシステムがおすすめです。

出張管理システムのおすすめ6選

出張管理に特化した出張管理システム4選

手配代行サービスがある出張管理システム2選

出張管理システムの導入フロー

出張管理システムを導入する際には、適切な導入フローに沿って行うことが大切です。主な導入フローとしては、下記のようなものが挙げられます。

1. 相談と見積りの依頼
2. 予算と比較した検討
3. 契約
4. 導入から運用開始
5. 分析と改善

まずは、出張管理システムを提供するベンダーに対し、自社の情報・現状の課題を相談しながら見積りを依頼しましょう。その後、提出された見積りから自社の予算と比較検討し、他のシステムとも照らし合わせつつ、契約につなげます。

作業環境やシステムの利用についての説明を受けてから、導入後に初期設定を行い運用開始となります。

なお、導入後は必ずシステムの分析と改善を行う必要があります。出張管理システムが正しく作動しているか、出張者・管理者が使いやすいシステムであるかを入念にチェックしましょう。

また、サポート体制の充実度によって導入時のサポートやトラブル時の対応には違いがあるため、導入前には綿密な計画を立てておくことが大切です。

出張管理システムの導入における注意点

出張管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。導入後に「使いにくい」「コスト削減できなかった」とならないために、導入前にチェックするポイントを紹介します。

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• 出張管理に関する課題を整理する
• 費用対効果を考慮しながら候補を選ぶ
• テスト運用で使いやすさなどを確認

出張管理に関する課題を整理する

出張管理の方法は企業によって違うため、課題点も企業ごとに異なります。出張者の出張先がいつもほぼ決まった場所である場合、個々の社員データ分析よりも、現在のマーケット相場と比較できるものや、法人割引サービスが受けられるものを選ぶ必要があります。

また、コスト削減をしたいのではなく、社内の内部統制を強化したいのであれば、社内の規程を明確にし、遵守できるシステム選びが大事です。なお、現在リスクマネジメントの重要性を感じている場合、緊急対応デスクがあると便利です。

現状の課題を整理するためには、まず現状をしっかりと分析し、課題点を明確にすることで、自社に合う出張管理システムを選定することができます。

2.　費用対効果を考慮しながら候補を選ぶ

出張管理システムにはさまざまな種類があり、一般的には機能が多いほど運用費用がかかります。便利な機能は使い勝手が良さそうに感じますが、その機能が自社に本当に必要かを見極めなければなりません。

例えば、LLCを含めたエアラインをすべて検索できるシステムは非常に魅力的ですが、飛行機を使う出張が少ない企業なら必要ありません。また、すでに社内で使っているシステムと同等の機能を搭載したものも不要といえます。

選択するオプションやサポート体制によって、金額が嵩む可能性があるため、費用対効果をしっかりと確認するべきです。実際の使い方をシミュレーションし、違う部署とも話し合った上で、機能が便利でも費用対効果が得られない部分は導入を見送ることも必要です。

3.　テスト運用で使いやすさなどを確認

可能であれば、実際に導入する前にテスト運用するべきです。使ってみると思ったより使いにくかったり、導入予定の機能が自社には必要なかったりすることがあります。

また、社内システムと簡単に連携できる予定が、思わぬ理由で上手く連携できないこともあります。これによって、出張費管理に一層時間や手間がかかるのであれば、費用対効果がないと言えます。

そのため、契約を結ぶ前に、テスト運用させてもらえるシステムを選ぶのも重要なポイントです。テスト期間が最低でも1ヶ月ほどあれば、一通りの業務を見据えた運用状況が分かるでしょう。

まとめ

出張管理をExcel（エクセル）で行う場合、宿泊施設や交通手段の予約はサイトから、またはメール・電話で行った後にExcelへと入力します。この作業下では、入力ミスや連絡不備によって人的ミスが起きやすく、出張者・管理者との連絡が煩雑になります。

その点、出張管理システムを利用すると、宿泊施設や移動手段を予約し、そのまま精算できるため、結果的に人的ミスが少なくなります。さらに、社内の規程に沿った精算内容であるのかもすぐに判断できます。

また、出張者の現在地がリアルタイムでわかるなど、豊富な機能も搭載されており、出張者・管理者・経理担当者ともに業務内容を効率化できると、近年では多くの企業が注目しているシステムです。

しかし、費用対効果を考えてから導入しなければ、かえってコストがかかってしまうこともあります。そして、他のシステムとの連携が上手くいかない場合は、より使用する際に煩雑化して使いにくくなるため、導入前には自社の状況をしっかりと把握しましょう。